Jeżeli prowadzisz swoją firmę, na pewno sytuacja, kiedy odnaleziono fakturę kosztową po zamknięciu okresu rozliczenia, jest Ci dobrze znana. Raz jest to wina przedsiębiorcy, który zapomniał o fakturze. Innym razem dokumenty spłynęły z opóźnieniem. W takiej sytuacji często powstają pytania: co zrobić z taką fakturą? Jak ją zaksięgować? I czy w ogóle można to zrobić? Jak się pewnie domyślasz, w podobnej sytuacji było, jest i będzie wielu przedsiębiorców. Dlatego podpowiadam, jak zaksięgować spóźnioną fakturę w Księdze Przychodów i Rozchodów (KPiR) oraz rejestrze VAT.
Stara faktura kosztowa a rejestr VAT
W pierwszej kolejności warto odnieść się do rejestru VAT. Pamiętaj, że masz możliwość odliczania podatku od wydatków, jeżeli ponosisz go w związku z prowadzeniem działalności opodatkowanej. Nie możesz dokonać odliczenia wcześniej niż w okresie rozliczenia, w którym otrzymasz fakturę. Możesz natomiast zrobić to później. Przepisy wskazują, że możesz odliczyć podatek VAT:
- w okresie, w którym powstał obowiązek podatkowy w stosunku do nabytych towarów bądź usług;
- w jednym z dwóch następnych okresów rozliczeniowych (jeżeli podatek VAT rozliczasz kwartalnie);
- w jednym z trzech następnych okresów rozliczeniowych (jeżeli podatek VAT rozliczasz miesięcznie).
Co to oznacza dla Ciebie w praktyce? Otóż kluczowe jest to, w jakim okresie otrzymasz fakturę. Jeżeli możesz ująć taki dokument w danym okresie, problem nie istnieje. Jednak również w sytuacji, kiedy nie odliczysz podatku VAT w jednym ze wskazanych okresów rozliczeniowych, nie stoisz na straconej pozycji i nie musisz ponieść z tego tytułu straty. Jak widzisz, możesz rozliczyć fakturę w dwóch okresach rozliczeniowych (dla rozliczeń kwartalnych) lub trzech okresach rozliczeniowych (dla rozliczeń miesięcznych).
Masz nawet możliwość odliczenia podatku VAT później, ale wyłącznie na zasadach korekty. Taką możliwość wprowadził pakiet Slim VAT 2. W takiej sytuacji musisz dokonać korekty części deklaracyjnej i ewidencyjnej JPK V7. Korekty możesz dokonać przez okres aż 5 lat, licząc od początku roku, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego. Korekcie podlega dowolny miesiąc, w którym można zaksięgować fakturę.
Przykłady:
- X podatek VAT rozlicza miesięcznie i znalazł fakturę z sierpnia 2022 roku. Jeżeli wysłał już plik JPK_V7M za sierpień, może odliczyć podatek VAT z odnalezionej faktury w trzech kolejnych okresach: wrześniu, październiku lub w listopadzie 2022 roku.
- X podatek VAT rozlicza kwartalnie, a znalazł fakturę z sierpnia 2022 roku, którą opłacił we wrześniu 2022 roku. Podatnik może odliczyć podatek VAT w III kwartale 2022 roku, ponieważ opłacił ją jeszcze we wrześniu. Ewentualnie ma do tego prawo w dwóch kolejnych okresach rozliczeniowych – IV kwartale 2022 roku lub w I kwartale 2023 roku.
- Podatnik X podatek VAT rozlicza kwartalnie, a znalazł fakturę z sierpnia 2022 roku, którą opłacił we wrześniu 2022 roku. Jako że okres księgowy (III kwartał 2022 roku) został zamknięty, odliczenie podatku VAT może nastąpić w IV kwartale 2022 roku.
Odnaleziona faktura kosztowa a KPiR
Jeżeli w ramach działalności prowadzisz ewidencję podatkową w formie Księgi Przychodów i Rozchodów (KPiR), koszty możesz rozliczać na dwa sposoby.
Metoda kasowa rozliczania kosztów (uproszczona) – koszty ujmujesz w momencie ich poniesienia, bez dzielenia ich na koszty pośrednie i bezpośrednie. Za dzień poniesienia wydatków uznajesz dzień wystawienia dokumentu księgowego.
Metoda memoriałowa rozliczania kosztów – w tej metodzie koszty dzielą się na bezpośrednie oraz pośrednie. Do kosztów bezpośrednich możesz zaliczyć na przykład zakup towarów. Należy je rozliczyć w roku podatkowym, z którym osiągnięto odpowiadające im przychody. Z kolei koszty pośrednie ujmujesz w księdze w dacie ich poniesienia, dlatego kluczowy jest dzień wystawienia faktury lub innego dokumentu do zaksięgowania. Oznacza to, że koszty bezpośrednie mogą dotyczyć okresu przekraczającego aktualny rok podatkowy, jednocześnie może pojawić się problem z określeniem, jaka część kosztów dotyczy danego roku podatkowego. Wówczas musisz dokonać podziału kosztów w sposób proporcjonalny do długości okresów, których dotyczą.
Pamiętaj, że nie musisz nigdzie zgłaszać wybranej metody rozliczania kosztów w KPiR. Ważne, aby stosować ją dla celów księgowych konsekwentnie przez cały rok podatkowy. Co do zasady, na gruncie podatku PIT fakturę możesz zaksięgować z datą wystawienia dokumentu lub w późniejszym okresie, ale w roku podatkowym, którego dotyczy dokument. Znaczenie nie ma, jaki jest to koszt:
- koszt netto u czynnych podatników VAT,
- koszt brutto u podatników zwolnionych z VAT.
Tak więc, jeżeli znajdziesz fakturę przed rozliczeniem danego okresu, zaksięguj ją z datą wystawienia. Jeżeli odnaleziona faktura kosztowa odnalazła się po zamknięciu okresu rozliczenia, ujmij ją w kolejnym miesiącu, najlepiej na pierwszy dzień kolejnego miesiąca. Co jest istotne, kolejny okres rozliczeniowy musi dotyczyć bieżącego okresu podatkowego.
Inaczej wygląda to w przypadku zakupu towarów bądź materiałów, które w księdze należy umieścić po otrzymaniu i nie później niż przed przekazaniem do sprzedaży, przerobu czy magazynu. Weź pod uwagę, że koszt zakupu towarów lub materiałów musi być zewidencjonowany w KPiR. W związku z tym fakt, że faktura przyjdzie z opóźnieniem, nie ma żadnego znaczenia. Koszt należy ująć w miesiącu w danym okresie rozliczeniowym.
Przykłady:
- Podatnik X zapomniał zaksięgować faktury z sierpnia 2022 roku i przypomniał sobie o niej dopiero w październiku 2021 roku. Może zaksięgować taki dokument do końca roku podatkowego w październiku, listopadzie lub grudniu.
- Podatnik X kupił sprzęt do firmy w sierpniu 2022 roku, ale fakturę otrzymał dopiero we wrześniu 2022 roku, a zamknął już poprzedni miesiąc. Dlatego koszt może zostać ujęty we wrześniu lub każdym kolejnym miesiącu do końca roku podatkowego.
- Podatnik X otrzymał materiały w sierpniu 2022 roku, ale fakturę otrzymał dopiero we wrześniu 2022 roku. W takiej sytuacji koszt powinien być ujęty w kolumnie 10 KPiR w dniu dostawy na bazie sporządzonego opisu otrzymanego asortymentu. Po otrzymaniu faktury należy porównać obie wartości – w opisie i na fakturze.
Podsumowanie
Jak widzisz, odnaleziona faktura kosztowa nie oznacza, że nie możesz jej zaksięgować. Jest to jak najbardziej możliwe i to często bez większych komplikacji. W przypadku podatku dochodowego możesz to zrobić do końca bieżącego roku podatkowego. Jeżeli to rejestr VAT, najprościej jest ją zaksięgować w dwóch (rozliczenie kwartalnie) lub trzech kolejnych okresach rozliczeniowych (rozliczenie miesięczne). W innym wypadku konieczna jest korekta.
