Można dostać nawet 20 tys. zł dofinansowania na pracownika. Wystarczy wziąć udział w pilotażowym programie

Już 14 sierpnia 2025 roku rusza nabór wniosków o dofinansowanie dla firm, które chcą wziąć udział w pilotażowym programie skróconego czasu pracy. Na przetestowanie tego rozwiązania firmy będą miały rok i mogą na ten cel otrzymać nawet milion złotych wsparcia. Poniżej wyjaśniamy, na czym dokładnie polega pilotaż skróconego czasu pracy i jakie warunki trzeba spełnić, by się do niego zakwalifikować.

Czym jest pilotaż skróconego czasu pracy?

Pilotaż skróconego czasu pracy jest to program organizowany przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Nosi on nazwę „Skrócony czas pracy – to się dzieje!” i ma na celu umożliwić polskim firmom i instytucjom przetestowanie różnych modeli skracania czasu pracy pracowników.

Przygotowania do programu rozpoczęły się jeszcze w kwietniu 2025 r. i wówczas w taki sposób zapowiadała go ministra pracy Agnieszka Dziemianowicz-Bąk:

To będzie pierwszy pilotaż skróconego czasu pracy w tej części Europy, pierwszy w naszym regionie, pierwszy na tak szeroką skalę pilotaż w Polsce. Chcemy zachęcać do skróconego czasu pracy, zachęcać do testowania rozwiązań w różnego typu organizacjach. W pilotażu będą mogli wziąć udział przedsiębiorcy, jednostki samorządowe, fundacje, stowarzyszenia, związki zawodowe – by każdy pracodawca mógł sprawdzić, co u niego działa.

Z końcem czerwca 2025 r. na stronie internetowej ministerstwa pojawiły się szczegółowe zasady programu, a także regulamin naboru wniosków o dofinansowanie dla firm, które chciałyby wziąć w nim udział.

Jakie korzyści może przynieść skrócony czas pracy?

Sama idea wprowadzenia skróconego czasu pracy pojawiła się wskutek dynamicznego rozwoju technologii, przez który znacząco wzrosła efektywność i wydajność pracowników. W wielu branżach bowiem tę samą pracę można dzisiaj wykonać o wiele szybciej niż kiedyś, choćby dzięki wykorzystaniu nowoczesnego oprogramowania, czy też sztucznej inteligencji. Jeśli zatem pracownicy mogą określone zadania wykonać szybciej, nie ma potrzeby, by spędzali w miejscu pracy więcej czasu, niż jest to konieczne.

Skrócony czas pracy może też przynieść szereg korzyści i to zarówno dla pracowników, jak i pracodawców. Według Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej pracownicy, zyskując więcej czasu wolnego, mogą dzięki temu zachować równowagę między życiem prywatnym i zawodowym, mieć większe możliwości samorozwoju, a także uniknąć wypalenia zawodowego. Jednocześnie przy krótszym czasie pracy mogą być bardziej kreatywni i efektywni, a także popełniać mniej błędów, co z kolei zapewnia korzyści pracodawcom.

To nie wszystko, ponieważ według ministerstwa krótsza praca może też zwiększyć chęć posiadania dzieci przez młodszych pracowników i jednocześnie pomóc w utrzymaniu aktywności zawodowej seniorów. Innymi słowy, skrócony czas pracy może okazać się ważnym elementem walki z kryzysem demograficznym.

Jak będzie realizowany pilotażowy program skróconego czasu pracy?

Pilotażowy program zorganizowany przez ministerstwo z założenia ma pomóc firmom i instytucjom przetestowanie różnych modeli skróconego czasu pracy. Jego realizacja będzie zatem trwała ponad rok i zostanie podzielona na etapy.

Etap wyłonienia uczestników programu

W pierwszej kolejności zostaną wyłonieni uczestnicy programu, a więc przedsiębiorstwa i instytucje, które będą testowały u siebie skrócony czas pracy i otrzymają na cel dofinansowanie. Ten wstępny etap będzie przebiegał w następujący sposób:

• nabór wniosków – będzie on trwał od 14 sierpnia do 15 września 2025 r.;
• wybór projektów – nastąpi to do 15 października 2025 r. i do tego dnia też będzie opublikowana lista pracodawców zakwalifikowanych do programu;
• podpisanie umów z uczestnikami programu – proces ten rozpocznie się po publikacji listy uczestników.

Etapy realizacji programu

Realizacja programu rozpocznie się po podpisaniu umów z pracodawcami i będzie podzielona na trzy etapy:

• I etap: Przygotowanie do wprowadzenia skróconego czasu pracy – etap ten rozpocznie się z chwilą podpisania umowy z uczestnikiem programu i zakończy 31 grudnia 2025 r.;
• II etap: Testowanie wprowadzenia skróconego czasu pracy w środowisku pracy – będzie on trwał od 1 stycznia do 31 grudnia 2026 r. i w tym czasie uczestnicy programu mają testować skrócony czas pracy;
• III etap: Podsumowanie realizacji projektu pilotażowego – zakończy się on 15 maja 2027 r., kiedy to do ministerstwa trafią już wszystkie sprawozdania końcowe oraz inne dokumenty pozwalające na ocenę efektów pilotażu.

Szczegółowe zasady pilotażowego programu skróconego czasu pracy

Poniżej wyjaśniamy dokładnie, kto może wziąć udział w programie oraz jakie są zasady udzielenia dofinansowania na realizację projektu skrócenia czasu pracy.

Kto może wziąć udział w programie?

Pilotażowy program skróconego czasu pracy skierowany jest nie tylko do firm prywatnych, ale też podmiotów publicznych np. jednostek samorządu terytorialnego, czy też urzędów. Ministerstwu zależy też na tym, by wzięli w nim udział pracodawcy z różnych branż i o zróżnicowanej strukturze organizacyjnej. Aby jednak przedsiębiorstwo zakwalifikowało się do programu i mogło liczyć na dofinansowanie, musi spełnić określone warunki:

• prowadzić działalność przez minimum 12 miesięcy przed dniem złożenia wniosku;
• zatrudniać co najmniej 75 proc. pracowników na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę;
• objąć projektem skróconego czasu pracy co najmniej 50 proc. pracowników;
• utrzymać przez cały okres trwania pilotażu zatrudnienie na poziomie nie niższym niż 90 proc. stanu początkowego;
• utrzymać wynagrodzenia pracowników biorących udział w projekcie pilotażowym na poziomie nie niższym niż obowiązujące w dniu rozpoczęcia realizacji projektu przez cały okres jego trwania;
• nie dopuścić do pogorszenia warunków pracy i płacy pracowników objętych projektem.

Warunkiem zakwalifikowania się do programu jest także brak zaległości finansowych – wobec pracowników, urzędu skarbowego, ZUS i innych podmiotów.

Na jakie dofinansowanie można liczyć?

Firmom chcącym wziąć udział w programie ministerstwo proponuje dofinansowanie z Funduszu Pracy. Może ono wynieść do 1 miliona złotych, ale przy założeniu, że koszt projektu w przeliczeniu na jednego pracownika objętego pilotażem nie przekroczy 20 tys. zł.

Z założenia dofinansowanie ma pomóc we wdrożeniu skróconego czasu pracy i dlatego może być przeznaczone na takie cele jak:

• koszty obsługi projektu – nie powinny one przekroczyć 10% wartości całego projektu i mogą dotyczyć np. kosztów związanych z jego koordynacją, oceną i rozliczaniem;
• koszty merytoryczne – mogą one obejmować np. koszty analiz i ekspertyz wdrożenia skróconego czasu pracy, szkoleń pracowników, optymalizacji i automatyzacji procesów, a także wynagrodzeń pracowników objętych pilotażem.

W sumie na pilotaż skróconego czasu pracy ministerstwo przeznaczyło 50 mln zł. W ramach naboru wniosków w 2025 roku ogólna kwota dofinansowania wyniesie jednak tylko 10 mln zł, choć w razie potrzeby może zostać zwiększona.

Jakie modele skróconego czasu pracy można przetestować?

Program z założenia umożliwia przetestowania rozmaitych modeli skróconego czasu pracy, ponieważ powinno się go dostosować do specyfiki danej organizacji oraz branży. Takim modelem zatem może być:

• skrócenie tygodnia pracy, czyli zmniejszenie liczby dni pracy w tygodniu,
• zmniejszenie liczby godzin pracy w poszczególne dni,
• wprowadzenie dodatkowych dni wolnych w miesiącu,
• udzielanie pracownikom dodatkowych dni wolnych w formie urlopu wypoczynkowego.

Jak wynika z informacji widniejącej na stronie ministerstwa, dopuszczalne są również inne modele dopasowane do specyfiki danego pracodawcy.

Jakie obowiązki ciążą na uczestnikach programu?

Pracodawcy, którzy zakwalifikują się do programu, muszą zobowiązać się do współpracy z miejscowym urzędem pracy oraz przekazywania mu informacji na temat wyników pilotażu w trakcie jego trwania. Takie informacje mają być przekazywane jako:

• ankiety wstępne i kwartalne – wypełniane przez pracodawcę i przez pracowników;
• sprawozdanie częściowe z wykorzystania środków z Funduszu Pracy na realizację projektu;
• sprawozdanie końcowe zawierające: informacje o zrealizowanych działaniach i wypracowanych rozwiązaniach, informację finansową z wykazem faktur oraz ewaluację projektu.

Wszystkie powyższe dokumenty należy składać na formularzach przygotowanych przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.

Jak wnioskować o udział w programie i dofinansowanie?

Wniosek o udział w pilotażowym programie skróconego czasu pracy oraz o dofinansowanie należy złożyć w formie elektronicznej za pomocą generatora wniosków udostępnionego przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Na taki kompletny wniosek składają się m.in.:

• wniosek o przyznanie środków rezerwy Funduszu Pracy na finansowanie projektu pilotażowego;
• projekt wdrożenia pilotażowego skrócenia czasu pracy – powinien od zawierać m.in. opis projektu, uzasadnienie jego wdrożenia, a także planowane rezultaty wraz z opisem sposobów ich pomiaru;
• oświadczenia dotyczące niezalegania z płatnościami m.in. wobec pracowników, urzędu skarbowego i ZUS;
• deklaracja współpracy z urzędem pracy, a więc także przekazywania mu informacji na temat wyników pilotażu.

Przypomnijmy, że nabór wniosków do programu rusza 14 sierpnia i potrwa do 15 września.

Na jakich zasadach zostanie przyznane dofinansowanie?

Złożenie wszystkich dokumentów nie jest równoznaczne z udzieleniem dofinansowania. Wszystkie wnioski zostaną najpierw przeanalizowane przez komisję, która w pierwszej kolejności wyłoni spośród nich projekty spełniające wymogi formalne. Następnie wybrane projekty zostaną przyporządkowane do jednego z 12 koszyków, wyodrębnionych wg PKD oraz wielkości zatrudnienia.

Do dofinansowania zostaną rekomendowane projekty, które uzyskają najwyższą punktację w każdym z 12 koszyków, zgodnie z określoną pulą miejsc dla każdego z nich. Najwyżej punktowane mają być projekty przewidujące m.in. objęcie pilotażem największego odsetka pracowników, a także wprowadzenie zmian organizacyjnych i technologicznych celem usprawnienia procesów w firmie. Przy ocenie wniosków znaczenie będzie miała jednak również „spójność i racjonalność” projektu oraz wykorzystanie własnego wskaźnika do monitorowania wydajności pracy w organizacji.

Zainteresował Cię ten artykuł? Czytaj więcej takich treści w ramach cyklu „Zadbaj o swój portfel”