Typowe i nietypowe koszty firmowe w działalności. Sprawdź, jak możesz obniżyć podatek dochodowy

Największym obciążeniem dla firm zarejestrowanych w Polsce są wysokie koszty pracy, w tym składki ZUS. W zależności od formy działalności – JDG czy spółka –  jako przedsiębiorca musisz również płacić podatek PIT lub CIT. Zasada jest prosta: wysokie koszty w firmie to niski podatek dochodowy. W związku z tym warto znać powszechne, ale też nietypowe koszty firmowe, które pomogą obniżyć podstawę opodatkowania, a w konsekwencji zapłacić niższą daninę na rzecz fiskusa.

Dlaczego warto generować wysokie koszty uzyskania przychodu?

W kategorii firm w Polsce dominują jednoosobowe działalności gospodarcze (JDG). Stanowią one przeszło 80 proc. wszystkich firm zarejestrowanych na terytorium Polski. Nowe firmy nie mogą już wybrać karty podatkowej, dlatego przedsiębiorcom pozostały trzy formy opodatkowania:

• Skala podatkowa (zasady ogólne) – stawka 12% dochodu do 120 000 zł (I próg) i 32% od nadwyżki powyżej 120 000 zł (II próg).
• Podatek liniowy – stawka 19% niezależnie od wysokości dochodu.
• Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych – stawki 2%, 3%, 5,5%, 8,5%, 10%, 12%, 12,5%, 14%, 15% i 17% od przychodu w zależności od rodzaju działalności.

Jak widzisz, przy skali podatkowej i podatku liniowym płacisz podatek od dochodu. Ta sama zasada ma zastosowanie w przypadku podatku CIT dla spółek. Natomiast przy rozliczaniu się ryczałtem podatek jest płacony od przychodu. Stąd w pierwszej kolejności należy wykazać różnicę pomiędzy przychodem a dochodem, z czym – o dziwo – wielu Polaków na problem:

• Przychód – łączna wartość sprzedaży towarów, dóbr i usług w danym okresie rozliczeniowym.
• Dochód – przychód pomniejszony o koszty uzyskania przychodu.

Teraz łatwiej zrozumiesz, przy jakich formach opodatkowania wysokie koszty są zasadne. O ile przy rozliczaniu się ryczałtem koszty nie pomniejszają podstawy opodatkowania, o tyle przy zasadach ogólnych i podatku liniowym jak najbardziej. Zasada jest prosta: im wyższe koszty, tym mniejszy dochód, a co za tym idzie również niższy podatek na rzecz urzędu skarbowego.

Przeczytaj też: „Jaka forma opodatkowania jest dla Ciebie najlepsza?„

Czym jest koszt firmowy?

Księgowanie kosztów powinno odbywać się w granicach prawa, co oznacza, że nie można wpisywać dowolnych wydatków. Pomóc ma ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych, gdzie są zawarte wydatki, które z założenia nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów. Natomiast zasadniczo należy kierować się zdrowym rozsądkiem i podstawową zasadą, że koszt firmowy to wydatek służący uzyskaniu przychodu z działalności lub zachowaniu jego źródła.

Musisz pamiętać, że to na przedsiębiorcy spoczywa obowiązek wykazania urzędnikom, iż zaksięgowany koszt jest powiązany z prowadzoną działalnością gospodarczą. Jeżeli podczas kontroli skarbowej urzędnik zakwestionuje poniesiony wydatek, to Ty jako przedsiębiorca musisz udowodnić, że koszt spełnia wymagane kryteria. Oznacza to, że generowanie kosztów firmowych wymaga dokonywania przemyślanych i udokumentowanych zakupów. Równocześnie wiele zależy od indywidualnej interpretacji urzędnika.

Jeżeli masz wątpliwości wobec tego, czy możesz zaksięgować dany koszt i tym samym obniżyć podstawę opodatkowania, warto wystąpić z wnioskiem do Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej. Jeżeli otrzymasz dokument potwierdzający, że dany wydatek jest kosztem, nie poniesiesz negatywnych konsekwencji nawet wówczas, kiedy podczas kontroli zostanie on podany w wątpliwość.

Ponadto, żeby wydatek mógł zostać kosztem, powinien być udokumentowany. Najczęściej dokumentem potwierdzającym poniesienie kosztu jest faktura. Mogą to być również rachunki, bilety czy umowy. Pamiętaj, że na takim dokumencie musi znaleźć się numer NIP Twojej firmy.

Przeczytaj też: „Jak uzyskać indywidualną interpretację podatkową? Prosty przewodnik krok po kroku„

Koszty firmowe a podatek VAT

Koszty uzyskania przychodu mogą księgować czynni podatnicy VAT oraz przedsiębiorcy korzystający ze zwolnienia. Jeżeli jesteś czynnym podatnikiem VAT, firmowy wydatek obniża podstawę opodatkowania oraz może obniżać kwotę podatku VAT należnego, który trzeba zapłacić do fiskusa. VAT należny to podatek powstający przy sprzedaży towaru lub wykonaniu usługi na rzecz innej firmy czy osoby prywatnej. Natomiast VAT naliczony to ten, który płacisz przy zakupie towaru lub zleceniu usługi.

Do urzędu skarbowego odprowadzasz VAT od sprzedaży, a więc różnicę pomiędzy VAT-em należnym i naliczonym. Oczywiście obniżyć podatek VAT możesz tylko przy kosztach związanych z działalnością gospodarczą. Podstawą jest ustawa o VAT, która przewiduje szereg ograniczeń i wyjątków.

Inaczej wygląda to w przypadku przedsiębiorców zwolnionych z VAT. Przypominam, że wyróżnia się zwolnienie z VAT przedmiotowe (dla specjalnych usług określonych w katalogu) lub podmiotowe, które od 2026 roku będzie wynosić 240 000 zł. W takiej sytuacji do kosztów uzyskania przychodu zaliczasz cały poniesiony wydatek wraz z podatkiem VAT, czyli pełną kwotę brutto.

Przeczytaj też: „Wyższy limit zwolnienia z VAT od 2026 roku!„

Co można zaliczyć do kosztów firmowych?

Pamiętaj, że zasadniczo do kosztów uzyskania przychodu nie można zaliczyć wydatków na reprezentację, ale są od tego wyjątki. Naturalnie nie należy też księgować wydatków osobistych, nawet tych, które jak się może wydawać, są bezpośrednio lub pośrednio powiązane z przychodem osiąganym w ramach prowadzonej działalności. Najlepszy przykład stanowią okulary korekcyjne lub soczewki, z których korzystają przedsiębiorcy pracujący przy komputerze. Wydaje się, że taki wydatek jest uzasadniony. Niestety, organy skarbowe mają tutaj zupełnie inny punkt widzenia. Takich wydatków, które mogą wydawać się sporne, jest wiele.

Jak się za chwilę przekonasz, lista nieoczywistych kosztów jest długa. Przynajmniej niektóre propozycje ponoszonych wydatków mogą być dla Ciebie zaskoczeniem, ponieważ – jak się wydaje – są dużo mniej oczywiste, aniżeli wspomniane już okulary korekcyjne.

Koszty uzyskania przychodu w firmie – 30 przykładów

1. Czynsz i media – dotyczy nie tylko opłat za lokal wynajmowany na potrzeby prowadzenia działalności gospodarczej. To możliwe także wówczas, kiedy prowadzisz działalność w domu czy mieszkaniu. W takiej sytuacji musisz zaliczyć do kosztów odpowiedni procent wydatków proporcjonalnie do tego, jaką część mieszkania przeznaczasz na działalność.
2. Abonament – m.in. na telefon stacjonarny i Internet, szczególnie jeżeli jest to umowa na firmę. Większe wątpliwości dotyczą korzystania z usługi również w celach prywatnych.
3. Meble biurowe – nie budzą wątpliwości, aczkolwiek drogie meble urzędnik może uznać za tzw. koszty reprezentacji, które nie mogą być włączane do kosztów uzyskania przychodów.
4. Akcesoria biurowe – wszelkie akcesoria z pominięciem drogich gadżetów (np. pióra renomowanych marek).
5. Remonty – dotyczy materiałów oraz robocizny. Oczywiście liczą się wyłącznie wydatki poniesione na pomieszczenia remontowane na cele firmowe.
6. Elementy dekoracyjne – najróżniejsze produkty dekoracyjne, o ile nie będą uznane za koszty reprezentacyjne (np. drogie dzieła sztuki).
7. Środki czystości – najróżniejsze środki i akcesoria, które pomagają zachować miejsce prowadzenia działalności w czystości.
8. Komputery, inne podobne urządzenia i akcesoria – klasyczne koszty firmowe (m.in. komputer stacjonarny, laptop, tablet, monitor, klawiatura, drukarka, skaner, tusz, papier). Pamiętaj jednak, że sprzęty o wartości powyżej 10 000 zł podlegają amortyzacji.
9. Oprogramowanie – koszty nabycia i abonamenty za systemy operacyjne, pakiety biurowe, programy antywirusowe i specjalistyczne aplikacje wykorzystywane w działalności.
10. Telefon komórkowy – nabywany na rzecz firmy na fakturę i wykorzystywany w działalności.
11. Aparaty i akcesoria – tylko jeżeli można łatwo uzasadnić włączenie do kosztów wydatków na aparaty, kamery i akcesoria towarzyszące tym produktom.
12. Telewizory i sprzęt audio – nie tylko dla firm związanych z reklamą, ponieważ telewizja lub muzyka mogą też służyć jako narzędzia rozrywki dla klientów bądź zatrudnianych pracowników. W związku z tym do kosztów firmowych zaliczyć można też abonament RTV.
13. Książki i czasopisma branżowe – literatura powiązana z prowadzoną działalnością gospodarczą.
14. Szkolenia i targi branżowe – wszelkie kursy podnoszące kwalifikacje, o ile nie służą rozwojowi prywatnemu.
15. Strona internetowa – wszystkie koszty związane ze zbudowaniem i utrzymaniem strony WWW, również służące pozycjonowaniu i tworzeniu treści.
16. Reklama – szeroka kategoria skupiająca stworzenie wizytówek, ale także reklamę w Internecie, prasie, radiu czy telewizji.
17. Prezenty – tylko tanie i mające charakter reklamowy, a więc podstawą jest logo firmy. Należy pamiętać, że jeżeli wartość prezentów dla jednej osoby w ciągu roku przekracza 100 zł, należy prowadzić ich ewidencję.
18. Opłaty skarbowe – dowolne wydatki poniesione w związku z czynnościami skarbowymi.
19. Księgowość – środki poniesione na obsługę biura rachunkowego lub abonament na program do fakturowania.
20. Podróże służbowe – wyjazdy, diety zdefiniowane w rozporządzeniu i noclegi. Rozliczać można też koszty przejazdu, o ile są udokumentowane fakturą lub rachunkiem.
21. Pojazdy – można wprowadzić pojazd do majątku firmy bądź tylko użytkować do celów działalności na podstawie umowy najmu, użyczenia czy leasingu. Masz możliwość odliczania wydatków związanych z samochodem, w tym paliwa, części zamiennych, ubezpieczenia czy rat leasingowych. Wybrane wydatki są księgowane w różnym procencie w zależności od statusu pojazdu (wpisany do majątku i wykorzystywany tylko w działalności lub w użytku mieszanym, prywatny wykorzystywany do celów firmowych bez wprowadzenia do majątku). Jeżeli pojazd został wpisany do ewidencji środków trwałych, do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć tzw. odpisy amortyzacyjne.
22. Dojazdy do biura lub klienta – przykładowo koszty zakupu motocykla, motoroweru, skutera, roweru, ale też środki wydane na taksówkę czy transport publiczny.
23. Umowy z pracownikami – dotyczy umów o pracę, dzieło i zleceń, w tym części składek ZUS płaconych za pracownika.
24. Wydatki na pracowników – kategoria dająca bardzo duże możliwości generowania kosztów. Można do nich zaliczyć wydatki poniesione na imprezy integracyjne, meble, sprzęty, akcesoria, catering, a nawet strefę relaksu (np. sofy, TV, konsole).
25. Klimatyzacja – element poprawiający warunki pracy, zresztą podobnie jak wentylacja, ale też na przykład rolety czy żaluzje okienne.
26. Odsetki kredytowe – dotyczy kredytów zaciągniętych na firmę i wyłącznie ich części odsetkowej.
27. Ubezpieczenia – polisy ubezpieczeniowe służące zabezpieczeniu źródła przychodu (np. ubezpieczenie biura czy mieszkania).
28. Straty podatkowe i zniszczenie majątku – straty nie wrzuca się do kosztów, ale odlicza od dochodu. Natomiast do kosztów zaliczyć można zniszczone i skradzione elementy majątku, o ile nie doszło do tego w wyniku zaniedbania po stronie przedsiębiorcy lub pracowników.
29. Pies – jeżeli obecność psa przyczynia się do zabezpieczenia źródła przychodów, a więc zwierzę chroni dokumenty i sprzęt w firmie.
30. Odzież – tylko ubrania reklamowe, na przykład z logo firmy, a ponadto odzież o charakterze ochronnym niezbędna do wykonywania danej pracy. Urzędnik na pewno zakwestionuje odzież o charakterze reprezentacyjnym (np. garnitur).

Koszt uzyskania przychodu, wydatek osobisty, a może reprezentacyjny – gdzie leży granica?

Jak widzisz, koszty uzyskania przychodu w firmie mogą być bardzo różne. Część z nich jest uniwersalna, co oznacza, że możesz je księgować niemal w każdym rodzaju działalności. Innym razem musisz zastanowić się, czy w razie kontroli rzeczowo i konkretnie uzasadnisz, że jest to wydatek służący uzyskaniu przychodu z działalności lub zachowaniu jego źródła.

Pamiętaj, że nie ma jednoznacznej definicji wskazującej, które wydatki można wpisywać w koszty, a co zostanie zakwestionowane przez urzędnika. Dlatego przede wszystkim kieruj się logiką i zdrowym rozsądkiem. Jeżeli zachodzi duże prawdopodobieństwo, że urzędnik zakwestionuje dany wydatek, wskazując, że jest on prywatny lub reprezentacyjny, lepiej zrezygnować z wrzucenia go w koszty. W razie wątpliwości zawsze możesz też wystąpić o indywidualną interpretację podatkową. Złożenie wniosku kosztuje 40 zł.

---

---

Zainteresował Cię ten artykuł? Czytaj więcej takich treści w ramach cyklu „Alarm podatkowy”