Od stycznia 2026 roku część podatników będzie zobowiązana do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), co oznacza istotne zmiany w procesie rozliczania faktur korygujących in minus. Kluczowe znaczenie dla momentu ujęcia dokumentu w rozliczeniu podatku VAT zyska data jego doręczenia, automatycznie nadawana przez KSeF w momencie przydzielenia numeru identyfikacyjnego. Koniec ze żmudnym zbieraniem dokumentacji! Obowiązek potwierdzania uzgodnień między kontrahentami i spełnienia warunków korekty, który często wydłużał moment ujęcia obniżki podstawy opodatkowania i podatku VAT, zostanie zniesiony. Sprawdź, jak w praktyce będzie wyglądało rozliczanie faktur korygujących od 2026 roku!
Obecne zasady rozliczania faktur korygujących in minus
Faktura korygująca in minus to dokument księgowy, którego celem jest zmniejszenie wartości wykazanej na fakturze pierwotnej – zarówno w zakresie podstawy opodatkowania, jak i kwoty podatku należnego. Najczęściej wystawia się ją w sytuacjach, gdy po dokonaniu sprzedaży pojawia się konieczność udzielenia rabatu, następuje zwrot towarów, obniżenie ceny, zwrot opakowań albo gdy w fakturze pierwotnej wystąpił błąd, np. zawyżona cena czy zastosowanie nieprawidłowej stawki VAT. Korekta „na minus” ma zatem charakter naprawczy i odzwierciedla rzeczywisty przebieg transakcji.
Kwestie związane z wystawianiem i rozliczaniem faktur korygujących reguluje ustawa o podatku od towarów i usług. Kluczowe znaczenie mają tu trzy przepisy:
- art. 106j ustawy o VAT, który określa, w jakich sytuacjach podatnik ma obowiązek wystawić fakturę korygującą,
- art. 29a ustawy o VAT, regulujący sposób i moment rozliczania korekt, w tym warunki dokumentacyjne dotyczące faktur in minus,
- art. 86 ust. 19a ustawy o VAT, odnoszący się do obowiązków po stronie nabywcy, który – jeśli zostały spełnione i uzgodnione warunki obniżenia – musi odpowiednio zmniejszyć kwotę odliczonego podatku naliczonego.
Obowiązujące obecnie przepisy przewidują, że wystawca faktury korygującej ma prawo obniżyć podstawę opodatkowania i VAT należny w rozliczeniu za okres, w którym wystawił korektę pod warunkiem posiadania dokumentacji potwierdzającej, że warunki korekty zostały uzgodnione z nabywcą i rzeczywiście spełnione. Jeżeli przedsiębiorca nie posiada takiej dokumentacji, musi odczekać i ująć korektę dopiero w rozliczeniu za okres, w którym uda się zgromadzić odpowiednie dowody.
Podobne zasady obowiązują po stronie nabywcy. Do obniżenia kwoty podatku naliczonego, musi mieć nie tylko fakturę korygującą, ale także dokumenty potwierdzające, że warunki korekty zostały uzgodnione i spełnione. Jeżeli zgromadzi je w miesiącu, za który otrzymał fakturę korygującą, powinien obniżyć podstawę opodatkowania i podatek naliczony w deklaracji za ten okres. Jeśli nie, fakturę korygującą ujmuje się w rozliczeniu za okres, w którym warunki te zostały spełnione.
Ustawa przewiduje jednak wyjątki, w których nie trzeba gromadzić dokumentacji potwierdzającej uzgodnienia. Dotyczy to przede wszystkim szczególnych rodzajów transakcji, takich jak eksport towarów, wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów czy sprzedaż energii, gazu lub usług telekomunikacyjnych.
Obowiązujący model rozliczania faktur in minus budzi zastrzeżenia przedsiębiorców. jest Konieczność oczekiwania na potwierdzenie uzgodnienia warunków przez nabywcę, często opóźnia moment ujęcia korekty w deklaracji VAT. To z kolei ma bezpośrednie przełożenie na płynność finansową firmy – podatnik przez dłuższy czas wykazuje wyższe zobowiązanie podatkowe, niż realnie wynikające z sytuacji finansowej firmy. Przedsiębiorcy ponoszą również ryzyko formalne. Dokumentacja uzgodnień musi być odpowiednia i jednoznaczna, w przeciwnym razie organ podatkowy może zakwestionować okres rozpoznania dokumentu korygującego. Generuje to konieczność gromadzenia korespondencji, aneksów czy protokołów, co stanowi dodatkowe obciążenie organizacyjne i finansowe.
KSeF ułatwi ujmowanie korekt in minus
Wprowadzenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur wiąże się korzystnymi zmianami zasad rozliczania faktur korygujących in minus dla przedsiębiorców. Nowe przepisy zakładają, że kluczowe znaczenie będzie miało nie tyle uzyskanie dokumentacji i potwierdzenia od drugiej strony, ile sam fakt doręczenia faktury korygującej przez system KSeF. W praktyce oznacza to, że jeśli faktura korygująca zostanie wystawiona w formacie ustrukturyzowanym w KSeF, momentem istotnym dla rozliczeń stanie się data jej doręczenia, czyli chwila, w której system nada jej unikalny numer identyfikacyjny. To właśnie dane z KSeF staną się dowodem, że dokument dotarł do odbiorcy.
Podstawę prawną tej zmiany stanowi znowelizowany art. 29a ust. 13 ustawy o VAT, który został rozszerzony o regulacje dotyczące faktur korygujących wystawianych w systemie KSeF. W przepisach przewidziano również rozwiązania na wypadek awarii, niedostępności systemu czy pracy w trybie offline. Jeżeli faktura pierwotnie wystawiona poza KSeF zostanie później wprowadzona do systemu i otrzyma numer identyfikacyjny, nowe zasady rozliczania będą miały do niej zastosowanie. Jeżeli natomiast pozostanie poza KSeF – nadal obowiązywać będą dotychczasowe wymogi dokumentacyjne.
Zmiany te wejdą w życie wraz z obowiązkowym stosowaniem KSeF. Dla większości podatników oznacza to początek stycznia 2026 roku. Nowelizacja ustawy o VAT, określana często mianem „KSeF 2.0”, została podpisana i opublikowana jeszcze przed wrześniem 2025 roku, co daje przedsiębiorcom pewien czas na przygotowanie się do nowych obowiązków. Od momentu publikacji w Dzienniku Ustaw rozpoczął się okres przejściowy, w którym firmy powinny dostosować swoje systemy i procedury do nadchodzących regulacji.
Ujęcie korekty in minus w rozliczeniach VAT od 2026 roku
Poniżej prezentujemy zasady ujmowania faktur korygujących od 1 stycznia 2026 roku :
Wystawca faktury korygującej in minus :
| Rodzaj faktury | Moment rozliczenia | Co trzeba wiedzieć |
| Ustrukturyzowana w KSeF | W okresie, w którym system nada jej numer identyfikacyjny (data doręczenia = data ID). | Brak wymogu gromadzenia dokumentacji uzgodnień. |
| Poza KSeF (awaria, offline), później wprowadzona do systemu | W okresie nadania numeru ID w KSeF. | Nowe zasady obowiązują dopiero po wprowadzeniu do systemu. |
| Poza KSeF i niewprowadzona | Dopiero wtedy, gdy wystawca posiada dokumentację uzgodnienia i spełnienia warunków. | Stosowane są dotychczasowe przepisy i wymogi. |
Odbiorca faktury korygującej in minus :
| Rodzaj faktury | Moment obniżenia VAT naliczonego | Co trzeba wiedzieć |
| Ustrukturyzowana w KSeF | W dniu doręczenia (nadanie numeru ID przez KSeF). | System zastępuje potwierdzenie odbioru – brak dodatkowych formalności. |
| Poza KSeF, otrzymana w innej formie | W okresie faktycznego otrzymania faktury i spełnienia warunków. | Nadal konieczna dokumentacja potwierdzająca uzgodnienia. |
Uwaga! Warto też pamiętać, że istnieją kategorie transakcji, które już teraz są objęte odrębnymi zasadami i uproszczeniami. Dotyczy to m.in. eksportu towarów, wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów czy sprzedaży energii, gazu i usług telekomunikacyjnych. W przypadku takich transakcji przedsiębiorcy muszą dokładnie sprawdzić, czy nowe przepisy KSeF rzeczywiście zmieniają ich sytuację, czy też pozostawiają dotychczasowe wyjątki bez zmian.
W praktyce oznacza to, że choć KSeF znacząco uprości rozliczanie większości korekt, przedsiębiorcy nadal będą musieli analizować każdy przypadek, aby prawidłowo ocenić, czy mogą zastosować nowe, prostsze zasady, czy też obowiązują ich dotychczasowe wymogi dokumentacyjne.
Czy Twoje biuro rachunkowe jest gotowe na KSeF?
Podobne artykuły
Czy zdążymy dostosować nasze systemy?
Czy klienci będą umieli poprawnie wystawiać faktury?
Co zrobić w przypadku awarii lub braku dostępu do KSeF?
— to tylko niektóre z wątpliwości, które słyszymy od biur rachunkowych. Spotkajmy się.
Na spotkaniu wysłuchamy wyzwań, które stoją przed Twoim biurem odnośnie wdrożenia KSeF i innych nowych rozwiązań.
Jako doświadczeni specjaliści, pomożemy Ci je pogrupować i finalnie rozwiązać.
Co istotne, większość problemów da się rozwiązać już podczas pierwszego spotkania, tak wynika z naszej praktyki.
Co poza tym możemy zrobić dla Twojego biura?
✅ Otrzymasz wsparcie techniczne
✅ Otrzymasz wsparcie merytoryczne
✅ Będziemy infolinią KSeF dla Twoich klientów
✅ Pokażemy Ci narzędzie dla klientów zintegrowane z KSeF
Wyzwania i konieczne przygotowania
Obowiązkowy KSeF to nie tylko uproszczenia, ale też konieczność solidnych przygotowań. Zmianie ulegną nie tylko zasady ujmowania faktur korygujących in minus w deklaracjach podatkowych, ale także szereg innych procedur i przepisów. Dlatego, firmy muszą przede wszystkim dostosować swoje systemy informatyczne. Programy księgowe i sprzedażowe powinny obsługiwać faktury ustrukturyzowane, automatycznie rejestrować numery identyfikacyjne nadane przez KSeF i prawidłowo przekazywać dane do rozliczeń VAT.
Równolegle zmian będą wymagać procedury wewnętrzne. Obiegi dokumentów, sposób zatwierdzania korekt czy kontrola merytoryczna faktur muszą zostać dostosowane do nowych wymogów.
Istotna będzie także komunikacja z kontrahentami. Należy jasno określić, czy i kiedy korekta uznawana jest za doręczoną i jak wpływa na rozliczenia.
Nie wolno zapomnieć o szkoleniach pracowników, w tym księgowych, finansistów, handlowców i specjalistów IT. Od 1 stycznia 2026 roku, każdy z nich będzie miał pośredni lub bezpośredni wpływ na prawidłowość rozliczeń podatkowych firmy.
5 kroków do przygotowania firmy na KSeF:
- Zaktualizuj systemy IT – integracja z KSeF, automatyczne rejestrowanie dat i numerów ID.
- Przeprojektuj procedury – od wystawiania po zatwierdzanie i archiwizację korekt.
- Opracuj zasady komunikacji z kontrahentami – jasne informacje o doręczaniu i rozliczaniu korekt.
- Przeszkol pracowników – księgowość, sprzedaż, finanse i IT.
- Przetestuj procesy – wprowadź próbne korekty w KSeF, aby sprawdzić działanie systemu.
Czytaj więcej: KSeF od kiedy
