KSeF miał być rewolucją, która ułatwi przedsiębiorcom dopełnianie części istotnych obowiązków administracyjnych. Jednolity wzór i automatyczny obieg faktur między kontrahentami oraz stały dostęp do oryginałów, czy koniec zagubionych dokumentów miał zrewolucjonizować prowadzenie biznesu w Polsce. W teorii faktura miała czekać w systemie, a klient miał ją po prostu odebrać. W rzeczywistości wielu przedsiębiorców zderzyło się dość szybko z zupełnie innym problemem – opóźnieniami w płatnościach. Kontrahenci, na moment transakcji, często nie widzą faktur w KSeF lub nie pobierają ich regularnie, co może skutkować przegapieniem terminu płatności. Nic więc dziwnego, że firmy zaczęły ratować płynność „po staremu”, wysyłając klientom wizualizacje faktur z KSeF, najczęściej w formie PDF-ów. Niestety, taki dokument, wysłany czysto informacyjnie do kontrahenta może rodzić poważne skutki podatkowe.
Z najnowszych interpretacji Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej wynika, że jeżeli wizualizacja faktury ustrukturyzowanej różni się od faktury przesłanej do KSeF, może zostać uznana za odrębną fakturę, od której trzeba zapłacić należny VAT, nawet jeżeli sprzedaż została już raz prawidłowo udokumentowana w KSeF!
Rok 2024: wizualizacje czytelne i niesprzeczne z fakturą w KSeF
Faktura ustrukturyzowana to faktura wystawiana przy użyciu KSeF, w formacie XML, zgodnie ze strukturą logiczną udostępnioną przez Ministerstwo Finansów. O ile dokument we wskazanym formacie jest łatwo przetwarzalny przez systemy księgowe, o tyle bywa nieczytelny jako podstawa do płatności czy czynności zarządczych. Dlatego wizualizacje faktur stały się codziennością w naszej rzeczywistości gospodarczej.
Samo wysłanie klientowi wizualizacji faktury z KSeF nie jest zakazane. Problem zaczyna się wtedy, gdy PDF nie jest wiernym odzwierciedleniem danych z pliku XML. Do niedawna dominowało podejście, w którym wizualizacja mogła zawierać dodatkowe elementy lub mieć zupełnie odrębny układ graficzny dostosowany do potrzeb handlowych przedsiębiorcy. Takie podejście wynikało m.in. z interpretacji Dyrektora KIS z 9 kwietnia 2024 r., sygn. 0114-KDIP1-2.4012.16.2024.1.SST. Sprawa dotyczyła spółki niemieckiej, posiadającej stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce, która chciała nadal wysyłać zagranicznym kontrahentom dotychczasowe faktury jako wizualizacje faktur wystawionych w KSeF. Organ zaakceptował takie rozwiązanie, pod warunkiem że dokument odzwierciedla dane z faktury ustrukturyzowanej i jest oznaczony kodem QR. W 2026 r. linia interpretacyjna stała się jednak znacznie bardziej rygorystyczna…
Najnowsze stanowisko KIS: wizualizacja ma być zgodna także w zakresie danych i sposobie ich przedstawienia
Pod koniec kwietnia i na początku maja 2026 r. pojawiła się seria interpretacji, które zwiastują istotne zaostrzenie podejścia fiskusa do wizualizacji faktur. Chodzi m.in. o interpretacje: 0114-KDIP1-3.4012.86.2026.1.JG z 29 kwietnia 2026 r., 0114-KDIP4-2.4012.87.2026.1.MC, 0114-KDIP1-1.4012.94.2026.1.MKA, 0114-KDIP1-1.4012.84.2026.2.EW z 30 kwietnia 2026 r. oraz 0114-KDIP1-2.4012.88.2026.1.RST z 5 maja 2026 r. W powyższych sprawach, podatnicy zakładali, że będą wystawiać faktury ustrukturyzowane w KSeF, a następnie przekazywać kontrahentom ich wizualizacje PDF poza systemem. Wizualizacje miały zawierać obowiązkowe elementy faktury przewidziane w przepisach ustawy o VAT oraz numer KSeF, datę przesłania do KSeF i kod QR. Jednocześnie podatnicy dopuszczali pewne różnice między dokumentem w formacie PDF a XML, m.in. inne nazwy nagłówków, pominięcie części danych dodatkowych lub dodanie informacji handlowych, albo zmodyfikowany sposób prezentacji danych.
Jednak Dyrektor KIS ostudził ich zamiary i uznał takie podejście za nieprawidłowe. Według organu, wizualizacja powinna odpowiadać fakturze ustrukturyzowanej nie tylko pod względem ekonomicznego sensu transakcji, ale także co do zakresu danych i sposobu ich przedstawienia. Oznacza to, że nie wystarczy zgodność w zakresie danych identyfikujących podmioty i przedmiot transakcji oraz prawidłowe wykazanie danych liczbowych. Organ oczekuje, aby wizualizacja była wiernym odzwierciedleniem faktury ustrukturyzowanej.
Przykładem jak wierne ma być to odzwierciedlenie, może być stan faktyczny opisany w interpretacji 0114-KDIP1-1.4012.84.2026.2.EW. Podatnik wskazał, że na wizualizacji może pojawić się np. nagłówek „nazwa produktu” zamiast określenia używanego w strukturze danych. KIS zwrócił uwagę, że struktura FA(3) ma określone pola i nazewnictwo, a wizualizacja wygenerowana przez sprzedawcę nie powinna odbiegać od tego, co nabywca mógłby zobaczyć po wygenerowaniu podglądu faktury w Aplikacji Podatnika KSeF lub w swoim programie do faktur.
Co więcej, w nowej linii interpretacyjnej, organ jasno podkreśla, że między dokumentem XML a wizualizacją nie powinny występować rozbieżności, a wizualizacja nie powinna zawierać dodatkowych elementów, które powodują, że zaczyna funkcjonować jako inny dokument (0114-KDIP4-2.4012.87.2026.1.MC).
W rozważaniach na temat skutków różnic między fakturą ustrukturyzowaną a jej wizualizacją Dyrektor KIS poszedł jednak jeszcze dalej. Twierdzi, że jeżeli wizualizacja PDF zawiera wszystkie kluczowe dane dla faktury, ale jednocześnie różni się od faktury ustrukturyzowanej, może zostać potraktowana jako odrębna, tzw. pusta faktura, o której mowa w art. 108 ustawy o VAT. (0114-KDIP1-2.4012.88.2026.1.RST). To właśnie ten kontrowersyjny wniosek wzbudził największe emocje wśród przedsiębiorców i doradców podatkowych.
Czym jest pusta faktura?
Pusta faktura to faktura, która nie dokumentuje rzeczywistej czynności gospodarczej albo dokumentuje ją w sposób niezgodny z rzeczywistością. W szczególności, gdy wskazana w niej dostawa towarów lub usługa nie została faktycznie dokonana, została dokonana przez inny podmiot, na rzecz innego podmiotu albo w innym zakresie niż wynika z faktury. Klasycznym przykładem takiego dokumentu jest faktura za usługę, której nigdy nie wykonano.
W kontekście KSeF problem jest jednak bardziej subtelny. Fiskus nie twierdzi, że sprzedaż w ogóle nie miała miejsca. Sprzedaż mogła być rzeczywista i prawidłowo udokumentowana fakturą ustrukturyzowaną. Ryzyko polega na tym, że jeżeli wizualizacja PDF różni się od XML i zawiera wszystkie obowiązkowe elementy faktury, może zostać uznany za drugą fakturę dokumentującą tę samą czynność.
Zgodnie z art. 108 ust. 1 ustawy o VAT, jeżeli osoba prawna, jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej albo osoba fizyczna wystawi fakturę, w której wykaże kwotę należnego podatku VAT, jest obowiązana do jego zapłaty. Przepis ten działa bardzo surowo. Nie bada się wyłącznie tego, czy transakcja była realna. Kluczowe jest to, że w obrocie pojawił się dokument mający charakter faktury i wykazujący VAT.
Konsekwencje uznania dokumentu za tzw. pustą fakturę mogą być dotkliwe dla obu stron transakcji. Wystawca może był zobowiązany do zapłaty VAT z faktury ustrukturyzowanej wystawionej w KSeF oraz drugi raz VAT z wizualizacji, uznanej za odrębną fakturę. Nabywca może mieć problem z odliczeniem VAT z takiego dokumentu, zwłaszcza jeżeli organ uzna, że dokumentuje on czynność niedokonaną albo zdublowaną. W takim przypadku znaczenie może mieć art. 88 ust. 3a pkt 4 ustawy o VAT, który wyłącza prawo do odliczenia w odniesieniu do faktur stwierdzających czynności, które nie zostały dokonane. W skrajnych przypadkach może pojawić się ryzyko odpowiedzialności karnej skarbowej, zwłaszcza na gruncie art. 62 Kodeksu karnego skarbowego, dotyczącego nierzetelnego wystawiania faktur lub posługiwania się takimi dokumentami.
Kiedy wizualizacja może zostać uznana za pustą fakturę?
Z najnowszej linii interpretacyjnej wynika, że ryzyko pojawia się przede wszystkim wtedy, gdy PDF niejako zaczyna żyć własnym życiem. Chodzi o sytuacje, w których przedsiębiorca nie pobiera wizualizacji bezpośrednio z KSeF albo nie generuje jej na podstawie pliku XML faktury ustrukturyzowanej, lecz tworzy ją na podstawie własnego szablonu. Ponadto, dokument może zostać uznany za pustą fakturę w trybie art. 108 ust 1 ustawy o VAT, gdy:
- nie ma zgodności pomiędzy polami określonymi w strukturze FA(3) a ich odzwierciedleniem na wizualizacji (0114-KDIP1-1.4012.84.2026.2.EW);
- na wizualizacji pominięto dane, nawet te, które mają charakter techniczny, pomocniczy albo nie wpływają na kwotę podatku, znajdujące się w XML. KIS wskazuje że jeżeli są one elementem faktury ustrukturyzowanej, ich pominięcie na wizualizacji może powodować rozbieżność między dokumentami. Problem może dotyczyć np. informacji o opłatach, rabatach, potrąceniach, oznaczeniach lub elementach dodatkowych, które mają znaczenie dla pełnego obrazu transakcji;
- na wizualizacji dodano informacje, których nie ma w KSeF. Przedsiębiorcy często umieszczają na PDF-ach dane stricte handlowe tj.: numer zamówienia, opiekuna klienta, numer konta, komunikat o terminie płatności, dodatkowy opis usługi, informacje logistyczne albo marketingowe. Nie każda taka informacja będzie tworzyć przesłanki z art. 108 ustawy o VAT, ale w świetle najnowszych interpretacjach należy zachować szczególną ostrożność. Jeżeli bowiem dodatkowe dane sprawiają, że dokument wygląda jak samodzielna faktura albo zmienia sposób rozumienia transakcji, ryzyko może istotnie rosnąć;
- stosuje się dokumentacje EDI lub PDF, które ma własny format i jest używana w obiegu handlowym zamiennie z fakturami. Jeżeli taki dokument zawiera wszystkie podstawowe elementy faktury i jest przekazywany kontrahentowi jako podstawa płatności, a jednocześnie nie jest w pełni zgodny z XML-em, organ może twierdzić, że mamy do czynienia z odrębną fakturą (0114-KDIP1-1.4012.94.2026.1.MKA);
- brakuje jednoznacznego oznaczenia dokumentu. Wizualizacja powinna jasno wskazywać, że nie jest odrębnym dokumentem a odzwierciedleniem faktury ustrukturyzowanej wystawionej w KSeF. Sam Numer KSeF i kod QR mogą okazać się niewystarczające, jeżeli występują różnice w treści wizualizacji i pliku XML, ale ich brak może dodatkowo zwiększać ryzyko.
Jak powinny wyglądać bezpieczne wizualizacje?
W świetle najnowszej linii interpretacyjnej Dyrektora KIS najbezpieczniejszą wizualizacją faktury wysyłaną klientowi wydaje się być ta, którą podatnik może wygenerować z systemu KSeF. Jeżeli przedsiębiorca chce korzystać z innego narzędzia, powinien zwrócić szczególną uwagę na:
- pełną zgodność generowanej wizualizacji z fakturą ustrukturyzowaną w zakresie struktury FA(3);
- obecność kodu QR;
- zgodny z fakturą ustrukturyzowaną w XML: numer KSeF, numer faktury nadany przez podatnika, datę wystawienia, dane sprzedawcy i nabywcy, pozycje faktury, stawki VAT, wartości netto, VAT i brutto.
- prawidłowość przeniesienia wszystkich danych dodatkowych, które zawiera faktura ustrukturyzowana w XML na wizualizację.
Na wizualizacji warto również umieścić neutralne oznaczenie, o tym że przesłany dokument stanowi jedynie wizualizację konkretnej faktury z KSeF. Nie powinno się natomiast nadawać wizualizacji osobnego numeru dokumentu, osobnej daty wystawienia ani oznaczeń sugerujących, że jest to druga faktura.
Podobne artykuły
Informacje handlowe, które nie wystąpiły w XML, zdecydowanie lepiej zawrzeć w osobnych dokumentach, które nie zawierają wszystkich obowiązkowych elementów faktury np.: w specyfikacjach dostawy, rozliczeniu zamówienia lub innym załączniku handlowym.
Eksperci krytykują podejście Dyrektora KIS
Stanowisko Dyrektora KIS spotkało się z krytyką części ekspertów. W komentarzach podkreśla się, że podejście organu jest bardzo rygorystyczne, a przepisy ustawy o VAT nie zawierają szczegółowych zasad tworzenia wizualizacji. Eksperci zwracają uwagę, że skoro wizualizacja ma służyć tylko pokazaniu treści faktury z KSeF w czytelnej formie, to nie każda różnica graficzna lub językowa powinna automatycznie prowadzić do ryzyka podwójnego VAT. Przedsiębiorcy potrzebują dokumentu zrozumiałego dla klienta, a nie kopii technicznej struktury XML.
Niektórzy zwracają uwagę, że wizualizacja nie jest wyłącznie neutralnym obrazkiem, lecz może być prawnie, materialnie i funkcjonalnie odrębnym bytem od postaci ustrukturyzowanej. Wynika to z konstrukcji przepisów o KSeF i niejasnego rozróżnienia między fakturą w XML a papierowym dokumentem używanym w realnym obrocie gospodarczym. Przedsiębiorcy w dalszym ciągu potrzebują dokumentu, który można doręczyć, przechowywać, zaksięgować i wykorzystać do płatności, a obecne regulacje nie rozwiązują w pełni tej praktycznej potrzeby.
Ta krytyka jest z pewnością uzasadniona. Trudno zaakceptować tezę, że każda kosmetyczna różnica w nazwie pola lub układzie dokumentu może tworzyć osobną fakturę. Z drugiej strony, nowej linii interpretacyjnej KIS nie należy ignorować, szczególnie dopóki nie pojawią się korzystne dla podatników orzecznictwo sądów administracyjnych lub szczegółowe objaśnienia Ministerstwa Finansów w kwestii wizualizacji faktur ustrukturyzowanych.
Jakie wnioski powinni wyciągnąć przedsiębiorcy? Przede wszystkim taki, że wizualizacja faktury z KSeF nie jest niewinnym PDF-em wysyłanym klientowi wyłącznie „do płatności”. Jeżeli ma trafiać do kontrahenta, powinna być przygotowana z taką samą starannością jak sama faktura ustrukturyzowana – bez ręcznych zmian, dodatkowych danych, uproszczeń czy własnych opisów, które mogłyby odróżniać ją od dokumentu przesłanego do KSeF. To, co miało usprawnić płatność, nie może tworzyć wrażenia, że w obrocie pojawiła się druga faktura. W przeciwnym razie przedsiębiorca może narazić się na ryzyko, że fiskus zażąda VAT po raz drugi.
