Od 5 listopada 2026 r. każdy pracodawca będzie musiał systematycznie zapobiegać mobbingowi, wykrywać go, reagować, usuwać skutki i wspierać osoby poszkodowane. Przy co najmniej 10 pracownikach dochodzi obowiązek zapisania zasad, procedur i częstotliwości działań. Termin 5 maja 2027 r. dotyczy tej formalizacji, a nie odroczenia pozostałych obowiązków.
Wyobraźmy sobie dwie firmy, które 6 listopada otrzymują podobne zgłoszenie: pracownik opisuje powtarzające się poniżanie przez przełożonego. Pierwszy pracodawca zatrudnia osiem osób, drugi dwadzieścia. Obaj muszą zareagować. Różnica polega na zakresie wymaganej formalizacji, nie na istnieniu podstawowego obowiązku przeciwdziałania mobbingowi. To przykład modelowy, nie opis rzeczywistej sprawy.
Nowe przepisy, ogłoszone w ustawie z 2026 r. Dz.U. poz. 1046, wchodzą w życie 5 listopada 2026 r. Najważniejsza zmiana dla firmy nie sprowadza się do napisania regulaminu. Kodeks pracy będzie wymagał od każdego pracodawcy systematycznych działań obejmujących pięć funkcji: zapobieganie mobbingowi, wykrywanie go, prawidłową reakcję, usuwanie skutków i wspieranie osób poszkodowanych.
Co każdy pracodawca musi robić od 5 listopada 2026?
Obowiązek dotyczy także najmniejszych pracodawców. Firma zatrudniająca jedną, pięć czy dziewięć osób nie musi z tego powodu tworzyć osobnego regulaminu antymobbingowego. Musi jednak zorganizować działania tak, aby zgłoszenie nie utknęło między właścicielem, kadrami i przełożonym pracownika.
Ustawa określa wymagane funkcje systemu, ale nie narzuca jednego modelu organizacyjnego. Nie wymaga obowiązkowo komisji antymobbingowej, anonimowego kanału, konkretnego składu zespołu wyjaśniającego ani szkoleń w ustawowo określonych odstępach. Rozwiązanie może być prostsze w małej firmie i bardziej rozbudowane w organizacji mającej kilka szczebli zarządzania. Musi jednak działać, a nie tylko dobrze wyglądać w dokumentacji.
W praktyce pracodawca powinien przed 5 listopada odpowiedzieć przynajmniej na kilka pytań: kto przyjmuje zgłoszenie, kto prowadzi wyjaśnienia, kto podejmuje decyzję i kto pilnuje działań następczych. Trzeba też przewidzieć zastępstwo na wypadek, gdy zarzut dotyczy właściciela, członka zarządu, osoby z HR albo zwykle wyznaczonego odbiorcy zgłoszeń. Są to rekomendacje organizacyjne, nie zamknięty katalog ustawowych wymogów.
Co od 5 listopada może być mobbingiem?
Nowa regulacja zmienia sposób opisania mobbingu. Uporczywość oznacza zachowanie powtarzalne, nawracające lub stałe. Pojedynczy incydent nie będzie mobbingiem w rozumieniu nowej definicji. Nie oznacza to jednak, że firma może go zignorować. Jednorazowe zachowanie może naruszać godność, dobra osobiste albo przepisy o równym traktowaniu.
Pracodawca nie powinien zatem zamykać zgłoszenia samym stwierdzeniem: „to był tylko jeden przypadek”. Najpierw powinien ustalić fakty, ocenić bezpieczeństwo stron i sprawdzić, czy opisane zachowanie wymaga reakcji na innej podstawie. Kwalifikacja prawna nie może zastępować zarządzania realnym problemem.
Do uznania zachowania za mobbing nie będzie konieczne wykazanie, że sprawca chciał wywołać określony skutek. To podnosi znaczenie oceny samych zachowań oraz ich następstw. Jednocześnie nie każda krytyka, konflikt lub nieprzyjemna decyzja kadrowa stanie się mobbingiem. Ocena nadal wymaga uwzględnienia okoliczności konkretnej sprawy.
Nowe przepisy stosuje się także do uporczywego nękania, które rozpoczęło się przed 5 listopada 2026 r. i trwa po tej dacie. Pracodawca nie może więc uznać, że sprawa podlega wyłącznie wcześniejszym zasadom tylko dlatego, że pierwsze opisane zachowania wystąpiły przed wejściem nowelizacji w życie.
Co powinno się wydarzyć po zgłoszeniu?
Przepisy wymagają prawidłowej reakcji, działań naprawczych i wsparcia, ale nie opisują jednego obowiązkowego postępowania krok po kroku. Dlatego procedura powinna być proporcjonalna do wielkości i struktury firmy. W niewielkim przedsiębiorstwie może oznaczać wskazanie jednej osoby przyjmującej zgłoszenia oraz zewnętrznego zastępstwa w razie konfliktu interesów. W większej organizacji potrzebny może być stały proces z kilkoma rolami.
Dobrą praktyką jest zapisanie daty zgłoszenia, zebranie istotnych dowodów, wysłuchanie stron, odnotowanie decyzji i późniejszych działań. Dokumentacja może mieć znaczenie dowodowe, ale sam dokument nie gwarantuje zwolnienia z odpowiedzialności. Znaczenie mają fakty konkretnej sprawy oraz działania rzeczywiście wykonane przez pracodawcę.
Postępowanie wymaga również ostrożności w przetwarzaniu danych. Dostęp do informacji powinny mieć tylko osoby, które rzeczywiście ich potrzebują. Należy ograniczyć zakres zbieranych danych, ustalić okres ich przechowywania i odpowiednio je zabezpieczyć. UODO wskazuje, że przepisy nie wymagają powoływania komisji antymobbingowej; jeżeli jednak firma ją tworzy, nadal odpowiada za zgodność przetwarzania danych z RODO.
Co dodatkowo musi zrobić pracodawca zatrudniający co najmniej 10 osób?
Przy co najmniej 10 pracownikach pojawia się dodatkowy obowiązek formalny. Pracodawca ma ustalić zasady, procedury oraz częstotliwość działań służących przeciwdziałaniu mobbingowi. Próg obejmuje także pracodawcę zatrudniającego dokładnie 10 osób. Sformułowanie „więcej niż 10” jest błędne. Aktualny tekst Kodeksu pracy należy sprawdzić ponownie w dniu publikacji.
Regulacje mogą znaleźć się w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy albo osobnym regulaminie. Nie jest więc konieczne mnożenie dokumentów, jeżeli istniejący dokument można prawidłowo uzupełnić. Trzeba natomiast sprawdzić, czy obejmuje wszystkie wymagane elementy i odpowiada rzeczywistemu sposobowi działania firmy.
Osobny regulamin wymaga przeprowadzenia przewidzianych w ustawie uzgodnień ze związkami zawodowymi albo przedstawicielami pracowników. Jeżeli w ciągu 30 dni nie uda się osiągnąć porozumienia, pracodawca może ustalić regulamin samodzielnie, uwzględniając dokonane uzgodnienia. Dokument wchodzi w życie po upływie dwóch tygodni od podania go pracownikom do wiadomości.
Nie ma obecnie urzędowej wykładni wyjaśniającej, na jaki dokładnie moment należy oceniać próg 10 pracowników, jak postępować przy krótkotrwałych wahaniach zatrudnienia ani jaki czas na dostosowanie ma firma, która przekroczy próg już po wejściu ustawy w życie. Tych kwestii nie należy rozstrzygać domysłem. Firma znajdująca się w pobliżu progu powinna potraktować je jako nierozstrzygnięte ryzyko i zweryfikować przed wdrożeniem rozwiązania.
5 listopada 2026 i 5 maja 2027 oznaczają dwa różne terminy
Od 5 listopada 2026 r. będą obowiązywać nowe przepisy dotyczące definicji mobbingu, obowiązków każdego pracodawcy, roszczeń i regresu wobec sprawcy. Nie można więc czekać z organizacją reagowania na zgłoszenia do wiosny następnego roku.
Termin 5 maja 2027 r. dotyczy dostosowania regulaminu pracy albo wydania regulaminu przewidzianego w nowych przepisach. Ostrożne podejście zakłada, że dokument powinien być do tej daty nie tylko przyjęty, lecz także skutecznie obowiązywać. Ta interpretacja nie została rozstrzygnięta w urzędowej wykładni.
Z tego powodu formalizacji nie warto zostawiać na ostatnie dni. Uzgodnienia mogą potrwać do 30 dni, a osobny regulamin zaczyna obowiązywać po dwóch tygodniach od ogłoszenia. Data 20 kwietnia 2027 r. może służyć jako ostrożny wewnętrzny termin ogłoszenia dokumentu, lecz nie jest terminem zapisanym w ustawie.
Regulamin nie jest polisą ubezpieczeniową
Najmocniejszy kontrargument wobec nowych obowiązków brzmi rozsądnie: ustawodawca pozostawił szerokie pojęcia, a rozbudowanie procedur może obciążyć małe firmy bez gwarancji, że ograniczy konflikty. Konfederacja Lewiatan ostrzegała między innymi przed trudnością odróżniania mobbingu od krytyki i zwykłego konfliktu. Nowe przepisy nie usuwają tego ryzyka interpretacyjnego.
Odpowiedzią nie powinno być jednak produkowanie coraz dłuższych regulaminów. Ustawa pozostawia pracodawcy dobór środków. Dobrze zaprojektowany system ma być proporcjonalny do liczby pracowników, struktury firmy oraz ryzyka konfliktu interesów. Jego testem jest to, czy pracownik wie, gdzie zgłosić problem, a firma potrafi bezstronnie ustalić fakty i podjąć działania.
Jak zmienia się ryzyko odpowiedzialności?
Nowelizacja przewiduje, że minimalne zadośćuczynienie za mobbing odpowiada sześciokrotności minimalnego wynagrodzenia. Jest to formuła zależna od wysokości płacy minimalnej, a nie stała kwota ani minimum każdego rodzaju odszkodowania. Pracodawca może też dochodzić regresu od sprawcy mobbingu, proporcjonalnie do stopnia winy sprawcy i samego pracodawcy.
Nowelizacja nie odwraca ciężaru dowodu w sprawach o mobbing. Nadal spoczywa on na pracowniku dochodzącym roszczenia. Nie zmienia to praktycznego znaczenia dokumentacji po stronie firmy: zapis działań może pomóc odtworzyć przebieg sprawy, lecz nie zastąpi rzeczywistej prewencji i reakcji.
Nowy art. 477⁶a Kodeksu postępowania cywilnego oznacza natomiast, że sąd nie oddali roszczenia wyłącznie z powodu błędnej podstawy prawnej wskazanej przez pracownika, jeżeli ustalone fakty uzasadniają inną podstawę. Przepis dotyczy prawnej kwalifikacji ustalonych faktów. Nie oznacza odwrócenia ciężaru dowodu w sprawie o mobbing.
Dla pracodawcy najpilniejsze są więc dwa równoległe zadania. Pierwsze to zapewnienie, że od 5 listopada będą działały prewencja, wykrywanie, reakcja, naprawa i wsparcie. Drugie, dotyczące pracodawców zatrudniających co najmniej 10 osób, to przygotowanie właściwej ścieżki formalizacji przed 5 maja 2027 r. W obu przypadkach punktem wyjścia powinno być ustalenie odpowiedzialności, a dopiero później redagowanie dokumentów.
Stan prawny i źródłowy: 12 października 2026 r. Przed publikacją wymagane są ponowne sprawdzenie ELI, aktualnego tekstu Kodeksu pracy, materiałów PIP i ewentualnych nowych objaśnień urzędowych.
