Już pierwsze dni funkcjonowania Krajowego Systemu e-Faktur pokazały, że jego wdrożenie w firmie wcale nie jest takie proste jak zapowiadano. Pojawiły się choćby problemy z logowaniem do KSeF oraz z wystawianiem i pobieraniem faktur. Jak się jednak okazuje, pierwsze błędy integracji z KSeF nie wynikają z wad systemu, bo ich powodem częściej jest brak odpowiedniego przygotowania firm do cyfrowej rewolucji.
Poniżej podpowiadamy zatem, jak takich błędów uniknąć.
Podobne artykuły
1. Problemy z logowaniem do KSeF
Pierwszym problemem, z jakim musieli zmierzyć się przedsiębiorcy chcący dokonać integracji z KSeF, był brak możliwości zalogowania się do systemu. Problem wystąpił 2 lutego 2026 r., a więc zaraz po oficjalnym uruchomieniu KSeF 2.0. Szybko jednak okazało się, że jego powodem nie była awaria KSeF, lecz przeciążenie systemu obsługującego Profil Zaufany. Tę metodę logowania się do KSeF wybrała większość firm, zwłaszcza prowadzonych w formie jednoosobowej działalności gospodarczej.
Powyższy problem szybko usunięto, jednak istnieje ryzyko, że może się on jeszcze w przyszłości powtórzyć. Jak go uniknąć? Najprostszym sposobem jest pobranie tokenów lub certyfikatów z KSeF, a potem integracja systemu z programem księgowym. Wówczas program poprzez integrację z API będzie się łączył z KSeF automatycznie, bez konieczności ręcznego logowania.
2. Błędy związane z uwierzytelnianiem
Problemy z integracją z KSeF często wynikały także z błędu po stronie użytkownika. Najczęściej dotyczył on użycia nieprawidłowego certyfikatu lub tokenu, który uniemożliwiał połączenie się z KSeF programu księgowego. Błąd ten wynikał zazwyczaj z powodu:
- użyto narzędzia z wersji demo – do korzystania z wersji produkcyjnej KSeF należy wygenerować nowy certyfikat;
- przekroczono limit certyfikatów – osoba fizyczna identyfikująca się w systemie za pomocą numeru PESEL może mieć maksymalnie 2 aktywne certyfikaty;
- użyto certyfikatu przypisanego do innego NIP-u niż ten, dla którego wykonywana jest autoryzacja;
- użytkownik popełnił błąd przy wklejaniu tokenu.
Jak uniknąć błędów związanych z uwierzytelnianiem w KSeF?
W pierwszej kolejności warto zapoznać się z zasadami uwierzytelniania w KSeF, które są dokładnie wyjaśnione na stronie Ministerstwa Finansów. Kluczową kwestią jest też prawidłowe skonfigurowanie sposobu uwierzytelniania użytkownika podczas integracji z KSeF programu księgowego. Szczegółowa instrukcja, jak dokonać takiej konfiguracji w przypadku programu Faktura.pl, znajduje się na tej stronie.
3. Nieprawidłowości przy nadawaniu uprawnień w KSeF
Już na samym początku integracji z KSeF przedsiębiorcy popełniali też błędy przy nadawaniu uprawnień. Warto pamiętać, że to właśnie od nich zależy, kto może wykonywać określone operacje w KSeF. Błędy w ustalaniu uprawnień mogągenerować poważne problemy, gdy okaże się, że na przykład:
- jakiś pracownik zyskał zbyt szerokie uprawnienia – np. powinien mieć możliwość jedynie wystawiania faktur w KSeF, a dostał dostęp do pełnej dokumentacji;
- zignorowano niektóre operacje i procesy – np. nikt w firmie nie dostał uprawnień do pobierania faktur zakupowych lub biuro księgowe nie otrzymało pełnego wglądu w dokumentację, przez co nie może dokonać rozliczenia.
W uniknięciu błędów przy nadawaniu uprawnień w KSeF pomaga analiza procesów fakturowania i obiegu dokumentów w firmie. To dzięki niej można przypisać poszczególnym pracownikom określone zadania, a też precyzyjnie ustalić dla nich właściwe uprawnienia. Warto przy tym pamiętać, że takie uprawnienia trzeba później regularnie weryfikować i w razie potrzeby także aktualizować np. po zmianach kadrowych w firmie.
4. Wybór niewłaściwego programu do fakturowania
Kolejnym błędem popełnianym przy integracji z KSeF okazał się wybór niewłaściwego programu do fakturowania. Jak się okazuje, niektóre z takich programów nie są w pełni kompatybilne z najnowszą wersją systemu lub nie zapewniają automatyzacji procesów związanych z przesyłaniem i odbieraniem faktur z KSeF. W efekcie przedsiębiorcy narzekają na szereg różnych problemów np. odrzucanie dokumentów ze względu na niezgodność z najnowszą strukturą logiczną FA(3), niepobieranie wszystkich faktur zakupowych z KSeF, czy opóźnienia w księgowaniu dokumentów i rozliczeniach z kontrahentami.
Dlatego przed wyborem programu do fakturowania warto dokładnie sprawdzić, czy spełnia on wszystkie wymogi KSeF oraz ma odpowiednią funkcjonalność np.:
- czy faktycznie zapewnia automatyczną wysyłkę i odbiór faktur z KSeF,
- czy posiada funkcję weryfikacji danych przed wysyłką dokumentów,
- czy umożliwia tworzenie różnych typów faktur,
- czy można go zintegrować z innymi systemami funkcjonującymi w firmie.
Warto też zwrócić uwagę, że przystosowany do KSeF program do fakturowania może wiązać się z dodatkowymi kosztami integracji z rządowym systemem.
5. Błędy w strukturze faktury wysyłanej do KSeF
W początkowej fazie wdrażania KSeF dość często pojawiają się błędy przy samym wystawianiu faktur. Mają one dość poważne skutki, ponieważ wszelkie nieprawidłowości w strukturze faktury powodują jej automatyczne odrzucenie przez KSeF. Do takich typowych błędów można zaliczyć m.in.:
- błędny NIP,
- numer REGON firmy wprowadzony ze spacjami,
- niewypełnienie wszystkich wymaganych pól w formularzu,
- błędna numeracja dokumentów,
- pomyłki w stawkach VAT,
- za długa nazwa pozycji na fakturze.
Jak uniknąć błędów w strukturze faktury? Przede wszystkim warto wybrać odpowiedni program do fakturowania, który ma wbudowany szablon faktury zgodny z wytycznymi Ministerstwa Finansów i który samodzielnie weryfikuje poprawność techniczną dokumentów przed ich wysyłką do KSeF.
6. Brak przygotowania na wypadek awarii
Problem z logowaniem do KSeF na początku działania systemu obnażył także inny i znacznie poważniejszy błąd. Wiele firm w obliczu takiego problemu po prostu zrezygnowała z wystawiania faktur, narażając się tym choćby na opóźnienia w rozliczeniach z kontrahentami.
Warto tutaj pamiętać, że w przypadku awarii przepisy przewidują różne rozwiązania. Jest nim przede wszystkim tryb offline, który umożliwia wystawienie faktury w formie elektronicznej poza systemem oraz jej przesłania do KSeF z opóźnieniem. W zależności od rodzaju awarii można to zrobić w kolejnym dniu roboczym lub w ciągu 7 dni.
7. Integracja z KSeF bez przygotowania
Podstawowym błędem popełnianym przez przedsiębiorców jest niestety integracja z KSeF bez odpowiedniego przygotowania. Błąd ten polega przede wszystkim na:
- niedostosowaniu procesów fakturowania do KSeF – należy tutaj uwzględnić choćby nowe terminy przesyłania faktur do systemu, czy też nowe zasady korygowania dokumentów;
- niedostatecznym przeszkoleniu pracowników – z tego wynikają potem błędy w wystawionych dokumentach, czy też problemy z ich prawidłowym obiegiem w firmie;
- niedoszacowaniu zmian po stronie klientów – należy przewidzieć, że na początku część klientów np. nie będzie wiedziała jak pobrać faktury z KSeF lub będzie żądała ich dostarczania także w pliku PDF.
Warto zwrócić uwagę, że powyższe błędy nie są związane bezpośrednio z działaniem samego KSeF lub oprogramowania księgowego. Mogą one jednak poważnie utrudnić prawidłowe wdrożenie nowego systemu lub sprawić, że późniejsze korzystanie z niego będzie generowało mnóstwo niepotrzebnych problemów.
Pierwsze problematyczne dni integracji z KSeF
Podczas integracji z KSeF mogą pojawić się różne błędy i problemy, ale większości z nich można uniknąć. Wystarczy do tego procesu dobrze się przygotować i to nie tylko pod względem technicznym, ale też organizacyjnym. Dzięki takiemu podejściu wdrożenie KSeF w firmie będzie o wiele łatwiejsze i przede wszystkim zapewni realne korzyści z nowego sposobu obiegu faktur.
Masz pytania dotyczące KSeF? Na stronie KSeF Pytania i Odpowiedzi możesz znalaźć odpowiedź lub zadać pytanie ekspertowi Faktura.pl
