Faktury ustrukturyzowane są elektronicznymi dokumentami, które ułatwiają obieg informacji i usprawniają procesy księgowe. Są odpowiedzią na zapotrzebowanie rozwoju technologicznego w prawie podatkowym. Do niedawna stawiały wiele znaków zapytania, zarówno wśród przedsiębiorców, jak i organów skarbowych. Czy teraz przedsiębiorcy mają obawy co do e-faktur? Większość już nie! A co zresztą? I z jakimi zagrożeniami oraz wyzwaniami mierzą się podatnicy?
Zagrożenia wynikające z korzystania z e-faktur
Wszystkie dane podatników, nawet te poufne, przy fakturach ustrukturyzowanych stają się częścią świata elektronicznego. Świata, w którym mimo zabezpieczeń, zdarzają się incydenty kradzieży danych wskutek ataków hakerskich. Choć niewiele o tym się mówi, korzystanie z e-faktur może być mniej bezpieczne niż poprzednie, tradycyjne metody.
Wiemy, jak ważny jest czas. Korzystanie z e-faktur z reguły pozwala na przyspieszenie procesów związanych z fakturowaniem, ale system może być zawodny przy dużym obciążeniu. W teorii sprawdzanie poprawności danych wprowadzonych w projekcie faktury KSeF powinno trwać mniej niż minutę (zazwyczaj kilka sekund), w praktyce zdarza się, że trzeba czekać godzinę. Należy mieć to na uwadze.
Zamiast usystematyzowania, pojawia się chaos. Tego boją się użytkownicy faktur ustrukturyzowanych. Każdego dnia w systemie pojawia się mnóstwo faktur błędnych, wystawionych bezpodstawnie lub takich, w których pomylone zostały dane nabywcy.
Podobne artykuły
e-faktury a wyzwania dla przedsiębiorców
Istotne jest zrozumienie, jak działają faktury ustrukturyzowane. Przede wszystkim, wcześniej chcąc korzystać z KSeF, musiałeś mieć na to zgodę nabywcy twojego produktu lub usługi. Bez zgody kontrahenta na ten sposób rozliczania mogłeś nadal korzystać z platformy KSeF, ale jesteś również zobowiązany do dostarczenia kopii dokumentu swojemu klientowi (drogą mailową lub pocztą). Z kolei faktura raz wystawiona drogą tradycyjną, nie może być duplikowana w KSeF. Nie wystawiaj jej ponownie. Na ten moment wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur zostało odroczone, ale najprawdopodobniej te rozwiązania nadal będą obowiązywać.
Sprawdź polecany program do faktur
Nie da się ukryć, że dla wielu firm niemałym wyzwaniem będzie samo wdrożenie działania według nowych zasad. Niezbędna będzie integracja systemów księgowych z Krajowym Systemem eFaktur, zadbanie o właściwy obieg faktur (poprzez zmianę lub stworzenie firmowych procedur). Niezbędne jest przeprowadzenie szkoleń dla pracowników odpowiedzialnych za kwestie finansowo-księgowe w każdej firmie. Takie szkolenia jednak oferują firmy, w tym m.in. faktura.pl.
Podsumowanie
Faktury ustrukturyzowane stawiają przed podatnikami zagrożenia i wyczulają na wyzwania, z którymi trzeba sobie poradzić. Aby móc skutecznie nimi zarządzać, konieczne jest zachowanie wszelkich zasad bezpieczeństwa i wyedukowanie kadry w temacie KSeF. Dzięki wdrożeniu faktur ustrukturyzowanych szybko zauważalny będzie szereg korzyści płynących z automatyzacji procesów księgowych. Praca na ujednoliconym wzorze dokumentu będzie przebiegała sprawniej. KSeF w Polsce nie jest jeszcze systemem obligatoryjnym, ale warto zacząć z nim działać.
Czy jesteś gotowy na Krajowy System e-Faktur?
Faktura.pl, jako jeden z nielicznych programów ma system zintegrowany z KSeF. W aplikacji dodanie kontrahenta, sprawdzenie go na białej liście podatników VAT i wystawienie faktury zajmie mniej niż 30 sekund. Jeżeli to nadal za długo, możemy obiecać, że w tym czasie wyślemy fakturę e-mailem do Twojego kontrahenta. Oprócz tego w faktura.pl masz:
✅ Pierwsze 30 dni darmowego korzystania z aplikacji
✅ Opcję wirtualnej księgowości
✅ Centrum dowodzenia firmą
✅ Możliwość finansowania faktur
✅ Dedykowany e-mail do celów firmowych
