Czy założenie nowej firmy zawsze wiąże się z obowiązkiem posiadania konta?

Prowadzenie działalności gospodarczej obwarowane jest ogromną liczbą przepisów. Regulacje podatkowe, księgowe czy pracownicze sprawiają, że spora ilość zasobów przedsiębiorstwa musi być przeznaczana na rzeczy niezwiązane bezpośrednio z prowadzeniem biznesu. Nawet w przypadku sytuacji tak oczywistej, jak posiadanie rachunku bankowego, polskie prawo nie daje jednoznacznych odpowiedzi. Musimy ich szukać sami w kilku obszernych aktach prawnych. W tym artykule przeanalizuję najważniejsze ustawy i odpowiem na pytanie, czy założenie nowej firmy zawsze wiąże się z obowiązkiem posiadania konta w banku.

Brak twardej zasady

Należy zacząć od tego, że żaden przepis nie warunkuje rozpoczęcia działalności gospodarczej (w dowolnej formie) od posiadania rachunku bankowego. Jeśli spojrzymy na art. 5 ustawy o CEIDG i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy albo Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości w sprawie określenia wzorów urzędowych formularzy wniosków o wpis do KRS oraz sposobu i miejsca ich udostępniania zauważymy, że zarejestrowanie jednoosobowej działalności gospodarczej lub spółki nie wiąże się z koniecznością wskazywania numeru konta bankowego. To jednak złudne wrażenie, ponieważ przepisy rozsiane po różnych aktach prawnych w określonych sytuacjach wymagają założenia rachunku.

Prawo przedsiębiorców – limit 15 000 zł

Przede wszystkim musimy zajrzeć do podstawowego aktu prawnego regulującego sytuację przedsiębiorców, czyli Prawa przedsiębiorców. Zgodnie z jego art. 19 w transakcjach związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej rachunek bankowy jest wymagany, jeśli przedsiębiorca spełnia łącznie dwa warunki:

1. dokonuje transakcji z innym przedsiębiorcą;
2. wartość transakcji jako całości, bez względu na liczbę płatności, przekracza 15 000 zł lub równowartość tej kwoty w innej walucie.

Powyższa zasada była wielokrotnie krytykowana przez przedsiębiorców argumentujących, że wymaganie od nich korzystania z rachunków bankowych narusza swobodę prowadzenia działalności gospodarczej. Doszło do tego, że w sprawie musiał wypowiedzieć się Trybunał Konstytucyjny, który w orzeczeniu z 26 kwietnia 1995 r. potwierdził zgodność opisywanego wymogu z Konstytucją RP. Trybunał uznał, że państwo w ograniczonym zakresie ma prawo ingerować w tę sferę działalności, jeśli jego celem jest zabezpieczenie interesów publicznych przed oszustwami i nierzetelnością.

Jeśli ktoś dokonał transakcji opisanej wyżej bez wykorzystania rachunku bankowego, naraża się na konsekwencje przewidziane w art. 22p ustawy o PIT oraz art. 15d ustawy o CIT. Przepisy te wyłączają możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów kosztu w takiej części, w jakiej płatności dokonano poza rachunkiem.

Ordynacja podatkowa – rozliczenia z fiskusem

Zgodnie z ogólną zasadą przewidzianą przez art. 61 Ordynacji podatkowej, zapłata podatków przez przedsiębiorców powinna nastąpić przelewem lub za pomocą innego instrumentu finansowego przy wykorzystaniu e-Urzędu Skarbowego. Od tej zasady przewidziano wyjątki. Po pierwsze, opłatę skarbową można uiścić w gotówce. Po drugie, powyższych reguł nie stosuje się do zapłaty podatku za pomocą papierów wartościowych lub znaków akcyzy oraz do pobierania podatków przez płatników lub inkasentów.

Przede wszystkim jednak z powyższego obowiązku zwolnieni są mikroprzedsiębiorcy. Zgodnie z ustawową definicją są to przedsiębiorcy, którzy w co najmniej jednym roku z dwóch ostatnich lat obrotowych spełniali łącznie dwa warunki:

1. zatrudniali średniorocznie mniej niż 10 pracowników;
2. osiągnęli roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz z operacji finansowych nieprzekraczający równowartości w złotych 2 milionów euro, lub sumy aktywów ich bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych lat nie przekroczyły równowartości w złotych 2 milionów euro.

Komentatorzy wskazują, że z art. 61 Ordynacji podatkowej nie jest związana żadna sankcja. Oznacza to, że teoretycznie nic nie powinno przedsiębiorcy grozić za jego złamanie. Brak konta bankowego może jednak grozić podejrzeniem o ukrywanie przychodów i wizytą kontrolerów z administracji skarbowej.

ZUS – należności z tytułu składek

Podobną regulację zawiera ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych, która w art. 47 ust. 4b nakłada na płatnika składek obowiązek ich opłacania przy użyciu rachunku bankowego. Z reguły tej wyłączono osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej oraz mikroprzedsiębiorców. Ci ostatni mają do wyboru dodatkowo przekaz pocztowy lub przekaz pieniężny za pośrednictwem instytucji płatniczej albo biura usług płatniczych.

Ponadto ustawa przewiduje w art. 24 ust. 6d, że zwrot nienależnie opłaconych składek powinien nastąpić na rachunek bankowy płatnika (choć tutaj dopuszczalne są także inne metody). Wreszcie w art. 43 ustawy przewidziano, że do obowiązkowych elementów zgłoszenia płatnika składek do ZUS należy m.in. wykaz rachunków bankowych.

Prawo przedsiębiorców – płatności bezgotówkowe

Wróćmy jeszcze na chwilę do Prawa przedsiębiorców. Od 1 stycznia 2022 r. obowiązuje nowelizacja, która do tego aktu prawnego dodała art. 19a. Zgodnie z jego treścią przedsiębiorca ma obowiązek zapewnienia możliwości zapłaty za swoje towary lub usługi przy użyciu instrumentu płatniczego. Mówiąc prościej, przedsiębiorca musi umożliwić klientowi płatność bezgotówkową.

Wbrew powszechnemu przekonaniu nie oznacza to wyłącznie płatności kartą. Za instrument płatniczy uznaje się także przelew internetowy czy BLIK, przy czym wszystkie te mechanizmy łączy to, że wymuszają one na przedsiębiorcy posiadanie rachunku bankowego, który mógłby je obsługiwać.

VAT – Mechanizm podzielonej płatności

Od kilku lat w ustawie o podatku od towarów i usług funkcjonuje mechanizm podzielonej płatności. Polega on na tym, że zapłata za fakturę została rozbita – kwota podatku przekazywana jest na specjalny rachunek VAT, a zapłata kwoty netto sprzedaży dokonywana jest na rachunek bankowy sprzedawcy.

Co do zasady korzystanie z podzielonej płatności jest dobrowolne, ale art. 108a ust. 1a ustawy o VAT wprowadza w tym zakresie wyjątki. Obligatoryjne zastosowanie mechanizmu ma miejsce wtedy, gdy:

1. transakcja dotyczy towarów lub usług przewidzianych przez załącznik nr 15 do ustawy (np. węgiel, oleje i tłuszcze zwierzęce, brykiet, atrament do pisania itd.);
2. kwota transakcji przekracza 15 000 zł lub równowartość tej kwoty w innej walucie;
3. obie strony transakcji są podatnikami.

Z samej istoty mechanizmu podzielonej płatności wynika, że przedsiębiorca musi posiadać rachunek bankowy, a ostatecznym potwierdzeniem tej tezy jest art. 108e ustawy. Mówi on wprost, że podatnicy dokonujący transakcji obejmujących towary lub usługi wymienione w załączniku nr 15 muszą posiadać rachunek bankowy.

Biała lista podatników VAT

Kolejny mechanizm z zakresu podatku VAT, który wymusza posiadanie rachunku bankowego, to tzw. biała lista podatników. Zgodnie z art. 96b ustawy o VAT listę prowadzi Szef Krajowej Administracji Skarbowej i uwzględnia się na niej m.in. aktywnych podatników VAT wraz z numerami ich rachunków bankowych. Przepis ten należy jednak rozpatrywać łącznie z art. 117ba Ordynacji podatkowej.

Z powyższych regulacji wynika przede wszystkim to, że jeśli dokonamy zapłaty faktury na inny rachunek bankowy niż wskazany na białej liście, odpowiadamy solidarnie ze sprzedawcą za jego zaległości w zapłacie VAT-u w zakresie naszej transakcji.

Rachunek prywatny czy firmowy?

Przepisy rzadko kiedy wskazują, że przedsiębiorca powinien korzystać ze specjalnego rachunku przewidzianego wyłącznie do prowadzenia działalności gospodarczej. W przypadku osób prawnych i innych organizacji nie ma w tym zakresie problemu – z samej swojej istoty nie mogą one posiadać „prywatnego” rachunku, który można by wykorzystać do celów gospodarczych.

Co do zasady przepisy dopuszczają natomiast możliwość łączenia tych zastosowań w przypadku osoby fizycznej, która jednocześnie prowadzi działalność gospodarczą. Nie jest to jednak częsta praktyka z dość prozaicznego powodu – nie pozwalają na nią banki. Zgodnie z art. 50 Prawa bankowego posiadacz rachunku bankowego może swobodnie dysponować środkami pieniężnymi zgromadzonymi na rachunku, ale w umowie z bankiem mogą być zawarte postanowienia ograniczające swobodę dysponowania tymi środkami.

Banki najczęściej wymuszają na przedsiębiorcach zakładanie kont firmowych w ten sposób, że nie pozwalają wykorzystywać rachunków prywatnych do transakcji związanych z działalnością gospodarczą. Taką praktykę należy uznać za słuszną. Łączenie rachunku prywatnego i firmowego może rodzić poważne problemy w przypadku rozliczeń z fiskusem, a także naraża przedsiębiorcę na prześwietlenie wszystkich jego finansów w przypadku kontroli skarbowej. Posiadanie odrębnego konta firmowego pomaga ograniczyć te nieprzyjemności.

Dlaczego warto założyć konto firmowe nawet wtedy, gdy prawo nas do tego nie zmusza?

Choć omówione w tym artykule przepisy generalnie wymuszają posiadanie konta bankowego, istnieje szereg powodów, dla których po prostu warto je mieć.

• Z punktu widzenia czysto księgowego, opłaty związane z prowadzeniem rachunku traktowane są jako koszty firmy i można uwzględnić je w swoim rozliczeniu podatkowym.
• Posiadanie środków finansowych na koncie jest bezpieczniejsze i tańsze niż ochrona i przewóz pieniędzy w gotówce.
• Dzięki odrębnemu rachunkowi oddzielane są finanse przedsiębiorstwa od osobistych, co nie tylko ułatwia prowadzenie biznesu, ale także zapewnia minimum prywatności w relacjach ze skarbówką.
• Wreszcie banki przygotowują specjalną ofertę dla przedsiębiorców chcących prowadzić u nich rachunek firmowy, co wiąże się zazwyczaj z atrakcyjnymi narzędziami ułatwiającymi prowadzenie działalności gospodarczej.

Czytaj także:

Ranking kont firmowych