Za brak zgłoszenia najmu do urzędu skarbowego możesz zapłacić nawet 100 000 zł

Wynajem mieszkania to obecnie jedno z najbardziej opłacanych źródeł przychodów i w najbliższych latach najprawdopodobniej się to nie zmieni. Co więcej, przewiduje się, że czynsze będą rosnąć. Jeżeli masz mieszkanie, które wynajmujesz lub chcesz wynająć, możesz zapewnić sobie w ten sposób dochód pasywny. Jednak pamiętaj o rozliczeniu z fiskusem. Wcześniej wymagane może być zgłoszenie umowy najmu do urzędu skarbowego. Warto dopilnować tego obowiązku przy najmie okazjonalnym, który chroni właściciela mieszkania kosztem lokatora.

Czym jest najem okazjonalny?

Zanim podpowiemy, dlaczego zgłoszenie najmu okazjonalnego do urzędu skarbowego jest istotne, w pierwszej kolejności wyjaśnijmy terminy stron transakcji w najmie mieszkania, tj.:

• wynajmujący – osoba posiadająca lokal do wynajęcia będąca jego właścicielem;
• najemca, lokator – osoba najmująca lokal od wynajmującego za określone korzyści materiale.

Skoro mamy już za sobą podstawowe kwestie, możemy wyjaśnić, czym jest najem okazjonalny. W najprostszych stwierdzeniach moglibyśmy stwierdzić, że najem okazjonalny:

• chroni wynajmującego,
• ogranicza prawa lokatora.

Zdarza się, że najemca okazuje się niepokornym lokatorem i na przykład nie chce opuścić lokalu. W przypadku umowy najmu okazjonalnego zawierasz ją z najemcą na określony okres, który maksymalnie może wynosić 10 lat. To umowa chroniąca Twoje prawa jako właściciela mieszkania, aczkolwiek możesz ją podpisać wyłącznie, jeżeli nie prowadzisz działalności gospodarczej polegającej na wynajmowaniu lokali.

Przy najmie okazjonalnym lokator:

• wskazuje inne miejsce zamieszkania na wypadek opuszczenia lokalu,
• sporządza oświadczenie o dobrowolnym poddaniu się egzekucji (powinno mieć formę aktu notarialnego i kosztuje ok. 200 zł – możesz pokryć go z własnej kieszeni).

Przy najmie okazjonalnym wynajmujący:

• dołącza do umowy oświadczenie najemców o dobrowolnym poddaniu się egzekucji,
• dołącza do umowy oświadczenie osoby posiadającej tytuł prawny do lokalu wskazanego przez lokatora, że wyraża ona zgodę na zamieszkanie najemcy po ewentualnej eksmisji.

Przy najmie okazjonalnym możesz również zażądać kaucji od najemcy w wysokości do 6-krotności miesięcznego czynszu, którą musisz zwrócić w ciągu 1 miesiąca od momentu opuszczenia mieszkania. Pamiętaj też, że czynsz możesz podwyższać wyłącznie na zasadach określonych w umowie.

Umowa najmu okazjonalnego wygasa z ostatnim dniem obowiązywania lub po upływie okresu wypowiedzenia. Jeżeli najemca nie chce opuścić mieszkania, możesz do niego wysłać żądanie jego opuszczenia. Termin wskazany w dokumencie nie może być krótszy niż 7 dni od doręczenia pisma. Jeżeli również to nie przyniesie efektu, składasz do sądu wniosek o nadanie klauzuli wykonalności aktowi notarialnemu z oświadczeniami najemcy, po czym komornik dokonuje eksmisji lokatorów.

Jak zgłosić umowę najmu okazjonalnego do urzędu skarbowego?

Jeżeli zawrzesz z najemcą umowę najmu okazjonalnego, musisz zgłosić ten fakt fiskusowi. Zgłoszenie najmu do urzędu skarbowego powinno mieć miejsce w ciągu 14 dni od rozpoczęcia najmu (art. 19b Ustawy o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego).

Zgłoszenia możesz dokonać własnoręcznie i dostarczyć naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu ze względu na Twoje miejsce zamieszkania. Zawrzyj w nim m.in.:

• swoje dane osobowe włącznie z numerem PESEL,
• dane lokatora,
• warunki umowy najmu (m.in. okres obowiązywania, adres nieruchomości).

Do zgłoszenia możesz dołączyć oświadczenie o wyborze formy opodatkowania. Nie musisz tego robić, jeżeli w pierwszym przelewie z tytułu zaliczki na podatek będzie jasno wynikać, że wybierasz najlepszy w tym przypadku ryczałt (np. tytuł przelewu „ryczałt od najmu”). Od 2023 r. nie będzie to mieć znaczenia, ponieważ przychody z tytułu najmu możesz rozliczać tylko podatkiem ryczałtowym.

Przykład:

Lokal na mocy najmu umowy zostaje wydany najemcy 1 sierpnia. Zgłoszenia najmu do urzędu skarbowego dokonaj do 15 sierpnia.

Dlaczego warto zgłosić umowę najmu okazjonalnego do US?

Jeżeli nie dokonasz zgłoszenia najmu okazjonalnego do urzędu skarbowego, ale jednocześnie pilnujesz, żeby w sposób właściwy rozliczać się z fiskusem (o czym poniżej), najprawdopodobniej unikniesz kary.

Pamiętaj jednak, że w takiej sytuacji nie stosuje się przepisów dotyczących ustalania i wypowiadania czynszu, a co więcej – dotyczących wygaśnięcia i rozwiązania umowy najmu okazjonalnego. Zgłoszenie najmu do urzędu skarbowego chroni Twoją osobę jako wynajmującego. Brak dopełnienia tego obowiązku oznacza, że w przypadku chęci pozbycia się lokatorów, cały proces jest żmudny, trudny i czasochłonny, jak ma to miejsce przy zwykłej umowie.

Przypomnijmy, że przy najmie okazjonalnym wypowiedzenie umowy może mieć miejsce w kilku przypadkach, m.in. kiedy najemca:

• używa lokalu w sposób niezgodny z umową;
• zalega z zapłatą czynszu przynajmniej przez trzy pełne okresy;
• został uprzedzony o zamiarze wypowiedzenia umowy na piśmie i otrzymał miesięczny termin na uregulowanie należności;
• został uprzedzony o zamiarze wypowiedzenia umowy na piśmie z przynajmniej miesięcznym wyprzedzeniem;
• bez pisemnej zgody właściciela wynajął, podnajął lub oddał lokal do używania.

UWAGA! Pamiętaj, że za okres bezumownego korzystania z lokalu bez tytułu prawnego przysługuje odszkodowanie.

Co grozi za brak zgłoszenia umowy najmu okazjonalnego do fiskusa?

Jak już zauważyliśmy wyżej, jeżeli mimo braku zgłoszenia najmu do urzędu skarbowego, będziesz opłacać zaliczki na podatek i rozliczysz przychody z tego tytułu w rocznej deklaracji, fiskus nie powinien robić problemów. Te mogą się pojawić, jeżeli chcesz rozliczać się ryczałtem, a nie zmienisz formy opodatkowania. Jeżeli z tytułów przelewów nie wynika jasno, że wybierasz ryczałt, wówczas urząd skarbowy może nakazać wyrównanie należnego podatku do wysokości przy rozliczaniu się na zasadach ogólnych.

Poważne konsekwencje prawne może mieć celowe ukrywanie dochodów i brak odprowadzania podatku. Oprócz zapłaty naliczonego podatku wraz z odsetkami, wobec Twojej osoby może zostać wszczęte:

• Wykroczenie skarbowe – w 2022 r. zaległości podatkowe do 15 100 zł; możliwa kara grzywny od 301 zł do 60 200 zł.
• Przestępstwo skarbowe – w 2022 r. zaległości podatkowe przekraczające 15 100 zł; możliwa kara grzywny od 1 003,30 zł do 28,895 mln zł.

Jeżeli nie zgłosisz najmu do urzędu skarbowego w terminie, możesz złożyć tzw. czynny żal. Zgłosisz w ten sposób najem i wyjaśnisz brak zgłoszenia go w terminie. Zwykle jest to wynik nieznajomości przepisów prawa. Pamiętaj, że czynny żal możesz zgłosić wyłącznie do momentu wszczęcia kontroli lub postępowania skarbowego.

Jak rozliczyć najem prywatny w 2022 r. na zasadach ogólnych?

Do końca 2022 r. możesz rozliczać dochody z najmu na zasadach ogólnych. Dochodem jest przychód pomniejszony o koszty jego uzyskania, np.:

• opłaty za media,
• koszty administracyjne,
• koszty remontów i drobnych napraw,
• zakup wyposażenia (m.in. meble, sprzęty RTV i AGD),
• prowizja dla pośrednika,
• amortyzacja mieszkania.

Stawki opodatkowania na zasadach ogólnych:

• 12% do kwoty dochodu 120 000 zł,
• 32% powyżej dochodu 120 000 zł. 

Plusem jest w tym przypadku kwota wolna od podatku wynosząca od początku 2022 r. 30 000 zł. Zaliczki są naliczane i odprowadzane dopiero od tej kwoty, co ma znaczenie, jeżeli najem to Twój jedyny dochód.

Przy rozliczeniu na zasadach ogólnych musisz wypełnić PIT-36 (również osoby pracujące na umowę o pracę mające dochód z najmu). Kluczowa jest część D deklaracji. W pozycji „najem i dzierżawa” uzupełniasz pola przychodu, dochodu, kosztów uzyskania przychodu oraz sumy wpłaconych zaliczek na podatek dochodowy. Deklarację możesz złożyć do 30 kwietnia roku następnego (jeżeli rozliczasz najem z 2022 r., masz czas do 2 maja 2023 r.).

Jak rozliczyć najem prywatny w 2022 r. ryczałtem ewidencjonowanym?

Jako że większość wynajmujących mieszkania ma dodatkowe dochody, najczęściej najem jest rozliczany ryczałtem. Od stycznia 2023 r. podatek ryczałtowy będzie jedyną formą opodatkowania dochodów z tytułu najmu.

Podatek ryczałtowy ma wiele zalet (m.in. niska stawka, proste rozliczanie), ale też pewne wady. Odprowadzasz go bowiem od przychodu. Nie masz więc możliwości zmniejszyć ich o koszty uzyskania. Jednak nie wszystko, co otrzymasz od najemcy, jest przychodem. Zadbaj, żeby w umowie rozróżnić:

• kwotę czynszu (Twój dochód),
• opłaty za media i koszty administracyjne.

W ten sposób podatek będziesz odprowadzać tylko od faktycznego dochodu.

Przykład:

Wynajmujesz mieszkanie najemcy za 2000 zł miesięcznie, z czego 1000 zł to koszty eksploatacyjne i administracyjne. Twoim przychodem jest kwota 1000 zł i to od niej odprowadzasz podatek.

Stawki podatku ryczałtowego dla przychodów z najmu:

• 8,5% – dla rocznych przychodów do 100 000 zł,
• 12,5% – dla rocznych przychodów powyżej 100 000 zł.

Jeżeli korzystasz z ryczałtu, roczną deklarację podatkową musisz złożyć do 31 stycznia następnego roku. W tym celu składasz druk PIT-28. Kluczowa z tytułu przychodów od najmu jest część C pkt. 3.

Jak uiszczać zaliczki na podatek dochodowy?

Samo złożenie rocznych deklaracji nie zwalnia z uiszczania zaliczek na podatek dochodowy. Nie musisz w tym celu wysyłać urzędowi żadnej dodatkowej informacji. Wystarczy, że do 20. dnia kolejnego miesiąca przelejesz należność. Jeżeli masz kilka nieruchomości, wyliczasz wysokość zaliczek dla wszystkich lokali i wykonujesz jeden przelew. Wpłaty dokonujesz na swój indywidualny mikrorachunek podatkowy. Możesz go uzyskać w urzędzie skarbowym lub wygenerować przez  Generator Mikrorachunku Podatkowego.

Jak widzisz, rozliczenie przychodów z najmu nie jest niczym skomplikowanym. Optymalną formą opodatkowania jest ryczałt. Pamiętaj jednak, żeby w umowie oddzielić czynsz od kosztów administracyjnych.

Samo zgłoszenie faktu podpisania umowy z lokatorem do urzędu skarbowego nie jest konieczne. Chyba że jest to umowa najmu okazjonalnego. Wówczas warto dopilnować tego obowiązku. To umowa, która chroni wynajmującego. Bez zgłoszenia tego faktu w urzędzie skarbowym jest traktowana jak zwykła umowa. Usunięcie niechcianych lokatorów jest wówczas znacznie trudniejsze.