Jeżeli planujesz rejestrację swojej firmy, w pewnych sytuacjach możesz uniknąć formalności związanych z jej zakładaniem i prowadzić tzw. działalność nierejestrowaną. Sprawdź, czym jest działalność nieewidencjonowana, na jakich zasadach jest prowadzona taka firma oraz jakie obowiązki ciążą wówczas na przedsiębiorcy.
Czym jest działalność nierejestrowana?
Od razu chcemy podkreślić, że działalność nierejestrowana jest zarezerwowana tylko dla nielicznych. Może być dobrym sposobem na firmę dla przedsiębiorców stawiających pierwsze kroki w biznesie.
Tak więc działalność nierejestrowana jest uregulowana w art. 5 ustawy Prawo przedsiębiorców. To część tzw. Konstytucji biznesu, która weszła w życie w 2018 r. Zgodnie z linią prawodawstwa możesz prowadzić działalność nierejestrowaną, jeżeli:
- miesięczny przychód z działalności nie przekracza 50% kwoty minimalnego wynagrodzenia (w 2022 r. to 1505 zł, ponieważ płaca minimalna wynosi 3010 zł brutto miesięcznie);
- nie prowadziłeś/aś w ostatnich 60 miesiącach działalności gospodarczej.
Jednocześnie warto pamiętać, że działalność nierejestrowana:
- nie może być wykonywana w ramach umowy spółki cywilnej czy spółki prawa handlowego;
- nie ma zastosowania w działalności wymagającej koncesji, licencji czy pozwolenia;
- musi zostać zarejestrowana, jeżeli w danym miesiącu przychód przekroczył 50% kwoty pensji minimalnej (za dzień rejestracji uznaje się dzień, w którym przekroczono limit; wniosek rejestracyjny należy złożyć w ciągu 7 dni od przekroczenia limitu);
- z dniem rejestracji w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) staje się działalnością gospodarczą.
Przykłady:
Pan X prowadzi działalność nierejestrowaną od 1 lipca 2022 roku. W lipcu wykonał trzy usługi na kwoty 300 zł, 500 zł i 700 zł. Łącznie jego przychód wyniósł 1500 zł. Jako że nie przekroczył on w miesiącu limitu w wysokości 1505 zł, może dalej prowadzić działalność nierejestrowaną.
Pan Y prowadzi działalność nierejestrową od 1 lipca 2022 roku. W lipcu wykonał trzy usługi na kwoty 300 zł, 700 zł i 700 zł. Łącznie jego przychód wyniósł 1700 zł. Jako że przekroczył on w miesiącu limit w wysokości 1505 zł, nie może dalej prowadzić działalności bez ewidencji. Jeżeli założymy, że limit został przekroczony 24 lipca 2022 r., wniosek CEIDG-1 musi on złożyć do 31 lipca 2022 r.
Korzyści z prowadzenia działalności nierejestrowanej
Przy swoich dużych ograniczeniach działalność nieewidencjonowana ma też wiele zalet. Należą do nich m.in.:
- brak obowiązku zgłaszania działalności do CEIDG i urzędu skarbowego;
- brak obowiązku zgłaszania działalności do Głównego Urzędu Statystycznego (nie ma obowiązku posiadania numerów NIP i REGON);
- brak obowiązkowego ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego;
- brak opłacania zaliczek na podatek dochodowy;
- możliwość skorzystania ze zwolnienia z podatku VAT (zwolnienie podmiotowe do 200 000 zł w skali roku);
- prowadzenie uproszczonej ewidencji sprzedaży.
Prowadzenie działalności nierejestrowanej – obowiązki po stronie prowadzącego
Wiesz już, że prowadzenie działalności nieewidencjonowanej niesie w sobie wiele korzyści. Jednak musisz też pamiętać o kilku obowiązkach, tj.:
- prowadzenie uproszczonej ewidencji sprzedaży;
- rozliczenie osiągniętych przychodów i poniesionych kosztów działalności nierejestrowanej w zeznaniu rocznym PIT-36 (rozliczenie według skali podatkowej);
- wystawianie faktur lub rachunków (na żądanie klientów);
- przestrzeganie praw konsumentów.
Pamiętaj również, że w świetle zapisów Kodeksu cywilnego, jako osoba prowadząca działalność nierejestrowaną pozostajesz przedsiębiorcą. Dlatego musisz m.in.:
- przyjmować reklamacje i zwroty;
- dać konsumentom prawo do odstąpienia od umowy/zakupu w ciągu 14 dni od transakcji.
Jak prowadzić uproszczoną ewidencję sprzedaży?
Jeżeli prowadzisz działalność nieewidencjonowaną, musisz prowadzić uproszczoną ewidencję sprzedaży. W ten sposób można szybko ustalić, czy miesięczny limit w wysokości 50% pensji minimalnej nie został przekroczony. Uproszczoną ewidencję sprzedaży możesz prowadzić w wersji papierowej lub elektronicznej (np. z wykorzystaniem programu Excel).
Mimo iż przepisy nie regulują, jakie elementy powinna zawierać uproszczona ewidencja sprzedaży, najczęściej są to:
- liczba porządkowa,
- data sprzedaży,
- wartość transakcji,
- wartość sprzedaży narastająco,
- dane kontrahenta.
Ważne, żeby ewidencję prowadzić w sposób rzetelny i czytelny, aby na podstawie dokumentu można było ustalić wartość sprzedaży. Jeżeli nie jest to możliwe, urząd skarbowy sam określi tę wartość i ustali kwotę podatku należnego na poziomie 22%.
Działalność nierejestrowana a faktura VAT
Sprzedaż na rzecz osób prywatnych oraz rolników ryczałtowych możesz ujmować w ewidencji sprzedaży bezrachunkowej. Jednak może im być potrzebna faktura, której wymagać będzie też inny przedsiębiorca. Jako że najprawdopodobniej skorzystasz ze zwolnienia podmiotowego z VAT, na życzenie klienta możesz mu wystawić fakturę bez VAT. Powinna ona zawierać kilka kluczowych elementów, tj.:
- data wystawiania dokumentu,
- kolejny numer faktury,
- dane nabywcy (imię i nazwisko lub nazwa firmy oraz adres),
- nazwa/rodzaj towaru lub usługi,
- miara oraz ilość dostarczonych towarów/wykonanych usług,
- cena jednostkowa towaru/usługi,
- łączna kwota należności.
Pamiętaj, że musisz sprawdzić, czy prowadzona działalność nie podlega obowiązkowi rejestracji do podatku VAT. Spis podatników, którzy nie mogą skorzystać z podmiotowego zwolnienia VAT, znajdziesz w art. 113 ust. 13 ustawy o VAT. Należą do nich m.in.:
- towary wymienione w załączniku nr 12 do ustawy o VAT (np. metale szlachetne, wyroby jubilerskie),
- towary opodatkowane podatkiem akcyzowym,
- wybrane towary sprzedawane przez Internet (np. preparaty kosmetyczne i toaletowe, wyroby elektroniczne i optyczne, urządzenia elektryczne, nieelektryczny sprzęt gospodarstwa domowego).
Zwykle nie musisz też mieć kasy fiskalnej (zwolnienie do 20 000 zł). Wyjątkiem jest sprzedaż towarów lub usług, które są objęte tym obowiązkiem. Należą do nich m.in. sprzedaż perfum i wód toaletowych, przewóz osób i bagażu taksówkami, usługi fryzjerskie, kosmetyczne czy kosmetologiczne.
Jak rozliczyć działalność nierejestrową z fiskusem?
O ile jako osoba prowadząca działalność nieewidencjonowaną nie musisz odprowadzać składek do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, o tyle masz obowiązek rozliczania się z urzędem skarbowym. Przychody osiągane z działalności nieewidencjonowanej nie są zwolnione z podatku, ale jako że nie odprowadzasz okresowych (miesięcznych lub kwartalnych) zaliczek na podatek dochodowy, dochód z takiej działalności rozliczasz w zeznaniu rocznym PIT-36.
Jako że do opodatkowania liczy się dochód, przychody możesz pomniejszyć o koszty ich uzyskania. Ważne natomiast, żeby przechowywać dokumenty potwierdzające wydatki (np. zakup surowców, narzędzi).
Dochód z działalności nieewidencjonowanej (przychód pomniejszony o koszty) jest opodatkowany według skali podatkowej. Od 1 lipca 2022 roku jest to:
- 12% do granicy 120 000 zł,
- 32% powyżej tej granicy.
Hipotetycznie, jako że od 1 stycznia 2022 roku kwota wolna od podatku w Polsce wzrosła do 30 000 zł, jeżeli nie masz innego źródła dochodów, nie zapłacisz podatku. Na przykład uzyskanie w każdym miesiącu 2022 roku maksymalnego limitu dla działalności nierejestrowanej na poziomie 1 550 zł/miesiąc, pozwoli bowiem osiągnąć 18 600 zł (12 × 1 550 zł). Oczywiście trudno oczekiwać, że 1 550 zł miesięcznie zaspokoi potrzeby, dlatego działalność nierejestrowa zazwyczaj jest tylko dodatkiem.
Przykład:
Załóżmy, że emeryt ma miesięczną emeryturę w wysokości 2000 zł i dodatkowo zarabia 1000 zł/miesiąc z działalności nierejestrowanej. Wówczas rocznie otrzyma 36 000 zł (12 × 3000 zł). W takiej sytuacji 6 000 zł będzie opodatkowane stawką 12% (mimo wprowadzenia stawki 12% w połowie roku obejmie ona przychody od początku 2022 r.). Podatek należny fiskusowi wyniesie 720 zł (6 000 zł × 12%).
Z pewnością działalność nierejestrowana ma swoje mankamenty. Przede wszystkim bardzo niski jest dopuszczalny miesięczny limit prowadzenia działalności w tej formie, który wynosi tylko 50% płacy minimalnej. Jeżeli zostanie przekroczony, w ciągu 7 dni konieczne jest założenie działalności w CEIDG. O czym warto pamiętać, do limitu wliczają się osiągnięte przychody bez względu na poniesione koszty. Z kolei już podczas rozliczania się z fiskusem pod uwagę brany jest jedynie dochód, a więc przychód pomniejszony o koszty jego pozyskania. Także musisz sam zdecydować, czy taka działalność odpowiada profilowi twojej firmy.
