Digitalizacja pracy, zarówno w branży księgowej, jak i wielu innych, jest czymś nieuniknionym. Tego procesu wciąż obawiają się zarówno konsumenci, jak i przedsiębiorcy. Tymczasem cyfryzacja i bazujące na niej narzędzia mogą przyczynić się do zwiększenia efektywności pracy biura rachunkowego. Jeżeli nawał pracy powoduje, że obsłużenie nowych klientów jest niemożliwe, trzeba zastanowić się nad wprowadzeniem nowych rozwiązań.
Jakie koszty ponosi tradycyjne biuro księgowe?
Tradycyjne biuro rachunkowe, aby sprostać wymaganiom nowych klientów, musiałoby nie tylko zatrudnić większą ilość pracowników, ale też i powiększyć swoją przestrzeń magazynową na dokumenty. Oznacza to znaczny wzrost kosztów, które będą nieadekwatne do zarobków z tego tytułu. Dlaczego? Ponieważ konkretna osoba jest w stanie obsłużyć określoną liczbę klientów, a zwiększenie tej liczby poskutkuje spadkiem jakości pracy zatrudnionych księgowych.
Drugą kwestią jest ilość papieru, który przeznacza się na druk dokumentów. Średniej wielkości biuro księgowe generuje koszty druku w granicach 20 tys. zł. rocznie. Jeśli chodzi o koszty magazynowania tych dokumentów, to zwykle mieszczą się one w granicach 5 tys. zł. Oczywiście, wiele biur jest w stanie ponosić takie koszty, ale dlaczego wciąż unikać cyfryzacji dokumentów, skoro i tak wszyscy przedsiębiorcy będą do tego zmuszeni?
Podobne artykuły
Sprawdź ranking programów księgowych
KSeF – nieunikniona cyfryzacja systemów księgowych
Wprowadzenie obowiązkowego KSeF, które wciąż jeszcze przed nami, spowoduje, że branża księgowo-podatkowa będzie musiała poddać się procesom cyfryzacji. Oczywiście wymaga to odpowiedniego przygotowania, a także wykorzystania nowoczesnych programów usprawniających pracę.
Wejście w życie systemu do e-fakturowania spowoduje, że na zawsze pożegnamy papierowe faktury. To zaś może przynieść spore oszczędności. Fakturowanie w systemie elektronicznym sprawi bowiem, że odejdą koszty papieru, a także archiwizacji dokumentów. W skali roku nie są to wcale małe kwoty.
Właściciele biur rachunkowych mają możliwość skorzystania z wielu narzędzi, które są zintegrowane z KSeF, takich jak chociażby program do faktur Faktura.pl.
Czym jest cyfryzacja księgowości?
Ponad 65% firm decyduje się dziś na korzystanie z biur księgowych, których działanie oparte jest na nowoczesnych systemach online. Staje się to już standardem i, nawet jeśli część księgowych uważa, że jest to niepotrzebne, a tradycyjne dokumenty wciąż są wygodniejsze, nie mają racji. Nowe zasady dotyczące procedur fakturowania, czy też naliczania kosztów firmowych obowiązują dziś wszystkich, którzy chcą korzystać z księgowości szybkiej, wydajnej i skutecznej.
Czym jest jednak sama cyfryzacja? Otóż jest to proces, który oznacza przekształcenie tradycyjnych form dokumentów papierowych w ich nową, cyfrową formę. Jest to cały proces, który pozwala na wprowadzenie firmy w całkiem nowy system pracy. W skrócie jest to całkowite lub prawie całkowite przejście z działania tradycyjnego na działanie elektroniczne.
Najważniejsze punkty odnoszące się do cyfryzacji, to:
- Możliwość automatyzacji procesów biur rachunkowych,
- Zmiana dokumentów tradycyjnych na elektroniczne,
- Redukcja kosztów pracowniczych,
- Redukcja kosztów magazynowych,
- Zwiększenie wydajności pracy,
- Innowacyjne technologie systemowe,
- Większe bezpieczeństwo danych,
- Większa kontrola danych.
Czy da się prowadzić biuro księgowe online?
Popularne platformy księgowe z łatwością zdobywają dziś klientów. Dzieje się tak dlatego, że klienci, dzięki rejestracji w specjalnym systemie, większość spraw mogą załatwić właśnie w nim. Mogą zalogować się na swój panel, wgrać rachunki kosztowe w konkretne miejsce oraz faktury przychodów w kolejnym miejscu. Wszystko to pozostaje zapisane, a następnie wykorzystane do obliczenia wyników, jakie nasze firma osiągnęła w danym miesiącu. Dzięki działaniu online komunikacja z biurem księgowym jest szybka, intuicyjna i skuteczna.
Narzędzia usprawniające pracę
Obecnie dostępnych jest bardzo dużo narzędzi i programów, które ułatwiają proces cyfryzacji, zwiększając tym samym efektywność pracy. Przygotowania do digitalizacji powinno podjąć każde biuro rachunkowe. Mimo, że termin wdrożenia obowiązkowego KSeF przesunięto, to pewne jest, że system wejdzie w życie.
Z jakich programów powinny korzystać biura rachunkowe, aby zwiększyć efektywność swojej pracy? Przede wszystkim z tych, które ułatwią cyfryzację. Rezygnacja z papierowej dokumentacji jest na dłuższą metę opłacalna, nawet mimo konieczności zainwestowania w szkolenia i narzędzia. Taki krok pozwala zaoszczędzić nie tylko pieniądze, ale i czas, który finalnie i tak przekłada się na zyski. Szybsza i sprawniejsza praca pozwala bowiem obsłużyć większą ilość klientów. Wyższa jakość świadczonych usług oznacza, że można zażądać za nie wyższej ceny.
Ze wsparcia programów księgowych korzystają obecnie nie tylko przedsiębiorcy samodzielnie prowadzący swoją księgowość. Oferują one szereg przydatnych funkcji, które z powodzeniem są w stanie wesprzeć również pracę biura rachunkowego. Tą, która w tej chwili ma największe znaczenie, jest odpowiednie przygotowanie do wdrożenia KSeF.
Sprawdź polecany program do faktur.
Rola księgowych w procesie obsługi klientów biur rachunkowych ma fundamentalne znaczenie i trudno z tym faktem polemizować. Niemniej jednak dynamiczny rozwój technologii cyfrowej wymusza na firmach wdrażanie nowych technologii. Wiele z nich, w tym również biura rachunkowe, potrzebują jednak profesjonalnego wsparcia technicznego. Na tym polu przydatne okazują się takie funkcje programów księgowych, jak elektroniczne fakturowanie czy dostęp do dokumentacji w bazie elektronicznej.
Innym ciekawym rozwiązaniem, które może usprawnić pracę biura rachunkowego, jest zlecenie obsługi infolinii dla klientów firmie zewnętrznej. Wdrożenie KSeF wciąż nasuwa wiele wątpliwości, o których wyjaśnienie przedsiębiorcy proszą pracowników biur rachunkowych. Tymczasem dla zatrudnionych w nich księgowych taka telefoniczna obsługa klientów stanowi duże obciążenie, prowadzące do spowolnienia pracy.
Zlecając prowadzenie infolinii KSeF innemu podmiotowi, biuro będzie mogło skupić się na bieżących zadaniach, zapewniając przy tym swoim klientom najwyższą jakość usług i dostęp do wszystkich ważnych informacji.
Czy Twoje biuro jest gotowe na nowe rozwiązania?
Spotkajmy się. Na spotkaniu wysłuchamy wyzwań, które stoją przed Twoim biurem odnośnie wdrożenia KSeF i innych nowych rozwiązań. Jako doświadczeni specjaliści, pomożemy Ci je pogrupować i finalnie rozwiązać. Co istotne, większość problemów da się rozwiązać już podczas pierwszego spotkania, tak wynika z naszej praktyki. Co poza tym możemy zrobić dla Twojego biura?
✅ Otrzymasz wsparcie techniczne
✅ Otrzymasz wsparcie merytoryczne
✅ Będziemy infolinią KSeF dla Twoich klientów
✅ Pokażemy Ci narzędzie dla klientów zintegrowane z KSeF
Korzyści płynące z cyfryzacji
Biura rachunkowe powinny zwracać się w stronę cyfryzacji nie tylko ze względu na planowane wdrożenie KSeF. Digitalizacja może w znaczący sposób usprawnić funkcjonowanie biur rachunkowych. Czas konieczny na ręczne wystawienie dokumentów, ich porządkowanie oraz archiwizację, można przeznaczyć na pozyskiwanie, a następnie obsługę nowych klientów.
Cyfryzacja działa na korzyść zarówno samego biura, jak i jego klientów, którzy są bardziej zadowoleni ze świadczonych usług. Nie muszą już bowiem osobiście segregować i przynosić księgowemu faktur i innych dokumentów. Wszystko, co potrzebne do rozliczenia firmy, da się dziś dostarczyć drogą elektroniczną. Można nawet uznać, iż elektroniczny obieg dokumentów stał się już standardem w usługach księgowych. To duże ułatwienie dla biur rachunkowych, a także dla samych klientów, dla których oszczędność czasu stanowi ogromną wartość. Dlatego są oni skłonni więcej zapłacić za usługi księgowe, jeżeli będą one świadczone z wykorzystaniem nowoczesnych narzędzi. Dzięki nim prowadzenie księgowości przebiega sprawniej, a ryzyko wystąpienia błędów jest o wiele mniejsze.
Trzeba też pamiętać, że cyfryzacja usług księgowych to już nie tylko dodatkowe udogodnienie. To narzucony przepisami prawa wymóg, którego potwierdzeniem jest planowane wprowadzenie obowiązkowego KSeF. Biura rachunkowe powinny być na nie odpowiednio przygotowane oraz dysponować narzędziami niezbędnymi do nowych standardów obsługi swoich klientów.
Choć cyfryzacja budzi wśród samych przedsiębiorców, jak i wśród pracowników biur rachunkowych wiele obaw, to niezaprzeczalnie niesie za sobą wiele korzyści. O ile oczywiście nowe narzędzia zostaną wykorzystane we właściwy sposób. Automatyzacja części procesów pozwoli zaoszczędzić czas, który poświęcano dotąd na ręczne wprowadzanie danych z dokumentów oraz telefoniczną obsługę klienta.
Ważne jest, aby każde biuro rachunkowe dobrało odpowiednie narzędzie wspierające cyfryzację dokumentów, czyli takie, które będą dostosowane do skali jego działalności i realnych możliwości.
Zainteresował Cię ten artykuł? Czytaj więcej takich treści w ramach cyklu „Poradnik przedsiębiorcy”
