Za chwilę ruszy sezon. Pierwszy przedsiębiorca siedzi przy biurku z kubkiem kawy i patrzy na arkusz z prognozami. Wie, ile będzie kosztować zatowarowanie. Wie, kiedy trzeba zapłacić dostawcom. Wie też, że pierwsze większe wpływy pojawią się dopiero za kilka tygodni. Limit finansowania ma już przygotowany. Nie korzysta jeszcze z niego, ale wie, że jeśli sezon okaże się lepszy od prognoz, nie będzie musiał podejmować nerwowych decyzji.
Kilkaset kilometrów dalej drugi właściciel firmy również szykuje się do sezonu. Tyle że inaczej. U niego telefon dzwoni częściej niż zwykle, zamówienia zaczynają rosnąć, a magazyn pustoszeje szybciej, niż zakładał. Dostawcy chcą pieniędzy. Klienci oczekują realizacji. Wtedy pojawia się pytanie, które w wielu firmach pada zdecydowanie za późno: skąd wziąć kapitał na wzrost?
Obaj działają w tej samej gospodarce. Obaj znają swoją branżę. Różni ich nie wiedza ani skala biznesu, lecz podejście do planowania.
Sezonowość jest wpisana w funkcjonowanie tysięcy polskich firm. Budownictwo, turystyka, gastronomia, handel, transport czy edukacja działają w rytmie okresów wzmożonego popytu i miesięcy wyraźnego spowolnienia. Wyzwanie polega na tym, że koszty zwykle pojawiają się wcześniej niż przychody. Najpierw trzeba kupić towar, zatrudnić ludzi, uruchomić produkcję albo przygotować zapasy. Pieniądze wracają dopiero później. To bywa dla wielu przedsiębiorstw najtrudniejsze.
Jak wynika z raportu PwC „Working Capital Study”, zarządzanie kapitałem obrotowym pozostaje jednym z najważniejszych wyzwań dla przedsiębiorstw na całym świecie. Szczególną rolę odgrywają tu należności handlowe oraz zapasy, które często wiążą znaczną część dostępnej gotówki. Problem nie jest więc wyłącznie polską specjalnością. Przedsiębiorstwa na całym świecie coraz silniej odczuwają presję związaną z kapitałem obrotowym. Należności i zapasy pozostają jednymi z największych „zamrażaczy” gotówki, a nawet niedługie oczekiwania w spływie płatności mogą istotnie zwiększać zapotrzebowanie na finansowanie zewnętrzne.
– Paradoksalnie największe problemy z płynnością często pojawiają się nie wtedy, gdy sprzedaż spada, ale wtedy, gdy rośnie szybciej, niż przedsiębiorca zakładał. Nagle trzeba kupić więcej towaru, zwiększyć produkcję albo zatrudnić dodatkowych ludzi. W „Excelu” firma przeżywa świetny okres, ale gotówka zaczyna znikać szybciej niż zwykle – mówi nam Agata Wojtasiak, ekspert ds. faktoringu eFaktor.
Firma, która planuje
Firmy dobrze radzące sobie z sezonowością nie liczą na szczęście. Znają swój rytm działania. Wiedzą, kiedy pojawią się największe wydatki. Potrafią przewidzieć, jak długo będą czekać na przelewy od klientów. Analizują przepływy pieniężne nie wtedy, gdy zaczynają się napięcia, ale wtedy, gdy wszystko działa jeszcze spokojnie.
Krzysztof Skowronek, Dyrektor Regionalny eFaktor, opowiada nam o Podręcznikarni, działającej na rynku materiałów edukacyjnych dla przedszkoli. To biznes, którego rytm wyznacza kalendarz szkolny. Jak wspomina, największym wyzwaniem nie było samo finansowanie działalności, lecz zrozumienie specyfiki jej modelu biznesowego. Podręcznikarnia generuje zdecydowaną większość sprzedaży w ciągu zaledwie kilku tygodni jesienią. Dla wielu instytucji finansowych (zarówno bankowych, jak i pozabankowych) taka sezonowość była sygnałem ostrzegawczym. Tymczasem właśnie przewidywalność tego cyklu okazała się jednym z fundamentów dalszego rozwoju firmy.
Sprzedaż koncentruje się w krótkim okresie roku, ale przygotowania zaczynają się wiele miesięcy wcześniej. Na początku powstają nowe programy i materiały, później przychodzi czas na druk, logistykę i działania handlowe. Największe wydatki pojawiają się długo przed tym, zanim na konto wpłyną pierwsze większe pieniądze.
– Klient wie dokładnie, kiedy będzie potrzebował środków. Przygotowania do sezonu zaczynają się kilka miesięcy wcześniej, dlatego również kwestie finansowania analizowane są odpowiednio wcześnie. Dzięki temu może skupić się na rozwoju biznesu, a nie na szukaniu pieniędzy w ostatniej chwili – mówi Krzysztof Skowronek z eFaktor.
Podobne artykuły
Jak podkreśla Krzysztof Skowronek, wielu przedsiębiorców błędnie zakłada, że finansowania należy szukać dopiero wtedy, gdy pojawi się potrzeba. Limit można przygotować dużo wcześniej i uruchomić dopiero wtedy, gdy rzeczywiście będzie potrzebny.
Podręcznikarnia to nie jest firma walcząca o przetrwanie. Wręcz przeciwnie. Ta firma w ciągu kilku lat wyrosła na jednego z liderów swojej niszy. Systematycznie zwiększała sprzedaż, rozwijała ofertę i zdobywała kolejnych klientów. Jej właściciel Tomasz Filipczuk wielokrotnie podkreślał, że od początku nie zależało mu na szybkim wzroście za wszelką cenę, lecz na budowaniu wartościowych produktów i długoterminowej pozycji rynkowej.
W tym tkwi sedno planowania. Podręcznikarnia nie finansuje produkcji wtedy, gdy wie już, ile sprzeda. Robi to kilka miesięcy wcześniej. Na starcie powstają podręczniki, następnie rusza druk, logistyka i sprzedaż. O tym, czy sezon będzie rekordowy, właściciele dowiadują się dopiero później.
– Najbardziej świadomi przedsiębiorcy nie czekają na potwierdzenie, że sezon będzie udany. Przygotowują się wcześniej. Zabezpieczają środki, budują zapasy i wtedy sprawdzają, czy rynek potwierdzi ich założenia – mówi Krzysztof Skowronek z eFaktor.
W przypadku Podręcznikarni finansowanie nie pojawia się na końcu procesu. Jest jego częścią od samego początku. Dzięki temu firma może skupić się na produkcie, sprzedaży i rozwoju, zamiast zastanawiać się, czy wystarczy środków na realizację kolejnych zamówień.
Praca zamiast stresu w wakacje
Właściciel restauracji nad Bałtykiem nie zarabia najwięcej w czerwcu. W czerwcu najwięcej wydaje. Kupuje wyposażenie, zwiększa stany magazynowe, zatrudnia dodatkowy personel i przygotowuje lokal na wakacyjny ruch. Prawdziwy test płynności odbywa się więc nie wtedy, gdy goście siedzą już przy stolikach, ale kilka tygodni wcześniej.
Podobnie działają hotele, punkty gastronomiczne, obiekty turystyczne czy firmy handlowe, które większość sprzedaży realizują za pomocą terminali płatniczych. Dla nich sezon zaczyna się finansowo znacznie wcześniej niż kalendarzowo. Doświadczeni przedsiębiorcy wiedzą o tym doskonale i przygotowują się do tego momentu zawczasu.
Co ciekawe, coraz więcej sezonowych biznesów nie szuka finansowania pod faktury z odroczonym terminem płatności, ale pod przyszłe wpływy z terminali płatniczych. Korzystają z niego m.in. restauracje, sklepy sezonowe, punkty gastronomiczne czy obiekty turystyczne. W ich przypadku wyzwaniem nie jest oczekiwanie na przelew od kontrahenta, lecz konieczność sfinansowania przygotowań do sezonu jeszcze zanim pojawią się klienci.
Firma, która reaguje
Po drugiej stronie są przedsiębiorcy działający reaktywnie. Scenariusz zwykle wygląda podobnie. Sezon już trwa. Zamówienia rosną. Potrzebny jest dodatkowy towar, więcej pracowników albo większe zakupy materiałów. Sprzedaż wygląda dobrze, ale zaczyna brakować gotówki.
W wielu branżach szczyt sprzedaży nie oznacza jeszcze szczytu wpływów. Faktury mają trzydzieści, sześćdziesiąt, a czasem dziewięćdziesiąt dni terminu płatności. Przedsiębiorca widzi pełny portfel zamówień, ale na koncie wciąż brakuje środków potrzebnych do dalszego działania.
– Zdarza się, że przedsiębiorcy trafiają do nas już w trakcie sezonu, kiedy sprzedaż rośnie szybciej, niż zakładali. Wyzwanie polega na tym, że wtedy czasu na spokojne planowanie praktycznie nie ma. Trzeba działać natychmiast – zauważa Agata Wojtasiak, ekspert ds. faktoringu eFaktor.
Każdy dzień ma znaczenie. Każde oczekiwanie na przelew zaczyna kosztować. Każda nieprzewidziana komplikacja wywołuje kolejne problemy. To sytuacja dobrze znana wielu przedsiębiorcom z branż sezonowych. Wystarczy słabszy sezon, wzrost kosztów i wcześniej przygotowane założenia przestają działać.
Nie wielkość firmy decyduje o różnicy
Łatwo założyć, że planowanie jest domeną dużych organizacji, a mniejsze firmy są skazane na działanie intuicyjne. Rzeczywistość pokazuje jednak coś innego. Różnica często nie przebiega między małą a dużą firmą. Przebiega między firmą zarządzaną na podstawie danych a firmą zarządzaną wyłącznie na podstawie bieżącej sytuacji.
W większych organizacjach płynności pilnuje zwykle dyrektor finansowy lub dział controllingu. W mniejszych rolę tę często przejmuje właściciel albo doświadczona księgowa. Kluczowe nie jest jednak stanowisko. Kluczowe jest regularne patrzenie na liczby.
Doświadczenie pomaga, ale samo nie wystarcza. Znacznie ważniejsza okazuje się dyscyplina. Regularna analiza cash flow. Rozmowy o przyszłych wpływach i wydatkach. Cotygodniowe sprawdzanie sytuacji finansowej zamiast reagowania dopiero wtedy, gdy konto zaczyna świecić pustkami.
– Doświadczenie pomaga, ale samo w sobie nie rozwiązuje problemu. Zdarzają się przedsiębiorcy, którzy od kilkunastu czy nawet kilkudziesięciu lat działają w tej samej branży, a mimo to co roku są zaskoczeni tym samym sezonowym wzrostem popytu. Ograniczeniem nie jest wtedy brak wiedzy o rynku, tylko brak planowania – mówi Agata Wojtasiak z eFaktor.
Najbardziej doświadczeni przedsiębiorcy nie planują wyłącznie najbliższego kwartału. Wiedzą, jakie inwestycje będą chcieli realizować za rok, gdzie chcą zwiększać skalę działalności i jaki kapitał będzie do tego potrzebny. Liczby nie są dla nich raportem z przeszłości. Są narzędziem przewidywania przyszłości.
Prawdziwy wróg to nie sezon
Firmy sezonowe nie zawsze upadają dlatego, że nie mają klientów. Ograniczeniem może okazać się coś mniej widowiskowego: czas. Jak pokazują analizy dotyczące zarządzania kapitałem obrotowym, największe ryzyko pojawia się wtedy, gdy wydatki trzeba ponieść dziś, a pieniądze wrócą dopiero za kilka tygodni lub miesięcy. To właśnie niedopasowanie momentu kosztów i wpływów odpowiada za znaczną część napięć z płynnością w biznesach sezonowych.
Problem z decyzjami podejmowanymi na ostatnią chwilę polega na tym, że ograniczają wybór. Gdy przedsiębiorca zaczyna szukać finansowania pod presją czasu, musi równocześnie prowadzić biznes, kompletować dokumenty, odpowiadać na pytania i podejmować decyzje dotyczące bieżącej działalności.
Im mniej czasu zostaje na analizę sytuacji, tym większe ryzyko błędu.
– Wielu przedsiębiorców zakłada, że o finansowaniu trzeba myśleć dopiero wtedy, gdy pojawia się wyzwanie. Tymczasem plan można przygotować dużo wcześniej i uruchomić dopiero w momencie, gdy zacznie się sezon. To daje komfort działania i pozwala spokojnie wejść w sezon – mówi Krzysztof Skowronek z eFaktor.
To pozornie niewielka różnica, ale zmienia ona sposób myślenia o finansach firmy. Finansowanie przestaje być kołem ratunkowym, a staje się częścią planu.
Minimum, bez którego trudno mówić o planowaniu
Firmy dobrze przygotowane do sezonu nie muszą korzystać z rozbudowanych modeli finansowych. Zwykle zaczynają od prostych rzeczy: analizują historię kosztów i przychodów z poprzednich lat. Sprawdzają, kiedy pojawiały się największe wydatki. Określają, jak długo czekały na płatności od klientów. Szacują przyszłe wpływy i wypływy gotówki.
Równie ważne jest przygotowanie scenariusza mniej optymistycznego: co jeśli sprzedaż będzie niższa od oczekiwanej? Co jeśli pogoda nie dopisze? Co jeśli klienci zaczną płacić później niż zwykle?
– Nie trzeba od razu wdrażać skomplikowanych systemów. W wielu przypadkach wystarczy dobrze przygotowana tabelka w Excelu pokazująca, jak wyglądały koszty i przychody w poprzednich sezonach. Już takie proste narzędzie pozwala wcześniej zauważyć moment, w którym firmie może zabraknąć gotówki – mówi Krzysztof Skowronek z eFaktor.
Przewaga powstaje wcześniej
W biznesie sezonowym znacznie częściej traci ten, kto źle oszacował czas. Czas między wydatkiem a wpływem. Między zamówieniem a płatnością. Między początkiem przygotowań a początkiem sprzedaży.
Dlatego przewaga w biznesie sezonowym nie rodzi się w środku sezonu. Powstaje wcześniej — zanim pojawią się pierwsze zamówienia, pierwsze opóźnienia i pierwsze nerwowe telefony.
