Nowelizacja ustawy o podatku VAT. Jakie zmiany czekają przedsiębiorców?

Podatek VAT pozostaje jednym z najważniejszych narzędzi fiskalnych i regulacyjnych w polskim systemie podatkowym. Właśnie dlatego Ministerstwo Finansów przedstawiło założenia do kolejnej nowelizacji ustawy o VAT, zawierającej aż 25 zmian, w myśl której wraz z uproszczeniami w parze idą także nowe rygory. Przekonajmy się, co rząd przygotował dla przedsiębiorców na 2026 rok.

Jaki jest cel nowelizacji ustawy o podatku VAT?

Chociaż dokładna data nie jest znana prognozuje się, że projekt zmian ma zostać przyjęty przez Radę Ministrów w IV kwartale 2025 r. Założenia nowelizacji wskazują dwa główne motywy. Po pierwsze, chodzi o ograniczenie zbędnej biurokracji. Przewiduje się uproszczenia dla przedsiębiorców likwidujących działalność, którzy nie będą już  zobowiązani do składania odrębnego zgłoszenia VAT-Z oraz informacji o sporządzeniu spisu z natury.

Jak komentuje dla portalu Business Insider Daniel Więckowski, doradca podatkowy i partner zarządzający LTCA:

To realna redukcja biurokracji, która pozwoli zaoszczędzić czas i zasoby, szczególnie w trudnym okresie zamykania firmy.

Po drugie, mowa o uszczelnianiu i kontroli systemu, między innymi, poprzez rozszerzenie zakresu mechanizmu solidarnej odpowiedzialności nabywcy za zaległości podatkowe sprzedawcy. Zmiany mają zwiększyć przejrzystość, poprawić efektywność systemu VAT i zapewnić pewne ulgi mniejszym podmiotom – ale także wprowadzić nowe wymagania dla wszystkich.

Daniel Więckowski kwituje zamysł w następujący sposób:

To mieszanka uproszczeń i niepokojących rozwiązań. Chociaż wiele z nich ma na celu usprawnienie systemu i walkę z oszustwami, niektóre mogą wprowadzić dodatkowe obciążenia i niepewność prawną.

Jakie zmiany dotyczące podatku VAT szykują się w 2026 roku?

Nowelizacja ustawy o VAT ma wnieść szereg zmian w zakresie rejestracji podatników VAT. Wśród przewidywanych rozwiązań znajdują się:

• możliwość odmowy wpisania podatnika do rejestru VAT, jeśli w chwili składania dokumentów rejestracyjnych nie ustanowiono przedstawiciela podatkowego, a taki obowiązek na podmiocie spoczywa,
• zawieszenie decyzji o rejestracji podatnika VAT do momentu uzupełnienia przez podmiot wykreślony z rejestru brakujących deklaracji,
• uproszczenie procedury zakończenia działalności dla przedsiębiorców wpisanych do CEIDG oraz Krajowy Rejestr Sądowy poprzez zniesienie obowiązku składania formularza VAT-Z,
• wykreślenie podatnika z rejestru VAT w sytuacji braku kontaktu z ustanowionym przedstawicielem podatkowym,
• wykreślenie podatnika z rejestru VAT w przypadku, gdy przedstawiciel podatkowy zrezygnuje, a nie zostanie wyznaczony nowy pomimo obowiązku, jednocześnie przewidziano możliwość przywrócenia statusu podatnika VAT czynnego bez osobnego zgłoszenia, jeśli podatnik wykaże, że ustanowił przedstawiciela podatkowego,
• doprecyzowanie obowiązku wskazywania przez podatników w okresie zawieszenia działalności dokładnych dat rozpoczęcia i zakończenia wykonywania czynności opodatkowanych („od – do”),
• odstąpienie od obowiązku składania aktualizacyjnego zgłoszenia VAT-R w przypadku zmiany właściwości organu podatkowego wynikającej jedynie z aktualizacji danych adresowych,
• rozszerzenie katalogu przesłanek odmowy rejestracji jako podatnika VAT o sytuacje, w których podmiot nie dokonał zgłoszenia identyfikacyjnego w zakresie danych uzupełniających — celem uniknięcia przypadków, w których podmiot z uchylonym numerem NIP składa wniosek rejestracyjny VAT, a naczelnik urzędu nie ma podstaw do zerwania procedury rejestracji.

Rozszerzenie odpowiedzialności solidarnej nabywcy za zaległości sprzedawcy

Ministerstwo Finansów proponuje rozszerzyć zakres stosowania odpowiedzialności solidarnej nabywcy za zaległości podatkowe sprzedawcy o:

• transakcje, w których podatnik wiedział, że faktura dokumentująca czynność, za którą należność została zapłacona z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności, została wystawiona przez podmiot nieistniejący, stwierdza czynności, które nie zostały dokonane, podaje kwoty niezgodne z rzeczywistością.
• usługi wymienione w załączniku nr 15 do ustawy o VAT o wartości nieprzekraczającej 15 000 zł.
• niektóre usługi niematerialne (np. doradcze, zarządcze, rachunkowo-księgowe, reklamowe czy badawcze).

Ma to służyć uszczelnieniu systemu VAT poprzez pociągnięcie nabywcy do współodpowiedzialności za działania sprzedawcy, które generują zaległości podatkowe.

Zmiany dotyczące kas rejestrujących

Nowelizacja zakłada modyfikację przepisów związanych z kasami fiskalnymi — w szczególności art. 111 oraz art. 111b ustawy o podatku od towarów i usług. Wśród proponowanych rozwiązań wyróżniają się:

1. wprowadzenie obowiązku utylizacji kas rejestrujących, które nie są już używane, oraz niewielkie kary porządkowych za nieprzestrzeganie tego obowiązku,
2. nałożenie również niedużych kar porządkowych w przypadku braku zgłoszenia wyrejestrowania używanej kasy fiskalnej (zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwo Finansów obecny brak wyrejestrowania powoduje, iż kasy pozostają w użyciu niezgodnie z przeznaczeniem),
3. możliwość wprowadzenia (poprzez upoważnienie dla Ministerstwo Finansów i Gospodarki do wydania rozporządzenia) obowiązku serwisowania kas wirtualnych — dotąd regulacje obejmowały jedynie kasy on-line w wersji sprzętowej, podatnicy korzystający z kas wirtualnych nie mieli analogicznych wymagań serwisowych,
4. wprowadzenie zakazu wymiany pamięci fiskalnej w kasach rejestrujących z elektronicznym zapisem kopii — zmiana dotyczy art. 145a ustawy o VAT (dodanie ust. 5a) i ma za zadanie zapobiegać nadużyciom.

Zmiany w JPK_VAT oraz inne dokumentacyjne obowiązki

MF proponuje m.in.:

• likwidację obowiązku zapłaty VAT w ciągu 14 dni od wewnątrzwspólnotowego nabycia środka transportu – zmiana art. 103 ust. 4 i 5 ustawy o VAT.
• likwidację obowiązku wykazywania w JPK_VAT podstawy opodatkowania z tytułu nabycia od podatników niemających siedziby lub stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce towarów i usług zwolnionych z podatku.
• umożliwienie e-odprawy w terminalu TAX FREE – nowelizacja umożliwia podróżnym samodzielne, dobrowolne zadeklarowanie wywozu towarów ujętych w dokumencie elektronicznym TAX FREE za pomocą narzędzi KAS.
  Zmiany te mają na celu uproszczenie rozliczeń i zmniejszenie obowiązków dokumentacyjnych dla określonych transakcji oraz zharmonizowanie przepisów w zakresie JPK_VAT.

Miejsce dostawy energii elektrycznej

Nowelizacja przewiduje doprecyzowanie przepisów dotyczących miejsca dostawy energii elektrycznej poprzez usunięcie odniesienia do systemu elektroenergetycznego – m.in. uchylenie art. 2 pkt 27a ustawy o VAT.

Nowe brzmienie zakłada, że takie same zasady opodatkowania VAT będą stosowane dla energii dostarczanej zarówno za pośrednictwem systemu elektroenergetycznego, jak i poza tym systemem, co ma uprościć i ujednolicić podejście do opodatkowania energii elektrycznej.

Likwidacja obowiązku składania informacji o spisie z natury

Według doniesień ma nastąpić likwidacja obowiązku składania odrębnej informacji o dokonanym spisie z natury (zmiana art. 14 ust. 5 ustawy o VAT) z uwagi na to, że dane niezbędne do rozliczenia są już zawarte w JPK_VAT. W efekcie przedsiębiorcy likwidujący działalność lub zaprzestający czynności opodatkowanych nie będą musieli składać osobnego zgłoszenia spisu i unikną zbędnych formalności.

Grupy VAT

W projekcie nowelizacji przewidziano zmianę przepisu w art. 15a ustawy o VAT dotyczącego funkcjonowania grupy VAT — m.in. dokonana zostanie korekta nieprawidłowego odwołania do art. 15a ust. 7 w art. 15a ust. 13.

Celem tego działania jest uporządkowanie regulacji formalnych dotyczących zawierania umowy i funkcjonowania grupy VAT (m.in. warunków formalnych umowy, okresu działania grupy), a w rezultacie usprawnienie korzystania z tej formy rozliczania przez przedsiębiorców.

Moment powstania obowiązku podatkowego

Projekt nowelizacji zawiera dodanie art. 19a ust. 5 pkt 1 lit. ba ustawy o VAT, który wprowadza ujednolicenie momentu powstania obowiązku podatkowego dla usług świadczonych z nakazu organu władzy publicznej lub podmiotu działającego w imieniu takiego organu, a także dla przeniesienia prawa własności towarów w zamian za odszkodowanie.

Import towarów

W zakresie importu towarów projekt przewiduje kilka istotnych doprecyzowań:

• możliwości korzystania z uprawnienia z art. 33a ust. 1 ustawy o VAT także przez podatników, którzy obliczają i wykazują VAT z tytułu importu towarów w rozliczeniu zamknięcia.
• wskazanie zgłoszenia uzupełniającego jako dokumentu, w którym wykazuje się kwotę podatku przy stosowaniu uproszczeń wynikających z art. 166 i 182 Unijnego Kodeksu Celnego.
• zakaz korzystania z możliwości nieskładania zabezpieczenia lub rozliczania podatku w deklaracji bezpośrednio przez 2 lata, jeśli organ stwierdził, że podatnik składał nieprawdziwe oświadczenia.
• ograniczenie poboru odsetek z tytułu importu towarów, gdy dług celny powstał z kontroli lub decyzji.

System kaucyjny

W projekcie nowelizacji przewidziano również zmiany dotyczące VAT w systemie kaucyjnym:

• stosowanie właściwej stawki VAT produktu w opakowaniu objętym systemem kaucyjnym na ostatni dzień roku podatkowego, w przypadku niezwróconego opakowania.
• doprecyzowanie terminu przechowywania ewidencji przez wprowadzających produkty w opakowaniach na napoje oraz podmioty reprezentujące — okres 5 lat licząc od końca roku, za który rozliczana jest podstawa opodatkowania.

Stawka 0%

Projekt nowelizacji przewiduje możliwość zastosowania stawki 0 % VAT do usług ubezpieczenia oraz usług dotyczących importu towarów zwolnionych od podatku – poprzez zmianę art. 83 ust. 1 pkt 20 ustawy o VAT („likwidacja wyłączeń dotyczących niektórych usług”) w celu zgodności z prawem unijnym (wyrok TSUE C-273/16).  A zatem dla określonych usług finansowych i importowych może zostać wprowadzona stawka 0 %.

Ulga na złe długi

Zmiany przewidują zmianę art. 89a ustawy o VAT w zakresie tzw. ulgi na złe długi. Korekta podatku należnego z tytułu tej ulgi może nastąpić nie wcześniej niż w okresie rozliczeniowym, w którym powstał obowiązek podatkowy, czyli od dnia otrzymania (całkowitej lub częściowej) zapłaty i nie później niż 180. dnia od wydania towaru lub wykonania usługi na rzecz podatnika VAT czynnego.

To oznacza konieczność jeszcze dokładniejszego monitorowania terminów płatności i sytuacji wierzytelności przez przedsiębiorców, aby skorzystać z prawa do ulgi.

Sprawdź KSeF pytania i odpowiedzi

Co te zmiany oznaczają dla przedsiębiorców?

Modyfikacje ustawy  o VAT stanowią ważny punkt zwrotny dla wielu przedsiębiorców. Z jednej strony pojawiają się istotne uproszczenia (np. podniesienie limitu zwolnienia podmiotowego), które mogą zmniejszyć obciążenia administracyjne mikro-firm, z drugiej zaś strony zaostrzone regulacje (jak rozszerzona odpowiedzialność solidarna czy obowiązki technologiczne) będą wymuszały na firmach większe zaangażowanie w procedury, weryfikację kontrahentów i systemy IT.

Główne skutki dla przedsiębiorców:

• Uproszczenia dla małych podmiotów – możliwość utrzymania statusu zwolnionego z VAT i uniknięcia obowiązków czynnego podatnika (np. rozliczeń miesięcznych, prowadzenia pełnej ewidencji VAT) dla firm, które dziś funkcjonują poniżej nowego limitu zwolnienia (240 000 zł).
• Konieczność adaptacji technologicznej i proceduralnej – m.in. w przypadku wdrożenia systemu KSeF (Krajowy System e-Faktur), standardów JPK_VAT i nowych obowiązków związanych z weryfikacją kontrahentów. Przedsiębiorcy muszą z wyprzedzeniem przygotować programy, aktualizacje systemów fakturowania i procedury wewnętrzne.
• Wzrost ryzyka w relacjach handlowych – rozszerzona odpowiedzialność solidarna nabywcy za zaległości sprzedawcy oznacza, że firma kupująca będzie musiała bardziej rygorystycznie weryfikować swoich dostawców i sprawdzać wiarygodność kontrahenta, aby uniknąć obciążenia podatkowego za jego błędy.
• Nowe obowiązki dokumentacyjne i organizacyjne – zmiany w zakresie kas rejestrujących, ewidencji w systemie kaucyjnym, dokumentowania opakowań, rejestracji podatników VAT oznaczają, że przedsiębiorcy powinni przeprowadzić audyt swoich procedur i systemów księgowych, by być zgodnymi z nowymi regulacjami.

Czas na działanie

Nowelizacja ustawy o VAT to jeden z najważniejszych ruchów regulacyjnych nadchodzących w polskim systemie podatkowym. Z jednej strony widzimy znaczące ułatwienia, takie jak podniesienie limitu zwolnienia, uproszczenia dokumentacyjne, ale z drugiej, nowe wymogi technologiczne i konieczność lepszego zarządzania relacjami z kontrahentami.

Choć pełny obraz zmian poznamy dopiero po publikacji projektu ustawy i jego uchwaleniu, to prezentowane informacje dają solidną podstawę do planowania. Właściciele firm, którzy podejdą świadomie do tych zmian, zyskają przewagę, a ci, którzy zaniedbają przygotowania, staną w obliczu niepotrzebnych kosztów i problemów natury formalnej.