Umowa spółki jawnej – co powinna zawierać i jak ją przygotować

Działalność gospodarczą można prowadzić w Polsce na wiele sposobów. Wśród nich znajdują się indywidualna działalność gospodarcza, stowarzyszenia, fundacje i spółki. Te ostatnie dzielą się na spółki osobowe i kapitałowe. Najprostszą spółką osobową jest spółka jawna i w tym artykule omówię, jak przygotować umowę, która pozwoli ją utworzyć.

Powstanie spółki jawnej

Istota spółki jawnej sprowadza się do tego, że co najmniej dwie osoby postanawiają wspólnie prowadzić działalność gospodarczą. Każdy ze wspólników jest w takim samym stopniu odpowiedzialny za długi spółki, przy czym odpowiedzialność ta obejmuje cały majątek (także prywatny) oraz jest solidarna z pozostałymi wspólnikami i spółką.

Spółki handlowe, w tym spółki jawne, powstają na dwa zasadnicze sposoby.

Jeśli tworzymy taki podmiot od zera, w pierwszej kolejności należy przygotować i podpisać odpowiednią umowę. W tym celu muszą porozumieć się co najmniej dwie osoby, które zgodzą się co do podstawowych elementów spółki. Nowy podmiot należy zarejestrować w Krajowym Rejestrze Sądowym.

Drugi sposób to przekształcenie jednej spółki w inną. Ten dość skomplikowany proces obejmuje wiele czynności, w tym sporządzenie planu przekształcenia, uzyskanie opinii rewidenta, podjęcie odpowiednich uchwał i zmiany w KRS. Wśród zadań stojących przed przekształcaną spółką znajduje się także konieczność przygotowania nowej umowy lub statutu dla podmiotu, który ma powstać w jej miejsce.

Forma umowy

Zgodnie z art. 23 Kodeksu spółek handlowych umowa spółki jawnej musi mieć formę pisemną. Oznacza to, że pod treścią takiej umowy własnoręczne podpisy muszą złożyć wszyscy wspólnicy powołujący spółkę do życia. Zdarza się także, że umowa jest podpisywana przy pomocy bezpiecznego podpisu elektronicznego, weryfikowanego ważnym, kwalifikowanym certyfikatem.

Polskie prawo przewiduje także inne sposoby zawierania umowy, które w stosunku do zwykłej formy pisemnej uważane są za surowsze. Należą do nich akt notarialny i forma pisemna z podpisem notarialnie poświadczonym. Każdy z tych sposobów także zawiera w sobie formę pisemną, więc może być wykorzystany do zawarcia umowy spółki.

Generalnie wybór jednej z powyższych form jest dowolny, chyba że jakieś elementy umowy spółki wymuszają na wspólnikach wybór innej formy niż pisemna. Przykładem tego jest sytuacja, w której jeden ze wspólników w umowie spółki przenosi na nią własność jakiejś nieruchomości. Zgodnie z ogólnymi przepisami cywilnymi w takim wypadku umowa musi mieć formę aktu notarialnego.

Wreszcie od jakiegoś czasu spółkę można zawierać i rejestrować przy pomocy specjalnego systemu elektronicznego. Fachowo nazywa się to zawarciem umowy spółki przy wykorzystaniu wzorca umowy udostępnionego w formie elektronicznej. Rolę własnoręcznego podpisu pełnią tutaj kwalifikowany podpis elektroniczny oraz profil zaufany.

Według art. 25 k.s.h. obowiązkowe elementy umowy spółki jawnej to:

• firma;
• siedziba;
• wkłady wspólników;
• przedmiot działalności spółki;
• czas trwania spółki.

Firma

Pierwszym z obowiązkowych elementów umowy spółki jest jej firma. Potocznie przyjęło się tym określeniem nazywać przedsiębiorców jako takich, ale według prawa firma to inaczej nazwa przedsiębiorcy. Wnikliwi prawnicy powiedzą, że nazwa przedsiębiorstwa to coś jeszcze innego niż jego firma, ale nie wchodźmy już w takie szczegóły.

Firma spółki jawnej składa się z elementów obowiązkowych oraz dodatkowych. Do tych pierwszych należy nazwisko lub firma co najmniej jednego wspólnika oraz oznaczenie „spółka jawna”. Elementy dodatkowe można dobierać w zasadzie dowolnie, jeśli spełniają omówione niżej zasady. Najważniejsze jest to, by dodatki te miały formę słowną. Nie muszą to być przy tym istniejące słowa, a firma może na przykład posiadać brzmienie „ABCD Nowak Spółka jawna”.

Przepisy i orzecznictwo sądowe podają następujące zasady, które należy stosować do firmy:

• zasada wyłączności – firma spółki musi w sposób dostateczny odróżniać się od innych firm na tym samym rynku;
• zasada prawdziwości – firma spółki nie może wprowadzać w błąd co do przedsiębiorcy, zakresu jego działań, czasu rozpoczęcia działalności albo innych elementów;
• zasada jedności – każda spółka może posiadać tylko jedną firmę (ale można ją w odpowiednim trybie modyfikować);
• zasada jawności – firma spółki zawsze powinna być wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego;
• zasada ciągłości – firma może w określonych przypadkach przechodzić na inne podmioty, np. gdy spółka jawna jest przekształcana w inną spółkę.

Siedziba

Wbrew powszechnej opinii, siedziba spółki to nie jest konkretny adres, ze wskazaniem ulicy i numeru budynku, pod którym można znaleźć spółkę. To miejscowość, która została wskazana przez samą spółkę jako miejsce, gdzie się ona znajduje. Może to być miasto, w którym położony jest największy zakład produkcyjny spółki albo miejscowość, gdzie na co dzień obradują jej wspólnicy.

Siedzibę powinno się wskazać bezpośrednio w umowie spółki, ale nie należy tego robić z adresem. Każda zmiana w tym zakresie wymaga bowiem zmiany umowy spółki. Jeśli wspólnicy nie wskażą adresu w umowie, jego zmiana będzie dużo łatwiejsza.

Siedziba spółki jawnej ma znaczenie dla kilku kwestii, między innymi:

• firma nie może wprowadzać w błąd co do siedziby przedsiębiorstwa;
• firma oddziału spółki musi zawierać siedzibę oddziału;
• siedziba wpływa na sposób ustalenia miejsca, w którym zawarto umowę z kontrahentem;
• siedziba ma znaczenie dla miejsca spełnienia świadczenia przez dłużnika;
• siedziba często decyduje o tym, jaki sąd będzie właściwy do rozpoznania sprawy.

Wkłady wspólników

Wkład wspólnika to inaczej pewne wartości pieniężne i niepieniężne, które składają się na majątek powstającej spółki. Wartość takiego wkładu decyduje nie tylko o możliwościach gospodarczych spółki, ale także o udziale kapitałowym wspólnika w jej majątku.

Tak jak wspomniałem, wkład może mieć charakter pieniężny oraz charakter niepieniężny. Do spółki można wnieść nie tylko gotówkę, ale też rzeczy ruchome i nieruchomości. Wkładem może być także wykonywanie świadczeń na rzecz spółki (np. wspólnik będący księgowym może prowadzić księgowość spółki) lub wręcz świadczenie pracy.

Wspólnik może wnieść swój wkład nie tylko w ten sposób, że przeniesie własność jakiejś rzeczy na spółkę. Może też np. umożliwić spółce korzystanie z takich rzeczy, pozostając jednocześnie ich właścicielem.

Oprócz określenia samych wkładów, w umowie należy także podać ich wartość. Nie trzeba w tym zakresie powoływać biegłego, ale deklarowane wartości nie powinny odbiegać od rzeczywistości.

Przedmiot działalności

Przepisy nie zawierają definicji przedmiotu działalności. Generalnie przyjmuje się, że przedmiot określa zakres działania spółki – wskazuje dziedziny, w których spółka zamierza funkcjonować.

Istnieje wiele sposobów na określenie przedmiotu działalności w umowie. Można to zrobić np. wymieniając czynności, jakie zamierza podejmować spółka. Innym wyjściem jest wymienienie rodzaju kontraktów, które będą zawierane w przyszłości. Zdecydowanie najbardziej praktycznym podejściem jest jednak wymienianie kodów PKD z ich słownymi opisami. Nie tylko ułatwia to później kwestie rejestrowe, ale pozwala na pierwszy rzut oka ocenić, czym zajmuje się spółka.

W praktyce często zdarzają się pytania dotyczące tego, czy aktualny przedmiot działalności musi opisywać wyłącznie te działania, którymi spółka zajmuje się w danym momencie. Prawnicy są raczej zgodni, że nie – w umowie można też wskazać PKD działalności, które pozostają jedynie w planach spółki. Sąd rejestrowy nie może badać, czy rejestrowana spółka jest w stanie podjąć zadeklarowane działania w przyszłości.

Czas trwania spółki

Ostatnim obligatoryjnym elementem umowy spółki wskazanym przez art. 25 k.s.h. jest czas, na jaki spółka została powołana.

Po pierwsze, spółkę można zawiązać na czas określony. Przepisy nie wskazują przy tym sposobu liczenia okresu, w jakim spółka ma działać. Można to zrobić poprzez podanie liczby lat (np. 10 lat od podpisania umowy), wymienienie konkretnej daty (np. do 31 grudnia 2035 r.) albo wskazanie konkretnego zdarzenia (np. wybudowanie 3 nieruchomości pod adres XXX). Nie widzę też przeszkód, by powyższe metody łączyć. Jeśli okres działalności spółki upłynie, za zgodą wszystkich wspólników spółka może dalej istnieć na czas nieoznaczony.

Spółka jawna zawierana jest na czas nieoznaczony albo gdy wprost wskazano tak w umowie, albo gdy zawarto ją na czas życia wspólnika. Tylko jeśli umowa nie przewiduje konkretnego okresu działalności spółki, można ją wypowiedzieć. Każdy wspólnik może tego dokonać na sześć miesięcy przed końcem roku obrotowego. Wypowiedzenie musi zostać dokonane w formie pisemnej i trafić do pozostałych wspólników lub do wspólnika reprezentującego spółkę.

Dodatkowe postanowienia

Przepisy regulujące spółkę jawną przewidują także inne postanowienia, z których wspólnicy mogą skorzystać, gdy chcą jakieś sprawy uregulować odmiennie niż wynika to z Kodeksu spółek handlowych. Umowa może więc zawierać także zapisy, które dotyczą:

• zmiany umowy spółki;
• reprezentacji spółki;
• sposobu prowadzenia spraw spółki i przysługującego za to wynagrodzenia;
• zasad uczestniczenia wspólników w zyskach i stratach spółki;
• sposobu postępowania w przypadku śmierci wspólnika;
• prawa wspólników do żądania odsetek.

Tak jak wspomniałem, powyższe zapisy powinny znaleźć się w umowie wtedy, gdy wspólnicy chcą jakieś sprawy uregulować odmiennie niż wynika to z ustawy. Jest jednak cała grupa postanowień, które są powtórzeniem zapisów ustawowych i oprócz zajmowania miejsca na papierze nie robią niczego innego. Przykłady takich zapisów to:

• „Spółka może tworzyć filie i oddziały”;
• „Spółka zarejestrowana jest w Krajowym Rejestrze Sądowym”;
• „Informacje dotyczące Spółki publikowane są w Monitorze Sądowym i Gospodarczym”;
• „Spółka może posługiwać się skrótem Sp. j.”;
• „Spółka powstaje z chwilą wpisu do rejestru”;
• „Wszelkie zmiany umowy spółki muszą być zgłaszane sądowi rejestrowemu”.

Czym skutkuje brak poszczególnych elementów?

Brak opisanych w tym artykule elementów umowy spółki jawnej rodzi różne skutki, w zależności od tego, czego w umowie nie ma.

Nieważność całej umowy ma miejsce wtedy, gdy w umowie nie określono:

• firmy;
• wkładów wspólników;
• przynajmniej ogólnej wartości wszystkich wkładów;
• przedmiotu działalności.

Jeśli w umowie nie określono wartości poszczególnych wkładów, uznaje się, że wkłady wspólników są równe. Brak wskazania czasu działania spółki powoduje stwierdzenie, że została ona zawiązana na czas nieokreślony. Siedzibę spółki można natomiast ustalić na podstawie przepisów cywilnych.

Jak wynika z powyższego rozróżnienia, część braków powoduje nieważność całej umowy, a część nie. Wszystkie jednak uniemożliwiają zarejestrowanie spółki w KRS.

Jeśli w umowie spółki nie znalazły się dodatkowe postanowienia omówione wcześniej, wskazane kwestie regulują przepisy Kodeksu spółek handlowych. Brak zapisów w stylu „Spółka może tworzyć filie i oddziały” nie powoduje natomiast żadnych skutków.