Fakturowanie w ramach KSeF odbywać się będzie przez konkretne osoby działające w imieniu danego podatnika. O ile w przypadku jednoosobowych działalności sprawa jest prosta, ponieważ najczęściej czynność tę będzie wykonywał sam przedsiębiorca, o tyle, gdy idzie o większe podmioty, delegowanym do tego będzie pracownik. Jaka będzie jego odpowiedzialność? Okazuje się, że odpowiedź na to pytanie nie jest prosta.
Dostęp do KSeF a fakturowanie
Znaczna część osób, które wystawiają na co dzień faktury, wyraża obawy dotyczące ich ewentualnej odpowiedzialności za wystawianie faktur, mimo że nie mają one żadnego wpływu na proces sprzedaży. Do ich obowiązku należeć będzie bowiem wyłącznie przesyłanie dokumentów do KSeF. Może się zdarzyć, że kto inny będzie wystawiał faktury, a kto inny przesyłał je do KSeF.
W kontekście powyższego należy zwrócić uwagę, że w zasadzie nie ma możliwości anonimowego korzystania z KSeF. Każdy użytkownik systemu będzie musiał bowiem dokonać uwierzytelnienia – podpisem kwalifikowanym lub zaufanym albo za pośrednictwem używanego w firmie systemu do obsługi fakturowania poprzez identyfikację tokenem autoryzacyjnym lub certyfikatem (od lutego 2026 r.). W wyniku logowania dochodzi do identyfikacji danej osoby, a także weryfikacji jej uprawnień.
Podobne artykuły
Sprawdź KSeF pytania i odpowiedzi
Od powyższej regulacji istnieje jeden wyjątek. Mianowicie chodzi tutaj o logowanie do KSeF z wykorzystaniem pieczęci kwalifikowanej, która nie jest wydawana dla konkretnej osoby, lecz dla danego podmiotu gospodarczego.
Odpowiedzialność za wdrożenie KSeF i błędy w fakturowaniu
Jeżeli chodzi o wdrożenie KSeF, kwestia odpowiedzialności jest prosta. Otóż spoczywa ona na podatniku. Podobnie wygląda sytuacja z bieżącym fakturowaniem. To na podatniku ciąży obowiązek poprawnego wystawiania faktur. W praktyce jednak często zdarza się, że tego rodzaju dokumenty wystawiają pracownicy. Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy (KP) ich odpowiedzialność jest ograniczona do wysokości trzykrotności wynagrodzenia, jeżeli błąd wynika z winy nieumyślnej (art. 119 KP). Natomiast w przypadku winy umyślnej odpowiedzialność pracownika nie jest ograniczona w żaden sposób (art. 122 KP).
Podobnie wyglądają regulacje, jakie można znaleźć w Kodeksie karnym skarbowym (KKS). Otóż w przypadku błędnego lub nierzetelnego wystawiania faktur (np. art. 62 § 1 KKS) konieczne jest udowodnienie winy osobie, której stawiany jest zarzut. W tym kontekście niezwykle istotny jest zakres obowiązków danego pracownika, jaki wynika z jego umowy o pracę.
Wdrożenie KSeF to poważna operacja dla wielu przedsiębiorców. Rewolucja w wystawianiu faktur dotyczy również ich pracowników. Otóż osoby, które zajmują się wystawianiem faktur na rzecz swoich pracodawców, powinny zadbać o jednoznaczne upoważnienia, aby wyeliminować niepotrzebne wątpliwości i nieporozumienia, które mogą narazić je na odpowiedzialność.
Tu nie ma miejsca na pomyłki – księgowy musi mieć wsparcie
Dostosowanie się do nowych przepisów wymaga od biur rachunkowych dużej precyzji, aktualnej wiedzy i dobrze dobranych narzędzi. Dlatego coraz więcej księgowych wybiera nowoczesne platformy wspierające ich w codziennej pracy. Jedną z nich jest Program KSeF Faktura.pl – system, który umożliwia przedsiębiorcom wystawianie faktur zgodnych z KSeF, automatyczne przesyłanie ich do biura rachunkowego, a także ułatwia ewidencjonowanie dokumentów zgodnie z najnowszymi przepisami.
Co poza tym możemy zrobić dla Twojego biura?
✅ Otrzymasz wsparcie techniczne
✅ Otrzymasz wsparcie merytoryczne
✅ Będziemy infolinią KSeF dla Twoich klientów
✅ Pokażemy Ci narzędzie dla klientów zintegrowane z KSeF
