Krajowy System e-Faktur (KSeF) już wkrótce będzie systemem, do którego obowiązkowo będą musieli przystąpić wszyscy przedsiębiorcy w kraju. Celem przedsięwzięcia jest uszczelnienie systemu podatkowego. Oznacza to, że zarówno firmy, jak i biura rachunkowe będą musiały dostosować się do nowych warunków i wprowadzić pewne zmiany w sposobie organizacji pracy i prowadzenia księgowości. O jakich dokładnie zmianach mowa?
Modyfikacja zapisów w umowie
Obowiązek korzystania z KSeF wpłynie na sposób przepływu dokumentów w firmach. Zapewne wielu właścicieli biur rachunkowych zastanawia się, jakie kroki powinni podjąć, aby dobrze przygotować się na nadchodzące zmiany. Podmioty z tej grupy, obsługujące inne firmy, powinny pamiętać o wprowadzeniu stosownych zmian w umowach o świadczenie dla nich usług finansowo-księgowych.
Zmiany, o których mowa powyżej, wymagają jednak dokładnego zapoznania się z zasadami funkcjonowania i obsługi KSeF. Bez tego nie będzie możliwa sprawna i skuteczna obsługa klientów. Biura rachunkowe będą też musiały zaktualizować swoje oprogramowania księgowe, aby były one dostosowane do nowego systemu. Aby uniknąć kłopotliwych sytuacji, z testowaniem programu nie warto czekać do ostatniej chwili, tym bardziej że możliwy jest już dobrowolny dostęp do niego.
Bardzo ważne jest, aby podczas testowania KSeF mieć na uwadze rodzaj i skalę działalności prowadzonej przez dany podmiot. Trzeba brać pod uwagę przepisy obowiązujące w danej branży oraz jej specyfikę. To pozwoli wybrać taki model współpracy z biurem rachunkowym, który będzie najkorzystniejszy dla firmy i skutecznie usprawni działania księgowe.
Teoretycznie cały proces wystawiania faktur spoczywa po stronie przedsiębiorcy, jednak w praktyce wiele czynności z nim związanych zlecanych jest podmiotom zewnętrznym. Dlatego przede wszystkim umowę trzeba będzie uzupełnić o zapis uprawniający pracownika biura księgowego do odbioru faktury za pośrednictwem KSeF.
Ponadto, biuro rachunkowe obsługujące daną firmę może zostać również upoważnione do nadawania bądź odbierania uprawnień do korzystania z systemu, a także do wystawiania w nim faktur ustrukturyzowanych. Wskazane jest również uwzględnienie w zapisach umowy dokładnej daty pobierania faktur z systemu. Należy określić, do którego dnia miesiąca pobierane będą faktury za poprzedni miesiąc. Biuro rachunkowe powinno się ponadto bardzo dokładnie zaznajomić z nowymi zasadami otrzymywania dokumentów z KSeF.
Wprowadzenie stosownych zapisów do umowy z biurem rachunkowym spowoduje, że skróci się czas oczekiwania na dokumenty kosztowe. Co za tym idzie, usprawnione zostaną procesy księgowe, które będą mogły być realizowane na bieżąco, a nie dopiero po zamknięciu miesiąca rozliczeniowego.
Z kolei w przypadku biur, które udostępniają swoim klientom programy do wystawiania faktury, muszą one prawidłowo zintegrować je z KSeF. Należy pamiętać, że w pewnym sensie wchodzą one w rolę podatnika, wystawiającego fakturę, a co za tym idzie, biorą na siebie związaną z tym odpowiedzialność.
Sprawdź ranking programów księgowych
Na co trzeba uważać?
Obowiązek fakturowania za pośrednictwem KSeF dla podatników VAT wejdzie w życie 1 lipca 2024 roku. Podmioty zwolnione z VAT będą zaś musiały przystąpić do systemu najpóźniej 1 stycznia 2025 roku. Jest to niemałe wyzwanie dla biur rachunkowych, które będą musiały zachować szczególną czujność przy korzystaniu z KSeF.
Możliwość pobierania faktur kosztowych bezpośrednio z KSeF może korzystnie wpłynąć na wybrane aspekty związane z przepływem dokumentów finansowych w firmie. Z pewnością przyczyni się do rozwiązania problemów związanych z opóźnieniami w dostarczaniu faktur przez kontrahentów.
Dzięki KSeF obieg dokumentów będzie przebiegał sprawniej, ponieważ system zniesie potrzebę dostarczania dokumentów w formie papierowej lub drogą mailową. Są jednak pewne kwestie, na które trzeba zwrócić szczególną uwagę. Chodzi tu m.in. o ryzyko, jakie niesie za sobą pobieranie wszystkich faktur kosztowych z systemu, bez ich dokładnej weryfikacji.
Mowa jest tu o sytuacji, w której z KSeF zostałyby pobrane wszystkie dokumenty, a następnie uwzględniono by je w rozliczeniu podatkowym przedsiębiorcy. Jeżeli klient nie dokona wcześniej ich przeglądu, może dojść do tego, że zostanie zaksięgowany wydatek prywatny. Innymi słowy, faktura, która nie zostanie zweryfikowana przez przedsiębiorcę, może doprowadzić do błędnego rozliczenia. Dla przypomnienia, wszystkie faktury wystawiane na firmę, muszą dotyczyć kosztów ściśle dotyczących prowadzonej działalności gospodarczej. I tego też muszą skrupulatnie pilnować przedsiębiorcy korzystający z usług biur rachunkowych.
Sprawdź program do faktur, któremu możesz zaufać
Jaki model współpracy wybrać?
Wprowadzenie KSeF to wyzwanie zarówno dla biur rachunkowych, jak i dla firm. To przede wszystkim one powinny się zapoznać z działaniem nowego systemu i zasadami jego funkcjonowania. Przedsiębiorcy muszą zatem dostosować się do nowych wymogów prawnych i we właściwy sposób zorganizować proces fakturowania w firmie. Mogą to zrobić samodzielnie lub skorzystać z takich specjalistów, jacy pracują przy rozwoju faktura.pl. W tej aplikacji już dziś możesz połączyć konto z Krajowym Systemem e-Faktur, a dzięki temu, że przechowujesz dokumenty w tej aplikacji, wystarczy zaledwie kilka kliknięć, żeby się samodzielnie księgować. Więcej o programie i jego integracji z KSeF przeczytasz TUTAJ.
Najkorzystniejsza zdaje się jednak forma współpracy, zakładająca, że to klient sam wystawia faktury, a następnie sam wysyła je do systemu. W przypadku innych wariantów konieczne zdaje się wprowadzenie stosownych zapisów do umowy. Powinny one jasno wskazywać, że podmiot realizujący usługi księgowo-finansowe odpowiedzialny jest wyłącznie za fizyczne wystawienie dokumentu. Co to oznacza w praktyce? Chodzi tu o to, aby biura nie były pociągane do odpowiedzialności w sytuacji, gdy firma wystawi nieprawidłowe faktury. Mogą być to na przykład tzw. puste faktury, które w rzeczywistości nie dotyczą zakupów bądź usług związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą.
Reasumując, wprowadzenie obowiązku korzystania z KSeF będzie wymagało zarówno od biur rachunkowych, jak i od korzystających z ich usług przedsiębiorców, wprowadzenia pewnych zmian formalno-organizacyjnych. Chodzi tu o zabezpieczenie interesów obu stron, aczkolwiek trzeba przyznać, że to podmioty świadczące usługi finansowo-księgowe będą bardziej narażone na konsekwencje związane z różnego typu nadużyciami. Dlatego tak ważne jest precyzyjne ustalenie zakresu obowiązków oraz wprowadzenie stosownych zapisów w umowie. Dzięki temu biura rachunkowe będą w stanie obronić się przed ewentualnymi konsekwencjami nieuczciwych działań swoich klientów.
Podobne artykuły
Sprawdź KSeF pytania i odpowiedzi
Pomóż nam ulepszać portal
Dzięki Twojej opinii zmienimy nasz portal pod Twoje wymagania. Wypełnij krótką ankietę i daj nam znać, jakich treści szukasz. Chcemy się zmieniać dla Ciebie!
