Wejście Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wymusi na przedsiębiorcach dostosowanie się do nowego sposobu fakturowania, a co za tym idzie, prowadzenia księgowości. Faktury papierowe odejdą do lamusa, a zastąpią je faktury ustrukturyzowane. Zmiany obejmą również Jednolity Plik Kontrolny (JPK), który należy przekazywać do Urzędu Skarbowego. Wdrożenie KSeF spowoduje, że będą się musiały w nim znaleźć również dodatkowe dane na temat faktur.
Czym jest Jednolity Plik Kontrolny?
Zacznijmy od krótkiego przypomnienia, czym w ogóle jest JPK, czyli rozwiązanie, które ma na celu ułatwienie uprawnionym do tego instytucjom procesów kontrolnych. Składa się na niego grupa danych, a jego utworzenie polega na ich eksporcie z systemów informatycznych przedsiębiorcy. Jednolity Plik Kontrolny dotyczy tylko i wyłącznie czynnych płatników VAT. Przedsiębiorcy zwolnieni z VAT nie są zatem zobowiązani do jego wysyłania.
JPK obejmuje informacje dotyczące przeprowadzonych w określonym czasie operacji gospodarczych, a generowany jest w formacie XML. Najważniejsze informacje ujęte w JPK_V7 to: należna kwota podatku VAT oraz kwota ewentualnej nadwyżki VAT do zwrotu lub do przeniesienia na kolejny okres.
Standardem w bieżącej kontroli działań podmiotów gospodarczych są raporty JPK_V7M oraz JKP_V7K. W związku z planowanym wdrożeniem KSeF rozpoczęto również prace nad nowelizacją rozporządzenia o Jednolitym Pliku Kontrolnym VAT. Ministerstwo Finansów prowadzi konsultacje w sprawie wymaganych zmian.
KSeF a obowiązek wysłania JPK
Wdrożenie KSeF niesie za sobą konieczność dopasowania się przedsiębiorców do nowych rozwiązań księgowo-podatkowych. Krajowy System e-Faktur stanie się obowiązkowy od 1 lipca 2024 roku, a 1 stycznia 2025 do korzystania z niego będą też zobligowani przedsiębiorcy zwolnieni z VAT.
Trzeba w tym miejscu podkreślić, że rozwiązanie to nie zwolni podmiotów gospodarczych z obowiązku ewidencjonowania i raportowania VAT za pośrednictwem JKP, który jest następcą deklaracji VAT. Jest to kwestia, która od pewnego czasu nurtuje przedsiębiorców i wokół której zrodziło się wiele niejasności. Dlatego trzeba w tym miejscu wyraźnie podkreślić, że JPK i KSeF to dwa odrębne rozwiązania. Choć łączy je fakt, że oba dotyczą transakcji gospodarczych i służą jako nośniki danych dla organów podatkowych, to mają do spełnienia nieco inne zadania.
Kluczowe znaczenie ma tu fakt, że to wystawca faktury KSeF wskazuje, kiedy na jej podstawie powstaje obowiązek podatkowy. To zaś zostaje uwzględnione właśnie w JPK, który staje się taką właśnie deklaracją obowiązku podatkowego. To w nim podatnik wskazuje również, czy z danej faktury odliczyć VAT w całości lub w części, bądź nie odliczać go w ogóle. Takie informacje nie będą dostępne w KSeF, który docelowo służyć ma wyłącznie wystawianiu i pobieraniu faktur.
Jak KSeF wpłynie na JPK?
Niemniej jednak wdrożenie KSeF będzie skutkowało pewnymi zmianami w JPK. W związku z tym może pojawić się wiele wątpliwości co do tego, w jaki sposób trzeba będzie ujmować dane w pliku, by przesłana deklaracja nie budziła żadnych wątpliwości organu podatkowego.
Jedną ze zmian, którą trzeba będzie wdrożyć, jest numer faktury, który automatycznie zostanie nadany przez system, bez względu na to, czy pokrywa się z numeracją księgową firmy. Jego przypisanie będzie następować po pozytywnej weryfikacji dokumentu przesłanego przez przedsiębiorcę do KSeF. Co to oznacza w praktyce?
Firmy będą musiały wprowadzić nowy system (bądź zmodyfikować stary) numerowania faktur. Chodzi tu o formę zapisu numeru nadanego fakturze przez KSeF w systemie przedsiębiorstwa oraz umieszczenie dokumentów we właściwej pozycji pliku JPK. Faktury wystawione podczas ewentualnej przerwy w działaniu systemu lub braku dostępu do niego, będą wymagały specjalnej adnotacji. Numer faktury nadany w KSeF będzie obowiązkowy, a data jego przydzielenia traktowana będzie jako data doręczenia dokumentu do odbiorcy.
Powyższe działania będą miały na celu ułatwienie identyfikacji dokumentów w bazie podatnika. Przyczynią się również do skuteczniejszego przeciwdziałania oszustwom podatkowym. Dodatkowo skróceniu o 20 dni ulegnie termin zwrotu VAT, co również zostanie ujęte w JPK.
Należy również zwrócić uwagę na inną zależność JPK i KSeF. Otóż, gdy KSeF stanie się już obowiązkowy, to tylko wystawione w nim faktury będą mogły zostać wykazane w JPK, stanowiąc tym samym podstawę rozliczenia się z fiskusem z podatku VAT. Automatycznie zatem niedostosowanie się do obowiązku wystawiania faktur w KSeF będzie narażać przedsiębiorcę na konsekwencje wynikające z nierozliczenia się z fiskusem z podatku VAT.
Sprawdź polecany program do faktur
Jak przygotować się na nadchodzące zmiany?
Państwowy system e-faktur z pewnością nie ułatwi życia ani przedsiębiorcom, ani biurom rachunkowym. Dlatego zapoznania się z działaniem KSeF nie warto odkładać na ostatnią chwilę. Rozwiązanie to będzie wymagało modyfikacji wielu aspektów związanych z obszarem księgowo-podatkowym, czego najlepszym przykładem są zmiany związane z JPK.
Dużym ułatwieniem dla przedsiębiorców mogą okazać się różnego typu programy księgowe, takie jak Faktura.pl, która ma funkcję generowania i wysyłania JPK_V7 do urzędu skarbowego oraz jest zintegrowana z KSeF. Więcej o programie faktura.pl i jego integracji z KSeF przeczytasz TUTAJ.
KSeF i JPK to dwa odrębne systemy, jednak są one w pewnym stopniu od siebie zależne. Już sam wspomniany sposób numerowania faktur w firmie i krajowym systemie nie pozostanie obojętny dla JPK. Dokumenty muszą bowiem zostać poprawnie umieszczone w odpowiedniej pozycji w pliku. Aby uniknąć zbędnego bałaganu i pomyłek, prace nad nowym systemem numeracji dokumentów warto rozpocząć już dziś.
Przedsiębiorcy powinni więc poświęcić najbliższe miesiące na przygotowanie się do nadchodzących zmian. Jeżeli chodzi o JPK, to Ministerstwo Finansów zapowiada jednak pewne ułatwienie. Gdy KSeF stanie się już obowiązkowy, w pierwszej fazie jego funkcjonowania, dla użytkowników dostępna będzie funkcja umożliwiająca automatyczne sprawdzenie, czy zapłacony podatek VAT jest zgodny z zadeklarowaną kwotą. System ma też zapewnić dokładną weryfikację składanych przez przedsiębiorców wniosków o zwrot VAT.
Powyższe ułatwienia z pewnością okażą się pomocne dla przedsiębiorców. Niemniej jednak nie zwolnią ich z obowiązku dokładnego zapoznania się z nowym systemem i zasadami jego funkcjonowania, a także z tym, jak wpłynie on na inne działania, w tym wysyłanie JPK. Zaniechanie tego może skutkować nie tylko chaosem w księgowości, lecz również karami finansowymi.
Więcej o Krajowym Systemie e-Faktur przeczytasz TUTAJ
Podobne artykuły
Pomóż nam ulepszać portal
Dzięki Twojej opinii zmienimy nasz portal pod Twoje wymagania. Wypełnij krótką ankietę i daj nam znać, jakich treści szukasz. Chcemy się zmieniać dla Ciebie!
