Finanse to temat, który czasami bywa drażliwy. Ludzie z reguły nie lubią rozmawiać o tym, ile zarabiają, w co inwestują oszczędności ani jak zarządzają budżetem, zarówno prywatnym, domowym, jak i służbowym w firmie. Bez względu na swój rozmiar przedsiębiorstwa muszą mieć uporządkowaną kwestię finansów. Bez tego trudno będzie im sprawnie funkcjonować na rynku, korzystnie dysponować budżetem i ciągle się rozwijać. Pieniądze to – dla niektórych „niestety” – podstawa działalności firmy. Pamiętajmy, że zarządzanie budżetem firmy już dawno przestało sprowadzać się do zatrudnienia dobrej księgowej. Obecnie potrzebne jest zastosowanie innych środków, ale najpierw warto przyjrzeć się zaletom małych firm, ich finansom i problemom, z którymi na polu pieniędzy muszą się mierzyć.
Zalety prowadzenia małej firmy
Choć duże przedsiębiorstwa dynamicznie się rozwijają i równie duże szanse na rozwój dają swoim pracownikom, to tym małym nie brakuje uroku ani szans na poszerzanie horyzontów. Zalet prowadzenia małej firmy jest dużo. Przede wszystkim łatwiej jest nią zarządzać, kontrola nad wydatkami czy bieżącymi zadaniami nie wymaga angażowania kolejnych pracowników. W małej firmie działania są nakierowane na rozwój, liczy się każdy mały krok w kierunku rozbudowy przedsiębiorstwa. Ma się więcej motywacji do działania – cele napędzają do nieustannej pracy nad wizerunkiem i dodatkowymi źródłami dochodów. Nie ma nudy ani stagnacji, bo zawsze trzeba zająć się czymś nowym. Zdecydowanie łatwiej jest również mieć pełną kontrolę nad finansami i wdrażać sposoby na oszczędzanie.
Jak dbać o finanse w małej firmie?
Zrównoważony rozwój firmy to także ustabilizowana sytuacja finansowa. Zarówno duże, jak i małe przedsiębiorstwa muszą mieć na uwadze, że rozwój biznesu uzależniony jest od zarządzania finansami. Patrząc na statystyki związane z powodzeniem nowych firm, widoczne jest, że wiele z nich upada w ciągu pierwszych lat istnienia. Wiadomo, że przyczyny mogą być różne, ale tak naprawdę często upadek przedsiębiorstwa związany jest z bankructwem. Jak temu zaradzić? Jak właściwie dbać o finanse w małej firmie? Na początku warto opracować sobie kilka zasad i postępować w zgodzie z nimi. Ważny jest jasny podział obowiązków pomiędzy pracownikami oraz ustalenie wynagrodzeń każdego z nich. Aby nie dochodziło do sytuacji niejasnych, kwestia umów i wypłat powinna być ustalona, a przelewy wychodzić na czas. To właśnie pieniądze motywują wielu ludzi do pracy. Zatem powodzenie firmy, nawet małej, bywa uzależnione od tego, ile zarabiają pracownicy. Właściciel nie powinien zapominać także o sobie i swoim wynagrodzeniu. Podobnie jest z klientami. Też muszą być zaznajomieni z aktualnym cennikiem usług. A cennik ten nie może być zaniżony… W przeciwnym razie firma będzie działała jako „sztuka dla sztuki”, zamiast „sztuka dla zysku”.
Kontroluj przychody i wydatki
Kontrola przychodów i wydatków to aspekt dbania o finanse, którego nie wolno pomijać. Wiedza, ile masz konkretnie pieniędzy, ile musisz wydać na określone cele, a ile z tego zostaje i można to dalej w coś zainwestować, jest nieoceniona w prawidłowym i stabilnym rozwoju firmy. Podstawowym źródłem informacji o wydatkach może być dobrze prowadzona księga rachunkowa, ale sprawdzi się także zwykły plik w Excelu, w którym skrupulatnie możesz zapisywać każdą wydaną lub zarobioną sumę. Przewagą Excela jest dostęp do danych z każdego miejsca (o ile zdecydujesz się na prowadzenie dokumentu w chmurze), a także łatwość w modyfikacji, gdy wkradnie się jakiś błąd.
Narzędzia pomocne w zarządzaniu finansami firmowymi
Do prowadzenia firmy, a szczególnie do dbania o finanse przydają się konkretne narzędzia. Jak najbardziej należy do nich wspomniany już Excel lub inny program ułatwiający tworzenie tabel, wyliczeń i zestawień. Poza tym nieocenione są wszelkie oprogramowania księgowe, z których można korzystać samodzielnie. Zazwyczaj mają one także opcję fakturowania, jak również skanowania paragonów, więc dla małych firm jest to rozwiązanie naprawdę wygodne. Przydatne mogą okazać się typowe „portfele” internetowe (zazwyczaj z dostępem do wygodnej aplikacji mobilnej), w których zapisuje się każdy miesięczny wydatek. Sprawdza się to zarówno w użytku prywatnym, jak i firmowym, o ile jest to niewielki biznes, który da się prowadzić samodzielnie pod względem finansowym.
Dlaczego trudno zarządzać finansami w małej firmie?
Zarządzanie finansami w małej firmie bywa bagatelizowane. Szczególnie jeśli pojawiają się zyski, to łatwo się nimi zachłysnąć i nie myśleć o przyszłości. A prawda jest taka, że zyski nie są niczym pewnym. W jednym miesiącu może być lepiej, w drugim gorzej. Zarządzanie finansami wiąże się również z planowaniem budżetu i kolejnych inwestycji. Inwestycje z kolei mają niebagatelny wpływ na rozwój firmy. Nie jest to łatwe zadanie – nigdy nie wiadomo, kiedy pojawią się nieplanowane wydatki, które zmuszą do dokonania zmian w budżecie. Jeśli dołoży się do tego fakt, że klienci nie zawsze spłacają swoje zobowiązania na czas, a koszty za bieżące prowadzenie firmy nieustannie rosną, choć powinny być stałe, to próby zarządzania finansami przybierają czasem formę żonglerki.
Najczęstsze błędy w zarządzaniu finansami
Choć nie zawsze przedsiębiorcy mają tego świadomość, to część pieniędzy tracą zupełnie niepotrzebnie. Kupują gadżety do firmy, bez których i tak świetnie by sobie radzili, albo przepłacają za czyjeś usługi. Warto skonfrontować się z rzeczywistością i zastanowić się, czy na pewno to, na co są wydawane zarobione pieniądze, ma realny wpływ na rozwój firmy. Czy jest inwestycją? Jeśli odpowiedź jednoznacznie brzmi „nie”, to trzeba to jeszcze raz przemyśleć.
Prawidłowe zarządzanie finansami w małej firmie
Zarządzanie finansami w małej firmie powinno rozpocząć się od dokładnego przeanalizowania, ile rzeczywiście jest pieniędzy do dyspozycji w ciągu miesiąca. To pozwoli zdobyć ogląd na cały budżet i sprawdzić, na czym ewentualnie można zaoszczędzić. Na tej podstawie można również zaplanować wydatki na kolejne miesiące. Ustalić absolutne minimum, które na pewno będzie wydane, oraz przemyśleć, co można zrobić z tym, co zostaje.
Poszukiwanie wsparcia specjalisty
Prowadzenie własnej firmy nie jest jednoznaczne z tym, że przedsiębiorca musi znać się na finansach i rachunkowości. Oczywiście idealnym rozwiązaniem jest, gdy jednak się zna, ale ustalmy – to nie jest warunek konieczny. By jednak zarządzanie finansami w małej firmie przebiegało prawidłowo, konieczna jest obecność osoby kompetentnej. Poszukiwanie wsparcia w tym zakresie jest jak najbardziej na miejscu. Nie trzeba od razu zatrudniać kogoś na etat. Czasami wystarczy pomoc przez kilka godzin tygodniowo, aby kwestie finansów, faktur, rachunków i wypłat były zadbane. Coraz popularniejszym rozwiązaniem jest także korzystanie z usług doradców, którzy pomagają na zasadzie konsultacji finansowej. Osobom z zewnątrz łatwiej będzie obiektywnie przeanalizować finanse małej firmy i podpowiedzieć, co można zrobić, by było lepiej.
Strategia to podstawa
Skuteczny system zarządzania finansami w małej firmie wymaga sprecyzowanej strategii. Inaczej kwestie finansowe łatwo mogą wymknąć spod kontroli. Przyjęcie i trzymanie się określonego systemu znacznie ułatwia codzienne funkcjonowanie.
Pilnowanie terminów
Nie ma nic gorszego niż oczekiwanie na swoje pieniądze. Z doświadczenia wiemy, że niektórzy klienci nie przywiązują szczególnej uwagi do terminów, szczególnie do terminów wnoszenia opłat za otrzymane usługi lub produkty. Gdy zauważysz, że zbliża się termin płatności, a z klientem nie ma kontaktu, wyślij przypomnienie. Zmobilizuje go to do dokonania wpłaty. Dzięki terminowości zachowasz płynność finansową. Warto kierować się zasadą, która polega na tym, że dopóki nie masz pieniędzy na koncie, nie wliczasz ich do aktualnego budżetu.
Oszczędności w firmie – od czego zacząć?
Zarządzanie finansami w małej firmie obejmuje także wdrożenie sposobów na oszczędzanie. Odnosząc się do tego, co zostało wspomniane już wcześniej – nie wszystko, co jest kupowane z myślą o firmie, przyczynia się do jej poprawnego funkcjonowania i – co ważne – do rozwoju. A na tym przecież zależy wszystkim – na rozwoju. Dlatego przychodzi ten moment, w którym trzeba się na chwilę zatrzymać i dokonać rozróżnienia wydatków ważnych i zbędnych. Co może być zaliczone do tych zbędnych? Opłaty za niektóre media – subskrypcje programów, których rzadko się używa lub mają darmowe zamienniki. Być może da się znaleźć tańsze biuro albo przejść na całkowity tryb pracy zdalnej? To dałoby spore oszczędności z wynajmu lokalu.
Drobne oszczędności – duże efekty
Czy zmiana faktur drukowanych na e-faktury może zminimalizować koszty prowadzenia firmy? Początkowo będzie to nieodczuwalne, ale gdy zsumuje się oszczędności z tego tytułu na przestrzeni roku, to już widać różnicę. Takich drobnych oszczędności można wprowadzić wiele.
Choć nikt nie szuka pracowników, którzy pracowaliby za darmo, to warto mieć na uwadze, że wielu studentów poszukuje miejsca, w którym mogliby odbyć staż zawodowy. Dla nich to szansa na rozwój, a dla małej firmy realna pomoc w codziennych obowiązkach. Podobnie jest ze stażami z urzędu pracy. Dzięki podjęciu współpracy z UP firma może zyskać wykształconego pracownika na kilka miesięcy, a tym samym móc nieco zaoszczędzić. Pieniądze, które pozostaną w budżecie, można wykorzystać na przykład na reklamę. Na tym z kolei oszczędzać nie warto i w tworzeniu strategii finansowej zawsze trzeba brać pod uwagę określoną sumę na kampanię reklamową. Sposobów na promocję jest dużo, niektóre z nich są darmowe, ale żeby działania przyniosły wymierne efekty, dobrze jest w nie zainwestować. Dostępność reklam w mediach społecznościowych i w wyszukiwarkach Google daje duże pole do manewru. Gdyby tak część zaoszczędzonych pieniędzy wydawać na płatne kampanie, efekty mogą być naprawdę zaskakujące.
Zarządzanie finansami w małej firmie nie jest łatwe, czasem trzeba wybierać, na co w danym miesiącu przeznaczyć pieniądze. Jednak prawidłowo skonstruowana strategia ułatwi ten proces, a firma zacznie się rozwijać.
