KSeF okiem księgowej: najczęstsze błędy w fakturach wystawianych w KSeF

Kwiecień był pierwszym miesiącem obowiązkowego KSeF dla większości przedsiębiorców. Efekt? W biurach rachunkowych dominowało jedno zdanie: „proszę wystawić korektę”.

Mimo licznych instrukcji, webinarów i kampanii informacyjnych wielu podatników nadal popełnia podstawowe błędy przy wystawianiu faktur ustrukturyzowanych. Problemem okazuje się nie tylko sam system KSeF, ale również stare przyzwyczajenia z czasów tradycyjnego fakturowania.

Wcześniej błędną fakturę można było anulować i wystawić ponownie. Dziś każda pomyłka wysłana do KSeF wymaga korekty, która może wywołać realne skutki podatkowe.

Jakie błędy pojawiały się najczęściej? Które z nich wymagają „korekty do zera”, a które można naprawić prościej? Sprawdź najczęstsze problemy, z którymi przedsiębiorcy mierzyli się po pierwszym miesiącu obowiązkowego KSeF.

Przekonanie o zwolnieniu z KSeF

Zwolnienie z VAT, wystawianie faktur na rzecz nierezydentów, niezatrudnianie pracowników, a nawet posiadanie kasy fiskalnej – to tylko kilka domniemanych podstaw zwolnienia z przekazywania faktur do KSeF, o których informowali mnie klienci. Pomimo szeroko zakrojonej akcji informacyjnej, w zakresie zwolnienia z KSeF dalej funkcjonują miejskie legendy. Zgodnie z art. 106ga ustawy o VAT, z obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych zwolnieni są, m.in. podatnicy:

• nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju oraz ci, którzy posiadają stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę;
• korzystający z procedur szczególnych (OSS i IOSS);
• świadczący usługi lub dostarczający towary na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności (B2C)
• świadczący usługi i dostarczający towary, o których mowa w Rozporządzeniu Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 7 grudnia 2025 roku w sprawie przypadków, w których nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych (m.in. usługi przejazdu autostradą, ubezpieczeniowe czy udzielania kredytów).

Dodatkowo, zgodnie z art. 145m ustawy o VAT, do końca 2026 roku, podatnicy zobowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej, jeżeli łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku udokumentowana fakturami wystawionymi w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł.

Do końca 2026 roku, funkcjonują również faktury uproszczone (tzw. paragony z NIP), których wystawca również nie wysyła do KSeF (art. 145 n ustawy o VAT).

Zdarzają się również przedsiębiorcy, którzy wychodzą z założenia, że skoro „nie karają” za KSeF w 2026 roku, to jest on dobrowolny. Celem sprostowania, przepis o karach administracyjnych za uchylanie się od wystawiania faktur ustrukturyzowanych już funkcjonuje w ustawie o VAT (art. 106ni), jednak wchodzi w życie dopiero 1 stycznia 2027 roku. O braku dobrowolności, mimo braku sankcji mogą świadczyć również pełne troski telefony z Urzędu Skarbowego z pytaniami, czy podatnik planuje korzystać z KSeF oraz czy potrzebuje wsparcia w starcie z systemem, które na przełomie lutego i marca otrzymywali ich pełnomocnicy.

Błędy w stawkach VAT

Błędy w stawkach VAT pojawiały się szczególnie pomiędzy stawkami zw., np. art. 100 ustawy o VAT i np. oraz 0%. Każda z nich, rachunkowo, wywołuje podobne skutki – nie dochodzi do naliczenia podatku VAT, aczkolwiek mają zastosowanie do zupełnie różnych transakcji. Najczęściej mylone były trzy oznaczenia:

• zw. – dla sprzedaży zwolnionej z VAT (np. usługi medyczne lub najem mieszkań),

• np. lub „reverse chargé”– najczęściej dotyczy usług świadczonych na rzecz zagranicznych przedsiębiorców, których miejscem opodatkowania jest kraj siedziby nabywcy. Stawka np. art. 100 ustawy o VAT ma zastosowanie przy świadczeniu ww. usług na rzecz podatników UE, natomiast samo np. – na rzecz podatników spoza UE.

• 0% – głównie dla WDT i eksportu towarów.

Brak numeru rachunku bankowego

To jeden z częstszych i wydawałoby się mniej groźnych błędów, które pojawiały się na fakturach ustrukturyzowanych klientów za kwiecień. Wynikał z tego, że numer rachunku bankowego nie jest obowiązkowym elementem faktury a w systemie sekcja „Płatność” jest opcjonalna. Niestety, wielu klientów korygowało ten błąd poprzez wystawienie faktury korygującej do zera i ponowne wystawienie dokumentu zawierającego dane do płatności. Gdy korekta „do zera” zostanie wystawiona w kolejnym miesiącu, przedsiębiorca może czasowo zapłacić podwójny VAT. Wynika to z zasad rozliczania faktur korygujących w KSeF określonych w art. 29a ust. 13 i 14 ustawy o VAT.

Wskazówka księgowej:

KSeF umożliwia skorygowanie braku numeru rachunku bankowego na fakturze pierwotnej poprzez wystawienie dokumentu niezawierającego danych liczbowych.

Nieprawidłowe oznaczanie dat i okresów rozliczeniowych

Duża liczba dostępnych pól dotyczących dat i okresów rozliczeniowych oraz brak „klasycznej” daty sprzedaży doprowadziły do wielu błędów w fakturach kwietniowych. Warto zwrócić uwagę na dwie najczęściej pojawiające się nieprawidłowości. Wybór:

• daty wystawienia identycznej jak daty wykonania czynności będzie nieprawidłowy, jeśli przedsiębiorca wystawia fakturę za miesiąc poprzedni w kolejnym miesiącu. Data sprzedaży będzie identyczna z datą wystawienia dokumentu, co spowoduje zakwalifikowanie zarówno przychodu, jak i należnego podatku do kolejnego miesiąca a co za tym idzie – zaległości w podatku dochodowym i VAT. Taki błąd wymaga niezwłocznej korekty.
• wspólnej dla całej faktury daty wykonania usługi będzie nieprawidłowy w przypadku świadczenia usług ciągłych lub rozliczanych w okresach rozliczeniowych. W przypadku takich usług należy wskazać okres rozliczeniowy objęty fakturą.

Szukasz programu zgodnego z KSeF, który uporządkuje chaos? Sprawdź Faktura.pl przez pierwszy miesiąc za darmo

Najczęstszy błąd w fakturach KSeF

Niechlubne pierwsze miejsce wśród błędów na fakturach KSeF należy do nieprawidłowego określenia nabywcy. Wydaje się to niemożliwe, ale często wynika z praktyki rynkowej kontraktowania z dużymi podmiotami lub ze zwykłej nieuwagi przy korzystaniu z opcji „Klonuj” w systemie do fakturowania. W takim przypadku nie ma innej możliwości niż wystawienie faktury korygującej do zera oraz wystawienie nowej faktury, zawierającej dane prawidłowego nabywcy. O ile błąd zostanie wykryty w miesiącu sprzedaży, istnieje szansa na uchronienie się przed zapłatą „podwójnego” VAT. Niestety, w pierwszym miesiącu obowiązkowego KSeF dla wszystkich, wielu przedsiębiorcom się to nie udało.

Podsumowanie

Z punktu widzenia księgowej największą zmianą, jaką przyniósł program KSeF, jest liczba faktur korygujących. Błędy pojawiają się praktycznie we wszystkich pozycjach faktur, a nieprzejrzystość systemu nie ułatwia przedsiębiorcom pracy. KSeF nie wybacza pomyłek tak łatwo jak wcześniejsze systemy fakturowania. Nawet drobny błąd może dziś oznaczać kosztowną korektę i problemy podatkowe. Dlatego w pierwszych miesiącach obowiązkowego KSeF największą przewagą przedsiębiorcy staje się nie szybkość wystawiania faktur, lecz ich dokładność.

Niestety, błędy te mogą powodować negatywne skutki w rozliczeniach podatkowych podatników. Miejmy jednak nadzieję, że wraz z upływem czasu i zdobywanym doświadczeniem przedsiębiorcy będą popełniać ich coraz mniej, a przepisy dotyczące sankcji za uchybienia w KSeF, które wejdą w życie 1 stycznia 2027 roku, pozostaną w praktyce martwe.

Czytaj także: Ranking programów do fakturowania