Różnica między kwotą zaliczek na PIT wynikającą z ksiąg a kwotą widoczną w e-Urzędzie Skarbowym? Wpłata, która została zaliczona przez urząd na inną należność? Zaległość, o której księgowy dowiaduje się dopiero od klienta? Do tej pory wyjaśnienie takich sytuacji często wymagało zaangażowania podatnika. Klient logował się do e-US, pobierał dane albo robił zrzuty ekranu i przekazywał je księgowemu.
Krajowa Administracja Skarbowa udostępniła rozwiązanie tego problemu. Nowa usługa pozwala osobie fizycznej lub organizacji przekazać wskazanej osobie dostęp do danych znajdujących się w e-US. Upoważniony ma prawo wyłącznie do ich odczytu, a nie do podejmowania działań w imieniu podatnika.
Księgowy może więc zweryfikować potrzebne dane bez możliwości dokonywania zmian czy podejmowania innych czynności na koncie klienta. Sprawdź, jak działa nowa funkcja e-Urzędu i jak nadać dostęp księgowemu.
Kto może udostępnić dane i komu?
Z usługi może skorzystać zarówno osoba fizyczna, w tym przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą, jak i organizacja posiadająca konto w e-Urzędzie Skarbowym. Dostęp nadawany jest wskazanej osobie. W relacji przedsiębiorca–biuro rachunkowe będzie nią najczęściej księgowa, pracownik biura albo doradca podatkowy.
W przypadku spółek należy rozróżnić dostęp do odczytu (nowa funkcjonalność e-US) od statusu użytkownika konta organizacji, czyli UKO. Te uprawnienia nie są tożsame.
UKO działa na koncie organizacji. Użytkownik z dostępem podstawowym może korzystać z usług e-US w imieniu organizacji, m.in. składać pisma i deklaracje czy odbierać korespondencję. Użytkownik z dostępem rozszerzonym może dodatkowo nadawać i odbierać innym osobom uprawnienia do konta organizacji. Czynności UKO są traktowane jako czynności samej organizacji.
Nowa funkcja ma inny cel. Osoba z dostępem do odczytu nie działa za podatnika. Jeżeli księgowy ma jedynie zweryfikować rozrachunki z urzędem, nie trzeba przyznawać mu szerszych możliwości tylko po to, aby mógł sprawdzić saldo lub zaliczenie konkretnej wpłaty.
Co dokładnie może zobaczyć księgowy?
Dostęp można nadać wyłącznie do danych z obszaru „Rozliczenia”. Podatnik nie musi udostępniać danych o wszystkich swoich rozliczeniach. Wybiera konkretne rodzaje zobowiązań publicznoprawnych, do których księgowy ma mieć dostęp. KAS udostępnia w usłudze „Rozliczenia” dane o m.in. podatkach dochodowych, VAT, CIT, PCC oraz podatku od spadków i darowizn.
Zakres informacji jest znacznie szerszy niż samo saldo. W e-US prezentowane są zaksięgowane i rozliczone dokumenty wraz z korektami, dokonane wpłaty, pobrane odsetki i koszty upomnienia, zwroty, przeksięgowania, wpłaty znajdujące się na kontach „do wyjaśnienia” oraz zaległości wraz z odsetkami i kosztami upomnienia.
Dane można również wyeksportować do PDF albo XLSX, co umożliwia porównanie informacji z e-US z ewidencją księgową. Osoba uprawniona nie może natomiast złożyć deklaracji, wysłać pisma czy zmienić danych podatnika z wykorzystaniem nowej funkcjonalności e-Urzędu Skarbowego.
Jak nadać księgowemu dostęp w e-Urzędzie Skarbowym?
Ministerstwo Finansów wskazuje, że proces wymaga podania danych osoby, określenia zakresu udostępnienia oraz czasu jego obowiązywania. Po weryfikacji danych system uruchamia dostęp automatycznie. Aby udostępnić dane z e-Urzędu Skarbowego swojemu księgowemu:
- Zaloguj się do e-Urzędu Skarbowego. Jeżeli dane mają zostać udostępnione z konta organizacji, po zalogowaniu przełącz się na właściwe konto organizacji.
- Uruchom usługę „Udostępnienie konta do odczytu”.
- Wskaż osobę, której chcesz umożliwić przeglądanie danych, i podaj wymagane przez system dane identyfikacyjne.
- Określ zakres dostępu. Wybierz podatki, które dana osoba ma widzieć. Jeżeli księgowy prowadzi rozliczenia wyłącznie PIT i VAT, dotyczące prowadzonej działalności gospodarczej, nie ma potrzeby udostępniania jej danych dotyczących innych zobowiązań publicznoprawnych.
- Ustal okres obowiązywania dostępu. Jednorazowo nie może on przekroczyć 12 miesięcy.
- Zatwierdź dyspozycję. System zweryfikuje dane wskazanej osoby i po pozytywnej weryfikacji nada jej dostęp automatycznie.
Księgowy nie loguje się danymi klienta. Korzysta z własnego konta e-US i uzyskuje możliwość przełączenia się na kontekst osoby lub organizacji, która udostępniła mu informacje. Podatnik może w dowolnym momencie odebrać dostęp, a osoba uprawniona może z niego samodzielnie zrezygnować.
Jakie są ograniczenia nowej funkcji?
Podstawowe ograniczenie wynika z samego charakteru usługi – jest to dostęp tylko do odczytu. Księgowy nie złoży z tego poziomu deklaracji, nie wyśle pisma i nie zmieni danych klienta. Jeżeli ma wykonywać takie czynności, konieczne są odpowiednie pełnomocnictwa albo, w przypadku organizacji, właściwe uprawnienia do jej konta.
Ponadto dostęp można nadać maksymalnie na 12 miesięcy. Przy stałej współpracy z biurem rachunkowym trzeba więc kontrolować termin jego wygaśnięcia i w razie potrzeby nadać go ponownie.
Podczas weryfikacji danych podatkowych należy pamiętać także o ograniczeniu systemu związanego z aktualnością danych. KAS wskazuje, że informacje prezentowane w e-US są pobierane z systemów źródłowych raz na dobę, w trybie nocnym. Przelew elektroniczny może być widoczny najwcześniej na drugi dzień roboczy od zapłaty, natomiast płatność kartą lub BLIK – najwcześniej na trzeci dzień roboczy. Brak wpłaty w e-US bezpośrednio po jej wykonaniu nie musi więc świadczyć o błędnym rozliczeniu lub braku wpłaty.
Nowa funkcja ułatwi pracę podatnikom i księgowym
Nowa funkcjonalność e-Urzędu Skarbowego rozwiązuje konkretny problem pojawiający się przy bieżącej obsłudze księgowej. Księgowy otrzymuje dostęp do danych potrzebnych do uzgodnienia rozrachunków z urzędem, ale nie dostaje automatycznie prawa do podejmowania czynności za podatnika. Przedsiębiorca zachowuje pełną kontrolę nad zakresem oraz czasem udostępnienia danych.
Największa korzyść będzie odczuwalna przy zamykaniu roku i wyjaśnianiu rozbieżności. Księgowy może samodzielnie uzgodnić wpłacone zaliczki na podatki dochodowe z danymi potrzebnymi do sporządzenia zeznania rocznego, sprawdzić wysokość zaległości podatkowych oraz przeanalizować, na jakie należności publicznoprawne urząd zaliczył poszczególne wpłaty, zwroty lub nadpłaty. Do tej pory księgowość często była uzależniona od tego, kiedy klient zaloguje się do e-US i przekaże potrzebne informacje. Nowa usługa eliminuje ten dodatkowy etap sporządzania deklaracji, a jednocześnie nie wymaga przyznawania księgowemu szerszych uprawnień niż te, które są rzeczywiście potrzebne do kontroli rozliczeń i wpłat.
Księgowość firmy nie musi oznaczać ręcznego pilnowania każdego dokumentu
Dostęp księgowego do danych w e-Urzędzie Skarbowym może ułatwić wyjaśnianie rozbieżności w rozliczeniach. Samą bieżącą księgowość można jednak w dużej części zautomatyzować. W Faktura.pl faktury z KSeF trafiają bezpośrednio do programu, który porządkuje i księguje dokumenty oraz wylicza podatek i składki ZUS.
Podobne artykuły
Przedsiębiorca widzi w jednym miejscu faktury, rozliczenia, kwoty podatków i terminy, a dokumenty może wysyłać bez przechodzenia między kilkoma systemami. Jeśli pojawi się pytanie dotyczące rozliczeń, może również skorzystać z pomocy eksperta księgowego.
Księgowość online w Faktura.pl można sprawdzić przez 30 dni bez opłat i zobowiązań. Po okresie próbnym użytkownik sam decyduje, czy chce rozliczać się samodzielnie, czy korzystać z wariantu z pomocą księgowego.
