Pamiętaj! Od 2023 roku kasa fiskalna online będzie obowiązkowa! Grzywna to nawet 10 mln zł!

Jeżeli prowadzisz działalność gospodarczą i jeszcze nie masz w swoim biznesie kasy fiskalnej, najprawdopodobniej narażasz się na gigantyczne grzywny, które mogą przyczynić się do upadłości biznesu. Zgodnie z obowiązującymi przepisami coraz mniejsza grupa przedsiębiorców może korzystać ze zwolnień z obowiązku stosowania kasy fiskalnej. Sprawdź, kto musi mieć kasę i jakie sankcje skarbowe grożą za brak tego urządzenia. Przekonaj się, że mogą one być astronomiczne!

Kasa fiskalna jest obowiązkowa dla…

Jeżeli swoje towary lub usługi sprzedajesz wyłącznie na rzecz innych przedsiębiorców (B2B, ang. business to business), ewentualnie organizacji i organów administracji samorządowej i państwowej, nie masz obowiązku posiadania kasy fiskalnej. Co innego, jeżeli masz ofertę skierowaną do klienta indywidualnego w postaci osób fizycznych (B2C, ang. business to customer). Wówczas kasa fiskalna jest obowiązkowa, jeżeli w poprzednim lub bieżącym roku podatkowym obroty firmy przekroczyły 20 000 zł (wyłączając sprzedaż wartości prawnych, niematerialnych, środków trwałych, nieruchomości).

Zgodnie z literą prawa, wymóg posiadania kasy fiskalnej ma każdy przedsiębiorca, który prowadzi sprzedaż towarów bądź usług na rzecz osób fizycznych bez działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, jeżeli roczne dochody firmy przekroczyły limit 20 000 złotych. Co więcej, ustawodawca wyodrębnił kilka grup, które mają obowiązek ewidencjować sprzedaż za pomocą kasy fiskalnej niezależnie od wysokości obrotu, tj.:

• sprzedawcy gazu ziemnego, części do silników, przyczep, naczep i kontenerów, sprzętu fotograficznego, radiowego, telekomunikacyjnego i telewizyjnego, wyrobów tytoniowych, napojów alkoholowych powyżej 1,2%, perfum i wód toaletowych, węgla, brykietu i paliw;
• świadczących usługi przewozów pasażerskich, taksówkami, doradztwa podatkowego, naprawy pojazdów silnikowych i motorowerów, wulkanizacyjne, w zakresie opieki medycznej lekarskiej i dentystycznej, prawnicze, kosmetyczne, fryzjerskie, kosmetologiczne, budowlane oraz związane z wyżywieniem i krótkotrwałym zakwaterowaniem.

Jeżeli jakimś cudem nie jesteś w tej grupie przedsiębiorców, a przy tym Twoja firma nie sprzedaje towarów/usług osobom fizycznym lub rolnikom w wysokości ponad 20 000 zł, nie mamy dobrych wiadomości. Od 2023 roku kasę fiskalną będą musiały mieć bowiem wszystkie firmy sprzedające towary lub świadczące usługi na rzecz osób fizycznych bez działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych, niezależnie od limitu obrotów.

UWAGA! Przy przekroczeniu limitu 20 000 zł sprzedaży na rzecz osób fizycznych i rolników ryczałtowych, kasę fiskalną należy zainstalować w ciągu 2 miesięcy od powstania obowiązku (np. w czerwcu 2022 roku przekraczasz limit 20 000 zł, kasę fiskalną instalujesz najpóźniej od września 2022 r.).

Co nie jest bez znaczenia, cały czas mówimy tutaj o kasach online. W odróżnieniu od standardowych urządzeń łączą się one w sposób ciągły i automatyczny z Centralnym Repozytorium Kas (CRK), przekazując do niego wszystkie dane dotyczące ewidencjonowanego obrotu (paragony, raporty dobowe, dokumenty niefiskalne). Jak łatwo się domyślić, prowadzenie obowiązkowej ewidencji sprzedaży w ten sposób ma uszczelnić system podatkowy.

Surowe sankcje za brak kasy fiskalnej… i nie tylko

Jeżeli należysz do przedsiębiorców, którym wydaje się, że brak kasy fiskalnej online można skutecznie ominąć, jesteś w grubym błędzie. Wręcz przeciwnie –  kary, jakie przewiduje ustawa VAT oraz Kodeks karny skarbowy mogą być gwoździem do trumny Twojego biznesu.

• Grzywna za brak kasy fiskalnej z Kodeksu karnego skarbowego – do 240 stawek dziennych, ale nie mniej niż 10 stawek dziennych. W 2022 roku minimalna stawka dzienna to 100,33 zł (1/30 płacy minimalnej), a maksymalna – do 40 132 zł (minimalna stawka dzienna × 400 stawek). Minimalna kara z tego tytułu wynosi więc 1033,30 zł (10 × 100,33), maksymalna 9 631 680 zł (240 × 40 132 zł).
• Grzywna za brak kasy fiskalnej z ustawy o VAT – dodatkowy podatek VAT naliczony w kwocie 30% od należnego podatku.

Oczywiście surowo karany jest nie tylko brak kasy fiskalnej, ale też nieprawidłowa ewidencja czy niewydawanie paragonów.

• Kara za niewydanie paragonu – mandat dla PRACOWNIKA, który obsługuje urządzenie, w wysokości do 180 stawek dziennych, ale zazwyczaj w wysokości ok. 500 zł.
• Kara za brak przeglądu kasy w terminie – 300 złotych. Dodatkowo zwrot należnych kwot do urzędu skarbowego, jeżeli w ostatnich 3 latach przedsiębiorca korzystał z dotacji lub ulg na zakup danej kasy fiskalnej.

Dotacje i ulgi na zakup kasy fiskalnej

Kasy fiskalne online różnią się od siebie m.in. marką, rodzajem użytych podzespołów, parametrami użytkowymi, rozwiązaniami konstrukcyjnymi i funkcjonalnością. Należy założyć, że na zakup kasy fiskalnej musisz przeznaczyć od ok. 1000 do 3000 złotych. Oczywiście jest to niewielki wydatek w stosunku do kar, jakie grożą za brak kasy fiskalnej i prowadzenie ewidencji sprzedaży w nieprawidłowy sposób.

Za zakupem kasy fiskalnej online przemawiają więc wysokie kary i jej niska cena, szczególnie że jako przedsiębiorca możesz skorzystać z ulgi na zakup takiego urządzenia. Jeżeli jesteś czynnym podatnikiem VAT, masz możliwość odliczenia od należnego podatku kwoty w wysokości 90% ceny zakupu kasy fiskalnej, ale pod pewnymi warunkami, tj.:

• wysokość odliczenia jest liczona bez kwoty podatku VAT (do 90% ceny netto kasy fiskalnej),
• górna granica ulgi wynosi 700 złotych,
• podstawą odliczenia ulgi jest faktura VAT zakupu urządzenia.

Kwotę VAT z faktury zakupu możesz wykazać po stronie naliczonego podatku VAT. Z kolei ulga w wysokości do 700 złotych obniża podatek należny. Pamiętaj, że ulga w tej wysokości przysługuje na każdą nową kasę fiskalną online.

Przykład dla kasy fiskalnej kosztującej 1230 zł brutto (1000 zł netto, 230 zł VAT)

• 90% z kwoty 1000 zł to 900 zł,
• maksymalna kwota ulgi wynosi 700 zł, a więc o tyle możesz obniżyć podatek należny.

Aby skorzystać z ulgi, musisz złożyć plik JPK V7M (deklaracja miesięczna) lub JPK V7K (deklaracja kwartalna). Odliczenia dokonujesz najwcześniej za okres rozliczeniowy, w którym rozpoczęto ewidencję sprzedaży z zastosowaniem konkretnej kasy. Możesz też odliczyć zakup kasy na raty, ale dopiero po spłaceniu wszystkich rat za urządzenie.

Jeżeli podatek należny jest niższy niż kwota ulgi (np. podatek należny 500 zł, ulga 700 zł), masz dwie możliwości:

• rozliczasz resztę ulgi w deklaracjach dla kolejnych okresów rozliczeniowych (np. obniżasz podatek należny o 500 zł w sierpniu i 200 zł we wrześniu),
• wykazujesz różnicę do zwrotu na rachunek bankowy (np. obniżasz podatek należny o 500 zł i 200 zł jest zwracane na konto w banku).

W przypadku podatników rozliczających się w formie ryczałtu, odliczenia ulgi na zakup kasy online należy dokonać w deklaracji VAT-12:

• odliczenie do wysokości wpłaty do urzędu skarbowego,
• różnica zwracana na rachunek bankowy podatnika.

W przypadku podmiotów zwolnionych z VAT, w celu skorzystania z ulgi musisz złożyć odpowiedni wniosek do naczelnika urzędu skarbowego. Złóż go najwcześniej w miesiącu następującym po okresie rozliczeniowym, w którym rozpoczęto ewidencjonowanie sprzedaży za pomocą kasy.

We wniosku o zwrot ulgi na rachunek bankowy należy umieścić:

• dane osobowe i adresowe podatnika,
• numer rachunku,
• dołączyć kopię faktury zakupu z dowodem zapłaty całej należności za urządzenie fiskalne,
• dołączyć kopię miesięcznego raportu fiskalnego wystawionego przy użyciu kasy,
• numer licencji na wykonywanie transportu, numer rejestracyjny i boczny taksówki, kopia świadectwa ponownej legalizacji taksometru (dla taksówkarzy).

Podsumowując, trudno oprzeć się wrażeniu, że sprzedaż bez kasy fiskalnej, o ile jest ona obowiązkowa, mija się z celem. Kary skarbowe są na tyle wysokie, że mogą pogrążyć każdy biznes. Oczywiście trudno otrzymać z tego tytułu mandat wysoki na niemal 10 mln zł. Jednak i kilka, kilkanaście czy kilkadziesiąt tysięcy złotych kary to dotkliwa strata. Szczególnie że może się również odbić na wizerunku firmy.