Znalezienie kompetentnego księgowego w dobie, gdy brakuje tych specjalistów na rynku pracy, nie jest łatwym zadaniem. Tymczasem bez niego trudno wyobrazić sobie, aby biuro rachunkowe było w stanie sprawnie prosperować. Czy urlop księgowego będzie oznaczał zastój pracy? Nie musi tak być. Biura rachunkowe mogą korzystać z wielu nowoczesnych narzędzi, które pomogą im tego uniknąć.
Doświadczony księgowy niezastąpionym ogniwem w biurze rachunkowym
Kompetentny księgowy jest niezastąpioną osobą w każdym biurze rachunkowym. Na rynku pracy odczuwalny jest brak takich specjalistów. A nowi kandydaci na księgowych, którzy wchodzą na rynek pracy mają wymagania finansowe, które nie odpowiadają ich umiejętnością. Dlatego w niejednej firmie zatrudniona jest niewystarczająca ilość księgowych.
Zatrudnienie nowego specjalisty nie zawsze jest opłacalne. To powoduje, że dużym problemem dla wielu biur rachunkowych jest czas, w którym księgowy idzie na urlop. Nierzadko oznacza to przestój w pracy. Dojdzie do niego, jeżeli zadania, takie jak wystawianie faktur czy wprowadzanie danych do systemu, wciąż są wykonywane ręcznie.
Powyższych problemów można uniknąć. Biura rachunkowe powinny korzystać z nowoczesnych programów księgowych, które są w stanie zautomatyzować wiele procesów. Wdrożenie nowoczesnych rozwiązań pozwoli utrzymać płynność obsługi księgowej pod nieobecność pracownika.
Sprawdź ranking programów księgowych
Nowoczesne rozwiązania dla biur rachunkowych
Sektor obsługi księgowej firm musi sprostać wielu wyzwaniom związanym m.in. z sytuacją na rynku pracy oraz zmianami technologicznymi. Dynamicznie postępująca cyfryzacja dotyka dziś niemal każdej branży, również branży rachunkowej. Pojawia się też coraz więcej regulacji prawnych, które siłą rzeczy narzucają biurom rachunkowym digitalizację, a najlepszym tego przykładem jest planowane wprowadzenie obowiązkowego KSeF.
Innowacyjne narzędzia mogą w znaczący sposób usprawnić pracę biur rachunkowych, automatyzując wiele wykonywanych ręcznie zadań. Zwrot w stronę cyfryzacji oznacza też spore oszczędności dla firmy. Sama rezygnacja z zakupu papieru na poczet faktur elektronicznych może przynieść nawet kilkanaście tysięcy złotych oszczędności rocznie.
Programy księgowe są też w stanie znacząco podnieść efektywność pracy, wykonując te same zadania co pracownik. Dzięki temu nie ma konieczności zatrudniania dodatkowej księgowej, aby zapewnić odpowiednią obsługę klientom.
Coraz więcej firm korzysta z programów do księgowania i fakturowania, dzięki czemu księgowi nie muszą wykonywać go ręcznie. Pozwala to zaoszczędzić nawet dwa lub trzy dni robocze. Jest to pomocne rozwiązanie również wtedy, gdy księgowego nie ma w pracy. Taka automatyzacja umożliwia zachowanie płynności pracy, bez konieczności wstrzymywania realizowanych działań.
Ponadto wiele programów oferuje funkcję przypominania klientom biur rachunkowych o konieczności wysłania faktur do rozliczenia pod koniec miesiąca. W praktyce często dochodzi tu bowiem do przeoczeń. Tymczasem program przypomni klientowi z odpowiednim wyprzedzeniem, aby dostarczył księgowemu komplet dokumentów do rozliczenia. Jest to rozwiązanie wygodne zarówno dla osób korzystających z usług księgowych, jak i dla samych biur rachunkowych. Ich pracownicy nie muszą dzięki temu tracić czasu na wysyłanie przypomnień.
Wiele biur korzysta też z programów księgowych w chmurze. Takie rozwiązanie zapewnia klientom lepszą dostępność do danych. Wgląd do nich zapewniony jest nawet podczas nieobecności księgowego. Co więcej, biuro rachunkowe i klient pracują na wspólnej bazie danych. To zaś znacząco uprawnia cały proces obsługi księgowo-rachunkowej.
Wybierz polecany program do faktur
Czy Twoje biuro jest gotowe na nowe rozwiązania?
Spotkajmy się. Na spotkaniu wysłuchamy wyzwań, które stoją przed Twoim biurem odnośnie wdrożenia KSeF i innych nowych rozwiązań. Jako doświadczeni specjaliści, pomożemy Ci je pogrupować i finalnie rozwiązać. Co istotne, większość problemów da się rozwiązać już podczas pierwszego spotkania, tak wynika z naszej praktyki. Co poza tym możemy zrobić dla Twojego biura?
✅ Otrzymasz wsparcie techniczne
✅ Otrzymasz wsparcie merytoryczne
✅ Będziemy infolinią KSeF dla Twoich klientów
✅ Pokażemy Ci narzędzie dla klientów zintegrowane z KSeF
Optymalizacja pracy
Wykorzystując odpowiednie narzędzia, pracownicy biur rachunkowych wielu czynności nie muszą już wykonywać ręcznie. To duża oszczędność czasu, dzięki czemu firma będzie w stanie obsłużyć większą ilość klientów. To przełoży się na wyższe zyski. Ponadto optymalizacja pracy biur rachunkowych za pomocą nowoczesnych narzędzi, staje się koniecznością. Postępująca cyfryzacja i nadchodzący KSeF wymuszają przekształcenie sposobu realizowania procesów księgowych.
Programy automatyzujące pracę biur księgowych pozwalają im świadczyć wyższej jakości usługi i szybciej odpowiadać na zapytania klientów. Jeżeli ubiega się on przykładowo o kredyt i szybko potrzebuje pobrać stosowne dokumenty, program może wygenerować je automatycznie. Nawet jeżeli księgowy będzie przebywał w tym czasie na urlopie.
W ten sposób nie dojdzie do zatorów w pracy, które mogą skutkować niezadowoleniem klienta. W przypadku wspomnianego kredytu niekoniecznie będzie on zadowolony, że musi czekać na powrót księgowego, aby pobrać konieczne dokumenty. Każde nowoczesne biuro rachunkowe powinno więc korzystać z funkcji automatycznego pobierania danych księgowych.
Automatyzacja powtarzalnych, bazujących na określanych zasadach działań, jest opłacalna dla biur rachunkowych. Jakie działania można zatem poddać automatyzacji? Na przykład rozliczanie wynagrodzeń, uzgadnianie sald, obieg faktur lub weryfikowanie danych finansowych.
Papierowa forma dokumentacji sprawia, że bez księgowego trudno jest podjąć jakiekolwiek działania. Dlatego podczas jego urlopu dochodzi do zatorów. To on jest przeważnie jedyną osobą, która orientuje się w grubych segregatorach faktur i jest w stanie odszukać potrzebny dokument. Nie musi tak jednak być. Jeżeli biura rachunkowe wdrożą nowoczesne narzędzia, w tym elektroniczny obieg dokumentów, i przestaną bać się cyfryzacji, nie będą im groziły przestoje w pracy. To z kolei przełoży się na zadowolenie klientów.
Choć wiele biur rachunkowych wciąż jeszcze obawia się automatyzacji, to warto przemyśleć wszystkie korzyści, jakie można dzięki niej osiągnąć. Odpowiedni program zapewni dostęp w jednym miejscu do wszystkich funkcji i narzędzi niezbędnych w procesie księgowania dokumentów. W ten sposób większość czynności związanych z obsługą księgową klientów będzie można wykonać nawet pod nieobecność księgowego.
Zainteresował Cię ten artykuł? Czytaj więcej takich treści w ramach cyklu „Poradnik przedsiębiorcy”
