Teoretycznie wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur ma ułatwić proces rozliczeń w biurach rachunkowych. Na nowe rozwiązanie należy się jednak dobrze przygotować, a jednym z aspektów, który należy mieć na uwadze, jest treść umów zawieranych między przedsiębiorcami a biurami rachunkowymi. O czym warto pamiętać?
Co obejmują umowy zawierane z biurami rachunkowymi?
Firmy mogą dobrowolnie korzystać z KSeF już od stycznia 2022 roku. W lipcu 2024 roku system będzie już obowiązkowy, co z pewnością wpłynie na wiele kwestii związanych z funkcjonowaniem polskich przedsiębiorstw. Przedsiębiorstwa w różny sposób próbują sprostać wyzwaniu, jakim jest wejście w życie nowego systemu fakturowania. Jedni korzystają z platform księgowych, takich jak Faktura.pl, zapewniających możliwość skonfigurowania z KSeF, a inni korzystają z usług biur rachunkowych. Siłą rzeczy zasady współpracy z biurami rachunkowymi również ulegną zmianie.
Umowa, którą przedsiębiorca zawiera z biurem rachunkowym, powinna w klarowny sposób określać warunki tej współpracy. Chodzi tu dokładnie o wskazanie zakresu obowiązków oraz praw przysługujących każdej ze stron.
Podobne artykuły
Co się zmieni?
Krajowy System e-Faktur wpłynie na zasady współpracy biur rachunkowych z klientami. Wpływ ten będzie na tyle duży, iż zawarte umowy będą wymagały pewnych modyfikacji, bądź wprowadzenia zupełnie nowych zapisów.
Jakie zatem zmiany trzeba będzie wprowadzić do umów zawieranych z biurem rachunkowym po wejściu w życie obowiązkowego KSeF? Przede wszystkim konieczne będzie wskazanie w nich, kto jest odpowiedzialny za pobieranie faktur z systemu oraz w jaki sposób będą one przekazywane. W umowie powinna też znaleźć się wzmianka o terminie dostarczania dokumentów.
Z pewnością warto też będzie wprowadzić zapis dotyczący sposobu akceptacji faktur przez przedsiębiorcę. Chodzi tu o przypadki, w których biuro otrzyma od niego uprawnienia do pobierania dokumentów z systemu. Niewykluczone też, że obowiązywać będą nowe standardy bezpieczeństwa związane z korzystaniem z KSeF, które również będą wymagały uwzględnienia w umowie.
Określenie zakresu odpowiedzialności
W kontekście zmian w umowach pomiędzy klientami, a biurami rachunkowymi, najbardziej problematyczne zdaje się na ten moment określenie zakresu odpowiedzialności ich stron. Biuro rachunkowe będzie bowiem wystawiać dokumenty w systemie w imieniu swojego klienta. To przedsiębiorca dostarcza jednak wszystkie niezbędne dane. Pracownik biura nie jest zaś w stanie zweryfikować czy na pewno są one poprawne i zgodne z przebiegiem odbytej transakcji.
Jak zatem zabezpieczyć się przed nieprawidłowościami, takimi jak na przykład puste faktury? W umowie zawieranej pomiędzy klientem a biurem rachunkowym koniecznie powinien znaleźć się zapis, iż biuro ponosi odpowiedzialność wyłącznie za formalną poprawność wystawianych dokumentów, a nie za niepoprawne dane dostarczone przez przedsiębiorcę.
Obowiązkowy KSeF okazuje się ogromnym wyzwaniem nie tylko dla firm. Biura rachunkowe także muszą się dobrze przygotować do wdrożenia nowego rozwiązania.
Kliknij, aby poznać funkcje naszego programu do faktur
Czy jesteś gotowy na Krajowy System e-Faktur?
Faktura.pl to program do KSeF. W aplikacji dodanie kontrahenta, sprawdzenie go na białej liście podatników VAT i wystawienie faktury zajmie mniej niż 30 sekund. Jeżeli to nadal za długo, możemy obiecać, że w tym czasie wyślemy fakturę e-mailem do Twojego kontrahenta. Oprócz tego w faktura.pl masz:
✅ Pierwsze 30 dni darmowego korzystania z aplikacji
✅ Opcję wirtualnej księgowości
✅ Centrum dowodzenia firmą
✅ Możliwość finansowania faktur
✅ Dedykowany e-mail do celów firmowych
