Kiedy nie trzeba wystawiać faktury w KSeF? Wyjątki od przepisów

Już 1 kwietnia 2026 roku obowiązek fakturowania w KSeF zostanie rozszerzony o kolejne firmy, a od przyszłego roku obejmie już praktycznie wszystkie firmy w Polsce. Warto jednak wiedzieć, że nie każda faktura musi trafić do Krajowego Systemu e-Faktur, ponieważ przepisy przewidują liczne wyjątki. Poniżej wyjaśniamy, kiedy nie trzeba wystawiać faktury w KSeF lub kto może uniknąć tego obowiązku.

Krajowy System e-Faktur to rządowa platforma do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur elektronicznych, w ujednoliconym formacie XML. Przystąpienie do systemu jest obowiązkowe dla większości firm, jednak jego wdrożenie następuje etapami. Od 1 lutego 2026 roku za jej pośrednictwem faktury powinny wystawiać firmy o obrocie brutto powyżej 200 mln zł, natomiast dla pozostałych przedsiębiorstw termin wdrożenia KSeF wyznaczono na 1 kwietnia 2026 roku. Oprócz tego istnieją okresy przejściowe dla mikroprzedsiębiorców oraz ustawowe wyjątki, które zwalniają także inne podmioty z obowiązku wystawiania faktur w KSeF.

Czy wszystkie faktury trzeba wystawiać w KSeF?

Nie wszystkie faktury trzeba wystawiać w KSeF, ponieważ ustawodawca przewidział pewne wyjątki, które zwalniają z obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych. O takich wyjątkach decydują przepisy:

• Ustawa o VAT, w szczególności ustawa z dnia 16 czerwca 2023 roku o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2023 r. poz. 1598),
• Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 7 grudnia 2025 r. w sprawie przypadków, w których nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych (Dz.U. 2025 r. poz. 1740).

Zwolnienia ustawowe mają charakter „wyjątku od reguły” lub obowiązują jedynie czasowo, ponieważ co do zasady do Krajowego Systemu e-Faktur powinna trafiać większość faktur wystawianych w obrocie gospodarczym. Istnieją jednak też wykluczenia „techniczne”, ponieważ niektóre dokumenty nie mogą trafiać do KSeF ze względu na to, że nie są fakturami w rozumieniu ustawy o VAT lub nie można ich wystawić w ustrukturyzowanej formie.

Kiedy nie trzeba wystawiać faktury w KSeF?

Poniżej wyjaśniamy, kiedy nie trzeba wystawiać faktury w KSeF ze względu na ustawowe wyłączenia oraz kiedy nie jest to możliwe ze względu na zasady działania państwowego systemu.

Dokumenty wyłączone z KSeF

Niektórych dokumentów w ogóle nie można wystawić w KSeF, co wynika ze specyfiki działania systemu. Całkowicie są więc wyłączone z KSeF:

• noty korygujące – wszelkie pomyłki na fakturze można w KSeF korygować wyłącznie za pomocą faktury korygującej;
• duplikaty faktur – w KSeF nie są one potrzebne, ponieważ każda faktura ma być przechowywana w systemie przez 10 lat i w każdej chwili można ją ponownie pobrać;
• faktury pro forma – nie podlegają one raportowaniu do KSeF, ponieważ nie są fakturami w rozumieniu ustawy o VAT.

Co do zasady KSeF obsługuje zatem wyłącznie faktury ustrukturyzowane, które dokumentują rzeczywistą sprzedaż, podlegają księgowaniu i wywołują skutek podatkowy.

Wyłączenia ustawowe

Podstawowa lista podatników, którzy nie muszą wystawiać faktur ustrukturyzowanych w KSeF, znajduje się w art. 106ga ustawy z dnia 16 czerwca 2023 roku o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług. Na liście tej znajdują się:

• podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz konsumentów (B2C) – faktury dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej można, ale nie trzeba wystawiać w KSeF;
• podmioty niemające siedziby w Polsce – chodzi tu dokładnie o podatników, którzy:

– nie posiadają siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;

– posiadają jedynie stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju (a siedzibę poza nim), ale nie uczestniczy ono w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę;

• podatnicy korzystający z procedur szczególnych:

– nieunijnej procedury OSS dotyczącej niektórych usług,

– szczególnej procedury w zakresie świadczenia usług międzynarodowego okazjonalnego przewozu drogowego osób,

– szczególnej procedury dotyczącej sprzedaży na odległość towarów importowanych;

• podatnicy korzystający ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1 ustawy o VAT – chodzi tu o zwolnienia podmiotowe z podatku VAT, które przysługują podatnikom z siedzibą w innym państwie członkowskim UE.

Wyłączenia z KSeF dotyczące wybranych usług

Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 7 grudnia 2025 r. wymienia szczególne przypadki, kiedy nie trzeba wystawiać faktury w KSeF. Wyłączenia te dotyczą głównie specyficznych usług lub transakcji, które trudno udokumentować za pomocą faktury ustrukturyzowanej.

Przypadki, w których nie ma obowiązku wystawienia faktury w KSeF, dotyczą:

• paragonów z NIP za przejazd autostradą – gdy są one dokumentowane paragonem z NIP uznanym za fakturę,
• biletów za przejazd – chodzi tutaj o bilety za usługi przewozu osób, które traktowane są jako faktury,
• świadczenia usług w zakresie kontroli i nadzoru lotniczego – za które są pobierane opłaty trasowe dokumentowane fakturami,
• usług finansowych i ubezpieczeniowych zwolnionych z VAT – są one dokumentowane fakturami uproszczonymi o węższym zakresie danych, dlatego nie mogą trafić do KSeF;
• samofakturowania – nie trzeba wystawiać faktury w KSeF, jeśli nabywca dokonujący samofakturowania lub sprzedawca nie ma polskiego numeru NIP.

Wyłączenia przejściowe do końca 2026 roku

Dodatkowo istnieją przepisy przejściowe, które zwalniają przedsiębiorców z obowiązku wystawiania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur do 31 grudnia 2026 roku. Na ich podstawie nie trzeba wystawiać faktury w KSeF w następujących przypadkach:

• jeśli wartość sprzedaży brutto nie przekracza w ciągu miesiąca kwoty 10 000 zł – po przekroczeniu tego limitu każdą kolejną fakturę należy jednak już wystawiać w KSeF;
• jeśli faktury wystawiane są przy użyciu kas fiskalnych, – dotyczy to także faktur uproszczonych, czyli paragonów z NIP do kwoty 450 zł (100 euro).

Powyższe wyłączenia dotyczą zatem głównie najmniejszych firm, dla których dostosowanie się do nowego sposobu fakturowania sprzedaży jest największym wyzwaniem.

Rolnicy a KSeF – wyłączenie szczególne

Od 1 kwietnia 2026 roku faktury w KSeF powinni wystawiać rolnicy, którzy są czynnymi podatnikami VAT i dokonują sprzedaży na rzecz innego podatnika. Obowiązek ten nie dotyczy jednak rolników ryczałtowych, którzy mogą korzystać z KSeF dobrowolnie. Oznacza to, że nabywcy produktów rolnych wciąż mogą wystawiać faktury VAT RR w formie papierowej, jeśli rolnik nie korzysta z KSeF.

Podsumowanie

Przepisy przewidują liczne przypadki, kiedy nie trzeba wystawiać faktury w KSeF, jednak w gruncie rzeczy dotyczą one dość wąskiej grupy przedsiębiorców. Jednocześnie w przepisach nie ma żadnych wyłączeń w zakresie odbioru faktur zakupowych. Nawet jeśli więc firma nie ma obowiązku wystawiania faktur w KSeF, to i tak musi korzystać z nowego systemu, by rozliczać się z dostawcami. Wdrożenia KSeF w firmie trudno zatem uniknąć i tak naprawdę lepiej je przeprowadzić jak najwcześniej. Odkładanie tego w czasie może bowiem skończyć się chaosem i poważnymi problemami z rozliczeniami.

Twój program nie jest zintegrowany z KSeF? Sprawdź Faktura.pl za darmo przez 30 dni i przekonaj się, jak Krajowy System e-Faktur może ułatwić prowadzenie firmy.