Planowane wdrożenie KSeF nasuwa wśród przedsiębiorców wiele wątpliwości dotyczących prowadzenia księgowości. Nie dla wszystkich jest też do końca jasne, jak nowy system e-fakturowania wpłynie na obieg i dekretację faktur. W poniższym artykule przyjrzymy się bliżej tej kwestii.
Czym jest dekretowanie faktur?
Dowodem na to, że firma funkcjonuje w pełni legalnie, jest dokumentacja księgowa. Ogromne znaczenie na tym polu ma właściwe dekretowanie faktur. Co właściwie oznacza to pojęcie? Otóż dekretacja faktur to proces, który ma na celu weryfikację oraz zatwierdzenie dowodu w prowadzonych w firmie księgach rachunkowych.
Zasady prowadzenia dekretacji zawiera Ustawa o rachunkowości. Dowód księgowy musi uwzględniać miesiąc i formę ujęcia go w księgach rachunkowych, a dodatkowo ma być podpisany przez osobę wykonującą dekretację.
Podobne artykuły
Jak KSeF wpłynie na obieg i weryfikację dokumentów sprzedażowych?
Jako że KSeF to rozwiązanie dotyczące procesu fakturowania, można się spodziewać, że jego wdrożenie nie pozostanie obojętne dla procesu dekretowania dokumentów księgowych. Obowiązek korzystania z systemu wejdzie w życie 1 lipca 2024 roku, a dla podmiotów zwolnionych z VAT 1 stycznia 2025 roku. Platforma ta wymusi na przedsiębiorcach wprowadzenie stosownych zmian w sposobie księgowania faktur oraz ich dekretacji.
Teoretycznie KSeF ma usprawnić cały proces fakturowania w firmach, a format faktur ma być ujednolicony. Nasuwają się jednak wątpliwości, czy faktury będą poprawnie sprawdzane, dekretowane i księgowane. W praktyce ich weryfikacja może okazać się jeszcze trudniejsza. Dokumenty księgowe, nim zostaną dostarczone do odbiorcy, zostaną sprawdzone przez system pod kątem zgodności z obowiązującym wzorem e-faktury oraz pod kątem technicznym. Niemniej jednak wiele czynności kontrolnych leżeć będzie po stronie przedsiębiorców.
Z jednej strony, dzięki wdrożeniu KSeF i zapewnieniu systemom księgowym automatycznego odbioru faktur, czas ich weryfikacji może ulec skróceniu. To z pewnością będzie duże ułatwienie. Także ich dekretacja zostanie najprawdopodobniej zautomatyzowana, dzięki czemu ręczne księgowanie odejdzie w zapomnienie. Nie będzie też potrzeby korzystania z narzędzi, takich jak OCR.
Z drugiej strony, na przedsiębiorców czekają spore zmiany, na które warto się odpowiednio przygotować. W przeciwnym razie w trakcie weryfikacji i dekretacji dokumentów księgowych firmy natkną się na spore utrudnienia. KSeF faktycznie zoptymalizuje proces wystawiania i sprawdzania faktur, o ile przedsiębiorcy dokładnie zapoznają się z zasadami jego funkcjonowania.
Skorzystaj ze sprawdzonego programu do faktur
Pułapki
Ujednolicenie formatu faktury siłą rzeczy doprowadziło do redukcji obecnych na niej pól. Za pośrednictwem KSeF nie jest więc możliwe wysyłanie załączników ani sporządzanie adnotacji w dokumencie. Na fakturze można ewentualnie zawrzeć link do dodatkowych informacji. Oczywiście załączniki można wysyłać poza systemem, jednak rodzi to już pewne utrudnienia. Osoba odpowiedzialna za weryfikację faktury musi bowiem pamiętać, aby uwzględnić dokumentację zarówno z KSeF, jak i z innych źródeł.
Należy mieć też na uwadze, że kontrahenci mogą wybierać różne formy przesyłania dodatkowych informacji. Im większa jest firma i im większa jest liczba tychże kontrahentów, tym trudniejsze zadanie będzie stało przed działami księgowymi. Każdą fakturę (a tych może być od kilkudziesięciu do kilkaset w dużych firmach) będzie należało sprawdzić pod kątem załączników, które mogą być zamieszczane w różnych miejscach.
Wprowadzenie KSeF wiąże się z jeszcze jedną pułapką. Chodzi mianowicie o udostępnianie faktur biurom rachunkowym i zewnętrznym księgowym. Przypomnijmy, że przekazując dokument księgowy do rozliczenia, przedsiębiorca ma obowiązek osobiście do sprawdzić. Pobierane faktur bezpośrednio z KSeF przez upoważnione do tego podmioty, niesie za sobą pewne ryzyko, że nie zostały one skontrolowane. To zaś może przełożyć się na to, że będą zawierały błędy. Automatyzacja procesu fakturowania nie zwalnia zatem przedsiębiorców z obowiązku weryfikacji dokumentów księgowych przed ich rozliczeniem.
Kolejną kwestią, o której należy pamiętać, jest brak możliwości wystawiania not korygujących do faktur trafiających do KSeF. Co to oznacza w praktyce? Otóż w przypadku wychwycenia błędu na fakturze, jedyną możliwą opcją jego skorygowania, jest wystawienie faktury korygującej. To nie wszystko. Taki dokument musi bowiem zostać opatrzony numerem faktury nadanym przez KSeF oraz własnym numerem identyfikacyjnym. Musi się na nim również znaleźć data wystawienia faktury. Jeżeli błędy będą występowały często, procedura wystawiania faktur korygujących z pewnością wydłuży cały proces rozliczania transakcji.
Pozostaje jeszcze kwestia wystawienia faktury z niewłaściwym NIP-em. W praktyce zdarzają się bowiem i takie sytuacje. Wówczas dokument księgowy trafia do podmiotu niebędącego w rzeczywistości stroną danej transakcji. Tak działa KSeF. Pomyłka przy wprowadzaniu numeru NIP będzie skutkować tym, że faktura automatycznie trafi do jego posiadacza, a nie do nabywcy. W takiej sytuacji dokument trzeba będzie wyzerować poprzez wystawienie faktury korygującej. Dopiero potem będzie można wystawić jeszcze raz fakturę z prawidłowym NIP-em.
Wyzwanie dla przedsiębiorców
Nie da się ukryć, że wdrożenie KSeF może okazać się sporym wyzwaniem dla firm. Sposób rozliczania się i prowadzenia księgowości będzie poddany wielu zmianom. Nowy system niewątpliwie uprości cały proces księgowy, w dużej mierze za sprawą automatyzacji. Dużym ułatwieniem dla przedsiębiorców z pewnością będą programy księgowe, zintegrowane z KSeF. Osoby prowadzące działalność mogą zarejestrować się na przykład na platformie Faktura.pl, która zapewnia połączenie z nowym systemem. Więcej o programie i jego integracji z KSeF przeczytasz TUTAJ.
Niemniej jednak, mimo usprawnienia i zautomatyzowania systemu fakturowania, przedsiębiorcy muszą liczyć się z koniecznością bardzo dokładnej weryfikacji faktur. Jest bowiem również druga strona medalu. Wdrożenie KSeF spowoduje, że wszelkie dane i dodatkowe adnotacje będą musiały być sprawdzane ze szczególną starannością.
KSeF już wkrótce stanie się stałym, obowiązkowym elementem funkcjonowania polskich firm. Choć opinie na temat systemu są podzielone, to warto mieć na uwadze, że może on przynieść przedsiębiorcom szereg korzyści. Dzięki temu rozwiązaniu wiele procesów księgowych w firmach, takich jak obieg faktur, będzie przebiegać sprawniej. Niemniej jednak do weryfikacji i dekretacji dokumentów trzeba będzie podchodzić z większą starannością, z uwagi na sposób obiegu faktur w KSeF oraz ich format.
Czytaj więcej o: KSeF jak wystawić fakturę
Pomóż nam ulepszać portal
Dzięki Twojej opinii zmienimy nasz portal pod Twoje wymagania. Wypełnij krótką ankietę i daj nam znać, jakich treści szukasz. Chcemy się zmieniać dla Ciebie!
