Choć covid-19 przyniósł ogromne dramaty ludzkie i problemy gospodarcze, to jego skutkiem ubocznym okazała rewolucja w postaci upowszechnienia się pracy zdalnej na niespotykaną skalę. Zdaniem 4 na 5 prezesów amerykańskich firm pracę na odległość należy wpisać w strategię firm. Jak wobec tego managerowie skontrolują swoich podwładnych i prześledzą ich aktywność?
Epokowa zmiana
Choć technologicznie realna już wcześniej, to dopiero wirus celebryta przymusił znaczną grupę osób do pracy poza biurem. Długo przeważały obawy pracodawców o to, że podwładni w czasie dniówki zajmą się gotowaniem, praniem, zaprowadzaniem dzieci do przedszkoli i przeglądaniem mediów społecznościowych. Managerowie woleli mieć „pańskie oko” na swoich ludzi przy biurku, by w razie spadku produktywności smagać ich batem groźnego spojrzenia, tudzież mięsistego słowa. Wiele firm obawiało się ekonomicznej ruiny z powodu samowolki podwładnych.
Jednak wirus COVID-19 nie pozostawił wyboru i pracownicy zaczęli wykonywać swoje obowiązki zawodowe na odległość przynajmniej tam, gdzie nie potrzeba bezpośredniego kontaktu z drugim człowiekiem. Informatycy, księgowi, analitycy itp. z dnia na dzień dowiedzieli się, że ich obecność w biurze nie jest nikomu niezbędna. Analizy Global Workplace Analytics mówią, że aż 56% pracowników może wykonywać swoją pracę zdalnie, bez uszczerbku dla jakości wykonywanych zadań.
Produktywność trzyma poziom
Wystartował festiwal zdalnych spotkań, konsultacji, prezentacji, czy szkoleń. Praktycznie każdą aktywność udało się skutecznie przenieść do sieci. Obecnie, według badań przeprowadzonych przez Percyptyks, wśród 750 tysięcy pracujących na odległość tylko 4% z nich chciałoby wrócić w pełnym wymiarze godzin do biura, a blisko 100% uważa, że wydajniej pracuje im się poza firmą. Przy tym 94% pracodawców twierdzi, że produktywność w ich firmach z powodu pracy zdalnej albo nie spadła, albo wręcz urosła. Potwierdza to Becker Friedman Institute for Economics na Uniwersytecie w Chicago, który po przeprowadzeniu badań na grupie 10 tys. pracujących, udowodnił, że praca w domu jest tak samo wydajna, jak ta w biurze.
Nowy benefit
Jeden z gigantów audytorsko-księgowych PwC ogłosił, że umożliwił 40 tysiącom swoich pracowników z USA pracę z dowolnego miejsca. W mediach Yolanda Seals-Ciffield z działu personalnego zachęca potencjalnych kandydatów:
Jeśli jesteś pracownikiem działu obsługi klienta o dobrej reputacji i chcesz pracować wirtualnie, zrealizujemy to — kropka
Praca na odległość, to nowy rodzaj benefitu, bo 78% zatrudnionych, chciałoby pracować zdalnie także po pandemii. W końcu każdy z nich statystycznie oszczędza dziennie 40 minut i kilka tysięcy rocznie na dojazdach. Czas dla bliskich i grubszy portfel wygrywa z relacjami face to face z kolegami zza biurka. To także dobra opcja dla firm, które dysponują dostępem do nieograniczonej puli utalentowanego personelu z każdego miejsca na ziemi. Firmy zyskują też na zmniejszeniu konieczności inwestowania w przestrzenie biurowe, kosztach ich utrzymania oraz w przypadku eksplozji wirusa nie ryzykują czasowego zamknięcia z powodu kwarantanny.
Spór o nadzór nad pracownikami
W Radzie Dialogu Społecznego trwały negocjacje pomiędzy pracodawcami, rządem i związkami zawodowymi w temacie pracy zdalnej i póki co rozmowy zakończyły się fiaskiem.
Kopie kruszono o to w jaki sposób kontrolować zatrudnionych w pracy zdalnej. Sam kodeks pracy powiada, że praca musi odbywać się pod nadzorem przełożonego w określonym miejscu i czasie. Jak daleko ma jednak sięgać nadzór?
Skandal na TikToku
Problem kontroli budzi sporo emocji nie tylko w Polsce. W USA niebywałym echem odbił się skandal związany opublikowanymi na serwisie TikTok wiralowymi nagraniami osób, które opowiadały, że cały czas są śledzone przez kamerki w komputerze służbowym.
Po odejściu od biurka na zablokowanym ekranie komputera pojawiał się groźnie brzmiący komunikat:
NIE PRZY BIURKU. Podjęto działanie. Proszę uzyskać zgodę przełożonego na ponowną próbę logowania.
Czy po drugiej stronie ekranu siedział Wielki Brat? Zdenerwowana tiktokerka o pseudonimie @michaejay22 oburzała się, że pracodawca szpieguje ją za pomocą kamerki internetowej w służbowym sprzęcie. W czasie, gdy pojawił się komunikat poszła do kuchni odgrzać jedzenie. Przekonywała swoich followersów:
Bracie, właśnie dlatego nie chcą, abyśmy pracowali w domu
Tiktokerka twierdzi także, że nie wolno jej po żadnym pozorem zakrywać kamerki internetowej, bo taką politykę ma pracodawca. Świat ciągłej inwigilacji rodem z powieści „Rok 1984” George Orwella, nawet we własnym mieszkaniu okazuje się faktem?
Sprawa tiktokerki wywołała dyskusję, a opinia publiczna w USA spierała się o komfort pracy, szpiegowanie, mikrozarządzanie, o to czym różniłoby się odejście od komputera w domu od odwiedzenia w biurze automatu z przekąskami. Część internautów dziwiła się tak daleko posuniętemu nadzorowi, gdy fotografowano Chasminę w czasie przyrządzania posiłku. Niektórzy uznali to nawet za nieludzkie, inni zastanawiali się, dlaczego dalej chce tam pracować.
Jak kontrolują?
Tymczasem podglądanie pracownika przez monitor to nie jedyna metoda jaką wykorzystują korporacje. Wasza firma ma dostęp do wszystkiego, co robicie elektronicznie, a oprogramowanie monitorujące ułatwia gromadzenie i analizowanie każdego ruchu myszki i uderzenia palcem w klawiaturę.
Dociekliwy szef zobaczy jakie witryny odwiedzaliście i jak długo je oglądaliście, każde logowanie i wylogowywanie oraz treści maili przesyłane ze służbowego sprzętu, nie tylko z korporacyjnej skrzynki. Oprogramowanie wychwyci wulgaryzmy i kontrowersyjne komentarze w mediach społecznościowych, zapisze zrzut ekranu z laptopa, nagra wideokonferencje i dźwięk z otoczenia. W drastycznych przypadkach zebrane dane mogą zostać wykorzystane do uzasadnienia zwolnienia. Najlepiej więc przy załatwianiu prywatnych spraw nie używajcie służbowego sprzętu, by uniknąć problemów. 60% przedsiębiorstw potwierdza używanie oprogramowania do śledzenia aktywności elektronicznej pracowników – choć oni nie zawsze mają tego świadomość – i postępują zazwyczaj legalnie. 
Jednak aż 29% liderów biznesowych nie stosuje żadnej formy śledzenia wydajności personelu, często właśnie aby unikać mikrozarządzania, które przyczynia się do erozji zaufania i tworzy niezdrową atmosferę strachu. W jaki zatem sposób tacy szefowie sprawdzają czy pracownicy wykonują rzetelnie swoje zadania zdalnie i jak podnoszą wydajność załogi?
- określają jasne oczekiwania co do procesów i standardowych procedur,
- wskazują konkretne godziny pracy i dyspozycyjności,
- uczą radzenia sobie w nagłych sytuacjach,
- sprawiedliwie dzielą zadania w zespole, któremu stawiają wspólne ambitne cele,
- organizują cotygodniowe videospotkania zespołu i jeden na jeden z managerem,
- nakazują meldowanie się przełożonemu przy pomocy czatu,
- preferują krótsze, ale częstsze narady, dialog, regularne pytają o opinie i przeszkody,
- skupiają się na wynikach, ich pomiarze i analizie, zdefiniowaniu wskaźników, śledzeniu postępów działań, często przy pomocy aplikacji do raportowania,
- wspierają emocjonalne i zachęcają do dzielenia się informacjami, konsultacji, interakcji między członkami zespołu.
W poprzednim systemie mawiano, że kontrola to najwyższa forma zaufania, jednak współczesne czasy bardziej potrzebują inteligencji emocjonalnej niż wojskowego drylu. Telepraca, aby działała skutecznie w pierwszej kolejności wymaga zaufania i niezawodnej komunikacji pomiędzy szefem i podwładnym.
Podsumowanie
Adam Hickman z Gallupa ma dla managerów 3 rady:
- Szanować pracownika – dać każdemu jego przestrzeń, jeśli np. woli pracować porankami lub wieczorami, to w miarę możliwości dać mu taką opcję,
- Komunikować się często, dokładnie i zrozumiale – pracownik musi wiedzieć jakie konkretnie zadania przed nim stoją, na jaki termin musi się wyrobić i jaki efekt musi mieć jego aktywność. Nie ma tu miejsca na zgadywanki. Lepiej z pomocą komunikatora, czatu, telefonu, maila lub wideokonferencji szybko wyjaśnić wątpliwości.
- Budować zaufanie – jeśli nie możesz polegać na podwładnym na pracy zdalnej, to czy jego obecność w biurze coś by zmieniła?
Aż 42% mężczyzn i 32% kobiet mówi, że pracując zdalnie spędza przy domowym biurku tygodniowo średnio 2 godziny dłużej, niż gdyby była na open space. Wszędobylska i nazbyt szczegółowa kontrola wzmaga opór i stres, co zmniejsza wydajność i pcha pracownika w kierunku poszukiwania nowego pracodawcy. Lepiej skoncentrować się na podniesieniu umiejętności i motywacji. Czy komukolwiek opłaca się przesadzać z nadzorem? W końcu najważniejsze, by robota była zrobiona.
