Jeżeli prowadzisz firmę, w stosunku do osób fizycznych możesz wystawiać paragony. Jednak swoje usługi lub produkty oferujesz nie tylko klientom indywidualnym, ale też biznesowym. Co więcej, przecież również osoby prywatne mogą żądać faktury. O ile termin paragonu i faktury jest dość powszechny i znany, obok nich występuje pojęcie rachunku uproszczonego. W tym artykule wyjaśnię, co to jest rachunek uproszczony i czym różni się on od faktury.
Faktura – co to jest?
W pierwszej kolejności skupię się na fakturze, a więc znacznie popularniejszym dokumencie. Najpierw jednak odniosę się do aktów prawnych, które opisują fakturę VAT, ale także fakturę zwolnioną z VAT i rachunek uproszczony. Podstawą są trzy dokumenty, tj.:
- ustawa o podatku od towarów i usług;
- rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie wystawiania faktur;
- rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej.
Tak więc faktura może mieć dwie formy, tj.:
- faktura papierowa,
- faktura elektroniczna.
Oczywiście na fakturze muszą znaleźć się informacje i dane, których wymagają przepisy. Warto podkreślić, że od 1 stycznia 2014 roku do wystawiania faktur na rzecz innych klientów biznesowych zobowiązane są wszystkie firmy będące czynnymi podatnikami VAT.
Termin, w jakim musisz wystawić fakturę, jest różny i zależny od tego, kiedy nabywca towaru lub usługi zgłosił takie żądanie. Fakturę należy wystawić do 15. dnia miesiąca po miesiącu, w którym dokonasz sprzedaży towaru lub usługi. Z drugiej strony, fakturę możesz wystawić nawet 60 dni przed sprzedażą. Jest to możliwe, ale pod pewnymi warunkami, które określa art. 106i ust 8 ustawy o VAT.
Przykłady:
- Podatnik X będący podatnikiem VAT wykonał usługę na rzecz kontrahenta Y 20 sierpnia 2022 roku. Fakturę należy wystawić nie później niż do 15 września 2022 roku.
Elementy faktury VAT:
- data wystawienia;
- numer identyfikujący fakturę;
- nazwa i adres sprzedawcy;
- nazwa lub imię i nazwisko oraz adres nabywcy;
- numer identyfikacyjny sprzedawcy na potrzeby podatku;
- numer identyfikacyjny nabywcy na potrzeby podatku;
- data dokonania bądź zakończenia dostawy towarów/wykonania usługi, ewentualnie data zapłaty;
- rodzaj towaru lub usługi;
- miara i ilość dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
- cena jednostkowa towaru lub usługi netto (bez kwoty podatku VAT);
- kwoty opustów, obniżek, rabatów cen (jeżeli nie uwzględniono ich w cenie jednostkowej netto);
- wartość sprzedaży netto (bez kwoty podatku VAT);
- stawka podatku VAT;
- suma wartości sprzedaży netto (z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku);
- kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto (z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku);
- kwota należności ogółem.
Kliknij, aby poznać funkcje naszego programu do faktur
Co to jest faktura bez VAT?
Jeżeli nie jesteś podatnikiem VAT i korzystasz ze zwolnienia podmiotowego lub przedmiotowego, co do zasady nie musisz wystawiać faktury. Jeżeli jednak klient zgłosi takie żądanie, masz taki obowiązek. Co więcej, może to zrobić do 3 miesięcy, licząc od zakończenia miesiąca, w którym dostarczysz towar lub wykonasz usługę na jego rzecz. Również w tym przypadku termin zależy od momentu żądania kontrahenta:
- zgłoszenie w miesiącu sprzedaży towaru lub wykonania usługi – do 15. dnia miesiąca po realizacji transakcji;
- zgłoszenie po miesiącu sprzedaży towaru lub wykonania usługi – w ciągu 15 dni od żądania.
Znaczenia nie ma tutaj, jaki jest to klient – osoba prywatna czy inny przedsiębiorca. Jeżeli od sprzedaży towaru lub realizacji usługi minęły 3 miesiące (licząc od zakończenia miesiąca, np. usługa realizowana 1 sierpnia 2022 roku – klient może wystąpić z takim żądaniem do końca listopada 2022 roku), wystawienie faktury zależy tylko od Twojej dobrej woli.
Przykłady:
- Podatnik X, który jest zwolniony z VAT, wykonał usługę na rzecz kontrahenta Y 20 sierpnia 2022 roku, który od razu zgłosił żądanie wystawienia faktury. Fakturę należy wystawić nie później niż do 15 września 2022 roku.
- Podatnik X, który jest zwolniony z VAT, wykonał usługę na rzecz kontrahenta Y 20 sierpnia 2022 roku. Kontrahent Y zgłosił żądanie wystawienia faktury 10 września 2022 roku. Fakturę należy wystawić nie później niż 25 września 2022 roku (w ciągu 15 dni od dnia zgłoszenia żądania).
Elementy faktury bez VAT:
- data wystawienia;
- numer identyfikujący fakturę;
- nazwa i adres sprzedawcy;
- nazwa lub imię i nazwisko oraz adres nabywcy;
- rodzaj towaru lub usługi;
- miara i ilość dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
- cena jednostkowa towaru lub usługi;
- kwota należności ogółem;
- przepis ustawy albo aktu, na którego podstawie podatnik stosuje zwolnienie od podatku.
Czym jest rachunek uproszczony?
Rachunek uproszczony możesz wystawić, jeżeli jest to sprzedaż zwolniona z VAT, na przykład, kiedy korzystasz ze zwolnienia podmiotowego lub przedmiotowego. Jednak tylko pod warunkiem, kiedy kontrahent nie zgłosił żądania wystawienia faktury, ale chce otrzymać rachunek uproszczony. Pamiętaj tutaj o kilku zasadach:
- jeżeli kontrahent zażąda rachunku przed sprzedażą towaru lub wykonaniem usługi – rachunek musisz wystawić w terminie 7 dni od transakcji;
- jeżeli kontrahent zażąda rachunku po sprzedaży towaru lub wykonania usługi – rachunek musisz wystawić w terminie 7 dni od zgłoszenia żądania.
Jako podatnik masz obowiązek wystawić rachunek, jeżeli kontrahent zgłosił takie żądanie w okresie 3 miesięcy od sprzedaży towaru lub wykonania usługi.
Elementy rachunku uproszczonego:
- data wystawienia;
- numer identyfikujący rachunek;
- nazwa i adres sprzedawcy;
- nazwa lub imię i nazwisko oraz adres nabywcy;
- rodzaj towaru lub usługi;
- cena jednostkowa towaru lub usługi;
- kwota należności ogółem wyrażona liczbowo i słownie.
Wiesz już, czym różnią się faktura, faktura bez VAT i rachunek uproszczony oraz kiedy możesz i musisz stosować poszczególne dokumenty. Najczęściej jako przedsiębiorca będziesz wystawiać faktury VAT (jeżeli jesteś czynnym podatnikiem VAT) lub faktury bez VAT (jeżeli korzystasz z przedmiotowego lub podmiotowego zwolnienia z VAT). Rachunek uproszczony jest obecnie wystawiany dość rzadko, ale warto wiedzieć, że jest taki dokument księgowy.
Jeśli szukasz najlepszego programu do wystawiania faktur, to zajrzyj na Faktura.pl. Oprócz Centrum Dokumentów aplikacja oferuje księgowość online, dzięki której możesz zaoszczędzić nawet 2 400 zł rocznie!
Aby sprawdzić, który program jest dla Ciebie optymalny, zobacz ranking księgowości online serwisu Pieniądze Dla Firm
