Przedsiębiorcy wpisani do CEIDG do 31 grudnia 2024 r., którzy nie mają adresu do doręczeń elektronicznych wpisanego do Bazy Adresów Elektronicznych i nie zostali objęci obowiązkiem wcześniej, muszą uzyskać taki wpis do 30 września 2026 r. Od 1 października 2026 r. obejmuje ich obowiązek wynikający z ustawy o doręczeniach elektronicznych. Część przedsiębiorców musiała wykonać tę czynność wcześniej, jeśli po 30 czerwca 2025 r. składała wniosek o zmianę wpisu w CEIDG.
Kogo dotyczy termin 30 września 2026 r.?
Art. 152 ust. 3 ustawy o doręczeniach elektronicznych obejmuje podmioty niepubliczne wpisane do CEIDG, które nie mają adresu do doręczeń elektronicznych (ADE) wpisanego do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE) i nie należą do grup objętych art. 152 ust. 1 lub 2.
Dla tej grupy termin uzyskania wpisu ADE do BAE upływa 30 września 2026 r. Oficjalny harmonogram e-Doręczeń wskazuje obowiązek od 1 października 2026 r. dla podmiotów wpisanych do CEIDG do 31 grudnia 2024 r.
Data założenia działalności nie wystarcza więc do ustalenia terminu. Trzeba również sprawdzić, czy po 30 czerwca 2025 r. przedsiębiorca zmieniał wpis w CEIDG.
Kiedy obowiązek powstał wcześniej po zmianie wpisu w CEIDG?
Art. 152 ust. 2 dotyczy przedsiębiorców wpisanych do CEIDG do 31 grudnia 2024 r., którzy nie mają ADE w BAE i w okresie od 1 lipca 2025 r. do 30 września 2026 r. składają wniosek o zmianę wpisu.
Przy takim wniosku przedsiębiorca musi przekazać dane potrzebne do utworzenia ADE w usłudze publicznej, podać adres utworzony u kwalifikowanego dostawcy wraz z danymi potrzebnymi do wpisu do BAE albo wystąpić o utworzenie adresu w usłudze publicznej.
Oficjalne materiały administracji opisują tę zasadę jako dotyczącą każdej aktualizacji lub zmiany wpisu. Jako przykłady podają zmianę adresu działalności, aktualizację danych kontaktowych, rozszerzenie PKD, zawieszenie działalności oraz jej wznowienie. Biznes.gov.pl wskazuje, że przedsiębiorca zarejestrowany do końca 2024 r., który składa po 30 czerwca 2025 r. wniosek o aktualizację wpisu, powinien załatwić sprawę ADE przy składaniu tego wniosku.
Jak uzyskać adres i sprawdzić wpis do BAE?
Przedsiębiorca może korzystać z publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego albo z kwalifikowanej usługi świadczonej przez komercyjnego dostawcę.
Przy usłudze publicznej wniosek składa się przez Biznes.gov.pl. Po utworzeniu adresu skrzynkę trzeba aktywować. Aktywacja pozwala rozpocząć korzystanie ze skrzynki i powoduje automatyczny wpis ADE do BAE. Przy adresie zapewnianym przez kwalifikowanego dostawcę adres musi zostać wpisany do BAE.
Aktywny adres do e-Doręczeń przedsiębiorcy jest ujawniany we wpisie CEIDG. Adres można również sprawdzić po zalogowaniu do skrzynki e-Doręczeń. Status złożonego wniosku jest dostępny w części służącej do zarządzania adresami.
Samo wysłanie wniosku nie potwierdza więc wykonania obowiązku. Dla przedsiębiorcy objętego art. 152 ust. 3 liczy się uzyskanie wpisu ADE do BAE do 30 września 2026 r.
Co się dzieje, gdy przedsiębiorca nie odbierze pisma?
Ustawa reguluje sytuację, w której podmiot publiczny wysyła korespondencję na ADE podmiotu niepublicznego, a adresat jej nie odbiera.
Art. 41 ust. 1 pkt 3 przewiduje wystawienie dowodu otrzymania po upływie 14 dni od dnia wpłynięcia korespondencji, jeśli adresat wcześniej jej nie odebrał. Zgodnie z art. 42 ust. 2 pismo uznaje się wtedy za doręczone w dniu następującym po upływie tych 14 dni.
Pismo może zostać uznane za doręczone, choć przedsiębiorca go nie przeczytał. Ustawa nie przewiduje w tym mechanizmie odrębnej kary za samo nieotwarcie wiadomości. Znaczenie ma skutek doręczenia oraz terminy związane z konkretnym pismem lub postępowaniem.
Kto ma dostęp do skrzynki i kto odpowiada za odbiór pism?
Przedsiębiorca będący osobą fizyczną może samodzielnie zarządzać skrzynką albo wyznaczyć administratora. Art. 19 ustawy przewiduje, że osoba fizyczna jest uprawniona do wyznaczenia administratora, a do aktywacji i zarządzania skrzynką uprawniony jest sam przedsiębiorca oraz administrator, jeśli został ustanowiony.
Przepisy nie nakazują tworzenia zastępstwa na czas urlopu ani wewnętrznej procedury obiegu dokumentów. Są to rozwiązania organizacyjne. Firma może wyznaczyć osobę odpowiedzialną za regularny odbiór pism i drugą osobę na czas jej nieobecności.
Rozdzielenie odpowiedzialności powinno odpowiadać faktycznie przyznanym uprawnieniom w systemie.
Czy pracownik biura rachunkowego może obsługiwać skrzynkę?
Sama umowa z biurem rachunkowym nie daje dostępu do skrzynki e-Doręczeń klienta.
Osoba zarządzająca skrzynką może nadać dostęp konkretnej osobie fizycznej, na przykład właścicielowi lub pracownikowi biura rachunkowego. Zakres wykonywanych czynności zależy od przyznanych uprawnień.
Pełnomocnictwo do prowadzenia spraw przedsiębiorcy również nie powoduje automatycznego dostępu do skrzynki. Dostęp do e-Doręczeń trzeba nadać zgodnie z zasadami zarządzania skrzynką.
Jak działają powiadomienia e-mail?
Podczas aktywacji skrzynki podaje się adres e-mail do powiadomień. System może na ten adres przesyłać informacje o oczekującej korespondencji.
E-mail pełni funkcję pomocniczą. Moment skutecznego doręczenia wynika z zasad dotyczących ADE i z przepisów o doręczeniu, a nie z odczytania powiadomienia e-mail.
Regularne kontrolowanie skrzynki, aktualny adres do powiadomień oraz zastępstwo podczas nieobecności osoby odpowiedzialnej są zaleceniami organizacyjnymi. Ustawa nie tworzy z nich odrębnych obowiązków dla przedsiębiorcy.
Coraz więcej obowiązków firmy przenosi się do internetu. Księgowość też możesz uprościć
e-Doręczenia to kolejny element cyfryzacji kontaktów przedsiębiorcy z administracją. Równolegle firmy muszą obsługiwać KSeF, rozliczać podatki i ZUS, pilnować faktur oraz dokumentów kosztowych. Im więcej systemów, tym łatwiej stracić czas na czynności administracyjne.
W Faktura.pl fakturowanie, KSeF i księgowość online są dostępne w jednym miejscu. Faktury przychodowe i kosztowe mogą trafiać bezpośrednio z KSeF, program pomaga je zaksięgować, wylicza podatki i składki ZUS, a dokumenty można przechowywać w wirtualnym segregatorze. W razie pytań dostępne jest również wsparcie ekspertów księgowych.
Podobne artykuły
Księgowość online w Faktura.pl można testować przez 30 dni bezpłatnie. Po okresie próbnym przedsiębiorca sam decyduje, czy chce dalej korzystać z usługi.
Sprawdź księgowość online w Faktura.pl
Podsumowanie: co i kto ma zrobić przed 30 września 2026 r.
- Sprawdź datę wpisu działalności do CEIDG oraz późniejsze zmiany wpisu.
- Jeżeli po 30 czerwca 2025 r. składałeś wniosek o zmianę wpisu i nie miałeś wtedy ADE w BAE, sprawdź, czy obowiązek został wykonany przy tej zmianie.
- Sprawdź we wpisie CEIDG lub w panelu e-Doręczeń, czy aktywny ADE jest wpisany do BAE.
- Przy usłudze publicznej sprawdź, czy skrzynka została aktywowana. Przy kwalifikowanym dostawcy sprawdź wpis adresu do BAE.
- Sprawdź, kto ma dostęp do skrzynki i jaki ma zakres uprawnień. Jeżeli z korespondencji ma korzystać pracownik biura rachunkowego, dostęp musi mieć konkretna osoba.
- Sprawdź adres e-mail do powiadomień i ustal, kto odbiera pisma podczas nieobecności osoby odpowiedzialnej.
