NIP europejski – czym jest, do czego służy, jak wyrobić?

Skoro tutaj jesteś, istnieje duże prawdopodobieństwo, że jako przedsiębiorca nawiązujesz kontakty z kontrahentami z zagranicy. Żeby móc poprawnie rozliczyć takie transakcje jako podatnik, musisz posługiwać się specjalnym numerem NIP. Jest to tak zwany NIP europejski, który jest clou naszego artykułu. W tym tekście sprawdzisz, kiedy musisz wyrobić NIP UE (inaczej VAT-UE), gdzie zgłosić się w tym celu, ile to kosztuje oraz jak długo musisz na niego czekać. Podpowiemy też, jak prawidłowo księgować transakcje z zagranicznymi kontrahentami oraz jaka kara grozi za brak takiego numeru.

NIP europejski – co to takiego?

Jak się doskonale orientujesz, NIP to numer identyfikacji podatkowej. Łatwo się domyślić tego, że podobną rolę odgrywa NIP europejski. Jest w tym dużo racji, aczkolwiek istnieje niewielka różnica. Otóż NIP UE to numer nadawany podatnikom, którzy chcą realizować transakcje wewnątrzwspólnotowe z kontrahentami zarejestrowanymi w innych krajach Unii Europejskiej. Ma on zastosowanie wyłącznie do transakcji wewnątrzwspólnotowych (WNT).

Sam NIP europejski wygląda bardzo podobnie jak ten nadawany podczas zakładania działalności gospodarczej w Polsce. Kluczowy jest przedrostek odpowiedni dla kraju rejestracji podatnika. Jak się pewnie domyślasz, w przypadku Polski będzie to przedrostek PL. Sam numer NIP-UE dla podatników również składa się z 10 cyfr. Dlatego jego format dla Polski jest następujący: PLXXXXXXXXXX

Odpowiednio dla podatników z poszczególnych krajów UE są to przedrostki: AT – Austria, BE – Belgia, BG – Bułgaria, HR – Chorwacja, CY – Cypr, CZ – Czechy, DK – Dania, EE – Estonia, FI – Finlandia, FR – Francja, EL – Grecja, ES – Hiszpania, NL – Holandia, IE – Irlandia, LT – Litwa, LU – Luksemburg, LV – Łotwa, MT – Malta, DE – Niemcy, PT – Portugalia, RO – Rumunia, SK – Słowacja, SI – Słowenia, SE – Szwecja, HU – Węgry, IT – Włochy.

Kto musi mieć NIP europejski?

Należy wymienić kilka sytuacji, kiedy warto i należy zarejestrować się jako podatnik VAT UE. Zrób to, jeżeli jesteś czynnym podatnikiem VAT i chcesz dokonywać transakcji z kontrahentami zagranicznymi w UE, w tym:

• wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów (WNT);
• wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (WDT);
• wewnątrzwspólnotowego świadczenia usług, jeżeli rozliczenie z tytułu podatku VAT spoczywa na nabywcy usługi;
• wewnątrzwspólnotowego nabycia usług, jeżeli jako polski podatnik masz obowiązek rozliczenia podatku VAT z tytułu transakcji.

Pamiętaj, że transakcje wspólnotowe mogą zawierać nie tylko czynni podatnicy VAT, ale także przedsiębiorcy, którzy korzystają ze zwolnienia z VAT (limit zwolnienia podmiotowego z VAT wynosi 200 000 zł w skali roku). Dlatego zawnioskuj o NIP UE, jeżeli:

• chcesz dokonywać transakcji wewnątrzwspólnotowych i korzystasz ze zwolnienia VAT z uwagi na nieprzekroczenie obrotu 200 000 zł;
• wartość transakcji wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów przekroczyła w roku podatkowym równowartość 50 000 zł;
• chcesz świadczyć usługi wewnątrzwspólnotowe, dla których miejscem rozliczenia podatku z transakcji jest kraj nabywcy.

Pamiętaj, że w przypadku podatników zwolnionych z VAT rejestracja jako podatnik VAT UE nie wpływa na utratę zwolnienia. Ponadto jako podatnik korzystający ze zwolnienia podmiotowego z VAT nie musisz starać się o NIP-UE, jeżeli:

• w skali roku nie przekroczysz obrotu 200 000 zł;
• wartość wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów nie przekroczy w danym roku 50 000 zł.

Rejestracja w VAT-UE. Jak uzyskać NIP europejski?

Jeżeli chcesz uzyskać europejski numer NIP, musisz zarejestrować się w VAT-UE. Żeby to zrobić, konieczne jest złożenie wniosku o nadanie numeru NIP UE. Transakcji wewnątrzwspólnotowych dotyczy formularz VAT-R z wypełnioną częścią C.3. Wniosek składasz w urzędzie skarbowym właściwym dla miejsca rozliczenia, tj.:

• jednoosobowe działalności gospodarcze – do urzędu skarbowego właściwego dla miejsca zamieszkania przedsiębiorcy;
• firmy jako osoby prawne (np. spółka z o.o.) lub jednostki organizacyjne bez osobowości prawnej (np. stowarzyszenia) – do urzędu skarbowego właściwego dla siedziby podmiotu;
• firmy bez siedziby w Polsce, ale prowadzące tutaj działalność gospodarczą – do urzędu skarbowego właściwego dla stałego miejsca prowadzenia działalności;
• firmy bez miejsca zamieszkania, siedziby i nieprowadzące na stałe działalności gospodarczej w Polsce – do Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście.

Wyjątkiem są firmy, które ze względu na formę działalności i dochody rozliczają się w urzędzie dla największych podmiotów. Wówczas wygląda to następująco:

• przy dochodzie netto na poziomie przynajmniej 3 mln euro – do wyspecjalizowanych urzędów skarbowych o zasięgu wojewódzkim;
• przy dochodzie netto na poziomie przynajmniej 50 mln euro – do I Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie.

Wniosek możesz złożyć:

• osobiście w urzędzie,
• pocztą,
• elektronicznie (jako załącznik do wniosku o wpis działalności do CEIDG lub wniosku o zmianę wpisu w CEIDG – potrzebny Profil Zaufany; przez Portal Podatkowy – potrzebny podpis kwalifikowany).

Oczywiście, z kontrahentami z zagranicy możesz zacząć współpracować dopiero po jakimś czasie. Jeżeli więc widniejesz już jako podatnik czynny lub korzystasz ze zwolnienia, na formularzu VAT-R, składasz jedynie aktualizację zgłoszenia. Pamiętaj, żeby zrobić to przed rozpoczęciem świadczenia usług i pierwszą transakcją o charakterze wewnątrzwspólnotowym.

Rejestracja podatnika VAT-UE w dwóch krokach

Złożenie zgłoszenia o rejestrację jako podatnik VAT-UE

Zgłoszenia musisz dokonać przed pierwszą wewnątrzwspólnotową transakcją. We wniosku:

• podajesz numer NIP;
• wskazujesz naczelnika urzędu skarbowego, do którego kierujesz zgłoszenie;
• określasz cel złożenia zgłoszenia (rejestracja lub aktualizacja danych);
• podajesz swoje dane jako podatnika (imię, nazwisko i adres zamieszkania lub nazwa, siedziba i adres firmy);
• wskazujesz okoliczności, z których wynika obowiązek podatkowy;
• wskazujesz rodzaj deklaracji podatkowych, które będziesz składać jako podatnik;
• podajesz informacje na temat wykonywania transakcji wewnątrzwspólnotowych;
• poświadczasz, że znasz przepisy Kodeksu karnego o odpowiedzialności za podanie danych niezgodnych z rzeczywistością.

Wniosek możesz złożyć osobiście lub przez pełnomocnika. Jeżeli jest to pełnomocnictwo szczególne PPS-1 – kosztuje to 17 zł. Opłaty dokonujesz na konto właściwego urzędu skarbowego. Nie ma takiego obowiązku, jeżeli pełnomocnikiem jest ktoś z najbliższej rodziny (mąż, żona, dzieci, rodzice, dziadkowie, wnuki, rodzeństwo).

Ewentualnie możesz ustanowić pełnomocnika ogólnego do wszystkich spraw podatkowych (PPO-1). Musi to być osoba fizyczna z pełną zdolnością do czynności prawnych – na przykład adwokat, radca prawny, doradca podatkowy. Zgłoszenia pełnomocnictwa ogólnego dokonasz przez Portal Podatkowy. Wówczas nie jest pobierana żadna opłata za pełnomocnictwo.

Rejestracja podatnika VAT-UE przez urząd

Po rejestracji od razu widniejesz w Systemie Wymiany Informacji o VAT (VIES). Pamiętaj jednak, że aktualizacja danych trochę potrwa (zazwyczaj do kilku dni). Możesz online na bieżąco weryfikować, czy jesteś w rejestrze na tej stronie. Jeżeli w zgłoszeniu zaznaczysz, że chcesz otrzymać potwierdzenie rejestracji do VAT-UE, otrzymasz od urzędnika taki dokument. Od tego momentu w transakcjach wewnątrzwspólnotowych musisz posługiwać się numerem NIP z przedrostkiem „PL”.

W określonych sytuacjach możesz nie zostać zarejestrowany do VAT UE. Będzie to mieć miejsce, jeżeli:

• błędnie wypełnisz zgłoszenie nieprawdziwymi danymi;
• firma nie istnieje;
• nie można się skontaktować z wnioskodawcą ani z pełnomocnikiem;
• wnioskodawca lub pełnomocnik nie stawiają się na wezwanie urzędu skarbowego;
• urząd podejrzewa, że możesz wykorzystywać działalność banków lub spółdzielczych kas oszczędnościowo-kredytowych do przestępstw skarbowych.

Od tej decyzji możesz się odwołać. Masz dwie możliwości:

• możesz wezwać naczelnika urzędu do usunięcia naruszenia prawa;
• możesz wystąpić ze skargą do sądu administracyjnego.

Wyrejestrowanie z VAT-UE

Pamiętaj, że po rejestracji i nadaniu europejskiego numeru NIP musisz składać elektroniczne deklaracje podsumowujące VAT UE. Jeżeli nawet z podatku VAT rozliczasz się kwartalnie, informację podsumowującą VAT UE składasz za okresy miesięczne, ale wyłącznie w miesiącach, w których wystąpiły transakcje wewnątrzwspólnotowe. Termin złożenia deklaracji to 25. dzień miesiąca po miesiącu, w którym doszło do transakcji z kontrahentem z innego kraju Unii Europejskiej.

Z rejestru podatników VAT-UE możesz zostać wykreślony w trzech przypadkach, tj.:

• przez 6 miesięcy (plik JPK_V7M) lub 2 kwartały (plik JPK_V7K) nie wykażesz sprzedaży lub nabycia towarów/usług z kwotami podatku do odliczenia;
• przez 3 kolejne miesiące nie złożysz informacji podsumowującej VAT-UE, mimo iż masz taki obowiązek;
• zostaniesz wykreślony z rejestru czynnych podatników VAT.

NIP europejski nie jest więc nadawany bezwarunkowo na zawsze.

Z kolei po zaprzestaniu prowadzenia działalności z zagranicznymi kontrahentami, do urzędu skarbowego dostarcz zaktualizowane zgłoszenie VAT-R. Masz na to 15 dni od okoliczności zaprzestania realizacji transakcji wewnątrzwspólnotowych.

VAT-UE a VAT-EU

Jeżeli nabywasz towary lub usługi od kontrahenta z innego kraju Unii Europejskiej, na fakturze powinien znaleźć się europejski NIP (VAT-UE) sprzedawcy poprzedzony prefiksem odpowiednim dla kraju jego rejestracji (np. prefiks DE dla Niemiec). Może się zdarzyć, że jako nabywca towarów lub usług na otrzymanej fakturze znajdziesz prefiks EU sprzedawcy.

To nie pomyłka. Należy tutaj odwołać się do procedury szczególnej rozliczania VAT (art. 132 ust. 1 ustawy o VAT). Zgodnie z jego zapisem, podmioty z zagranicy, które świadczą usługi telekomunikacyjne, nadawcze lub elektroniczne, mogą je świadczyć na rzecz osób prywatnych mających siedzibę na terenie Unii Europejskiej, korzystając z procedury szczególnej rozliczania VAT. Należy to rozumieć w ten sposób, że dokument wystawił podmiot gospodarczy zarejestrowany poza Wspólnotą, ale korzystający z przywołanego artykułu. Taka sprzedaż jest rozumiana jako import produktu lub usługi od kontrahenta spoza Unii Europejskiej, a nie jako nabycie wewnątrzwspólnotowe.

Stawka 0% VAT w transakcjach wewnątrzwspólnotowych

Wiesz już, że NIP europejski stosuje się przy operacjach wewnątrzwspólnotowych. Jeżeli jako przedsiębiorca nie zarejestrujesz się do VAT-UE, możesz mieć problemy przy rozliczaniu podatku od towarów i usług VAT w transakcjach z kontrahentami z UE, a nawet go nie rozliczyć. Jednym z warunków dla uznania transakcji wewnątrzwspólnotowej jest to, aby obie strony – sprzedawca i nabywca – byli podatnikami VAT UE zarejestrowanymi w dwóch innych krajach członkowskich.

Jeżeli więc sprzedajesz towar lub usługę kontrahentowi zarejestrowanemu za granicą w kraju Unii Europejskiej i nie jest on zarejestrowany jako podatnik VAT UE, nie możesz uznać sprzedaży za transakcję wewnątrzwspólnotową. Sprzedaż jest wówczas traktowana jako krajowa, a więc musisz zastosować nawet 23-procentową stawkę podatku VAT.

Jednym z kluczowych przesłanek uznania dostawy na rzecz zagranicznego kontrahenta za WDT jest posiadanie przez nabywcę ważnego i aktualnego numeru VAT UE. W sytuacji, kiedy kontrahent nie posiada takiego numeru, dostawa kwalifikowana jest jako sprzedaż krajowa. Dlatego przed transakcją sprawdź kontrahenta na tej stronie. Jeżeli taką transakcję przeprowadzasz na rzecz podatnika z europejskim NIP-em, wówczas możesz zastosować stawkę VAT 0%.

Jak mogłeś zauważyć VAT-UE dużo ułatwia, ale też jest konieczny przy różnego rodzaju operacjach zagranicznych. Zadbaj więc o to, żeby Twoja firma działała zgodnie z prawem.