Od wielu lat polski ustawodawca wprowadza rozwiązania prawne, które mają przenosić administrację do przestrzeni cyfrowej. Już dziś mnóstwo spraw możemy załatwić w urzędach za pośrednictwem stron internetowych, mamy dostęp do elektronicznych kont pacjenta lub dowodów osobistych w aplikacji mObywatel. Wielu z nas nie wyobraża sobie funkcjonowania bez e-recept. Każda z tych innowacji początkowo budziła obawy i niechęć, ale szybko stała się naturalnym elementem naszej codzienności. Nie inaczej będzie zapewne w przypadku doręczeń elektronicznych, których pierwszy poważny etap rozpocznie się 1 stycznia 2025 roku.
Na czym polegają doręczenia elektroniczne?
Doręczenia elektroniczne (tzw. e-Doręczenia) mają zastępować oficjalną komunikację papierową. Opisane dalej urzędy i instytucje będą przesyłać na specjalnie założoną skrzynkę korespondencję urzędową, taką jak wezwania, decyzje czy wyjaśnienia. Podmiot posiadający skrzynkę będzie potwierdzał odbiór takiej wiadomości, co ma zastąpić doręczenie papierowego listu z pisemnym potwierdzeniem odbioru. W założeniach ma to ułatwić oraz przyspieszyć obieg korespondencji, a także zredukować jego koszty.
Skrzynkę będzie można założyć albo u operatora publicznego (dziś jest to Poczta Polska S.A.), albo u podmiotu prywatnego wpisanego do specjalnego rejestru prowadzonego przez Ministra Cyfryzacji. Ten sam minister będzie prawdopodobnie także administrował całą bazą adresów doręczeń elektronicznych, które mają pełnić rolę indywidualnego identyfikatora niezbędnego do komunikacji.
Podobne artykuły
Po stronie publicznej elektroniczne doręczenia będą stosowane m.in. przez:
- organy administracji rządowej;
- jednostki budżetowe obsługujące organy administracji rządowej;
- inne organy władzy publicznej i jednostki budżetowe obsługujące te organy;
- ZUS i KRUS;
- NFZ;
- agencje wykonawcze, instytucje gospodarki budżetowej i państwowe fundusze celowe;
- samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej;
- uczelnie publiczne, Polską Akademię Nauk i tworzone przez nią jednostki organizacyjne;
- państwowe i samorządowe instytucje kultury;
- inne państwowe lub samorządowe osoby prawne utworzone na podstawie odrębnych ustaw;
- ABW, AW, SKW, SWW, CBA i resort obrony narodowej;
- jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitalne, a także samorządowe zakłady budżetowe;
- sądy, trybunały, komorników, prokuraturę, organy ścigania i Służbę Więzienną.
Ile zajmuje Tobie fakturowanie? W Faktura.pl najszybsi robią to w 30 sekund
Przez pierwszy miesiąc darmowego korzystania z aplikacji zobaczysz, jak jej funkcje uproszczą Ci życie. Oto zalety korzystania z Faktura.pl:
➔ Automatyczne wystawianie faktur cyklicznych
➔ Wysyłka dokumentów z poziomu aplikacji
➔ Program zintegrowany z Krajowym Systemem e-Faktur
➔ Możliwość księgowania swoich kosztów za pomocą kilku kliknięć
➔ Natychmiastowa płatność przy pomocy przycisku „Kliknij, aby opłacić fakturę” umieszczonego na dokumencie
➔ Funkcja magazynu z możliwością zintegrowania z Allegro
Kto będzie musiał korzystać e-Doręczeń?
Jak wynika z przepisów, zobowiązane do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych będą następujące podmioty:
- podmioty niepubliczne wpisane do rejestru przedsiębiorców w KRS (spółki osobowe, spółki kapitałowe, europejskie zgrupowanie interesów gospodarczych, spółki europejskie, spółdzielnie, towarzystwa ubezpieczeń i reasekuracji, inne osoby prawne prowadzące działalność gospodarczą);
- podmioty niepubliczne wpisane do CEIDG (przedsiębiorcy jednoosobowi);
- adwokaci, radcy prawni, doradcy podatkowi, doradcy restrukturyzacyjni, rzecznicy patentowi, notariusze.
To jednak nie wszystko. W myśl art. 10 ustawy o doręczeniach elektronicznych, inne podmioty niepubliczne niż te wymienione wyżej także będą miały możliwość (ale już nie obowiązek) korzystać z adresu do doręczeń elektronicznych. Dotyczy to np. stowarzyszeń, fundacji lub klubów sportowych, które nie prowadzą działalności gospodarczej.
Harmonogram wdrożenia doręczeń elektronicznych
Wejście w życie doręczeń elektronicznych było wielokrotnie przekładane. Zgodnie z ostatnimi danymi znakomita większość instytucji publicznych będzie musiała korzystać z e-Doręczeń już od 1 stycznia 2025 r. Wyjątkowo, od 1 października 2029 roku, obowiązek ten obejmie:
- jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitalne, a także samorządowe zakłady budżetowe;
- sądy, trybunały, komorników, prokuraturę, organy ścigania i Służbę Więzienną.
Ważniejsze są jednak terminy dla podmiotów niepublicznych. Obowiązek posiadania adresu do doręczeń elektronicznych będzie dotyczył:
- od 1 stycznia 2025 r. – nowych przedsiębiorców rejestrujących się w KRS po tej dacie, a także adwokatów, radców prawnych, doradców podatkowych, doradców restrukturyzacyjnych, rzeczników patentowych i notariuszy;
- od 1 kwietnia 2025 r. – przedsiębiorców zarejestrowanych w KRS przed 1 stycznia 2025 r.;
- od 1 stycznia 2025 r. – nowych przedsiębiorców rejestrujących się w CEIDG po tej dacie;
- od 1 lipca 2025 r. – przedsiębiorców zarejestrowanych w CEIDG przed 31 grudnia 2024 r., jeśli po 30 czerwca 2025 r. będą dokonywać zmian we wpisie;
- od 1 października 2026 r. – przedsiębiorców zarejestrowanych w CEIDG przed 31 grudnia 2024 r., jeśli nie będą do 1 października 2026 r. dokonywali zmian we wpisie do CEIDG.
Przedsiębiorcy, którzy będą pierwszy raz rejestrować się po upływie ww. terminów otrzymają adres do doręczeń automatycznie, ponieważ zostanie on wygenerowany przez system. Pozostałe podmioty będą musiały złożyć stosowne wnioski, przy czym bezpłatnie taki adres można uzyskać np. na portalu biznes.gov.pl.
Skutki braku adresu
Na dziś ustawa nie przewiduje jakichkolwiek kar za nieposiadanie adresu do doręczeń elektronicznych. Jak wynika z art. 5 ustawy, podmiot publiczny doręczy korespondencję wymagającą uzyskania potwierdzenia jej nadania lub odbioru z wykorzystaniem publicznej usługi hybrydowej w przypadku braku możliwości doręczenia korespondencji na adres do doręczeń elektronicznych zgodnie albo gdy posiada on wiedzę, że osoba fizyczna posiadająca adres do doręczeń elektronicznych została pozbawiona wolności. Jeśli więc nie będziemy posiadać takiego adresu, a podmiot publiczny będzie chciał nam coś wysłać, zrobi to przy pomocy tzw. usługi hybrydowej, czyli wydrukuje dokument elektroniczny i wyśle go nam w wersji papierowej.
Nie jest oczywiście wykluczone, że w przyszłości kary się jednak pojawią. Co więcej, w mojej ocenie naturalnym krokiem ustawodawcy będzie przymuszenie przedsiębiorców do posiadania adresu elektronicznego groźbą pozostawienia dokumentu w aktach sprawy ze skutkiem doręczenia, co w niektórych przypadkach dzieje się już teraz. Moim zdaniem doręczenia elektroniczne, o ile zostaną uporządkowane i w klarowny sposób opisane, będą raczej pomocą dla przedsiębiorców, niż przeszkodą. Przydadzą się zwłaszcza tym, którzy prowadzą intensywną korespondencję z organami władzy państwowej i samorządowej.
Zainteresował Cię ten artykuł? Czytaj więcej takich treści w ramach cyklu „Poradnik przedsiębiorcy”
