Wejście w życie obowiązku przystąpienia do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) coraz bliżej, a znaków zapytania związanych z funkcjonowaniem tego rozwiązania wciąż jest dużo. Jednym z problemów, z jakim będą musieli zmierzyć się przedsiębiorcy, jest konieczność posiadania wiedzy na temat tego, komu wystawiana jest faktura. Chodzi tu dokładnie o to, czy jej odbiorca jest czynnym podatnikiem VAT, podatnikiem zwolnionym z VAT, czy zwykłym konsumentem. Za pomyłki na tym polu grozić będą kary.
Obowiązek zidentyfikowania statusu VAT kontrahenta
Przypomnijmy, że obowiązek przystąpienia do KSeF wejdzie w życie już 1 lipca 2024 roku, a dla podatników zwolnionych z VAT 1 stycznia 2025 roku. Rozwiązanie to ma teoretycznie usprawnić cały proces fakturowania, jednak pojawia się coraz więcej wątpliwości związanych z jego wdrożeniem. Eksperci ostrzegają, że dużym problemem dla przedsiębiorców może okazać się obowiązek weryfikacji statusu VAT kontrahenta, któremu wystawiana będzie faktura. Może on być bowiem albo czynnym płatnikiem, podatnikiem zwolnionym lub konsumentem. A co jeżeli, sprzedawca się pomyli? Wówczas może zostać obciążony karą.
Zmiany zasad fakturowania
Sprzedawcy wystawiający faktury nie są obecnie narażeni na żadne ryzyko związane z niewłaściwym określeniem tego, w jaki sposób działa nabywca. Dokument można wystawić, nawet w przypadku niepewności co do statusu jej odbiorcy. Faktura, której odbiorcą jest podatnik zwolniony z VAT, wygląda dokładnie tak samo, jak faktura dla konsumenta.
Sytuacja ta ulegnie jednak zmianie po wdrożeniu KSeF. Ci podatnicy, którzy wystawiają wiele faktur dla szerokiej grupy różnych podmiotów, mogą napotkać trudności z ich właściwą weryfikacją. Wówczas ustalenie, które faktury należy wystawić w systemie, a które poza nim, może być utrudnione.
Faktury dla konsumentów poza systemem
Wprowadzenie KSeF będzie się wiązało z tym, że zniesiona zostanie dowolność w wystawianiu faktur. Części z nich nie będzie można wystawiać w systemie, a chodzi tu dokładnie o faktury dla konsumentów. W KSeF będą natomiast wystawiane dokumenty dla czynnych podatników oraz tych zwolnionych z VAT. Pomyłka może skutkować nałożeniem kary pieniężnej na przedsiębiorcę, stanowiącą równowartość VAT.
Teoretycznie zasada ta wydaje się prosta, jednak w praktyce dostosowanie się do niej może okazać się nieco problematycznie. Szczególnie w przypadku tych przedsiębiorców, którzy każdego miesiąca wystawiają większą liczbę faktur. W grupie tej znajdują się na przykład dostawcy mediów. Gdy KSeF stanie się obowiązkowy, będą oni musieli samodzielnie ustalić, czy fakturę danemu odbiorcy należy wystawić w systemie, czy poza nim. Sęk w tym, że sprawdzenie statusu odbiorcy jest, delikatnie rzecz ujmując, dość problematyczne. I tu właśnie zaczynają się schody.
Jak dotąd nie powstał bowiem żaden oficjalny spis podatników zwolnionych z VAT, z którego mogliby korzystać przedsiębiorcy. Jedynym możliwym rozwiązaniem zdaje się zatem zbieranie oświadczeń od odbiorców faktur. Czy faktycznie jednak taki sposób byłby skuteczny?
Rozpocznij fakturowanie z intuicyjnym programem do faktur
Nie wszyscy podatnicy znają swój status
Zbieranie oświadczeń od nabywców byłoby rozwiązaniem nie tylko czasochłonnym, ale i wątpliwie skutecznym. Dlaczego? Szerokie grono osób nawet nie wie, że są kwalifikowani jako podatnicy zwolnieni z VAT. Dotyczy to na przykład właścicieli mieszkań, którzy zdecydowali się wynająć swoje lokale. Tym samym stali się oni zwolnionymi z VAT podatnikami, korzystającymi ze zwolnienia podmiotowego lub przedmiotowego. Z reguły jednak osoby te nie mają pojęcia, że zyskują taki status, więc prawdopodobnie złożyliby niezgodne z prawdą oświadczenie. Konsekwencje poniósłby jednak sprzedawca.
Identyfikacja odbiorców. Jakie skutki będzie za sobą niosła?
Obowiązek właściwej identyfikacji odbiorców faktur z pewnością będzie niósł za sobą określone skutki, które odczują przedsiębiorcy. W przypadku tych firm, które obsługują większą ilość klientów, pozyskiwanie danych dotyczących ich statusu VAT może generować dodatkowe koszty. Co więcej, taki proces z pewnością okaże się mocno czasochłonny, a jego przeprowadzenie będzie wymagało dodatkowych nakładów pracy.
Trzeba tu podkreślić, że taki audyt trzeba będzie regularnie powtarzać. Podczas korzystania z usług, status danego podatnika może przecież ulec zmianie. I jak wspomniano już powyżej, zawsze zachodzi też ryzyko, że odbiorca faktury nieświadomie wprowadzi w błąd sprzedawcę. Może bowiem nie wiedzieć, że jest zwolnionym płatnikiem VAT. Żadne przepisy nie nakładają zresztą na odbiorców faktur obowiązku informowania o swoim statusie. Nawet jeżeli nie będą mieli wiedzy na jego temat, nie poniosą z tego tytułu żadnych konsekwencji. Cała odpowiedzialność spadnie więc na przedsiębiorców, co nie wydaje się do końca sprawiedliwym rozwiązaniem.
Rozwiązanie problemu
Nasuwa się zatem pytanie, w jaki sposób przedsiębiorcy mają w przyszłości radzić sobie z identyfikacją odbiorców dokumentów sprzedażowych, by nie narazić się na przykre konsekwencje. Na tę chwilę najrozsądniejszym rozwiązaniem zdaje się wprowadzenie stosownych zmian do umów zawieranych z kontrahentami. Należałoby poinformować ich o obowiązku przekazania danych o swoim statusie. Brak takiej informacji mógłby wówczas stanowić okoliczność zwalniającą sprzedawcę z odpowiedzialności za niewłaściwe wystawienie faktury.
Obowiązek weryfikacji statusu podatnika budzi wiele kontrowersji. Rozwiązanie to niekoniecznie znajdzie zastosowanie w praktyce. Musi bowiem jeszcze zostać zaakceptowane przez organy nadzorujące obieg faktur. Niemniej jednak nakładanie na przedsiębiorców prawnego obowiązku kontrolowania kontrahentów zdaje się nie do końca trafionym pomysłem. A tym bardziej karanie ich za niedopełnienie go.
Przedsiębiorcy powinni jak najszybciej przygotować się na nadchodzące zmiany
Aby zminimalizować ryzyko popełnienia błędów, wielu przedsiębiorców decyduje się na korzystanie z programów do fakturowania zintegrowanych z KSeF. Przykładem takiej platformy jest Faktura.pl, za której pośrednictwem można szybko wystawiać dokumenty sprzedażowe w trybie online. Takie rozwiązanie może okazać się dużym ułatwieniem, szczególnie że wokół nowego systemu wciąż pojawia się wiele wątpliwości. Więcej o programie i jego integracji z KSeF przeczytasz TUTAJ.
Przedsiębiorcy powinni zatem odpowiednio wcześnie przygotować się na nadchodzące zmiany. Jak widać, wdrożenie KSeF będzie miało swoje plusy i minusy. Być może system usprawni proces fakturowania, jednak pojawia się coraz więcej znaków zapytania związanych z jego funkcjonowaniem. Wiele wskazuje na to, że firmy będą zdane same na siebie, a w przypadku błędów przy wystawianiu dokumentów, mogą zostać obciążone karą. Dlatego już teraz warto zastanowić się nad profesjonalnym wsparciem lub programem, który będzie zintegrowany z KSeF, co ułatwi sprawne i poprawne przebrnięcie przez cały proces.
Podobne artykuły
Sprawdź KSeF pytania i odpowiedzi
Więcej o Krajowym Systemie e-Faktur przeczytasz TUTAJ
Czy jesteś gotowy na Krajowy System e-Faktur?
Faktura.pl to program do KSeF. W aplikacji dodanie kontrahenta, sprawdzenie go na białej liście podatników VAT i wystawienie faktury zajmie mniej niż 30 sekund. Jeżeli to nadal za długo, możemy obiecać, że w tym czasie wyślemy fakturę e-mailem do Twojego kontrahenta. Oprócz tego w faktura.pl masz:
✅ Pierwsze 30 dni darmowego korzystania z aplikacji
✅ Opcję wirtualnej księgowości
✅ Centrum dowodzenia firmą
✅ Możliwość finansowania faktur
✅ Dedykowany e-mail do celów firmowych
