Jeżeli prowadzisz firmę, w stosunku do osób fizycznych możesz wystawiać paragony. Jednak swoje usługi lub produkty oferujesz nie tylko klientom indywidualnym, ale też biznesowym. Co więcej, przecież również osoby prywatne mogą żądać faktury. O ile termin paragonu i faktury jest dość powszechny i znany, obok nich występuje pojęcie rachunku uproszczonego. W tym artykule wyjaśnię, co to jest rachunek uproszczony i czym różni się on od faktury.
Faktura – co to jest?
W pierwszej kolejności skupię się na fakturze, a więc znacznie popularniejszym dokumencie. Najpierw jednak odniosę się do aktów prawnych, które opisują fakturę VAT, ale także fakturę zwolnioną z VAT i rachunek uproszczony. Podstawą są trzy dokumenty, tj.:
- ustawa o podatku od towarów i usług;
- rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie wystawiania faktur;
- rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej.
Tak więc faktura może mieć dwie formy, tj.:
- faktura papierowa,
- faktura elektroniczna.
Oczywiście na fakturze muszą znaleźć się informacje i dane, których wymagają przepisy. Warto podkreślić, że od 1 stycznia 2014 roku do wystawiania faktur na rzecz innych klientów biznesowych zobowiązane są wszystkie firmy będące czynnymi podatnikami VAT.
Termin, w jakim musisz wystawić fakturę, jest różny i zależny od tego, kiedy nabywca towaru lub usługi zgłosił takie żądanie. Fakturę należy wystawić do 15. dnia miesiąca po miesiącu, w którym dokonasz sprzedaży towaru lub usługi. Z drugiej strony, fakturę możesz wystawić nawet 60 dni przed sprzedażą. Jest to możliwe, ale pod pewnymi warunkami, które określa art. 106i ust 8 ustawy o VAT.
Przykłady:
- Podatnik X będący podatnikiem VAT wykonał usługę na rzecz kontrahenta Y 20 sierpnia 2022 roku. Fakturę należy wystawić nie później niż do 15 września 2022 roku.
Elementy faktury VAT:
- data wystawienia;
- numer identyfikujący fakturę;
- nazwa i adres sprzedawcy;
- nazwa lub imię i nazwisko oraz adres nabywcy;
- numer identyfikacyjny sprzedawcy na potrzeby podatku;
- numer identyfikacyjny nabywcy na potrzeby podatku;
- data dokonania bądź zakończenia dostawy towarów/wykonania usługi, ewentualnie data zapłaty;
- rodzaj towaru lub usługi;
- miara i ilość dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
- cena jednostkowa towaru lub usługi netto (bez kwoty podatku VAT);
- kwoty opustów, obniżek, rabatów cen (jeżeli nie uwzględniono ich w cenie jednostkowej netto);
- wartość sprzedaży netto (bez kwoty podatku VAT);
- stawka podatku VAT;
- suma wartości sprzedaży netto (z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku);
- kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto (z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku);
- kwota należności ogółem.
Co to jest faktura bez VAT?
Jeżeli nie jesteś podatnikiem VAT i korzystasz ze zwolnienia podmiotowego lub przedmiotowego, co do zasady nie musisz wystawiać faktury. Jeżeli jednak klient zgłosi takie żądanie, masz taki obowiązek. Co więcej, może to zrobić do 3 miesięcy, licząc od zakończenia miesiąca, w którym dostarczysz towar lub wykonasz usługę na jego rzecz. Również w tym przypadku termin zależy od momentu żądania kontrahenta:
- zgłoszenie w miesiącu sprzedaży towaru lub wykonania usługi – do 15. dnia miesiąca po realizacji transakcji;
- zgłoszenie po miesiącu sprzedaży towaru lub wykonania usługi – w ciągu 15 dni od żądania.
Znaczenia nie ma tutaj, jaki jest to klient – osoba prywatna czy inny przedsiębiorca. Jeżeli od sprzedaży towaru lub realizacji usługi minęły 3 miesiące (licząc od zakończenia miesiąca, np. usługa realizowana 1 sierpnia 2022 roku – klient może wystąpić z takim żądaniem do końca listopada 2022 roku), wystawienie faktury zależy tylko od Twojej dobrej woli.
Przykłady:
- Podatnik X, który jest zwolniony z VAT, wykonał usługę na rzecz kontrahenta Y 20 sierpnia 2022 roku, który od razu zgłosił żądanie wystawienia faktury. Fakturę należy wystawić nie później niż do 15 września 2022 roku.
- Podatnik X, który jest zwolniony z VAT, wykonał usługę na rzecz kontrahenta Y 20 sierpnia 2022 roku. Kontrahent Y zgłosił żądanie wystawienia faktury 10 września 2022 roku. Fakturę należy wystawić nie później niż 25 września 2022 roku (w ciągu 15 dni od dnia zgłoszenia żądania).
Elementy faktury bez VAT:
- data wystawienia;
- numer identyfikujący fakturę;
- nazwa i adres sprzedawcy;
- nazwa lub imię i nazwisko oraz adres nabywcy;
- rodzaj towaru lub usługi;
- miara i ilość dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
- cena jednostkowa towaru lub usługi;
- kwota należności ogółem;
- przepis ustawy albo aktu, na którego podstawie podatnik stosuje zwolnienie od podatku.
Czym jest rachunek uproszczony?
Rachunek uproszczony możesz wystawić, jeżeli jest to sprzedaż zwolniona z VAT, na przykład, kiedy korzystasz ze zwolnienia podmiotowego lub przedmiotowego. Jednak tylko pod warunkiem, kiedy kontrahent nie zgłosił żądania wystawienia faktury, ale chce otrzymać rachunek uproszczony. Pamiętaj tutaj o kilku zasadach:
- jeżeli kontrahent zażąda rachunku przed sprzedażą towaru lub wykonaniem usługi – rachunek musisz wystawić w terminie 7 dni od transakcji;
- jeżeli kontrahent zażąda rachunku po sprzedaży towaru lub wykonania usługi – rachunek musisz wystawić w terminie 7 dni od zgłoszenia żądania.
Jako podatnik masz obowiązek wystawić rachunek, jeżeli kontrahent zgłosił takie żądanie w okresie 3 miesięcy od sprzedaży towaru lub wykonania usługi.
Elementy rachunku uproszczonego:
- data wystawienia;
- numer identyfikujący rachunek;
- nazwa i adres sprzedawcy;
- nazwa lub imię i nazwisko oraz adres nabywcy;
- rodzaj towaru lub usługi;
- cena jednostkowa towaru lub usługi;
- kwota należności ogółem wyrażona liczbowo i słownie.
Wiesz już, czym różnią się faktura, faktura bez VAT i rachunek uproszczony oraz kiedy możesz i musisz stosować poszczególne dokumenty. Najczęściej jako przedsiębiorca będziesz wystawiać faktury VAT (jeżeli jesteś czynnym podatnikiem VAT) lub faktury bez VAT (jeżeli korzystasz z przedmiotowego lub podmiotowego zwolnienia z VAT). Rachunek uproszczony jest obecnie wystawiany dość rzadko, ale warto wiedzieć, że jest taki dokument księgowy.
