Rok 2026 zbliża się wielkimi krokami, a wraz z nim – jeden z największych przełomów w historii rozliczeń podatkowych w Polsce. Obowiązkowy Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanie się nową codziennością dla wszystkich przedsiębiorców, niezależnie od skali działalności, formy opodatkowania czy branży. Czym dokładnie jest KSeF, jakie zmiany wprowadzi i jak się do niego przygotować? O tym rozmawiał Marek Sikorski z doradcą podatkowym Samirem Kayyalim w odcinku podcastu Kawa z Faktura.pl.
Myślę, że nie bałbym się słowa rewolucja. KSeF zmienia bardzo, bardzo dużo – mówi Samir Kayyali. Dotknie wszystkich przedsiębiorców – zarówno czynnych podatników VAT, jak i zwolnionych – dodaje.
KSeF – cyfrowy magazyn faktur, który zmienia wszystko
Wyobraźmy sobie, że każda faktura w Polsce — niezależnie od tego, czy została wystawiona przez jednoosobową działalność gospodarczą w gminie wiejskiej, czy przez spółkę akcyjną notowaną na GPW — trafia do jednego miejsca: centralnego, państwowego rejestru faktur. Takie właśnie zadanie pełni Krajowy System e-Faktur, czyli KSeF.
KSeF to ogromna baza danych – taki cyfrowy magazyn, gdzie na półkach będą wszystkie polskie faktury – tłumaczy Samir Kayyali. – Nie będzie już wymiany faktur między firmami mailem czy na papierze. Teraz dokument musi przejść przez rządowy system, który pełni rolę strażnika i pośrednika.
To nie jest tylko nowy kanał przesyłu dokumentów – to zmiana filozofii działania. Do tej pory faktura istniała w obiegu w sposób całkowicie rozproszony i niescentralizowany. Można było ją:
-
napisać ręcznie na bloczku z kiosku,
-
wygenerować w Excelu lub Wordzie,
-
wystawić w PDF i wysłać mailem do kontrahenta.
Takie dokumenty były wymieniane wyłącznie między stronami transakcji, bez udziału państwa. Urząd skarbowy dowiadywał się o nich dopiero przy okazji przesyłania plików JPK lub podczas kontroli. W 2026 roku to zmieni się radykalnie.
Co właściwie się dzieje w KSeF?
Od lutego 2026 roku, aby faktura mogła być ważna prawnie, musi przejść przez KSeF i otrzymać unikalny numer identyfikacyjny, który zostanie jej nadany przez system. Dopiero wtedy:
- zostaje uznana za wystawioną,
- może zostać pobrana przez kontrahenta,
- można od niej odliczyć VAT,
- może być podstawą do zapłaty.
Bez tego numeru faktura nie istnieje w świetle prawa podatkowego. To tak, jakbyśmy próbowali sprzedać samochód bez przerejestrowania go w systemie CEPiK – dokument może wyglądać wiarygodnie, ale nie ma mocy prawnej.
Podobne artykuły
Jak to działa w praktyce?
KSeF będzie działał w praktyce w następujący sposób:
-
Przedsiębiorca wystawia fakturę w swoim programie do fakturowania.
-
System wysyła ją automatycznie do KSeF, gdzie przechodzi weryfikację struktury i kompletności danych.
-
KSeF nadaje fakturze numer identyfikacyjny – od tego momentu faktura „żyje”.
-
Kontrahent może ją pobrać bezpośrednio z systemu, np. poprzez zintegrowany program księgowy.
Nie ma już maili z PDF-ami, drukowanych kopii, nieczytelnych skanów, zgubionych dokumentów. Wszystko odbywa się cyfrowo, automatycznie i zgodnie z określonym formatem – ustrukturyzowanym plikiem XML.
Sprawdź KSeF pytania i odpowiedzi
Dlaczego to ważne?
To rozwiązanie zapewnia pełną transparentność — fiskus widzi każdą fakturę w czasie rzeczywistym. To oznacza:
-
skuteczniejsze wyłapywanie oszustw i karuzel VAT-owskich,
-
ograniczenie szarej strefy,
-
większą kontrolę nad tym, co dzieje się w gospodarce.
Ale dla przedsiębiorcy oznacza to także koniec pewnej epoki. Nie da się już:
-
„zapomnieć” wysłać faktury,
-
cofnąć się i zmienić daty,
-
poprawić dokumentu „po cichu”.
Krajowy System e-Faktur to coś więcej niż kolejna reforma. To całkowita zmiana ekosystemu obiegu dokumentów w Polsce. Z jednej strony – wymusza modernizację, z drugiej – otwiera drogę do szybszego, bardziej przejrzystego i zautomatyzowanego systemu podatkowego. A dla dobrze przygotowanych przedsiębiorców – może być źródłem realnych oszczędności czasu i pieniędzy.
Najważniejsze jest jedno: do KSeF nie można podejść z myślą „jakoś to będzie”. Każdy przedsiębiorca – od szewca po agencję e-commerce – musi się do tej zmiany przygotować już dziś.
KSeF w praktyce – co się zmieni?
Choć sama koncepcja Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wydaje się na pierwszy rzut oka dość abstrakcyjna – ot, kolejny rządowy system informatyczny – to w praktyce jego wdrożenie oznacza fundamentalne zmiany w codziennym funkcjonowaniu firm. Nie chodzi wyłącznie o inny sposób wystawiania faktur, ale o całkowite przedefiniowanie tego, jak przedsiębiorcy będą dokumentować sprzedaż, rozliczać VAT, komunikować się z kontrahentami i współpracować z księgowością.
KSeF to więcej niż zmiana narzędzia – to nowy ekosystem pracy z dokumentami, który wymusi ujednolicenie procedur, wprowadzi sztywniejsze zasady oraz zredukuje wiele swobód, do których przywykli przedsiębiorcy przez lata. Z drugiej strony – dobrze przygotowane firmy zyskają dostęp do nowych funkcjonalności, większego bezpieczeństwa danych i pełnej automatyzacji obiegu faktur.
Przyjrzyjmy się pięciu kluczowym obszarom, w których KSeF najbardziej wpłynie na codzienną rzeczywistość firm. Od zmiany momentu wystawienia faktury, przez nowe obowiązki techniczne, aż po konsekwencje błędów i nowe relacje z biurami rachunkowymi – to zestaw obowiązkowej wiedzy dla każdego przedsiębiorcy, który chce przetrwać cyfrową rewolucję na własnych zasadach.
Zmiana momentu wystawienia faktury – co się naprawdę liczy?
Do tej pory przedsiębiorca mógł w swoim programie fakturowym wpisać dowolną datę wystawienia faktury — nawet z ubiegłego miesiąca. To praktyka powszechna, szczególnie wśród mikrofirm i freelancerów, którzy siadają do faktur np. 10. dnia miesiąca, by wystawić dokumenty z datą 30. dnia poprzedniego.
Po wejściu KSeF w życie ten model przestaje być możliwy. Dlaczego?
Datą wystawienia faktury będzie moment, w którym KSeF ją przyjmie i nada jej numer identyfikacyjny, czyli nie to, co ręcznie wpiszesz jako „data wystawienia” – lecz rzeczywista data technicznego zarejestrowania w systemie Ministerstwa Finansów.
Co to oznacza w praktyce?
-
Jeśli 5 lutego 2026 r. wystawisz fakturę z datą 31 stycznia, KSeF uzna jako datę wystawienia 5 lutego.
-
Twój kontrahent nie będzie mógł ująć tej faktury w styczniowym rozliczeniu VAT, nawet jeśli usługa dotyczyła poprzedniego miesiąca.
-
Dla firm, które opierają rozliczenia na precyzyjnej chronologii faktur, może to mieć wpływ na płynność finansową, VAT i księgowość.
-
la wielu firm oznacza to konieczność zmiany nawyków – wystawiania faktur „na bieżąco”, najpóźniej ostatniego dnia miesiąca.
Datą wystawienia nie będzie już ta, którą ręcznie wpiszesz, tylko ta, w której KSeF nada fakturze numer identyfikacyjny. Dla wielu firm to będzie problem, bo kontrahent nie odliczy VAT-u w poprzednim miesiącu, tylko w bieżącym.
– mówi nasz rozmówca.
Podpis elektroniczny lub profil zaufany – bez tego nie wejdziesz
Krajowy System e-Faktur to narzędzie cyfrowe, wymagające identyfikacji i autoryzacji użytkownika. Nie ma już miejsca na luźne podejście do bezpieczeństwa.
Zalogowanie się do KSeF wymaga posiadania:
-
Profilu zaufanego (np. przez bankowość elektroniczną),
-
e-dowodu z czytnikiem,
-
lub podpisu kwalifikowanego.
Ten „cyfrowy klucz” jest absolutnie niezbędny nie tylko do wystawiania faktur, ale też do nadawania dostępów księgowym, weryfikacji dokumentów czy odbioru faktur.
To cyfrowy klucz do cyfrowego magazynu. Bez niego nie zalogujesz się do systemu, nie udzielisz dostępu księgowej, nie wystawisz faktury. KSeF ci tego nie wybaczy
analizuje Kayyali.
Kompatybilność oprogramowania – nowoczesność to konieczność, nie opcja
KSeF wymaga, by faktura była wystawiona w odpowiednim formacie XML i przesłana przez odpowiednio przygotowane oprogramowanie. To oznacza, że:
- Excel, Word, stare programy offline – są bezużyteczne,
- Tylko systemy posiadające integrację z API KSeF mogą wystawiać legalne faktury.
Dla wielu przedsiębiorców to moment, by zmienić program do fakturowania. Rekomendacja: zrób to jak najszybciej, aby móc kontynuować numerację faktur bez chaosu. Jeśli używasz Worda, Excela albo starego programu offline – zapomnij. Nie wyślesz z niego faktury do KSeF. To tak, jakbyś miał samochód bez hamulców – nikt ci go nie dopuści do ruchu
– ostrzega ekspert.
W tym miejscu polecamy program do faktur Faktura.pl, który jest zintegrowany z KSeF. Przez 30 dni możesz go testować za darmo.
Nowy sposób odbioru faktur – koniec z PDF na mailu
Do tej pory obieg faktur wyglądał prosto: wystawiłeś fakturę, zapisałeś PDF, wysłałeś kontrahentowi e-mailem. Czasem drukowałeś i przekazywałeś fizycznie.
- W dobie KSeF, faktura nie trafia już bezpośrednio do kontrahenta.
- Trafia najpierw do rządowej bazy danych, a dopiero stamtąd może być pobrana przez nabywcę.
To wymusza pewną dyscyplinę:
-
kontrahent musi mieć uprawnienia, by pobrać fakturę ze swojego panelu KSeF,
-
systemy muszą być zsynchronizowane i zautomatyzowane, aby nie doszło do pominięcia dokumentu.
Koniec z podmiankami – tylko korekty, żadnych sztuczek
Każdy przedsiębiorca zna ten scenariusz: pomylił się w kwocie, nazwie, numerze NIP – więc kasuje fakturę i wystawia nową. W dobie PDF-ów było to łatwe i powszechnie praktykowane.
- W KSeF nie da się usunąć faktury po jej zatwierdzeniu przez system.
- Każda faktura zostaje w bazie i może być skorygowana tylko przez oficjalną fakturę korygującą.
To oznacza:
-
więcej przejrzystości dla urzędów i kontrahentów,
-
ale też większą odpowiedzialność przy wystawianiu dokumentów,
-
oraz większą presję na poprawność danych już w pierwszym podejściu.
Rola biur rachunkowych i… zagrożenie oszustwami
Jednym z największych mitów krążących wśród przedsiębiorców, szczególnie mikro- i małych firm, jest przekonanie, że wdrożeniem KSeF „zajmie się biuro rachunkowe”. Niestety — to tylko częściowo prawda. Jak słusznie zauważa nasz rozmówca, KSeF zmienia układ sił odpowiedzialności w firmie. Od teraz to nie księgowa, ale właściciel firmy musi jako pierwszy wykonać szereg kluczowych kroków: założyć dostęp do systemu, zalogować się poprzez profil zaufany lub podpis kwalifikowany, nadać pełnomocnictwa księgowej, a potem – monitorować, kto i kiedy wystawia lub odbiera faktury w jego imieniu.
Oznacza to, że przedsiębiorcy muszą przestać traktować księgową jako jedyną „właścicielkę wiedzy o fakturach”, a zacząć aktywnie współuczestniczyć w obiegu dokumentów. Co więcej, nowe procedury i techniczne wymagania (np. integracja z systemem, struktura XML, kontrola nad numeracją, weryfikacja kontrahentów) mogą być wyzwaniem dla osób bez obycia cyfrowego. Tu nie chodzi już tylko o znajomość Excela – potrzebne będzie zrozumienie działania systemów, nadawania uprawnień i zarządzania dokumentami cyfrowymi. Wielu mikroprzedsiębiorców mówi: Mam księgową, to ona wszystko ogarnie. To nieprawda. To ty musisz mieć klucz, czyli profil zaufany. To ty logujesz się do KSeF i decydujesz, kto ma dostęp do twojego panelu
– podkreśla Kayyali.
Tu nie ma miejsca na pomyłki – księgowy musi mieć wsparcie
Dostosowanie się do nowych przepisów wymaga od biur rachunkowych dużej precyzji, aktualnej wiedzy i dobrze dobranych narzędzi. Dlatego coraz więcej księgowych wybiera nowoczesne platformy wspierające ich w codziennej pracy. Jedną z nich jest Faktura.pl – system, który umożliwia przedsiębiorcom wystawianie faktur zgodnych z KSeF, automatyczne przesyłanie ich do biura rachunkowego, a także ułatwia ewidencjonowanie dokumentów zgodnie z najnowszymi przepisami.
Co poza tym możemy zrobić dla Twojego biura?
✅ Otrzymasz wsparcie techniczne
✅ Otrzymasz wsparcie merytoryczne
✅ Będziemy infolinią KSeF dla Twoich klientów
✅ Pokażemy Ci narzędzie dla klientów zintegrowane z KSeF
KSeF będzie łakomym kąskiem dla cyberoszustów
Kiedy każdy przedsiębiorca i każda firma w Polsce zostanie zobowiązana do korzystania z jednej, wspólnej cyfrowej platformy, naturalnym skutkiem ubocznym będzie rosnące zainteresowanie tym systemem ze strony przestępców.
KSeF – jako scentralizowana baza miliardów faktur – to nowa przestrzeń do nadużyć. Dlaczego?
Bo obecność faktury w systemie nie jest równoznaczna z jej autentycznością w oczach firmy. Jeżeli ktoś podszyje się pod znanego dostawcę i wystawi fałszywą fakturę (np. opiewającą na niewielką kwotę, która nie wzbudza podejrzeń) – może liczyć na to, że trafi ona do systemu obiegu dokumentów, zostanie automatycznie pobrana, a potem… opłacona. Zwłaszcza w dużych firmach, gdzie zatwierdzanie odbywa się masowo, może dojść do takich sytuacji.
Problem potęguje fakt, że faktura w KSeF wygląda „wiarygodnie”, bo pochodzi z oficjalnej platformy rządowej. To może usypiać czujność pracowników działu księgowego lub operacyjnego.
Jeśli firma nie ma jeszcze zbudowanych procedur bezpieczeństwa — np. weryfikacji numerów rachunków bankowych, akceptacji przez upoważnione osoby lub analizy źródła dokumentu — łatwo paść ofiarą oszustwa.
Księgowa nie zastąpi antywirusa ani systemu ERP
To wszystko oznacza w praktyce, że biuro rachunkowe nie jest już barierą bezpieczeństwa, tylko elementem większego łańcucha. Firmy – szczególnie średnie i duże – muszą wdrożyć wewnętrzne procedury zatwierdzania faktur:
-
audyt systemów obiegu dokumentów,
-
weryfikacja kontrahentów i ich kont bankowych,
-
uprawnienia dostępu w systemach księgowych i fakturowych,
-
edukacja zespołu, jak wygląda oszustwo KSeF-owe,
-
korzystanie z aplikacji, które wspierają automatyczne sprawdzanie zgodności danych (np. Faktura.pl z wbudowaną kontrolą kontrahentów i zgodnością z KSeF).
Najwięcej zagrożeń na początku
Eksperci są zgodni: najwięcej nieprawidłowości, nadużyć i ataków phishingowych nastąpi w pierwszych miesiącach działania obowiązkowego KSeF, czyli w pierwszym półroczu 2026 roku. Wtedy właśnie część firm będzie dopiero „uczyć się” systemu, a oszuści będą próbowali to wykorzystać. Będą podszywać się pod znane marki, podsyłać fałszywe powiadomienia z rzekomego „rządowego systemu”, tworzyć faktury przypominające rzeczywiste transakcje.
Nieprzygotowana organizacja – bez odpowiedniego oprogramowania, procedur, świadomości zespołu – może stracić realne pieniądze. I choć sama platforma KSeF będzie z założenia bezpieczna technicznie, to jak zawsze – największym zagrożeniem pozostaje człowiek.
Wniosek: Zaufanie, ale kontrolowane
W świecie KSeF potrzebujemy nowego podejścia do obiegu faktur. Z jednej strony – ufamy automatyzacji, centralizacji i bezpieczeństwu danych. Z drugiej – musimy nauczyć się świadomie zarządzać ryzykiem.
Nie wystarczy już tylko „wysłać faktury do księgowej”. Trzeba:
-
ustawić dostęp,
-
kontrolować proces,
-
weryfikować dokumenty,
-
znać kontrahentów,
-
nie ufać ślepo samemu faktowi, że dokument jest „w KSeF”.
Tylko wtedy przedsiębiorca będzie mógł czerpać korzyści z nowego systemu, zamiast boleśnie odczuć jego ciemne strony.
Czy są korzyści z KSeF dla przedsiębiorców?
Choć głównym celem wdrożenia KSeF – co jasno wynika z uzasadnienia ustawy – jest uszczelnienie systemu VAT i walka z wyłudzeniami, to warto pamiętać, że przedsiębiorcy również mogą zyskać. I to całkiem sporo. W rzeczywistości, dla firm, które zawczasu przygotują się do zmian i korzystają z nowoczesnych narzędzi (jak Faktura.pl), KSeF może oznaczać poprawę efektywności, oszczędność czasu, redukcję kosztów i większy porządek w dokumentacji.
W uzasadnieniu ustawy nie ma słowa o tym, że KSeF ma ułatwić życie przedsiębiorcom. To narzędzie do walki z oszustwami VAT. Ale po drodze pojawiają się tzw. pozytywne efekty uboczne
– zauważa Kayyali.
Poniżej przedstawiamy najważniejsze korzyści dla przedsiębiorców w związku z wprowadzeniem KSeF.
Brak problemu z zagubioną fakturą
Każdy przedsiębiorca zna ten scenariusz: tankujesz samochód, bierzesz fakturę papierową, wrzucasz ją do schowka… i miesiąc później nikt nie wie, gdzie jest. Albo: otrzymujesz fakturę mailem, ale po tygodniu trudno ją znaleźć, bo skrzynka pocztowa zawalona jest spamem.
Dzięki KSeF każda faktura znajduje się w jednym miejscu – w centralnym rejestrze, dostępnym online 24/7. Bez względu na to, czy jesteś w biurze, na wakacjach, czy właśnie prowadzisz samochód służbowy w trasie – fakturę znajdziesz w kilka kliknięć.
Standaryzacja formatu – koniec z „fakturą, której nie da się otworzyć”
Dziś firmy korzystają z dziesiątek różnych programów do fakturowania. Jedni generują PDF-y, inni pliki z rozszerzeniem .xml, .docx, a jeszcze inni wysyłają… zdjęcia faktur. Księgowi doskonale znają ten chaos.
W KSeF wszystkie faktury będą miały identyczny format – ustandaryzowany, zgodny z rządowym schematem XML. Dzięki temu:
-
faktury będą automatycznie odczytywane przez programy księgowe bez potrzeby ręcznego przepisywania,
-
nie będzie już problemu z „zepsutym PDF-em” lub „dziwnym załącznikiem”,
-
każdy program zintegrowany z KSeF będzie w stanie obsłużyć każdą fakturę bez względu na to, w czym została wystawiona.
Łatwiejsze rozliczenia z księgowym
W modelu papierowym lub PDF-owym cały ciężar przekazywania faktur do księgowej spoczywał na przedsiębiorcy. Należało je:
-
zebrać,
-
uporządkować,
-
podpisać lub opisać,
-
zeskanować lub sfotografować,
-
i wysłać na e-mail, komunikator albo wręczyć osobiście.
Dzięki KSeF i integracjom, np. w systemie Faktura.pl, faktury będą trafiać automatycznie do biura rachunkowego, o ile przedsiębiorca udzieli odpowiednich uprawnień.
To oznacza:
-
mniej błędów przy księgowaniu,
-
szybsze przygotowanie deklaracji,
-
mniej stresu pod koniec miesiąca.
Krajowy System e-Faktur został zaprojektowany z myślą o interesie państwa – ale nie znaczy to, że przedsiębiorca nie ma z niego korzyści. Wręcz przeciwnie. Dla osób, które dobrze się przygotują i wybiorą odpowiednie narzędzia, KSeF może być dużym ułatwieniem.
Co powinien zrobić przedsiębiorca?
Na koniec prezentujemy checklistę każdego przedsiębiorcy przed wdrożeniem KSeF:
-
Załóż profil zaufany lub podpis kwalifikowany.
-
Sprawdź, czy Twój program do faktur obsługuje KSeF. Jeśli nie – zmień go jak najszybciej.
-
Skontaktuj się z biurem rachunkowym i ustal nowy model współpracy.
-
Przyzwyczaj się do wystawiania faktur na bieżąco – koniec z „cofniętymi” datami.
-
Uważaj na fałszywe faktury – szczególnie w początkowym okresie funkcjonowania KSeF.
Całą rozmowę możecie przesłuchać poniżej:
