• Program do faktur
  • Współpraca
  • Najlepsze konta firmowe – Czerwiec 2026
  • Ranking faktoringu
  • KSeF Pytania i Odpowiedzi
niedziela, 21 czerwca, 2026
Zaloguj się
Portal.Faktura.pl
  • Finanse
    • Faktoring dla transportu
    • Mikrofaktoring
    • Zadbaj o swój portfel
    • Poradnik przedsiębiorcy
  • Biznes
    • Biznes pod lupą
  • Podatki
    • Alarm podatkowy
    • KSeF Pytania i Odpowiedzi
  • Prawo
  • Technologia
No Result
View All Result
Portal.Faktura.pl
  • Finanse
    • Faktoring dla transportu
    • Mikrofaktoring
    • Zadbaj o swój portfel
    • Poradnik przedsiębiorcy
  • Biznes
    • Biznes pod lupą
  • Podatki
    • Alarm podatkowy
    • KSeF Pytania i Odpowiedzi
  • Prawo
  • Technologia
No Result
View All Result
Portal.Faktura.pl
No Result
View All Result
Główna Biznes Poradnik przedsiębiorcy

Jak sprawdzić, czy biuro rachunkowe jest gotowe na KSeF?

Grzegorz Pospieszczyk autor Grzegorz Pospieszczyk
2025-12-03
w Poradnik przedsiębiorcy
0
komputer ksef

Krajowy System e-Faktur (KSeF) już wkrótce będzie systemem, do którego obowiązkowo będą musieli przystąpić wszyscy przedsiębiorcy w kraju. Celem przedsięwzięcia jest uszczelnienie systemu podatkowego. Oznacza to, że zarówno firmy, jak i biura rachunkowe będą musiały dostosować się do nowych warunków i wprowadzić pewne zmiany w sposobie organizacji pracy i prowadzenia księgowości. O jakich dokładnie zmianach mowa?
fakturapl kreacja fb program benefit wersja1

Spis treści schowaj
1 Modyfikacja zapisów w umowie
2 Na co trzeba uważać?
3 Jaki model współpracy wybrać?
4 Pomóż nam ulepszać portal

Modyfikacja zapisów w umowie

Obowiązek korzystania z KSeF wpłynie na sposób przepływu dokumentów w firmach. Zapewne wielu właścicieli biur rachunkowych zastanawia się, jakie kroki powinni podjąć, aby dobrze przygotować się na nadchodzące zmiany. Podmioty z tej grupy, obsługujące inne firmy, powinny pamiętać o wprowadzeniu stosownych zmian w umowach o świadczenie dla nich usług finansowo-księgowych.

Zmiany, o których mowa powyżej, wymagają jednak dokładnego zapoznania się z zasadami funkcjonowania i obsługi KSeF. Bez tego nie będzie możliwa sprawna i skuteczna obsługa klientów. Biura rachunkowe będą też musiały zaktualizować swoje oprogramowania księgowe, aby były one dostosowane do nowego systemu. Aby uniknąć kłopotliwych sytuacji, z testowaniem programu nie warto czekać do ostatniej chwili, tym bardziej że możliwy jest już dobrowolny dostęp do niego.

Bardzo ważne jest, aby podczas testowania KSeF mieć na uwadze rodzaj i skalę działalności prowadzonej przez dany podmiot. Trzeba brać pod uwagę przepisy obowiązujące w danej branży oraz jej specyfikę. To pozwoli wybrać taki model współpracy z biurem rachunkowym, który będzie najkorzystniejszy dla firmy i skutecznie usprawni działania księgowe.

Teoretycznie cały proces wystawiania faktur spoczywa po stronie przedsiębiorcy, jednak w praktyce wiele czynności z nim związanych zlecanych jest podmiotom zewnętrznym. Dlatego przede wszystkim umowę trzeba będzie uzupełnić o zapis uprawniający pracownika biura księgowego do odbioru faktury za pośrednictwem KSeF.

Ponadto, biuro rachunkowe obsługujące daną firmę może zostać również upoważnione do nadawania bądź odbierania uprawnień do korzystania z systemu, a także do wystawiania w nim faktur ustrukturyzowanych. Wskazane jest również uwzględnienie w zapisach umowy dokładnej daty pobierania faktur z systemu. Należy określić, do którego dnia miesiąca pobierane będą faktury za poprzedni miesiąc. Biuro rachunkowe powinno się ponadto bardzo dokładnie zaznajomić z nowymi zasadami otrzymywania dokumentów z KSeF.

Wprowadzenie stosownych zapisów do umowy z biurem rachunkowym spowoduje, że skróci się czas oczekiwania na dokumenty kosztowe. Co za tym idzie, usprawnione zostaną procesy księgowe, które będą mogły być realizowane na bieżąco, a nie dopiero po zamknięciu miesiąca rozliczeniowego.

Z kolei w przypadku biur, które udostępniają swoim klientom programy do wystawiania faktury, muszą one prawidłowo zintegrować je z KSeF. Należy pamiętać, że w pewnym sensie wchodzą one w rolę podatnika, wystawiającego fakturę, a co za tym idzie, biorą na siebie związaną z tym odpowiedzialność.

Sprawdź ranking programów księgowych

Na co trzeba uważać?

Obowiązek fakturowania za pośrednictwem KSeF dla podatników VAT wejdzie w życie 1 lipca 2024 roku. Podmioty zwolnione z VAT będą zaś musiały przystąpić do systemu najpóźniej 1 stycznia 2025 roku. Jest to niemałe wyzwanie dla biur rachunkowych, które będą musiały zachować szczególną czujność przy korzystaniu z KSeF.

Możliwość pobierania faktur kosztowych bezpośrednio z KSeF może korzystnie wpłynąć na wybrane aspekty związane z przepływem dokumentów finansowych w firmie. Z pewnością przyczyni się do rozwiązania problemów związanych z opóźnieniami w dostarczaniu faktur przez kontrahentów.

Dzięki KSeF obieg dokumentów będzie przebiegał sprawniej, ponieważ system zniesie potrzebę dostarczania dokumentów w formie papierowej lub drogą mailową. Są jednak pewne kwestie, na które trzeba zwrócić szczególną uwagę. Chodzi tu m.in. o ryzyko, jakie niesie za sobą pobieranie wszystkich faktur kosztowych z systemu, bez ich dokładnej weryfikacji.

Mowa jest tu o sytuacji, w której z KSeF zostałyby pobrane wszystkie dokumenty, a następnie uwzględniono by je w rozliczeniu podatkowym przedsiębiorcy. Jeżeli klient nie dokona wcześniej ich przeglądu, może dojść do tego, że zostanie zaksięgowany wydatek prywatny. Innymi słowy, faktura, która nie zostanie zweryfikowana przez przedsiębiorcę, może doprowadzić do błędnego rozliczenia. Dla przypomnienia, wszystkie faktury wystawiane na firmę, muszą dotyczyć kosztów ściśle dotyczących prowadzonej działalności gospodarczej. I tego też muszą skrupulatnie pilnować przedsiębiorcy korzystający z usług biur rachunkowych.

Sprawdź program do faktur, któremu możesz zaufać

Jaki model współpracy wybrać?

Wprowadzenie KSeF to wyzwanie zarówno dla biur rachunkowych, jak i dla firm. To przede wszystkim one powinny się zapoznać z działaniem nowego systemu i zasadami jego funkcjonowania. Przedsiębiorcy muszą zatem dostosować się do nowych wymogów prawnych i we właściwy sposób zorganizować proces fakturowania w firmie. Mogą to zrobić samodzielnie lub skorzystać z takich specjalistów, jacy pracują przy rozwoju faktura.pl. W tej aplikacji już dziś możesz połączyć konto z Krajowym Systemem e-Faktur, a dzięki temu, że przechowujesz dokumenty w tej aplikacji, wystarczy zaledwie kilka kliknięć, żeby się samodzielnie księgować. Więcej o programie i jego integracji z KSeF przeczytasz TUTAJ.

Podobne artykuły

rejestracja w zus pue 350x350 1 1

Odroczenie składek ZUS – kto może skorzystać z dodatkowego terminu płatności?

2026-06-15
zakupy online

Zwrot za zwrotem. Jak internetowi kombinatorzy zamienili reklamacje w źródło dochodu?

2026-06-10
ciezarowka samochod pojazd

Kiedy przewóz odzieży i obuwia trzeba zgłosić do SENT? Nowe przepisy dla mikroprzedsiębiorców

2026-06-19
faktura odnaleziona ksiegowosc

KSeF okiem księgowej: najczęstsze błędy w fakturach wystawianych w KSeF

2026-05-20
co się bardziej opłaca

Spółka z o.o. czy jednoosobowa działalność gospodarcza – co bardziej się opłaca?

2026-05-07
cyberbezpieczenstwo

KSC: tysiące firm nie wie, że musi się zarejestrować

2026-04-29

Najkorzystniejsza zdaje się jednak forma współpracy, zakładająca, że to klient sam wystawia faktury, a następnie sam wysyła je do systemu. W przypadku innych wariantów konieczne zdaje się wprowadzenie stosownych zapisów do umowy. Powinny one jasno wskazywać, że podmiot realizujący usługi księgowo-finansowe odpowiedzialny jest wyłącznie za fizyczne wystawienie dokumentu. Co to oznacza w praktyce? Chodzi tu o to, aby biura nie były pociągane do odpowiedzialności w sytuacji, gdy firma wystawi nieprawidłowe faktury. Mogą być to na przykład tzw. puste faktury, które w rzeczywistości nie dotyczą zakupów bądź usług związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Reasumując, wprowadzenie obowiązku korzystania z KSeF będzie wymagało zarówno od biur rachunkowych, jak i od korzystających z ich usług przedsiębiorców, wprowadzenia pewnych zmian formalno-organizacyjnych. Chodzi tu o zabezpieczenie interesów obu stron, aczkolwiek trzeba przyznać, że to podmioty świadczące usługi finansowo-księgowe będą bardziej narażone na konsekwencje związane z różnego typu nadużyciami. Dlatego tak ważne jest precyzyjne ustalenie zakresu obowiązków oraz wprowadzenie stosownych zapisów w umowie. Dzięki temu biura rachunkowe będą w stanie obronić się przed ewentualnymi konsekwencjami nieuczciwych działań swoich klientów.

 

Sprawdź KSeF pytania i odpowiedzi

 

 

Pomóż nam ulepszać portal

Dzięki Twojej opinii zmienimy nasz portal pod Twoje wymagania. Wypełnij krótką ankietę i daj nam znać, jakich treści szukasz. Chcemy się zmieniać dla Ciebie!

wypełnij ankietę
3/5 - (2 votes)
Tags: Biuro rachunkoweKrajowy System e-FakturKSeFporadnik przedsiębiorcy
Share2Share
Grzegorz Pospieszczyk

Grzegorz Pospieszczyk

Doświadczony Ekspert z udokumentowaną historią pracy w branży doradztwa zarządczego. Specjalista w zakresie procesów biznesowych, biura zarządzania projektami (PMO), Zarządzania Projektami IT i Zarządzania Zmianą. Copywriter, specjalizacja w tekstach wysokiej jakości.

Podobne Wpisy

Odroczenie składek ZUS – kto może skorzystać z dodatkowego terminu płatności?

autor Paweł Stasiuk
2026-06-15
0
rejestracja w zus pue 350x350 1 1

Przedsiębiorcy, którzy mają przejściowy problem z terminowym opłaceniem składek na ZUS, mogą ubiegać się o odroczenie terminu uregulowania należności. W ten sposób mogą oni uzyskać dodatkowy czas na zdobycie niezbędnych środków. Informacje praktyczne  Odroczenie terminu płatności składek ZUS pozwala zapłacić je później, w terminie uzgodnionym z Zakładem. Co ważne, przedsiębiorca nie ponosi standardowych konsekwencji związanych z opóźnieniem w zapłacie składek. Odroczenie daje przedsiębiorcy czas na odzyskanie płynności finansowej i zgromadzenie środków na opłacenie składek. Problemy z terminową zapłatą składek mogą wynikać z wielu przyczyn. Najczęściej chodzi o nieterminowe opłacanie faktur przez kontrahentów, czy też opóźnienia w dostawach. Należy jednak zwrócić uwagę na jedną niezwykle istotną kwestię. Mianowicie odroczenie terminu płatności może obejmować wyłącznie składki, których termin płatności jeszcze nie upłynął....

Czytaj więcejDetails

Zwrot za zwrotem. Jak internetowi kombinatorzy zamienili reklamacje w źródło dochodu?

autor Magdalena Grochocka
2026-06-10
0
zakupy online

Miało być wygodnie dla klientów. I jest. Niestety część osób nauczyła się wykorzystywać liberalne zasady zwrotów i reklamacji do zarabiania pieniędzy. Noszenie ubrań przez weekend, zamawianie sprzętu na jednorazowe wydarzenie, celowe uszkadzanie produktów czy wyłudzanie rekompensat stały się dla niektórych internetowym „modelem biznesowym”. Gdzie kończy się prawo konsumenta, a zaczyna zwykłe oszustwo? Zwroty miały chronić klientów. Dlaczego stały się problemem dla e-commerce? Zwrot towaru przez internet był jednym z największych przywilejów, jakie handel elektroniczny dał konsumentom. Możliwość obejrzenia produktu w domu, przymierzenia go i odesłania bez podawania przyczyny sprawiła, że zakupy online stały się wygodne i bezpieczne. Z czasem część klientów zaczęła jednak traktować ten mechanizm nie jako ochronę swoich praw, lecz sposób na darmowe korzystanie z produktów lub zdobywanie...

Czytaj więcejDetails

Kiedy przewóz odzieży i obuwia trzeba zgłosić do SENT? Nowe przepisy dla mikroprzedsiębiorców

autor Katarzyna Zuba
2026-06-19
0
ciezarowka samochod pojazd

Od 17 marca 2026 r. przewóz odzieży i obuwia w wielu przypadkach trzeba zgłaszać do systemu SENT. Obowiązek dotyczy nie tylko importerów i dużych sieci handlowych, ale także części mikroprzedsiębiorców sprzedających na targowiskach. Sprawdź, kiedy zgłoszenie jest wymagane, kto musi je złożyć i jakie wyjątki obowiązują od 13 maja 2026 r. Najważniejsze informacje: od 17 marca 2026 r. odzież i obuwie zostały objęte SENT, zgłoszenie jest wymagane po przekroczeniu określonych limitów wagowych lub ilościowych, część przewozów z fakturą VAT jest zwolniona z obowiązku, od 13 maja 2026 r. obowiązują wyjątki dla części mikroprzedsiębiorców handlujących na targowiskach, kara za naruszenie przepisów może wynieść co najmniej 20 tys. zł. Czym jest system SENT? SENT to system, za pomocą którego Krajowa Administracja Skarbowa...

Czytaj więcejDetails

KSeF okiem księgowej: najczęstsze błędy w fakturach wystawianych w KSeF

autor Aleksandra Pluta
2026-05-20
0
faktura odnaleziona ksiegowosc

Kwiecień był pierwszym miesiącem obowiązkowego KSeF dla większości przedsiębiorców. Efekt? W biurach rachunkowych dominowało jedno zdanie: „proszę wystawić korektę”. Mimo licznych instrukcji, webinarów i kampanii informacyjnych wielu podatników nadal popełnia podstawowe błędy przy wystawianiu faktur ustrukturyzowanych. Problemem okazuje się nie tylko sam system KSeF, ale również stare przyzwyczajenia z czasów tradycyjnego fakturowania. Wcześniej błędną fakturę można było anulować i wystawić ponownie. Dziś każda pomyłka wysłana do KSeF wymaga korekty, która może wywołać realne skutki podatkowe. Jakie błędy pojawiały się najczęściej? Które z nich wymagają „korekty do zera”, a które można naprawić prościej? Sprawdź najczęstsze problemy, z którymi przedsiębiorcy mierzyli się po pierwszym miesiącu obowiązkowego KSeF. Przekonanie o zwolnieniu z KSeF Zwolnienie z VAT, wystawianie faktur na rzecz nierezydentów, niezatrudnianie pracowników,...

Czytaj więcejDetails

Spółka z o.o. czy jednoosobowa działalność gospodarcza – co bardziej się opłaca?

autor Julia Mraczny
2026-05-07
0
co się bardziej opłaca

Wybór formy prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce to decyzja, która ma poważne konsekwencje prawne, podatkowe i biznesowe. Wielu przedsiębiorców rozpoczynających swoją działalność biznesową stawia na jednoosobową działalność gospodarczą. Jednak wraz ze wzrostem skali biznesu pojawia się pytanie, czy ta forma nadal jest optymalna z punktu widzenia kosztów prowadzenia działalności. Coraz częściej odpowiedzią staje się spółka z ograniczoną odpowiedzialnością. Przyjrzyjmy się wadom i zaletom obu opcji. JDG i spółki z o.o. w Polsce Zacznijmy od definicji obu form prowadzenia działalności. A zatem jednoosobowa działalność gospodarcza (JDG) to najprostsza forma prowadzenia biznesu w Polsce, w której przedsiębiorca działa jako osoba fizyczna wpisana do rejestru CEIDG i odpowiada za zobowiązania całym swoim majątkiem. Natomiast spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.) to spółka...

Czytaj więcejDetails

KSC: tysiące firm nie wie, że musi się zarejestrować

autor Dominik Bożek
2026-04-29
0
cyberbezpieczenstwo

Już od 7 maja 2026 r. tysiące firm w Polsce stanie przed nowym obowiązkiem wynikającym z nowelizacji ustawy o Krajowym Systemie Cyberbezpieczeństwa. To efekt wdrożenia unijnej dyrektywy NIS2, która znacząco rozszerza krąg firm i instytucji zobowiązanych do spełniania wymogów w zakresie cyberbezpieczeństwa. Dla przedsiębiorców najważniejsze jest to, że administracja nie wyśle indywidualnego zawiadomienia. Firma sama musi ustalić, czy podlega nowym przepisom. Jeżeli tak, będzie musiała dokonać wpisu do Wykazu KSC. Termin na samorejestrację upływa 3 października 2026 r. To pozornie odległa data, ale w wielu firmach samo sprawdzenie obowiązków może okazać się bardziej złożone, niż wynikałoby z pierwszej lektury przepisów. Trzeba przeanalizować nie tylko formalny kod PKD, lecz rzeczywisty charakter działalności, wielkość przedsiębiorstwa oraz powiązania kapitałowe. W grupach firmowych może...

Czytaj więcejDetails

Koniec eksmisji na bruk? Rząd szykuje rewolucję. Kto zyska, a kto straci?

autor Magdalena Grochocka
2026-04-23
0
eviction

Eksmisja na bruk od lat budzi ogromne emocje, bo oznacza utratę dachu nad głową praktycznie z dnia na dzień. Teraz rząd chce to zmienić i wprowadzić zasadę, która ma być jasna: nikt nie powinien trafiać „donikąd”. Nowe przepisy mogą jednak wywołać spore zamieszanie – bo choć jednych ochronią, dla innych oznaczają zupełnie nowe obowiązki. Rząd szykuje zmiany w eksmisjach. Projekt ustawy jest już gotowy Rząd pracuje nad projektem ustawy, który ma ograniczyć eksmisje „na bruk” w egzekucji administracyjnej, czyli tam, gdzie dziś ochrona lokatorów jest słabsza niż przy eksmisji prowadzonej przez sąd. Chodzi o projekt UD365, opublikowany w wykazie prac legislacyjnych, którego celem jest wprowadzenie minimalnej ochrony przed bezdomnością, m.in. przez wstrzymanie eksmisji zimą, obowiązek wskazania tymczasowego pomieszczenia oraz dodatkowe...

Czytaj więcejDetails

Umowa najmu lokalu użytkowego 2026 – wzór, zasady, obowiązki stron

autor Marek Polubiatko
2026-04-10
0
klucze do mieszkania

Umowa najmu lokalu użytkowego to kluczowy dokument dla każdej firmy korzystającej z wynajmowanej przestrzeni. Określa zasady współpracy, rozliczeń i odpowiedzialności stron. W tym poradniku pokażemy Ci, jak ją napisać krok po kroku oraz udostępniamy gotowy wzór do pobrania. Umowa najmu lokalu użytkowego – co to jest i kiedy się ją stosuje? Umowa najmu lokalu użytkowego określa zasady korzystania z nieruchomości przez firmę. To umowa cywilnoprawna, w której właściciel nieruchomości oddaje lokal do użytkowania przedsiębiorcy w zamian za określony czynsz oraz opłaty dodatkowe. W zależności od potrzeb i formy działalności nieruchomość może zostać zaadaptowana na biuro, sklep, gabinet usługowy, lokal gastronomiczny czy magazyn. W prawidłowo przygotowanej umowie najmu lokalu użytkowego powinny znaleźć się zasady korzystania z nieruchomości, obowiązki stron umowy, sposób...

Czytaj więcejDetails
Więcej

Rekomendowane.

dofinansowanie

Czy Twoja firma jest na białej liście podatników VAT? Uwaga na wysokie kary!

2025-08-14
AdobeStock 259316529 1

Zeznania wypełniane przez organ skarbowy. Czy trzeba je sprawdzać?

2025-12-23

Rankingi dla firm

Ranking kont firmowych Ranking faktoringu Ranking programów do fakturowania Ranking programów KSeF Ranking kont firmowych Ranking faktoringu Ranking kantor internetowy Ranking ubezpieczenie mieszkania Kredyty dla firm Ranking najlepszych leasingów Ranking najlepszych programów dla biur rachunkowych Ranking najlepszy programów do mailingu Ranking programów do fakturowania

Poszukujesz finansowania?

Porozmawiaj z ekspertem
z efaktor!

Portal.Faktura.pl

Najświeższe i najciekawsze wiadomości z zakresu finansów firmy, prawa, podatków i księgowości.

Znajdź nas tutaj:

Newsletter

Jako pierwszy, dowiesz się o ważnych wiadomościach i wydarzeniach bezpośrednio do Twojej skrzynki odbiorczej.

Gratulacje!

Pomyślnie dołączyłeś do naszej listy subskrybentów. Potwierdź proszę swój adres e-mail. Link jest już na Twojej poczcie. 

Kategorie

  • Alarm podatkowy
  • Bez kategorii
  • Biznes
  • Biznes pod lupą
  • Finanse
  • Player
  • Podatki
  • Poradnik przedsiębiorcy
  • Prawo
  • Technologia
  • Zadbaj o swój portfel
Współpraca

Najciekawsze

Błędy przy zakładaniu firmy

Oszczędzanie po nowemu. Jak OKI wpłynie na decyzje oszczędzających?

2026-06-19
cdc 3 OGgbdPIdA unsplash

Akcyza na e-papierosy indukcyjne. Co zmienia ustawa i kto zapłaci więcej?

2026-06-17
  • Polityka prywatności
  • Regulamin usługi newsletter
  • Regulamin korzystania z serwisu

© 2026 - Najświeższe informacje ze świata finansów i biznesu by Faktura.pl
Projekt i realizacja Digital Daniel Król

Welcome Back!

Login to your account below

Forgotten Password?

Retrieve your password

Please enter your username or email address to reset your password.

Log In

No Result
View All Result
  • Biznes
  • Podatki
    • KSeF Pytania i Odpowiedzi
  • Finanse
    • Faktoring dla transportu
  • Prawo
  • Ranking faktoringu – TOP 10 Ofert Faktoringu – Czerwiec 2026
  • Technologia

© 2026 - Najświeższe informacje ze świata finansów i biznesu by Faktura.pl
Projekt i realizacja Digital Daniel Król

Are you sure want to unlock this post?
Unlock left : 0
Are you sure want to cancel subscription?