Wymiana barterowa. Poczuj się, jak prehistoryczny handlarz… i pamiętaj o podatkach!

Zanim wynaleziono środki płatnicze, rozliczenie za dobra i usługi miało formę wymiany handlowej. Kupujący i sprzedający musieli dojść do porozumienia w kwestii wymiany towaru jeden za drugi. Jest to tzw. wymiana barterowa. Dziś jako przedsiębiorca również możesz rozliczać się z innymi podmiotami na zasadach barteru, który nie podlega pod limity płatności gotówką. Sprawdź, czym jest wymiana barterowa, która z oczywistych względów obecnie straciła na znaczeniu, ale ma swoje zalety. Podpowiadamy też, jakie elementy powinna zawierać umowa barteru oraz jak wygląda rozliczenie przedmiotu wymiany barterowej w tej formie.

Czym jest wymiana barterowa?

Współcześnie transakcje między przedsiębiorcami (B2B) lub firmami i klientami indywidualnymi (B2C) odbywają się głównie na zasadzie rozliczeń gotówkowych i bezgotówkowych. Jednak obok nich wciąż legalna jest wymiana barterowa. Również w Polsce nie ma przepisów, które zabraniają zawierania umów barterowych. Barter traktuje się jako element wymiany handlowej. W takiej umowie każda ze stron jest jednocześnie sprzedawcą i nabywcą. Jako że Kodeks cywilny nie definiuje umowy barterowej, należy ona do umów nienazwanych. Obligatoryjne dla niej przepisy określają art. 603-604 KC. Dla umowy barteru stosuje się przepisy o umowach sprzedaży.

Mimo iż handel wymienny kojarzy się głównie z zamierzchłą historią, rozliczenia w tej formie mają miejsce w obrocie gospodarczym również dzisiaj. Wymiana barterowa jest umową opartą na klarownych i przejrzystych zasadach. Różnica tkwi w sposobie rozliczania. W tradycyjnym systemie zapłata za towar lub usługę ma miejsce w formie pieniężnej – gotówkowej lub bezgotówkowej. Barter to wymiana handlowa oparta wyłącznie na towarach bądź usługach, przy czym obie strony oferują sobie przedmiot umowy barterowej.

Jest to więc bezpośrednia wymiana towarów i usług. To umowa konsensualna, co oznacza, że strony składają zgodne oświadczenia woli. Jest to również usługa wzajemna. Mimo iż między stronami nie dochodzi do rozliczenia finansowego, zachodzi stosunek ekwiwalentności.

Najlepiej, jeżeli przy wymianie barterowej towary lub usługi obydwu stron transakcji mają taką samą wartość. Nie należy zaniżać ani zawyżać wartości towarów lub usług, ponieważ taka umowa może zostać zakwestionowana przez urząd skarbowy. Jeżeli zdarza się, że wartość przedmiotów umowy dwóch stron jest różna, kontrahent z towarami lub usługami o mniejszej wartości jest zobowiązany do pokrycia różnicy w formie pieniężnej.

Transakcje w wymianie barterowej:

• towar za towar,
• towar za usługę,
• usługa za usługę,

Wymiana barterowa – przykłady

• Kontrahenci X i Y prowadzą butiki z odzieżą dla kobiet, ale mają inny asortyment. W ramach wymiany barterowej strony postanowiły wymienić się towarami i wzbogacić swoją ofertę.
• Kontrahent X prowadzi sklep komputerowy, a kontrahent Y agencję reklamową. Obie strony doszły do porozumienia i zawarły umowę barterową na określoną kwotę. W ramach wymiany barterowej kontrahent X dostarczy agencji sprzęt komputerowy, a kontrahent Y opracuje kampanię reklamową dla sklepu z komputerami.
• Kontrahent X prowadzi firmę handlową, a kontrahent Y świadczy usługi remontowe. Na mocy zawartej umowy firma kontrahenta Y przeprowadzi remont na rzecz kontrahenta X, a ten w zamian przekaże określone w umowie towary.

Umowa barterowa – co musi się w niej znaleźć?

Strony zawierające umowę barterową mają dość dużą swobodę i dowolność. Wystarczy zauważyć, że nawet nie musi ona być sporządzona na piśmie. Wyjątkiem są rzeczy, dla których przepisy wymagają zachowania szczególnej formy (np. przeniesienie własności nieruchomości).

Oczywiście dla swojego dobra i bezpieczeństwa zawsze dokumentuj takie umowy, nawet wówczas kiedy rozliczenie nie ma wielkiej wartości. Jest to ważne szczególnie z punktu widzenia kwestii podatkowych. Oprócz tego na takim dokumencie każda ze stron może dopisać dodatkowe postanowienia (np. konsekwencje dla drugiego kontrahenta, jeżeli ten nie wywiąże się z umowy). Forma pisemna jest więc ważna również dla celów dowodowych.

Elementy umowy barterowej:

• miejsce i datę zawarcia umowy,
• dane stron umowy,
• przedmiot wymiany barterowej (należy wskazać ilość, jakość oraz wartość towarów lub usług),
• termin i warunki dostarczenia towarów lub realizacji usług wraz z zasadami rozliczenia,
• warunki odstąpienia od umowy barterowej,
• konsekwencje za niedopełnienie warunków umowy,
• podpisy kontrahentów.

Umowa barterowa a podatek dochodowy

W przypadku wymiany barterowej za towar lub usługę otrzymujesz zapłatę w postaci innego dobra. Jest to tzw. przychód w naturze. Przychodem jest więc wartość świadczenia wykonanego w naturze w wysokości określonej w umowie i wykazanej na fakturze. Jednocześnie faktura kosztowa od kontrahenta jest kosztem podatkowym, np.:

• przekazujesz towar o wartości 5000 zł, a w ramach wymiany otrzymujesz towar za 5000 zł (przychód – 5000 zł, koszty – 5000 zł);

Jeżeli natomiast w związku z realizacją umowy dopiero z czasem odsprzedasz towar otrzymany od kontrahenta, przychodem będzie kwota uzyskana z jego sprzedaży, np.:

• otrzymujesz towar o wartości 5000 zł, przekazujesz na magazyn i po czasie sprzedajesz za 10 000 zł (przychód – 10 000 zł, koszty – 5000 zł, dochód – 5000 zł).

Opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlega dochód (przychód pomniejszony o koszty). Najważniejsze, żeby wartość przychodu określać według cen rynkowych dla danych produktów lub usług. Jeżeli ceny wskazane w umowie będą znacznie od nich odbiegać, fiskus może samodzielnie oszacować przychód. Przy znacznej różnicy między cenami rynkowymi a wartościami w umowie barterowej, urząd skarbowy wezwie strony do zmiany wartości lub wyjaśnień. Jeżeli nie będzie reakcji ze strony kontrahentów lub wyjaśnienia nie usatysfakcjonują urzędników, organ podatkowy sam określi wartość przychodu, korzystając z opinii biegłego. Jeżeli różnica między wartością wskazaną przez biegłego a ceną z umowy barterowej wynosi 33% lub więcej, koszty pracy biegłego ponoszą strony.

Umowa barterowa a podatek VAT

Transakcje barterowe, mimo iż są świadczeniami o charakterze rzeczowym, należy też opodatkować podatkiem od towarów i usług (VAT). Podstawą opodatkowania jest wartość rynkowa przedmiotu umowy barterowej. Stawka VAT jest zależna od przedmiotu wymiany barterowej.

Jako że każda ze stron jest jednocześnie sprzedawcą i nabywcą, konieczne są dwie faktury ze stawkami odpowiednimi dla towarów lub usług, jakie wynikają z przepisów ustawy o VAT. Zdarza się więc, że przedmioty wymiany barterowej dwóch stron mają różne stawki VAT. Transakcja nie będzie wówczas neutralna podatkowo, a jeden z kontrahentów zapłaci wyższy podatek.

Co nie jest bez znaczenia, podatek VAT muszą opłacić przedsiębiorcy będący czynnymi podatnikami VAT, ale też firmy zwolnione z tej daniny. Czynny podatnik VAT będzie mógł go odliczyć, z kolei przedsiębiorca zwolniony z VAT jest zmuszony do jego zapłaty.

Obowiązek podatkowy powstaje na zasadzie ogólnej, a więc w chwili dostawy towaru lub wykonania usługi (chyba że przepisy ustawy o VAT wskazują na inny moment powstania obowiązku podatkowego). Podobnie jak stawkę, każda ze stron moment powstania tego obowiązku ustala odrębnie.

Jak rozliczyć barter z klientem indywidualnym?

Możliwa jest też wymiana barterowa w relacjach B2C między przedsiębiorcami a klientami indywidualnymi. Pamiętaj jednak, że usług lub towarów otrzymanych od kontrahenta nie możesz zaliczyć w koszty podatkowe wyłącznie na podstawie umowy barterowej. W przypadku klientów indywidualnych, którzy nie wystawiają faktur, jest to możliwe poprzez:

• umowę sprzedaży (przy sprzedaży towaru przez klienta indywidualnego),
• umowę o dzieło lub umowę zlecenie (przy świadczeniu usług przez klienta indywidualnego).

Jako że osoba fizyczna nie wystawi faktury VAT, nie możesz też odliczyć naliczonego podatku VAT. Podobnie jest w przypadku transakcji z podmiotami biznesowymi korzystającymi ze zwolnienia z VAT.

Każdy przedsiębiorca musi sam odpowiedzieć na pytanie, czy w jego przypadku stosowanie umów barterowych jest korzystne. Niewątpliwie taka wymiana ma wiele zalet. Przede wszystkim nie musisz płacić za towar czy usługę, a wystarczy, że zaoferujesz coś w zamian (np. zalegający towar, na który nie ma chętnych). Pozwala to nabyć przedmiot wymiany praktycznie bez ponoszenia kosztów. Oprócz tego jest to rodzaj transakcji, którego nie dotyczą limity dla płatności gotówkowych. Pamiętaj, że do 31 grudnia 2022 r. limit ten wynosi 15 000 zł, ale już od 1 stycznia 2023 r. zostanie obniżony zaledwie do 8000 zł.