Jak wykryć i zgłosić fałszywe faktury w KSeF?

Fałszywe faktury w KSeF to realny problem, z którym mogą zetknąć się przedsiębiorcy korzystający z obowiązkowego systemu e-fakturowania. Mimo że Krajowy System e-Faktur ma uporządkować obieg dokumentów, pojawienie się tzw. faktur scamowych jest nieuniknione. To dokumenty, które są wystawione, chociaż nie doszło do rzeczywistej transakcji. Mimo że za wystawienie faktury na kogoś bez transakcji grożą surowe kary – celowo lub nie – będzie mieć to miejsce. Dlatego warto wiedzieć, jak rozpoznać i zgłosić fałszywą fakturę do Krajowej Administracji Skarbowej (KAS) oraz zadbać o bezpieczeństwo faktur w KSeF.

Fałszywa faktura w KSeF – czym jest faktura scamowa?

Faktura scamowa w KSeF to dokument wprowadzony do systemu bez formalnej, rzeczywistej transakcji gospodarczej. Z punktu widzenia nabywcy jest to faktura za towar lub usługę, mimo że nie ma on żadnych zobowiązań wobec wystawcy. Wystawienie faktury scamowej zwykle ma na celu wyłudzenie płatności, ponieważ w wielu firmach dokumenty z KSeF są automatycznie importowane do systemu księgowego i przekazywane do działu płatności. Ryzyko jest tym większe, że dokument wygląda na prawdziwą fakturę, z numerem nadanym przez system.

Warto odróżnić fakturę scamową od zwykłej pomyłki technicznej poprzez błędnie podany numer NIP. Jeżeli inny przedsiębiorca przez pomyłkę wskaże numer identyfikacyjny, faktura również trafi do Twojego konta w KSeF. Jednak wówczas nie jest to rozumiane jako działanie celowe, ale błąd. Kluczowa różnica polega więc na intencji i braku rzeczywistej podstawy gospodarczej. Przy fałszywej fakturze nie istnieje żadna realna relacja handlowa ani zdarzenie gospodarcze, które uzasadniałoby wystawienie dokumentu, przy pomyłce – ma to miejsce, ale sprzedawca towaru lub wykonawca usługi wskazał błędnego nabywcę.

Dlatego z punktu widzenia przedsiębiorcy kluczowe znaczenie ma weryfikacja, czy doszło do faktycznej transakcji. Samo pojawienie się dokumentu w systemie nie oznacza jeszcze ani ujęcia faktury w księgach, ani obowiązku zapłaty.

Przeczytaj też: Nowe logowanie do KSeF przez mObywatela pokazuje skalę zmian

Przesłanki, które wskazują na fałszywe faktury w KSeF:

• Brak podstawy gospodarczej – faktura dokumentuje zdarzenie, które faktycznie nie miało miejsca (nie doszło do podpisania umowy, nie złożono zamówienia, nie wykonano usługi, nie dostarczono towaru).
• Wystawca jest nieznany nabywcy – przedsiębiorca nie pozostawał w relacji handlowej z wystawcą.
• Nie można zweryfikować kontrahenta w publicznych rejestrach – wystawca nie figuruje w CEIDG (Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej), KRS (Krajowy Rejestr Sądowy) lub w tzw. białej liście (wykaz podatników VAT).
• Faktura budzi uzasadnione wątpliwości – ogólnikowy opis świadczenia, brak danych kontaktowych, nietypowo krótki termin płatności.

Dlaczego fałszywe faktury pojawiają się w KSeF?

W debacie publicznej można usłyszeć głosy, że KSeF wręcz zachęca do oszustw i nadużyć. Może być w tym sporo racji, ponieważ dostarczenie fałszywej faktury nabywcy jest dziś dużo prostsze. Stąd, zwłaszcza w większych firmach, gdzie miesięcznie należy obsłużyć kilkadziesiąt lub kilkaset faktur, zaksięgowanie scamów jest jak najbardziej prawdopodobne.

Same próby wystawiania fikcyjnych faktur i wezwań do zapłaty istniały bowiem również przed wdrożeniem systemu KSeF. Różnica polega na tym, że teraz dokument pojawia się w jednym, centralnym systemie.

Żeby zapobiegać oszustwom, KSeF wprowadził mechanizm zgłaszania nadużyć. W ten sposób Krajowa Administracja Skarbowa otrzymuje formalny sygnał o podejrzeniu nieprawidłowości. Natomiast jest to tylko narzędzie ewidencyjne. System weryfikuje przede wszystkim zgodność techniczną faktury (m.in. określony format, kompletność wymaganych pól, poprawność struktury danych). Jeżeli dokument spełnia wymogi formalne, otrzymuje unikalny numer KSeF i zostaje przyjęty do systemu.

Natomiast na podstawie tych danych nie da się ustalić, czy za fakturą stoi rzeczywista transakcja gospodarcza. System nie zastępuje więc kontroli biznesowej po stronie przedsiębiorcy. Co więcej – w tym obszarze przysparza przedsiębiorcy jeszcze więcej pracy, ponieważ musi on zweryfikować, czy transakcja rzeczywiście miała miejsce.

Nie masz oprogramowania zgodnego z KSeF? Sprawdź Faktura.pl – program KSeF.

Jak rozpoznać, że faktura może być fałszywa?

Jeżeli zastanawiasz się, jak wykryć fałszywą fakturę w KSeF, skorzystaj z poniższej checklisty. Przede wszystkim należy zweryfikować dwie kwestie:

• Czy dokument ma podstawę gospodarczą?
• Czy wystawca jest możliwy do zidentyfikowania?

Jeżeli w Twoim koncie w Krajowym Systemie e-Faktur pojawi się dokument, który budzi wątpliwości, wykonaj prostą procedurę weryfikacyjną. Zrób to przed tym, zanim dokument trafi do księgowania lub działu płatności:

1. Sprawdź, czy transakcja miała miejsce – wątpliwości muszą budzić faktury, które zostały wystawione, chociaż nie było umowy, zamówienia oraz nikt nie zlecał usługi ani nie zamawiał takiego towaru.
2. Sprawdź, czy w firmie są ślady współpracy z wystawcą – w dokumentach wewnętrznych należy zweryfikować podpisane umowy, wykonane zamówienia, protokoły odbioru, ustalenia z pracownikami oraz korespondencję e-mail.
3. Sprawdź dane wystawcy – brak wpisu w rejestrach lub niespójność danych to silny sygnał ostrzegawczy. Dlatego trzeba sprawdzić nazwę firmy, adres i numer NIP, po czym zweryfikować sprzedawcę w bazach CEIDG, KRS oraz wykazie podatników VAT (biała lista).
4. Sprawdź, czy warunki faktury są racjonalne biznesowo – warto zwrócić uwagę na opis faktury, termin płatności i kwotę. Przy ogólnych opisach, nietypowo krótkich terminach płatności oraz kwocie nieadekwatnej do zakresu świadczenia, dokument wymaga dodatkowej weryfikacji.
5. Sprawdź, czy można skontaktować się z wystawcą – ryzyko rośnie, jeżeli nie można skontaktować się ze sprzedawcą poprzez adres e-mail czy telefon. Niepokój może wzbudzić też brak realnej siedziby oraz strony internetowej, chociaż nie musi to jeszcze przesądzać o tym, że firma nie istnieje.

Powyższa procedura pozwala ustrzec się przed zaksięgowaniem i zapłatą za usługę lub towar bez rzeczywistego pokrycia. Warto wdrożyć te kroki jako filtr bezpieczeństwa przed zaksięgowaniem dokumentu.

Masz wątpliwości dotyczące KSeF? Zajrzyj na KSeF Pytania i Odpowiedzi, gdzie eksperci odpowiadają na każde zagadnienie, które trapi przedsiębiorców.

Kto i kiedy może zgłosić fałszywą fakturę w KSeF?

Mechanizm zgłoszenia nadużycia został przewidziany w wersji KSeF 2.0. Podatnik może zgłosić fałszywą fakturę, jeżeli uzna, że nie odzwierciedla ona rzeczywistej transakcji. Zgłoszenia może dokonać podmiot posiadający dostęp do faktur oraz możliwość ich przeglądania w systemie, tj.:

• nabywca wskazany na fakturze;
• osoba uprawniona do działania w imieniu nabywcy (np. pracownik działu księgowości);
• podmiot posiadający odpowiednie uprawnienia w KSeF.

To zasadne, jeżeli faktura nie dokumentuje rzeczywistej transakcji i stanowi element próby wyłudzenia. Co jest logiczne – zgłoszenia nie wyśle sprzedawca wystawiający fakturę, podmiot przez niego uprawniony oraz pełnomocnik działający w jego imieniu.

Przeczytaj też: KSeF: Czym się różni FA(3) od FA(2)

Jak zgłosić fałszywą fakturę w KSeF – instrukcja krok po kroku

Jeżeli po weryfikacji dokumentu uznasz, że faktura nie dokumentuje rzeczywistej transakcji, możesz skorzystać z mechanizmu zgłoszenia nadużycia w Krajowym Systemie e-Faktur. Poniżej instrukcja, jak wygląda taka procedura:

1. Zweryfikuj fakturę przed zgłoszeniem –  należy upewnić się, że faktura jest fałszywa i są uzasadnienia wskazujące na brak podstawy gospodarczej. Zgłoszenie wymaga bowiem wskazania przyczyny.
2. Wybierz tryb zgłoszenia – docelowo mechanizm zgłaszania nadużyć jest przewidziany w funkcjonalnościach systemu. Dopóki taka funkcja nie jest dostępna bezpośrednio w interfejsie użytkownika, zgłoszenia dokonuje się poprzez e-Urząd Skarbowy (urzadskarbowy.gov.pl) lub adres e-mail powiadomKAS@mf.gov.pl.
3. Podaj wymagane dane – przy zgłoszeniu należy wskazać numer KSeF faktury, dane identyfikacyjne dokumentu (np. numer własny, data wystawienia), dane wystawcy oraz uzasadnienie podejrzenia (np. brak transakcji, brak podmiotu w rejestrach). Im bardziej konkretne uzasadnienie, tym większa czytelność zgłoszenia dla administracji.
4. Złóż zgłoszenie – po wysłaniu zgłoszenia system nadaje mu status. Warto zachować też potwierdzenie dokonania zgłoszenia.

Po zgłoszeniu dokument nie jest ani blokowany, ani usuwany z systemu. Jest to jedynie sygnał dla administracji skarbowej o podejrzeniu nieprawidłowości. Jeżeli jednak faktura w systemie KSeF nie dokumentuje rzeczywistej transakcji, a więc nie zostanie ujęta w ewidencji ani opłacona, nie wywołuje to skutków podatkowych po stronie nabywcy.

Co grozi za wystawienie fałszywej faktury?

Jeżeli podmiot wystawia fikcyjne faktury, w grę wchodzą przepisy ustawy o VAT, Kodeksu karnego skarbowego oraz Kodeksu karnego. W zależności od skali przewinienia może grozić za to odpowiedzialność karna skarbowa, a nawet karna:

Kodeks karny skarbowy (KKS) – grzywna w stawkach dziennych w liczbie od 10 do 720 stawek. Wysokość jednej stawki jest ustalana przez sąd i może wynosić od 1/30 do 400-krotności minimalnego wynagrodzenia.

Kodeks karny – w trybie podstawowym kara pozbawienia wolności od 6 miesięcy do 8 lat. Przy kwotach równych lub wyższych niż 5 mln zł wyrok wynosi od 3 do 15 lat, a 10 mln zł – od  5 do 25 lat kary więzienia.

Podsumowując, fałszywe faktury w KSeF są faktem. Jedne są wystawiane przez przypadek w wyniku ludzkiego błędu, inne – celowo dla wyłudzenia płatności. Co jest kluczowe, scamowa faktura nie tworzy automatycznie obowiązku zapłaty ani skutków podatkowych. Ryzyko pojawia się dopiero wówczas, kiedy dokument zostaje zaksięgowany lub wykorzystany do odliczenia VAT. Dlatego kluczowe znaczenie ma weryfikacja podstawy gospodarczej transakcji oraz danych kontrahenta. Niestety, wszystko kosztem uczciwych przedsiębiorców, którzy otrzymali narzędzie przysparzające im pracy.

 

FAQ – najczęściej zadawane pytania o fałszywe faktury w KseF

Czy każda otrzymana faktura w KSeF musi zostać opłacona?

Każda otrzymana faktura w KSeF nie musi zostać opłacona. Pojawienie się dokumentu w Krajowym Systemie e-Faktur nie tworzy automatycznie obowiązku zapłaty. Należność trzeba uiścić wobec faktur dokumentujących rzeczywiste transakcje.

Czy można usunąć fałszywą fakturę z KSeF?

Nie można usunąć fałszywej faktury, każda faktura KSeF pozostaje w systemie. Nie ma możliwości jej usunięcia ani technicznego anulowania przez nabywcę, nawet jeżeli jest to fałszywy dokument.

Jakie konsekwencje niesie zaksięgowanie fałszywej faktury?

Jeżeli fikcyjna faktura została ujęta w ewidencjach podatkowych, konieczne może być złożenie korekty deklaracji VAT oraz kosztów podatkowych. W przypadku odliczenia podatku naliczonego należy zwrócić nienależnie odliczony VAT wraz z odsetkami. Odpowiedzialność podatkowa lub karna skarbowa może pojawić się wówczas, kiedy faktura została świadomie wykorzystana w rozliczeniach.

Czy zgłoszenie fałszywej faktury w KSeF jest obowiązkowe?

Zgłoszenie fałszyewej jest dobrowolne, a więc nie ma obowiązku zgłaszania podejrzanych faktur.

Co zrobić, jeżeli nie rozpoznaję faktury w KSeF?

Jeżeli w Krajowym Systemie e-Faktur pojawi się dokument, którego nie kojarzysz, wstrzymaj się z jego zaksięgowaniem. Wcześniej sprawdź, czy można zweryfikować wystawcę, a transakcja faktycznie miała miejsce.