Przez brak adresu e-mail możesz przegrać sprawę w sądzie

Każdy, kto ma do czynienia z sądami widzi, że z roku na rok postępowanie cywilne staje się coraz bardziej sformalizowane. Polski ustawodawca wciąż wprowadza nowe regulacje, które w teorii mają przyspieszać procesy, ale tak naprawdę utrudniają tylko obywatelom odnalezienie się gąszczu przepisów. Szybkie nowelizowanie ważnych ustaw doprowadziło do tego, że dziś przedsiębiorca może przegrać sprawę w sądzie tylko dlatego, że nie wskazał w swoim piśmie adresu e-mail.

Pisma procesowe

Polskie postępowanie cywilne można podzielić na dwie sfery. Jedna to wszystko, co dzieje się w sądzie – rozprawy, posiedzenia, przesłuchania świadków czy ogłaszanie wyroków. Druga natomiast dzieje się poza budynkiem sądu. W tej kategorii mieszczą się rozmowy prawników z klientami, mediacje i negocjacje w celu zakończenia sporu, zbieranie dowodów oraz, przede wszystkim, przygotowywanie pism procesowych.

Pismo procesowe to podstawowe narzędzie, przy pomocy którego prowadzi się postępowanie sądowe. W Polsce nie ma jednej uznanej przez wszystkich definicji pisma procesowego. W Kodeksie postępowania cywilnego określa się tak wnioski i oświadczenia uczestników postępowania składane poza rozprawą. Z kilku powodów jest to mocno kulawa definicja, ale to temat na inny artykuł. Na tę chwilę wystarczy nam tylko stwierdzenie, że pismo procesowe jest dokumentem, który można przygotować i przesłać lub przynieść do sądu w związku z prowadzoną w nim sprawą.

Jeśli to ty chcesz rozpocząć spór sądowy, zazwyczaj musisz przygotować pozew lub wniosek. Twój przeciwnik natomiast może się bronić sprzeciwem, zarzutami lub odpowiedzią na pozew. Każda ze stron może składać także inne pisma, w których przedstawi swoje stanowisko, odniesie się do argumentów drugiej strony lub poprosi sąd o przeprowadzenie konkretnych wniosków dowodowych.

Bez pism procesowych bardzo trudno jest doprowadzić postępowanie do końca, a w niektórych przypadkach jest to wręcz niemożliwe.

Wymogi formalne

Z uwagi na to, że pisma procesowe są tak ważne dla szybkiego i w miarę efektywnego prowadzenia spraw, Kodeks postępowania cywilnego przewiduje szereg wymagań, jakie muszą spełniać. Fachowo nazywa się je warunkami formalnymi pisma.

W art. 126 k.p.c. przewidziano pewne ogólne wymagania, które powinny spełniać wszystkie pisma procesowe, niezależnie od tego, kto i na jakim etapie je wnosi. Pismo zgodnie z tymi wytycznymi musi zawierać:

• oznaczenie sądu, do którego jest skierowane;
• imiona i nazwiska albo nazwy (w przypadku podmiotów innych niż osoby fizyczne) stron oraz ich przedstawicieli;
• wskazanie, jakiego rodzaju jest to pismo (np. pozew, zażalenie, wniosek dowodowy);
• treść, z której wynika, czego domaga się strona;
• wskazania faktów i dowodów, gdy jest to niezbędne;
• podpis osoby wnoszącej pismo;
• wymienienie załączników.

Kolejne przepisy kodeksu przewidują różne dodatkowe wymogi dla konkretnych pism. Z perspektywy przedsiębiorcy dochodzącego swoich praw przed sądem istotne są zwłaszcza regulacje dotyczące pierwszych pism procesowych. Pozew lub wniosek musi dodatkowo zawierać:

• dokładne oznaczenie przedmiotu sporu;
• wartość przedmiotu sporu, jeśli ma ona znaczenie dla sprawy;
• oznaczenie miejsca zamieszkania lub siedziby i adresy stron (ewentualnie adres do korespondencji z CEIDG);
• numer PESEL, NIP lub KRS podmiotu wnoszącego pismo.

Jeśli przedsiębiorca broni się przed roszczeniem, zazwyczaj składa odpowiedź na pozew. W takiej sytuacji musi w niej szczegółowo odnieść się do twierdzeń pozwu, a także wskazać swoje własne wnioski i dowody. Gdy w sprawie został wydany nakaz zapłaty, zamiast odpowiedzi na pozew przygotować należy sprzeciw lub zarzuty. Dokumenty te posiadają swoje własne wymogi formalne. Przede wszystkim należy w nich wskazać, jaką część nakazu zapłat zaskarżamy, oraz przedstawić zarzuty, które muszą być podniesione, zanim w ogóle odniesiemy się do twierdzeń przeciwnika.

Z powyższego opisu dość jasno wynika, że polska procedura cywilna jest bardzo sformalizowana. A nawet nie wspomniałem o wnoszeniu pism drogą elektroniczną i dokonywaniu opłat.

Gdy przedsiębiorca przebije się przez gąszcz ogólnych wymagań dotyczących pism procesowych, czeka go jeszcze jedna nieprzyjemna niespodzianka – szczególne przepisy poświęcone sprawom gospodarczym.

Postępowanie gospodarcze

Specjalne przepisy poświęcone sporom gospodarczym funkcjonowały w polskim prawie od 1989 roku do maja 2012 roku. Przez kolejne 7 lat przedsiębiorcy toczyli spory na takich samych zasadach, jak osoby nieprowadzące działalności. Wielki powrót procedury gospodarczej miał miejsce przy okazji dużej nowelizacji Kodeksu postępowania cywilnego, która weszła w życie w 2019 roku. Jak nietrudno się domyślić, nowe przepisy nie ułatwiały życia przedsiębiorcom.

Przede wszystkim przepisy gospodarcze jasno wskazały, że powód wszystkie twierdzenia i dowody musi podać już w pozwie, a pozwany w odpowiedzi na pozew. Jeśli któraś ze stron chciałaby przedłożyć inne dowody później, musi spełnić szereg rygorystycznych warunków. Takie uregulowanie ma zmobilizować przedsiębiorców do tego, by przygotowywać swoje pisma kompleksowo i wspierać szybkie zakończenie sprawy.

Przepisy utrudniają powoływanie w sprawie świadków i skupiają większą uwagę na dowodach z dokumentów.

Postępowanie gospodarcze ogranicza także prawo stron do tego, by w toku sprawy występować z nowymi roszczeniami. Niedopuszczalne jest powództwo wzajemne. Ma to ułatwić sądowi zakończenie sprawy w terminie 6 miesięcy. Praktyka procesowa pokazuje jednak, że termin ten rzadko jest dotrzymywany.

E-mail w piśmie procesowym

Postępowanie gospodarcze zawiera jeszcze jeden przepis dotyczący wymogów pisma procesowego – art. 4583 k.p.c.

Zgodnie z tą regulacją, strona wnosząca pozew lub wniosek ma obowiązek wskazać w takim piśmie swój adres poczty elektronicznej. Jeśli takiego adresu nie ma, w piśmie należy zawrzeć odpowiednie oświadczenie.

Z drugiej strony przedsiębiorca broniący się przed roszczeniem swój adres lub oświadczenie o jego braku musi wskazać w pierwszym piśmie procesowym, jakie wnosi po doręczeniu mu pozwu. Zazwyczaj będzie to wspomniana odpowiedź na pozew.

Obowiązek wskazania adresu e-mail jest krytykowany z dwóch powodów. Przede wszystkim polski ustawodawca w dłuższej perspektywie chce wprowadzić specjalny system teleinformatyczny, który będzie wspierał postępowanie sądowe. To właśnie za jego pośrednictwem doręczane mają być pisma, a także przeprowadzana ma być spora grupa czynności. W tym kontekście wysyłanie e-maili jest więc niepotrzebnym rozmienianiem się na drobne.

Przede wszystkim jednak specjaliści wskazują, że komunikacja sądów ze stronami za pośrednictwem e-maili jest narażona na wiele niebezpieczeństw. Sąd nie jest bowiem w stanie zweryfikować, jak zabezpieczane są skrzynki pocztowe przedsiębiorców. Często wpływu na to nie mają same firmy, które korzystają z darmowych, publicznych skrzynek pocztowych.

Co się jednak stanie, gdy przedsiębiorca nie zamieści w swoim piśmie ani adresu e-mail, ani stosownego oświadczenia? Sąd uzna to za brak formalny uniemożliwiający nadanie pismu dalszego biegu. Innymi słowy, dla przedsiębiorcy zaczyna się odliczanie, które może skończyć się przegraną w sprawie.

Braki formalne

Samo wprowadzenie opisanych w tym artykule wymogów formalnych dla pism procesowych nie miałoby sensu, gdyby sąd nie mógł egzekwować ich przestrzegania. Polskie prawo przewiduje dwa rodzaje braków formalnych – uniemożliwiające dalsze procedowanie pisma oraz braki, które nie przeszkadzają nadaniu pismu dalszego biegu.

Jeśli pismo przedsiębiorcy posiada braki z pierwszej grupy, sąd wzywa go do poprawienia, uzupełnienia lub opłacenia swojego pisma w terminie jednego tygodnia. Termin ten biegnie od chwili, gdy przedsiębiorca odbiera wezwanie z sądu.  W tym momencie zaczyna się odliczanie, o którym pisałem wyżej.

Uzupełnienie pisma w wyznaczonym czasie sprawi, że sąd potraktuje je tak, jakby od początku zostało wniesione prawidłowo. Jeśli pismo pierwotnie wpłynęło w odpowiednim terminie, prawa strony zostaną zachowane.

Gorzej, gdy strona wnosząca pismo nie uzupełni braku, zrobi to po terminie albo uzupełni je błędnie. W takiej sytuacji sąd jest bezlitosny i formalnie zwraca pismo stronie. Oznacza to, że taki dokument nie wywołuje żadnych skutków prawnych i sąd traktuje go tak, jakby nigdy do niego nie trafił.

Jeśli pismo zawierało jakieś istotne oświadczenia lub dowody, zazwyczaj jego zwrot ma decydujący wpływ na wynik sprawy.

I powód, i pozwany ryzykują

Przyjrzyjmy się najpierw sytuacji przedsiębiorcy, gdy wnosi pozew. Jeśli nie umieści w nim adresu e-mail lub stosownego oświadczenia, sąd wezwie go do uzupełnienia tego braku. Po bezskutecznym upływie czasu wyznaczonego na poprawę pisma pozew jest zwracany. Polskie prawo uznaje zatem, że sprawa nigdy nie trafiła do sądu. Oczywiście z uwagi na to, że pozew nie został merytorycznie rozstrzygnięty, przedsiębiorca może go złożyć jeszcze raz. Jeśli jednak pomiędzy pierwszym, wadliwym złożeniem pozwu a drugim upłynął termin przedawnienia roszczeń, pozwany może powołać się na zarzut przedawnienia i z dużym prawdopodobieństwem wygrać sprawę. Takie sytuacje nie należą wcale do rzadkości, ponieważ pozwy często składane są na ostatnią chwilę.

Pozwany także może przegrać sprawę przez niewskazanie adresu e-mail. Wspominałem, że przepisy wymagają od podmiotu wnoszącego odpowiedź na pozew lub zaskarżającego nakaz zapłaty, by w swoim pierwszym piśmie odniósł się do twierdzeń pozwu i przedstawił wszystkie dowody na obronę swojego stanowiska. Jeśli sąd odrzuci nieuzupełnioną odpowiedź na pozew, przedsiębiorca straci szansę na przeprowadzenie dowodów na swoją korzyść, a w ekstremalnych sytuacjach sąd potraktuje go tak, jakby uznał argumenty powoda. Sąd może też wydać wyrok zaoczny. W postępowaniu gospodarczym taka wpadka jest prawie niemożliwa do naprawienia.