Szkolenia i rozwój kompetencji zawodowych bywa kluczowym elementem przygotowania do prowadzenia własnej działalności gospodarczej. Coraz więcej osób planujących własny biznes inwestuje w zdobycie specjalistycznej wiedzy, jeszcze przed formalnym zarejestrowaniem firmy. Niekiedy, ukończenie kursu lub zdobycie uprawnień zawodowych jest warunkiem koniecznym do pracy „na swoim”. Pytanie jednak, czy wydatek poniesiony na takie szkolenie może zostać uznany za koszt uzyskania przychodu w świetle przepisów ustawy o PIT? Przez wiele lat organy podatkowe traktowały uznawały je za inwestycje osobiste, niepodlegające zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodu przyszłej działalności. Jednak najnowsze interpretacje indywidualne mogą zwiastować istotną zmianę stanowiska organów administracji skarbowej. Planujesz szkolenia przed założeniem działalności?
Koszt podatkowy w świetle ustawy o PIT
Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie wymienia enumeratywnie wydatków, które mogą zostać uznane za koszt uzyskania przychodu. Wręcz przeciwnie – art. 22 ust. 1 ustawy wskazuje w sposób dość ogólny definicję kosztów podatkowych. Stanowią je wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów, bądź zachowania lub zabezpieczenia ich źródła z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.
Na pierwszy rzut oka może się to wydawać korzystne – skoro przepisy nie definiują zamkniętego katalogu kosztów, to może „da się w nie wrzucić wszystko co nie jest zakazane”? Niestety, praktyka pokazuje, że „otwartość” ustawodawcy nie jest jednoznaczna z dużą elastycznością organów podatkowych.
Podobne artykuły
Co to oznacza w praktyce? Biorąc pod uwagę orzecznictwo w zakresie kosztów podatkowych, samo spełnienie ogólnego warunku z art. 22 ust. 1 to zdecydowanie za mało. Wydatek musi być przede wszystkim:
- racjonalny i gospodarczo uzasadniony,
- pozostający w bezpośrednim (lub pośrednim) związku z przychodem,
- właściwie udokumentowany,
aby obniżył podstawę opodatkowania podatkiem dochodowym.
Choć katalog kosztów jest teoretycznie otwarty, to rzeczywiste granice wyznaczane są nie tylko przez art. 23 PIT, ale przede wszystkim przez interpretacje, orzecznictwo i praktykę organów podatkowych. A te potrafią być zaskakująco zmienne.
Szkolenia przed startem firmy do końca 2022 roku: koszty osobiste, nie firmowe
Jeszcze niedawno, stanowisko dyrektora KIS w sprawie zaliczania do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych na zdobywanie uprawnień lub podnoszenia kwalifikacji zawodowych, przed rozpoczęciem działalności było bardzo niekorzystne dla podatników. Były one nieuznawane za koszty podatkowe przyszłej działalności, nawet jeśli stanowiły one warunek konieczny do jej rozpoczęcia.
Przykładem takiego podejścia może być interpretacja indywidualna z 2022 r. (nr 0115-KDIT3.4011.769.2022.2.MJ), w której podatnik – przyszły radca prawny – chciał zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki poniesione na aplikację radcowską, egzamin zawodowy i inne opłaty związane z uzyskaniem tytułu zawodowego. Podatnik argumentował, że wszystkie te wydatki były niezbędne do rozpoczęcia prowadzenia działalności w formie kancelarii radcy prawnego, a więc mają bezpośredni związek z przyszłymi przychodami.
Organ podatkowy uznał jednak, że wydatki te miały charakter osobisty, ponieważ zostały poniesione w czasie, gdy podatnik nie prowadził jeszcze działalności gospodarczej i nie istniało źródło przychodów. Ich celem było zdobycie wiedzy i kwalifikacji, a nie osiągnięcie przychodu z działalności. Zdaniem organu dopiero po założeniu działalności można mówić o istnieniu źródła przychodu – wcześniejsze wydatki nie spełniają zatem kryteriów uznania ich za koszt podatkowy.
W podobnym tonie, dyrektor KIS wypowiadał się o zaliczaniu do kosztów wydatków na kursy i szkolenia zawodowe poniesione przed rozpoczęciem działalności gospodarczej. W tych przypadkach, powodem odmowy był również brak istniejącego źródła przychodu oraz uznanie wydatków za związane z rozwojem osobistym.
Fiskus zmienia zdanie? Przełomowe interpretacje 2024–2025
W ostatnich miesiącach widoczna jest wyraźna zmianę podejścia Krajowej Informacji Skarbowej w tej kwestii. Interpretacje indywidualne z zakresu prawa podatkowego wydane w roku 2024 i 2025 wskazują na to, że organy podatkowe zaczynają dostrzegać związek pomiędzy wydatkami na szkolenia lub podniesienie kwalifikacji a rozpoczęciem prowadzenia działalności gospodarczej – nawet jeśli szkolenie miało miejsce przed jej formalną rejestracją! Warto dodać, że to nie literalne brzmienie przepisu art. 22 ustawy o PIT nie uległo zmianie a podejście do jego interpretacji przez administrację skarbową.
Przykładem może być przypadek podatnika, który między 27 stycznia a 7 lutego 2025 r. odbył specjalistyczne szkolenie z zakresu serwisowania kotłów gazowych, w tym urządzeń przystosowanych do spalania wodoru. Szkolenie zakończyło się uzyskaniem państwowych uprawnień, po czym podatnik zarejestrował działalność 19 lutego 2025 r. Faktura za szkolenie została wystawiona i opłacona przed rejestracją działalności. Po jej rozpoczęciu podatnik wykonuje dokładnie takie usługi, do jakich uprawniało szkolenie.
Dyrektor KIS przyznał podatnikowi rację, że szkolenie było niezbędne do podjęcia działalności, a zdobyte kompetencje bezpośrednio przekładają się na możliwość osiągania przychodów. Tym samym wydatek poniesiony przed założeniem firmy, ale w tym samym roku podatkowym, może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, o ile został właściwie udokumentowany i służył rozpoczęciu działalności (nr 0112-KDIL2-2.4011.364.2025.2.MM).
Podobne stanowisko przedstawiono w interpretacji nr 0112-KDIL2-2.4011.895.2024.2.AG z 28 grudnia 2024 r. Podatnik jest prawnikiem, który po odbyciu aplikacji adwokackiej i złożeniu egzaminu zawodowego rozpoczął działalność jako kancelaria adwokacka. Wnioskował o możliwość zaliczenia do kosztów m.in.:
- opłat za aplikację (lata 2021–2023),
- składek korporacyjnych (2021–2024),
- opłaty za egzamin adwokacki (2024).
Dyrektor KIS częściowo przychylił się do wniosku podatnika, ale uznał że jedynie wydatki poniesione w 2024 roku (czyli w roku rozpoczęcia działalności) mogą zostać zakwalifikowane jako koszt uzyskania przychodu działalności gospodarczej, pod warunkiem ich prawidłowego udokumentowania i faktycznego świadczenia usług prawnych.
W uzasadnieniu wskazał, że:
Tylko ex post stwierdzić można, czy wydatek faktycznie może stanowić koszt – jeżeli finalnie doszło do rozpoczęcia działalności w zawodzie, którego dotyczyło szkolenie.
Podkreślił też, że szkolenia odbywane w ramach aplikacji adwokackiej nie mają charakteru osobistego, lecz są warunkiem sine qua non rozpoczęcia działalności w tym zawodzie. Wydatki spełniają zatem test gospodarczej celowości i związku z osiąganiem przychodów.
Jak nie stracić prawa do kosztu? 3 praktyczne wskazówki
Jeśli planujesz podnieść swoje kwalifikacje przed rozpoczęciem prowadzenia działalności i chcesz zaliczyć poniesione wydatki do kosztów podatkowych pamiętaj o:
Prawidłowej i szczegółowej dokumentacji dotyczącej poniesionego wydatku
- Poproś o fakturę imienną,
- Zachowaj potwierdzenia dokonanych przez siebie płatności lub wniesionych opłat,
- Zachowaj materiały i program szkolenia, które mogą uprawdopodobnić jego ścisły związek z zakresem prowadzonej przez Ciebie działalności.
Rozpoczęciu działalności w tym samym roku podatkowym, w którym poniosłeś koszt szkoleń
To warunek konieczny, na który wskazują organy podatkowe w korzystnych dla podatników interpretacjach.
Możliwości zabezpieczenia poprzez wniosek o interpretację indywidualną
Jeśli wydatek na podniesienie kwalifikacji jest istotny lub jego związek z przedmiotem Twojej przyszłej działalności może wydawać Ci się niewystarczająco ścisły, udaj się do doradcy podatkowego i rozważ wystąpienie z wnioskiem o indywidualną interpretację podatkową. Pamiętaj! Tylko interpretacja wydana w Twojej indywidualnej sprawie chroni Cię przed sankcjami finansowymi (jeśli postępujesz zgodnie z jej treścią).
Dyrektor KIS bardziej otwarty, ale ostrożności nigdy za wiele
Jeszcze w 2022 roku fiskus wykluczał możliwość zaliczenia do kosztów podatkowych nawet takich wydatków, które były bezpośrednim i ustawowym warunkiem rozpoczęcia działalności gospodarczej w określonym zawodzie. Wydatki na szkolenia, aplikacje zawodowe czy opłaty za egzaminy traktowano jako wydatki osobiste, ze względu na poniesienie ich przed formalnym założeniem działalności gospodarczej. Nowo wydawane interpretacje indywidualne, przynoszą jednak istotny zwrot. Organy podatkowe zaczynają dostrzegać, że uzyskanie kwalifikacji czy uprawnień jeszcze przed startem biznesu może być racjonalnym i nieodzownym elementem przygotowania do osiągania przychodów ze źródła jakim jest działalność gospodarcza.
To podejście potencjalnie otwiera podatnikom drogę do zaliczania takich wydatków do kosztów uzyskania przychodu. Oczywiście, pod warunkiem, spełnienia szeregu warunków. Jeśli jednak nowa linia interpretacyjna stanie się utrwalona i jednolita, może stanowić wsparcie dla osób chcących „pójść na swoje”. Dopóki jednak zmiana pozostaje w sferze jednostkowych interpretacji, podatnicy powinni zachować szczególną ostrożność. Warto rozważyć zabezpieczenie swoich interesów się poprzez złożenie wniosku o interpretację indywidualną z zakresu prawa podatkowego już na starcie.
Marzy Ci się automatyczny licznik VAT?
Aplikacja Faktura.pl ma licznik VAT, który jest zgodny z obowiązującymi przepisami
Najważniejsze funkcje Faktura.pl dla biur rachunkowych:
➔ Koszyk dokumentów stałych – dzięki niemu klient nie zapomni dosłać dokumentów
➔ Automatyczny licznik VAT
➔ Wystawianie faktur za usługi biura w kilka sekund
➔ Dostęp do korespondencji z klientem w jednym miejscu
