Mówi się o nim od miesięcy. Występuje w komunikatach Ministerstwa Finansów, na slajdach prezentacji, w planach biur rachunkowych i firm. Ba! Stał się nawet bohaterem niejednej gorącej dyskusji w social mediach księgowych. Ale kiedy próbujesz go spotkać w realnym świecie i „dotknąć” – pojawia się pewien problem.
Tak właśnie działa KSeF – Krajowy System e-Faktur. Trochę jak potwór z Loch Ness – wszyscy o nim słyszeli, ale nikt nie widział go w pełnej krasie. Albo raczej – nikt, kto nie poświęcił na to kilku godzin nerwowego klikania, nieco frustracji i solidnego kubka kawy.
Podobne artykuły
Po co ten system?
Zacznijmy od intencji – bo ta była szczytna. Ministerstwo chciało ustandaryzować proces fakturowania w Polsce i przejść na faktury ustrukturyzowane. Skoro faktury mają być wysyłane do KSeF, to trzeba przecież stworzyć jakiś interfejs, prawda? No i powstał. Ale jak się za chwilę okaże – jest to raczej „interfejs minimum egzystencjalnego”, a nie narzędzie przyjazne użytkownikowi.
Ministerialna „wystawiarka” – czyli jak się nie powinno projektować UX
Spróbujmy wystawić fakturę na platformie Ministerstwa. Logujemy się do systemu KSeF, klikamy „Wystaw fakturę”… i oto jesteśmy u progu czterostopniowej podróży.
Rodzaj faktury i formularza – brzmi niewinnie, ale już tu wielu użytkowników zaczyna się gubić. Domyślnie wybieram wersję skróconą, bo chcę oszczędzić sobie bólu.
Numer faktury, daty, miejsce wystawienia – wszystko trzeba wprowadzać ręcznie! System nie pamięta poprzedniego numeru dokumentu. Nie ma żadnej automatycznej numeracji, żadnego podpowiadania – jakbyśmy cofnęli się do ery Excela z lat 90.
Pozycje faktury – brak jakiegokolwiek zaciągania danych z magazynu, brak produktów, brak listy usług. Wszystko wpisujemy ręcznie – nawet jednostkę miary!
Rachunek bankowy? Też ręcznie.
Logicznym powinno być to, że Twoje dane będą automatycznie zaciągane, skoro jesteś zalogowany na swoim koncie. Tak jednak nie jest.
Dane kontrahenta? Brak bazy klientów. Nie ma „podpowiedz firmę z poprzednich faktur”. Wszystko od zera. Za każdym razem.
I to wszystko zanim jeszcze klikniesz „Wyślij”. Dopiero w czwartym kroku możesz podejrzeć dokument. Jeśli coś się nie zgadza? Cofaj się i poprawiaj ręcznie. Intuicyjne? Nie. Ergonomiczne? Na pewno nie. Przyjazne przedsiębiorcy? Już nie żartujmy.
A jak to wygląda w Faktura.pl?
No dobrze, a jak to robi Faktura.pl – platforma, z którą współtworzę rozwiązania dla biur rachunkowych?
Prosto. Logicznie. Szybko.
Wystarczy zaznaczyć checkbox „KSeF” przy tworzeniu faktury, kliknąć „Wystaw” i gotowe.
Sprawdzasz podgląd i klikasz „Wyślij dokument do KSeF”. Koniec.
Użytkownik nie musi pamiętać numerów faktur, wpisywać ręcznie danych kontrahenta, uzupełniać na nowo danych rachunku bankowego. Wszystko jest już w systemie – bo tak powinien działać nowoczesny program do KSeF wspierający przedsiębiorców.
Zobacz sam:
W Faktura.pl można jeszcze nawet przyspieszyć ten proces.
Czy KSeF to problem? Nie. Ale jego „frontend” już tak
Sam KSeF jako system – czyli jako miejsce przechowywania faktur – to dobre rozwiązanie. Ustandaryzowana wymiana dokumentów, automatyczna archiwizacja, większa kontrola dla fiskusa. Ale program do jego obsługi – to nieporozumienie. Zamiast wspierać przedsiębiorczość, odpycha ją od cyfryzacji.
Na szczęście są rozwiązania, które łączą się z KSeF, ale nie wymagają obsługi „potwora z Loch Ness”. Takie jak Faktura.pl – przyjazne, intuicyjne i gotowe na wszystkie etapy obsługi e-faktur.
Czy Twoje biuro rachunkowe jest gotowe na KSeF?
Czy zdążymy dostosować nasze systemy?
Czy klienci będą umieli poprawnie wystawiać faktury?
Co zrobić w przypadku awarii lub braku dostępu do KSeF?
— to tylko niektóre z wątpliwości, które słyszymy od biur rachunkowych. Spotkajmy się.
Na spotkaniu wysłuchamy wyzwań, które stoją przed Twoim biurem odnośnie wdrożenia KSeF i innych nowych rozwiązań.
Jako doświadczeni specjaliści, pomożemy Ci je pogrupować i finalnie rozwiązać.
Co istotne, większość problemów da się rozwiązać już podczas pierwszego spotkania, tak wynika z naszej praktyki.
Co poza tym możemy zrobić dla Twojego biura?
✅ Otrzymasz wsparcie techniczne
✅ Otrzymasz wsparcie merytoryczne
✅ Będziemy infolinią KSeF dla Twoich klientów
✅ Pokażemy Ci narzędzie dla klientów zintegrowane z KSeF
Podsumowując
Czy KSeF to krok w stronę cyfryzacji? Tak.
Czy obecna wersja ministerialnej „wystawiarki” jest gotowa na masowe użycie? Nie.
Czy warto korzystać z aplikacji, które integrują się z KSeF, ale robią to po ludzku? Zdecydowanie tak.
A potwora z Loch Ness zostawmy tam, gdzie jego miejsce – w legendach.
