Księgowość ryczałt jest prostsza niż prowadzenie KPiR, ale nie sprowadza się do wystawienia faktury i pomnożenia przychodu przez jedną stawkę podatku. Przedsiębiorca musi prawidłowo prowadzić ewidencję przychodów, pilnować właściwych stawek ryczałtu, rozliczać ZUS i składkę zdrowotną, a w wielu przypadkach także VAT, JPK oraz KSeF.
Przy kilku rodzajach usług, sprzedaży zagranicznej albo zmianie progu składki zdrowotnej liczba operacji szybko rośnie. Dlatego przy wyborze programu ważniejsze od samego modułu faktur jest to, ile czynności system wykonuje automatycznie.
Jaką księgowość dla ryczałtu wybrać, żeby jak największą część tych obowiązków wykonywał program? Sprawdziliśmy 10 rozwiązań dostępnych we wrześniu 2026 r., porównując funkcje rzeczywiście istotne dla przedsiębiorcy rozliczającego ryczałt.
Czytaj także: zestawienie Pieniądze Dla Firm Ranking Księgowości Online
Spis Treści
Nasza rekomendacja: Faktura.pl
Faktura.pl
Na pierwszym miejscu zestawienia znalazła się Faktura.pl, ponieważ łączy fakturowanie, prowadzenie ewidencji, automatyczne księgowanie dokumentów oraz wyliczanie PIT, VAT i ZUS w jednym środowisku. Program obsługuje ryczałt, pobiera dokumenty z KSeF i może księgować dokumenty przychodowe oraz kosztowe na podstawie danych z systemu, plików PDF, skanów i zdjęć. Producent deklaruje również automatyczną kalkulację podatków i składek oraz możliwość wysyłania dokumentów do MF i ZUS.
Dla ryczałtowca istotny jest także wybór między samodzielnym rozliczaniem firmy a wariantem ze wsparciem eksperta księgowego. Pakiet Premium kosztuje od 44,99 zł netto miesięcznie przy trzyletnim cyklu rozliczeniowym, a wariant z ekspertem od 109,99 zł netto miesięcznie przy takim samym okresie. Nowe konto można testować przez 30 dni.
Dlaczego warto
- obsługa ryczałtu oraz prowadzenie ewidencji,
- automatyczne obliczanie podatku, VAT i ZUS,
- automatyczne księgowanie dokumentów przychodowych i kosztowych,
- wysyłanie i odbieranie faktur w KSeF,
- fakturowanie i księgowość w jednej aplikacji,
- możliwość samodzielnego rozliczania albo skorzystania ze wsparcia eksperta księgowego,
- 30-dniowy okres próbny i brak limitu faktur sprzedażowych w pakietach księgowych.
Księgowość ryczałt – na czym polega?
Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych jest jedną z najczęściej wybieranych uproszczonych form opodatkowania działalności gospodarczej. Jego największą zaletą jest stosunkowo prosty sposób obliczania podatku, ponieważ podstawą rozliczenia jest przede wszystkim osiągnięty przychód, a nie dochód pomniejszony o firmowe koszty. Nie oznacza to jednak, że przedsiębiorca może całkowicie zapomnieć o księgowości.
Ryczałt a skala podatkowa i podatek liniowy
Najważniejsza różnica dotyczy podstawy opodatkowania. Przy skali podatkowej i podatku liniowym przedsiębiorca zasadniczo płaci PIT od dochodu, a więc przychodu pomniejszonego o koszty uzyskania przychodów. Przy ryczałcie podatek jest liczony od przychodu. Wydatki poniesione na działalność nie obniżają podstawy opodatkowania tak jak w KPiR.
Nie oznacza to, że przy ryczałcie każdy przedsiębiorca płaci taki sam procent. Stawka zależy od faktycznie wykonywanej działalności i może wynosić od 2% do 17%. Przy działalności usługowej jej ustalenie często wymaga odniesienia się do właściwego grupowania PKWiU.
Ewidencja przychodów
Ryczałtowiec co do zasady prowadzi ewidencję przychodów. To z niej wynika, jaka część sprzedaży podlega poszczególnym stawkom podatku. Dobry program powinien więc nie tylko zapisywać łączną wartość sprzedaży, ale pozwalać przypisywać właściwe stawki ryczałtu do różnych rodzajów przychodów.
Ma to znaczenie np. wtedy, gdy przedsiębiorca wykonuje kilka usług podlegających różnym stawkom. System, który obsługuje tylko jedną domyślną stawkę dla całej działalności, będzie w takiej sytuacji mniej użyteczny.
Czy na ryczałcie można być VAT-owcem?
Forma opodatkowania dochodów w PIT i status w VAT to dwie odrębne kwestie. Ryczałtowiec może korzystać ze zwolnienia z VAT albo być czynnym podatnikiem VAT. Dlatego przy wyborze programu należy sprawdzić obsługę rejestrów VAT, JPK_V7, VAT-UE i transakcji zagranicznych, jeżeli występują w danej firmie.
ZUS i składka zdrowotna na ryczałcie
W przypadku ryczałtu składka zdrowotna zależy od rocznego poziomu przychodów. W 2026 r. obowiązują trzy przedziały: do 60 tys. zł, powyżej 60 tys. zł do 300 tys. zł oraz powyżej 300 tys. zł. Miesięczna składka zdrowotna w tych przedziałach wynosi odpowiednio 498,35 zł, 830,58 zł i 1495,04 zł. Ryczałtowców obejmuje również roczne rozliczenie składki zdrowotnej.
Program księgowy może więc zdejmować z przedsiębiorcy więcej pracy niż samo wyliczenie PIT. Przydatna jest automatyczna kontrola narastającego przychodu, uwzględnianie zapłaconych składek przy obliczaniu podstawy opodatkowania, przygotowanie ZUS DRA oraz przypomnienia o terminach.
KSeF a ryczałt w 2026 roku
Sam wybór ryczałtu nie przesądza o obowiązku korzystania z KSeF. Decydują zasady dotyczące faktur i etap wdrożenia systemu.
Od 1 lutego 2026 r. obowiązek wystawiania faktur w KSeF objął największe podmioty, a od 1 kwietnia 2026 r. pozostałych przedsiębiorców, z wyjątkiem najmniejszych wystawców korzystających z przejściowego limitu 10 tys. zł brutto sprzedaży udokumentowanej fakturami miesięcznie. Dla nich obowiązek wystawiania faktur w KSeF zaczyna się 1 stycznia 2027 r.
Z perspektywy księgowości na ryczałcie szczególnie użyteczny jest więc program, który nie tylko wysyła faktury do KSeF, lecz także pobiera faktury otrzymane i potrafi wykorzystać je dalej w obiegu dokumentów.
Jak wybieraliśmy programy do księgowości na ryczałcie?
Ranking powstał na podstawie publicznych materiałów producentów i ich aktualnej dokumentacji zweryfikowanej 28 września 2026 r. Nie ocenialiśmy wyłącznie liczby funkcji. Pierwszeństwo dostały rozwiązania, które ograniczają liczbę ręcznych czynności przy comiesięcznym rozliczeniu ryczałtowca.
Najwyżej ocenialiśmy pełną obsługę ryczałtu i ewidencji przychodów, automatyczne obliczanie podatku oraz ZUS, automatyczne księgowanie, integrację z KSeF i możliwość samodzielnej obsługi bez konieczności przekazywania dokumentów do zewnętrznego programu.
Dalej uwzględnialiśmy obsługę VAT i bardziej złożonych przypadków, dostęp do pomocy księgowej, cenę i limity dokumentów, dodatkowe narzędzia dla JDG oraz możliwość przetestowania aplikacji przed zakupem.
Nie przyznawaliśmy punktów za funkcje, których producent nie opisuje jednoznacznie. Jeżeli np. program deklaruje „obsługę ryczałtu”, ale nie wskazuje wprost automatycznej wysyłki PIT-28, nie uznajemy, że taka funkcja istnieje. W takich przypadkach pojawia się oznaczenie „brak potwierdzenia”.
Ranking TOP 10 programów do księgowości dla ryczałtowców – wrzesień 2026
1. Faktura.pl
Faktura.pl zajmuje pierwsze miejsce przede wszystkim ze względu na połączenie fakturowania z mechanizmami księgowymi działającymi w tle. W pakiecie Premium dostępne są księgowość online, prowadzenie ewidencji, rozliczenie podatku dochodowego, VAT i ZUS, generowanie JPK oraz integracje z Ministerstwem Finansów i ZUS. System jest przygotowany m.in. dla przedsiębiorców rozliczających się ryczałtem.
Dużą różnicę robi sposób pracy z dokumentami. Faktury przychodowe mogą powstawać bezpośrednio w aplikacji, a dokumenty kosztowe można przekazać jako skan, PDF lub zdjęcie. Faktura.pl opisuje automatyczne księgowanie dokumentów przychodowych i kosztowych oraz klasyfikowanie danych przez mechanizmy księgowe. System pobiera również dokumenty z KSeF. Na ich podstawie wylicza podatek, VAT oraz ZUS.
Dla osoby rozliczającej ryczałt oznacza to ograniczenie comiesięcznej pracy głównie do prawidłowego dostarczenia i sprawdzenia dokumentów oraz wykonania wskazanych przez system czynności. Według materiałów przekazanych do tego zestawienia producent deklaruje, że miesięczne rozliczenie ryczałtu może zająć około pięciu minut.
Wariant Premium kosztuje od 44,99 zł netto miesięcznie przy rozliczeniu w cyklu 36-miesięcznym. Wariant Premium z ekspertem kosztuje od 109,99 zł netto miesięcznie przy takim samym cyklu. Przy rozliczeniu miesięcznym ceny są wyższe: w aktualnym cenniku odpowiednio 84,99 i 159,99 zł netto.
Dodatkowym argumentem jest możliwość przejścia od samodzielnej księgowości do pracy ze wsparciem eksperta. Pomoc może dotyczyć m.in. pierwszego rozliczenia, ZUS, dokumentów kosztowych, transakcji zagranicznych czy kontaktu z urzędem. Publiczny opis Premium wskazuje również „rozliczenie roczne”, jednak nie utożsamiamy tego automatycznie z automatycznym sporządzeniem i wysłaniem PIT-28: na publicznej stronie funkcja nie jest w ten sposób nazwana.
2. inFakt
Plan Standard inFakt jest przeznaczony bezpośrednio dla JDG prowadzących samodzielnie KPiR albo ryczałt. Program prowadzi Ewidencję Przychodów, automatycznie wylicza podatki i ZUS, obsługuje VAT oraz pozwala generować i wysyłać m.in. JPK_V7, JPK_FA, JPK_EWP, JPK_PKPiR, VAT-UE i ZUS DRA.
Integracja z KSeF jest rozbudowana. Dokumentacja inFakt podaje, że faktury kosztowe są automatycznie pobierane z KSeF, a program obsługuje także OCR dokumentów dostarczonych jako PDF lub zdjęcie. W Planie Standard OCR rozpoznaje dane, ale przedsiębiorca nadal weryfikuje dokument i zatwierdza księgowanie.
To istotna różnica względem wyższego planu Plus. Dopiero tam dostępne jest automatyczne księgowanie kosztów z KSeF przy wykorzystaniu mechanizmów AI oraz merytoryczne wsparcie specjalistów. Sam Standard pozostaje rozwiązaniem przede wszystkim dla osoby, która chce samodzielnie kontrolować księgowość.
Cena Standardu wynosi od 39,90 zł netto miesięcznie przy płatności rocznej. Dostępny jest 30-dniowy bezpłatny okres próbny i brak limitu dokumentów.
Jak sprawdzi się na ryczałcie? Dobrze u przedsiębiorcy, który chce samodzielnie zatwierdzać księgowania, ale oczekuje automatycznych wyliczeń i mocnej integracji z KSeF.
3. wFirma
Pakiet Księgowość w wFirma.pl kosztuje obecnie 60 zł netto miesięcznie. Obejmuje KPiR, ewidencję przychodów dla ryczałtowców, nielimitowany OCR, transakcje zagraniczne, e-deklaracje i e-ZUS, rozliczenia roczne, JPK_V7, środki trwałe, samochody, płatności i integrację z KSeF. Nowi użytkownicy mogą uruchomić 30-dniowy okres próbny.
W praktyce ryczałtowiec może wygenerować zaliczkę na podatek dochodowy w systemie, a rozliczone składki ZUS są uwzględniane przy jej obliczaniu. Dokumentacja systemu opisuje także automatyczne uwzględnianie 50% zapłaconej składki zdrowotnej przy wyliczeniu podstawy opodatkowania ryczałtem.
Program obsługuje również tworzenie ZUS DRA dla ryczałtowców i bezpośrednią wysyłkę dokumentu do ZUS. To daje możliwość prowadzenia pełnego miesięcznego procesu bez przenoszenia danych pomiędzy kilkoma aplikacjami.
Jak sprawdzi się na ryczałcie? To propozycja dla przedsiębiorcy, który potrzebuje nie tylko prostej ewidencji przychodów, ale także rozliczeń zagranicznych, VAT, samochodu czy szerzej rozumianej obsługi firmy.
4. IFIRMA
IFIRMA oferuje samodzielną Księgowość internetową za 49 zł netto miesięcznie. W tej cenie producent wymienia m.in. generowanie i wysyłkę deklaracji ZUS i US, integrację z kontem bankowym, płatność zobowiązań z aplikacji oraz wsparcie księgowe BOK. Pełna integracja z KSeF jest dostępna w aktualnej ofercie.
Obsługa ryczałtu jest dobrze udokumentowana. System prowadzi ewidencję przychodów, uwzględnia składki społeczne i zdrowotne przy wyliczaniu podatku i pozwala pracować z przychodami opodatkowanymi różnymi stawkami. Aktualna dokumentacja opisuje także konfigurację składki zdrowotnej przedsiębiorcy rozliczającego ryczałt.
IFIRMA rozwija również obsługę KSeF: w 2026 r. dokumentacja została uzupełniona m.in. o automatyczną wysyłkę faktur, pobieranie i księgowanie dokumentów sprzedażowych oraz pobieranie i księgowanie faktur zakupowych.
Istotną zaletą jest model wsparcia. Już w samodzielnej księgowości dostępny jest księgowy BOK, natomiast przedsiębiorca, który chce przekazać prowadzenie księgowości konkretnej osobie, może przejść na usługę Biura Rachunkowego od 149 zł netto miesięcznie. Konto księgowości internetowej można testować przez 30 dni.
5. Fakturownia
Fakturownia znacząco rozbudowała ofertę księgową. Moduł Samodzielna Księgowość obsługuje ryczałt, KPiR, VAT i ZUS, generuje JPK_V7, JPK_EWP i JPK_PKPiR oraz formularze ZUS DRA, VAT-UE, VAT-8 i VAT-9M. System pozwala jednym procesem wyliczać PIT, VAT i ZUS, a także przypomina o terminach.
Dla ryczałtowca dużą zaletą jest cena. Moduł kosztuje 19,99 zł netto miesięcznie przy zakupie na 12 miesięcy lub 24,99 zł przy płatności miesięcznej. Użytkownicy aktywnych planów PRO lub PRO PLUS mogą korzystać z modułu dla jednej firmy bez dodatkowej opłaty do końca bieżącego abonamentu.
System jest zintegrowany z KSeF i umożliwia automatyczną wysyłkę oraz pobieranie e-faktur bez dodatkowych opłat za samą integrację. Dokumenty kosztowe można dostarczać przez OCR i skrzynkę na wydatki, a następnie księgować w module. Są też integracja bankowa i automatyczne łączenie płatności z fakturami.
Jak sprawdzi się na ryczałcie? Bardzo dobrze u mikrofirmy, która chce niskim kosztem samodzielnie przeprowadzać miesięczne rozliczenia i korzystać z jednej aplikacji do faktur, KSeF i księgowości.
6. Systim
Systim wyróżnia się bardzo precyzyjnym opisem funkcji dla ryczałtowców. Program automatycznie prowadzi ewidencję przychodów, pozwala wskazać stawkę ryczałtu podczas wystawiania faktury i sam księguje sprzedaż. Automatycznie oblicza również zaliczkę na PIT.
W zakresie VAT system tworzy ewidencję na podstawie dokumentów, oblicza VAT i generuje JPK_V7. Automatycznie wylicza także składki ZUS oraz uwzględnia Wakacje od ZUS. Deklaracje mogą być wysyłane bezpośrednio do urzędu skarbowego i ZUS.
Systim ma również jedną z najlepiej udokumentowanych funkcji rocznego rozliczenia w tym zestawieniu: producent wprost wskazuje generowanie rocznego PIT-28 jednym kliknięciem oraz jego bezpośrednią wysyłkę do urzędu. Nie trzeba więc wyciągać takiego wniosku z ogólnego hasła „obsługa ryczałtu”.
Pakiet Magazyn + Księgowość Ryczałt/KPiR kosztuje 24 zł netto miesięcznie i obejmuje również fakturowanie, bank, środki trwałe, magazyn, CRM, API, zadania oraz masowe księgowanie dokumentów.
7. Streamsoft Firmino
Streamsoft Firmino pozwala prowadzić ewidencję przychodów dla ryczałtu. Przychody z wystawionych dokumentów są automatycznie wpisywane do ewidencji, a stawkę ryczałtu można zmieniać indywidualnie dla danej faktury. To przydatne dla przedsiębiorców uzyskujących przychody opodatkowane kilkoma stawkami.
Księgowość Online automatyzuje obliczanie podatków i składek ZUS oraz umożliwia prowadzenie dokumentacji księgowej w chmurze. Cena modułu jest komunikowana jako „od 37,20 zł miesięcznie”. System jest modułowy i można do niego dodawać m.in. fakturowanie, magazyn, CRM i e-commerce.
W 2026 r. Firmino rozwinęło integrację z KSeF. Fakturę pobraną do bufora KSeF można przekształcić w dokument zakupu albo dokument kosztowy, z automatycznym przeniesieniem danych.
Nowe konto przez pierwsze 30 dni uzyskuje pełny dostęp do funkcji programu, po czym – jeśli użytkownik nie kupi abonamentu – może zostać przełączone do wersji darmowej.
8. Comarch Betterfly
Comarch Betterfly, czyli następca rozwiązania znanego wcześniej jako Comarch ERP XT, jest kierowany do jednoosobowych działalności i mikrofirm. W systemie dostępny jest moduł Księga Podatkowa i Ryczałt, a dokumentacja Comarch potwierdza prowadzenie ewidencji ryczałtowej.
Betterfly ma pełną integrację z KSeF: Comarch deklaruje brak limitu dokumentów KSeF w tym produkcie, a dokumentacja opisuje zarówno wysyłanie faktur, jak i pobieranie faktur kosztowych oraz przenoszenie ich do dalszej obsługi.
Atutem jest możliwość współpracy z biurem rachunkowym korzystającym z produktów Comarch. We wrześniu 2026 r. producent udostępnił księgowym także możliwość serwisowego logowania na konto klienta Betterfly przy wymianie dokumentów przez IWD.
Jak sprawdzi się na ryczałcie? Szczególnie dobrze wtedy, gdy firma lub jej księgowy już korzystają z ekosystemu Comarch i zależy im na wspólnym obiegu dokumentów.
9. 360 Księgowość
360 Księgowość oferuje oddzielny wariant dla jednoosobowych działalności rozliczających KPiR albo ryczałt. Plan Standard kosztuje 49 zł netto miesięcznie, a Pro 69 zł. Oba warianty nie mają limitu faktur i obsługują KSeF.
W zakresie księgowości producent wymienia ewidencję przychodów, ZUS i PIT przedsiębiorcy, JPK_EWP, JPK_PKPiR, ewidencję VAT oraz sporządzanie i wysyłkę m.in. JPK_VAT, VAT-UE, VAT-8 i VAT-9M. Faktury sprzedaży mogą być wysyłane do KSeF automatycznie lub ręcznie, a faktury zakupu są pobierane z systemu.
Wariant Pro dodaje m.in. automatyzację wyciągów bankowych, dostęp dla księgowego, większe możliwości magazynowe i funkcje sprzedażowe. OCR faktur zakupu jest według cennika rozwiązaniem dodatkowo płatnym.
Program można testować przez 30 dni.
10. Faktura XL
Faktura XL kosztuje w pełnym wariancie od 9,99 zł miesięcznie i mimo niskiej ceny obejmuje znacznie więcej niż samo fakturowanie. Producent wymienia nielimitowaną liczbę faktur i kosztów, ewidencję ryczałtu, ewidencję VAT, KPiR, środki trwałe, JPK_V7M, JPK_V7K, JPK_EWP i JPK_PKPiR oraz generowanie i bezpośrednią wysyłkę ZUS DRA.
Program wysyła i pobiera faktury z KSeF. Ma również funkcję wyliczania zaliczki na podatek dochodowy i przygotowywania raportów księgowych.
Dostępny jest wariant bezpłatny, ale ograniczony do 10 faktur miesięcznie i limitowanej liczby kosztów. Plan płatny nie ma tych ograniczeń. Możliwa jest również współpraca z księgowym, choć publiczny cennik nie wskazuje osobistej usługi księgowej w ramach abonamentu.
Jak sprawdzi się na ryczałcie? To ekonomiczna opcja dla przedsiębiorcy, który zna podstawy własnych rozliczeń i potrzebuje przede wszystkim ewidencji, JPK, ZUS, fakturowania oraz KSeF.
FAQ – księgowość ryczałt
Najbardziej praktyczny będzie program, który oprócz ewidencji przychodów sam wylicza należny ryczałt i ZUS, uwzględnia kilka stawek podatku, obsługuje VAT i KSeF oraz pozwala wysłać wymagane dokumenty do urzędów. W tym zestawieniu na pierwszym miejscu znalazła się Faktura.pl ze względu na połączenie automatycznego księgowania dokumentów, wyliczeń podatkowych, ZUS, KSeF i opcjonalnej pomocy eksperta w jednym systemie.
Wiele współczesnych programów robi to automatycznie albo po zatwierdzeniu miesięcznego rozliczenia. Przed zakupem należy jednak sprawdzić osobno PIT i ZUS. Hasło „program do ryczałtu” nie oznacza automatycznie, że system przygotuje ZUS DRA, roczne rozliczenie składki zdrowotnej czy deklarację roczną.
Ryczałt jako forma opodatkowania PIT nie decyduje o obowiązku KSeF. We wrześniu 2026 r. obowiązek wystawiania faktur w systemie obejmuje zasadniczo przedsiębiorców objętych etapem od 1 lutego albo 1 kwietnia 2026 r. Najmniejsi wystawcy, u których sprzedaż dokumentowana fakturami nie przekracza 10 tys. zł brutto miesięcznie, mogą korzystać z odroczenia wystawiania w KSeF do 1 stycznia 2027 r. Odbieranie faktur w KSeF zostało objęte obowiązkiem od 1 lutego 2026 r., z ustawowymi wyjątkami.
Tak, jeśli przedsiębiorca prowadzi działalność, z której przychody podlegają więcej niż jednej stawce. Stawki ryczałtu zależą od rodzaju działalności i mieszczą się w przedziale od 2% do 17%. Program powinien umożliwiać przypisanie właściwej stawki do przychodu, a najlepiej do pozycji lub konkretnego dokumentu.
Nie. Obsługa ryczałtu, prowadzenie ewidencji przychodów i miesięczne wyliczanie podatku nie są równoznaczne z generowaniem oraz elektroniczną wysyłką rocznego PIT-28. Przykładem programu, którego producent wyraźnie potwierdza taką funkcję, jest Systim. Przy pozostałych rozwiązaniach należy sprawdzić aktualny zakres konkretnego abonamentu przed końcem roku podatkowego.
Tak. Ryczałt jest jedną z uproszczonych form rozliczania działalności, a wiele systemów z rankingu zostało zaprojektowanych właśnie do samodzielnej księgowości. Trzeba jednak prawidłowo ustalić stawki podatku i kwalifikację wykonywanych usług. Program może wykonać obliczenia na podstawie wprowadzonych danych, lecz nie zawsze zastąpi ocenę księgowego lub doradcy podatkowego przy nietypowej transakcji.
W analizowanych we wrześniu 2026 r. ofertach ceny podstawowych rozwiązań mieszczą się od 9,99 zł netto miesięcznie w Faktura XL przez 19,99 zł w module Fakturowni i 24 zł w Systim do 60 zł w wFirma.pl. Faktura.pl kosztuje od 44,99 zł netto miesięcznie w trzyletnim cyklu, a wersja z ekspertem od 109,99 zł. Poszczególnych cen nie należy jednak porównywać bez sprawdzenia zakresu: różnią się automatyzacją księgowania, dostępem do księgowego, OCR, limitami i warunkami okresu abonamentowego.
