Obowiązkowy KSeF utrudnił wielu firmom rozliczanie wydatków pracowniczych. Problem dotyczy zwłaszcza kosztów ponoszonych podczas delegacji oraz zakupów opłacanych kartami służbowymi. Faktura wystawiona na pracodawcę trafia bezpośrednio do systemu, a powiązanie wydatku z konkretną osobą lub określenie jego związku z prowadzoną działalnością bywa wówczas trudne i czasochłonne.
W poszukiwaniu rozwiązania tego problemu przedsiębiorcy zaczęli masowo zwracać się do dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z pytaniem, czy faktury imienne wystawiane na pracowników mogą stanowić koszty uzyskania przychodu firmy. Takie dokumenty nie podlegają obowiązkowej wysyłce do KSeF, a jednocześnie znacząco ułatwiają kontrolę nad rozrachunkami pracowniczymi.
Interpretacje wydawane w 2026 roku jasno wskazują, że dokument wystawiony na pracownika nie wyklucza możliwości rozpoznania kosztu przez pracodawcę. Sama faktura nie będzie jednak wystarczającym dowodem pozwalającym obronić wydatek zaliczony do kosztów podatkowych firmy. Przedsiębiorca powinien zgromadzić dokumenty potwierdzające, że zakup został dokonany w jego interesie i ostatecznie obciążył jego majątek. Jakie? Odpowiedź znajdziesz w naszym artykule.
Faktura na pracownika nie wyklucza kosztu
Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów albo zachowania lub zabezpieczenia ich źródła, z wyjątkiem wydatków wymienionych w art. 16 ust. 1 tej ustawy. W przypadku przedsiębiorców podlegających przepisom ustawy o PIT analogiczna zasada wynika z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT, z uwzględnieniem wyłączeń określonych w art. 23 tej ustawy.
Przepisy ustaw o podatkach dochodowych nie uzależniają możliwości zaliczenia wydatku do kosztów wyłącznie od posiadania faktury wystawionej bezpośrednio na podatnika. Faktura jest istotnym dowodem, lecz o kwalifikacji podatkowej decyduje całokształt okoliczności, między innymi cel zakupu, jego związek z prowadzoną przez przedsiębiorcę działalnością, sposób finansowania oraz kompletność i prawidłowość posiadanej dokumentacji.
Potwierdzają to interpretacje nr 0111-KDIB1-3.4010.150.2026.1.JG, 0114-KDIP2-2.4010.63.2026.2.RK/AS oraz 0111-KDIB1-1.4010.76.2026.1.SH. Wynika z nich, że faktura imienna może dokumentować koszt pracodawcy, jeżeli pracownik dokonał zakupu służbowego, a przedsiębiorstwo potrafi wykazać rzeczywisty przebieg operacji.
Jaką dokumentację należy posiadać, aby faktura imienna wystawiona na pracownika mogła dokumentować koszt uzyskania przychodu?
Kluczowe są cel zakupu i działanie w interesie pracodawcy
Pierwszym i najważniejszym warunkiem jest udowodnienie, że pracownik dokonał zakupu w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych, a nie w celu zaspokojenia własnych potrzeb.
Samo oświadczenie, że wydatek „dotyczył firmy”, będzie niewystarczające. Z dokumentacji zgromadzonej przez przedsiębiorcę powinien wynikać konkretny cel gospodarczy. Może nim być odbycie podróży służbowej, udział w spotkaniu z kontrahentem, realizacja określonego projektu, wykonanie prac u klienta albo zakup materiałów niezbędnych do wykonania zadania służbowego. W jaki sposób można to udokumentować?
W interpretacji nr 0111-KDIB1-3.4010.150.2026.1.JG wnioskodawca wskazał, że do gromadzenia informacji niezbędnych do zakwalifikowania faktur imiennych wystawianych na pracowników jako wydatków firmy wykorzystuje raporty sporządzane w systemie finansowo-księgowym przeznaczonym do rozliczania wydatków pracowniczych.
Do raportu dołączany jest dokument źródłowy albo zestaw dokumentów i danych, które łącznie pozwalają zidentyfikować transakcję oraz okoliczności poniesienia związanego z nią wydatku. Umożliwiają one w szczególności ustalenie rodzaju wydatku, daty jego poniesienia, wartości, danych dostawcy oraz związku zakupu z wykonywaniem obowiązków służbowych.
Nie oznacza to, że każdy przedsiębiorca musi inwestować w system informatyczny, aby móc zaliczać faktury imienne pracowników do kosztów firmy. Może posługiwać się klasycznymi metodami, takimi jak rozliczenie wydatków lub delegacji, z których jasno wynikają:
- imię i nazwisko pracownika;
- data i miejsce dokonania zakupu;
- rodzaj nabytego towaru lub usługi;
- kwota wydatku;
- szczegółowo określony cel służbowy, z uwzględnieniem informacji o delegacji, kliencie, projekcie, spotkaniu lub zadaniu, którego dotyczył wydatek.
Z dokumentacji musi ponadto wynikać, że pracownik nie dokonał zakupu na własne potrzeby, lecz w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych.
Pomocne mogą być:
- polecenie wyjazdu służbowego;
- korespondencja z przełożonym lub kontrahentem;
- zaproszenie albo program konferencji;
- dokumentacja projektu;
- firmowe zamówienie;
- wskazanie zadania, w ramach którego dokonano zakupu.
Ma to szczególne znaczenie w przypadku wydatków, które mogą mieć zarówno charakter służbowy, jak i prywatny, takich jak noclegi, posiłki, paliwo czy przejazdy taksówką. Dokumentacja powinna wykluczać możliwość powstania przysporzenia majątkowego po stronie pracownika.
Wydatek musi definitywnie obciążać majątek przedsiębiorcy
Faktury imienne wystawione na pracownika, pomimo spełnienia wymogów dotyczących prawidłowej dokumentacji, nie będą mogły zostać zaliczone do kosztów, jeżeli ostatecznie nie obciążą majątku pracodawcy.
Zgodnie z ustawami o PIT i CIT, jeżeli wydatek nie został poniesiony przez przedsiębiorcę, nie może stanowić kosztu uzyskania przychodu. Dyrektor KIS wskazuje, że dopuszczalne jest zarówno bezpośrednie pokrywanie przez pracodawcę wydatków udokumentowanych fakturami imiennymi wystawionymi na pracownika, na przykład za pomocą karty służbowej, co zostało opisane w interpretacji nr 0114-KDIP2-2.4010.63.2026.2.RK/AS, jak i zwracanie pracownikowi poniesionych przez niego wydatków, o czym mowa w interpretacji nr 0111-KDIB1-1.4010.76.2026.1.SH.
Podobne artykuły
Dokumentacja powinna wówczas obejmować fakturę, raport pracownika, zatwierdzenie wydatku oraz potwierdzenie wypłaty zwrotu. Samo przedstawienie faktury nie dowodzi jeszcze, że ekonomiczny ciężar wydatku poniósł pracodawca.
Wymagana jest kontrola i akceptacja wydatków pracownika
Wydatki udokumentowane fakturami imiennymi wystawionymi na pracownika powinny zostać sprawdzone pod względem merytorycznym, formalnym i podatkowym, dokładnie tak samo jak wydatki udokumentowane fakturami, na których jako nabywcę wskazano przedsiębiorcę.
Z interpretacji wydawanych przez dyrektora KIS wynika, że przełożony lub inna wyznaczona osoba powinna potwierdzić, iż zakup był zasadny, pozostawał w związku z obowiązkami pracownika, miał związek z działalnością gospodarczą prowadzoną przez pracodawcę oraz został sfinansowany ze środków firmy albo zwrócony pracownikowi.
Dla celów dowodowych dobrą praktyką jest zachowywanie śladów akceptacji wydatku, na przykład w systemie elektronicznym, wiadomości e-mail, podpisanym rozliczeniu wydatków lub dokumencie rozliczenia delegacji.
Uwaga na ustawowe wyłączenia
Nawet prawidłowo udokumentowany wydatek nie może zostać zaliczony do kosztów, jeżeli podlega wyłączeniu na podstawie art. 16 ust. 1 ustawy o CIT albo art. 23 ustawy o PIT. Dotyczy to między innymi niektórych wydatków reprezentacyjnych, kar, grzywien oraz kosztów o charakterze osobistym.
W takim przypadku sposób udokumentowania nie zmienia podatkowej natury wydatku. Może natomiast świadczyć o tym, że pracownik otrzymał świadczenie podlegające opodatkowaniu na podstawie art. 11 ust. 1 i art. 12 ust. 1 ustawy o PIT.
Faktura imienna bez możliwości odliczenia VAT
Jeżeli faktura została wystawiona na pracownika, przedsiębiorstwu może nie przysługiwać prawo do odliczenia wykazanego na niej podatku naliczonego VAT. Nieodliczony podatek może jednak zwiększyć koszt uzyskania przychodów.
W interpretacji nr 0114-KDIP2-2.4010.63.2026.2.RK/AS dyrektor KIS potwierdził możliwość rozpoznania takich wydatków w wartości brutto jako kosztów podatkowych pracodawcy na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 46 ustawy o CIT.
Zgodnie z tym przepisem podatek od towarów i usług, którego podatnik nie ma prawa odliczyć, może stanowić koszt uzyskania przychodu, o ile nie zwiększa wartości początkowej środka trwałego albo wartości niematerialnej i prawnej.
KSeF umożliwia oznaczenie pracownika na fakturze
Warto przypomnieć, że struktura faktury ustrukturyzowanej przewiduje następujące role:
- Podmiot1 – sprzedawca;
- Podmiot2 – nabywca;
- Podmiot3 – dodatkowy uczestnik transakcji.
Element Podmiot3 może służyć do wskazania pracownika, który dokonał zakupu w imieniu przedsiębiorstwa. Pracodawca pozostaje wówczas nabywcą wskazanym w elemencie Podmiot2, a dane pracownika umożliwiają przypisanie faktury do właściwej transakcji bankowej lub konkretnego rozliczenia.
Rozwiązanie to wymaga jednak prawidłowego działania zarówno pracownika, jak i wystawcy faktury. Pracownik musi przekazać odpowiednie dane, a sprzedawca poprawnie wprowadzić je do struktury dokumentu. W przeciwnym razie faktura trafi do KSeF bez informacji pozwalających łatwo powiązać ją z konkretną osobą lub kartą służbową.
Podsumowanie
Stanowisko dyrektora KIS w sprawie możliwości zaliczania do kosztów wydatków udokumentowanych fakturami imiennymi wystawionymi na pracowników jest zdecydowanie korzystne dla przedsiębiorców. Należy jednak szczególnie zadbać o prawidłowe wykazanie związku wydatków z prowadzoną działalnością oraz udowodnienie, że ich ekonomiczny ciężar poniosła firma.
Korzystna linia interpretacyjna nie zapewnia jednak ochrony wszystkim podatnikom. Interpretacja indywidualna chroni wyłącznie podmiot, który ją uzyskał, i tylko w odniesieniu do opisanego przez niego stanu faktycznego.
Dlatego jeżeli ujmujesz w księgach faktury imienne wystawione na pracowników lub planujesz w ten sposób ułatwić sobie rozliczanie wydatków pracowniczych w dobie KSeF, może to być dobry moment na wystąpienie z wnioskiem o wydanie indywidualnej interpretacji przepisów prawa podatkowego we własnej sprawie.
