Ponad połowa mikro i mały firm w Polsce nie słyszała o Krajowym Systemie e-Faktur. To alarmujące, ponieważ wdrożenie KSeF w swojej firmie będzie obowiązkowe dla każdego przedsiębiorcy – nawet tego, który prowadzi Jednoosobową Działalność Gospodarczą. Czasu na wdrożenie jest coraz mniej, więc, jeśli prowadzisz działalność gospodarczą powinieneś czym prędzej zdecydować się na dostawcę, który będzie najbardziej pasować do Twoich preferencji.
Spis Treści
Krajowy System eFaktur
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to system elektroniczny, który wkrótce będzie obowiązkowy w Polsce, mający na celu usprawnienie procesu wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur elektronicznych. Jest to część szeroko zakrojonej inicjatywy mającej na celu usprawnienie i zautomatyzowanie procesów podatkowych oraz poprawę efektywności w obszarze administracji publicznej.
KSeF – główne cele
Główne cele Krajowego Systemu e-Faktur obejmują:
- Zmniejszenie obciążeń administracyjnych dla przedsiębiorców poprzez eliminację papierowych faktur i związanych z nimi procedur,
- Poprawa monitorowania i kontroli transakcji finansowych przez organy podatkowe,
- Zwiększenie przejrzystości i skuteczności w walce z oszustwami podatkowymi.
KSeF umożliwia przedsiębiorcom elektroniczne wystawianie i przesyłanie faktur do swoich kontrahentów, a także przechowywanie ich w formie elektronicznej zgodnie z obowiązującymi przepisami podatkowymi. Dzięki temu proces ten staje się bardziej efektywny i przyjazny dla środowiska poprzez ograniczenie zużycia papieru.
System ten obejmuje różnorodne funkcje, takie jak generowanie, wysyłanie, odbieranie i przechowywanie faktur elektronicznych. Wprowadzenie KSeF wpisuje się również w ogólne trendy digitalizacji i modernizacji administracji publicznej.
KSeF w świetle prawa
Krajowy System e-Faktur (KSeF) w Polsce jest uregulowany przez przepisy prawa, głównie przez ustawę o podatku od towarów i usług. Poniżej przedstawiamy kluczowe prawne aspekty KSeF:
- Ustawa o podatku od towarów i usług (VAT): Zgodnie z obowiązującymi przepisami VAT, faktura musi zawierać określone elementy, aby była uznawana za dokument uprawniający do odliczenia podatku VAT. Wprowadzenie faktur elektronicznych za pośrednictwem KSeF jest zgodne z tymi wymaganiami, pod warunkiem, że system spełnia określone standardy bezpieczeństwa i autentyczności.
- Rozporządzenia Ministra Finansów: Ministerstwo Finansów wydaje rozporządzenia i decyzje dotyczące szczegółowych aspektów funkcjonowania KSeF, takie jak standardy techniczne formatu elektronicznych faktur, zasady bezpieczeństwa informatycznego czy procedury audytowe.
• Prawo teleinformatyczne: Aspekty związane z bezpieczeństwem i poufnością danych przesyłanych za pośrednictwem KSeF podlegają również przepisom prawa teleinformatycznego, które określają zasady ochrony danych osobowych oraz bezpieczeństwa systemów informatycznych.
Ważne jest, aby przedsiębiorcy i instytucje korzystające z Krajowego Systemu e-Faktur ścisłe przestrzegały obowiązujących przepisów prawa, zarówno podatkowego, jak i dotyczącego elektronicznego przetwarzania danych, aby uniknąć ewentualnych kar lub sankcji ze strony organów nadzoru podatkowego.
Jest to dobre rozwiązanie, ale można także wykorzystać ranking programów do faktur i innych kwestii finansowych, aby móc samodzielnie prowadzić swoje rachunki. Jest to rozwiązanie polecane szczególnie małym działalnością gospodarczym, które szukają sposobu do optymalizacji kosztów. Program do księgowości online jest intuicyjny w obsłudze, co też pozwoli na prowadzenie własnej księgowości. Decydując się na korzystanie z takiego programu, należy zwrócić uwagę na dostępne funkcje.
KSeF – data wprowadzenia
Krajowy System e-Faktur (KSeF) został wprowadzony w Polsce 1 stycznia 2022 roku. Ma on jednak charakter dobrowolny. Jeszcze czekamy na oficjalną datę wprowadzenia obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur. Będzie to ważny krok w procesie modernizacji i usprawnienia procesów podatkowych poprzez wprowadzenie elektronicznej formy wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur. Od tego czasu KSeF stanie się integralną częścią polskiego systemu podatkowego, przyczyniając się do poprawy efektywności i ograniczenia obciążeń administracyjnych dla przedsiębiorców.
- księgowanie do księgi handlowej;
- księgowanie do rejestrów VAT;
- wybór kont, gdzie poszczególne operacje należy zaksięgować.
Opcja ta jest jedną z najczęściej występujących. Aczkolwiek z czasem będzie wypierana, ponieważ ta funkcja wymaga posiadania podstawowej wiedzy księgowej, której nie mają wszyscy przedsiębiorcy. Na szczęście mogą oni wykorzystać inne funkcjonalności, które są zdecydowanie łatwiejsze do opanowania.
KSeF – dokumenty
Faktura w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) to elektroniczny dokument zawierający wszystkie wymagane informacje, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, który jest wystawiany, przesyłany i przechowywany w formie elektronicznej za pośrednictwem KSeF. Oto kilka kluczowych informacji na temat faktur w KSeF:
- Wystawianie faktur: Faktury w KSeF mogą być wystawiane przez podatników VAT, którzy są zarejestrowani w systemie oraz posiadają odpowiednie uprawnienia do generowania i przesyłania faktur elektronicznych.
- Elementy faktury: Faktura w KSeF musi zawierać wszystkie wymagane elementy zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, takie jak dane identyfikacyjne wystawcy i nabywcy, datę wystawienia, numer faktury, opis towarów lub usług, kwoty netto i brutto, stawkę podatku VAT, itp.
- Przesyłanie faktur: Faktury w KSeF są przesyłane elektronicznie do kontrahentów za pomocą dedykowanych kanałów komunikacyjnych systemu, co eliminuje potrzebę wysyłania faktur w formie papierowej.
- Przechowywanie faktur: Faktury elektroniczne wystawione w KSeF są przechowywane w formie elektronicznej zgodnie z wymaganiami prawnymi dotyczącymi okresu przechowywania dokumentów podatkowych.
- Bezpieczeństwo i autentyczność: Faktury elektroniczne w KSeF są zabezpieczone za pomocą odpowiednich mechanizmów bezpieczeństwa, aby zapewnić ich autentyczność i integralność w trakcie przesyłania oraz przechowywania.
Krajowy System e-Faktur wprowadził wiele ułatwień dla przedsiębiorców, eliminując konieczność ręcznego wystawiania i przechowywania faktur papierowych oraz usprawniając procesy księgowe i podatkowe. Jednocześnie zapewnia on większą kontrolę i przejrzystość dla organów podatkowych.
KSeF – zalety
Krajowy System e-Faktur (KSeF) w Polsce przynosi szereg korzyści dla przedsiębiorców, organów podatkowych oraz całego systemu gospodarczego. Oto kilka głównych zalet KSeF:
Ograniczenie biurokracji: KSeF eliminuje konieczność wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur w formie papierowej, co znacząco redukuje biurokrację związana z tradycyjnymi procesami fakturacji.
- Oszczędność czasu i kosztów: Elektroniczne przetwarzanie faktur w KSeF przyspiesza procesy księgowe i podatkowe, co pozwala przedsiębiorcom zaoszczędzić czas i koszty związane z tradycyjnymi metodami obsługi faktur.
- Poprawa środowiska: Eliminacja potrzeby drukowania faktur w formie papierowej przyczynia się do ochrony środowiska poprzez ograniczenie zużycia papieru i innych zasobów naturalnych.
- Poprawa kontroli podatkowej: KSeF umożliwia organom podatkowym skuteczną kontrolę i monitorowanie transakcji, co może pomóc w zwalczaniu oszustw podatkowych i unikania opodatkowania.
- Bezpieczeństwo i integralność danych: Elektroniczne faktury w KSeF są zabezpieczone za pomocą odpowiednich mechanizmów bezpieczeństwa, co zapewnia ich integralność i autentyczność w trakcie przesyłania i przechowywania.
- Łatwiejszy dostęp do danych: Elektroniczne przechowywanie faktur w KSeF ułatwia przedsiębiorcom szybki dostęp do danych oraz ich wyszukiwanie i analizę, co może być przydatne w zarządzaniu finansami firmy.
- Zgodność z przepisami prawa: Korzystanie z KSeF pozwala przedsiębiorcom zachować zgodność z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego, co redukuje ryzyko wystąpienia kar i sankcji podatkowych.
W sumie, Krajowy System e-Faktur przynosi wiele korzyści dla przedsiębiorstw i systemu podatkowego poprzez usprawnienie procesów, redukcję kosztów oraz poprawę kontroli i bezpieczeństwa danych.
KSeF – wady
Mimo licznych zalet, Krajowy System e-Faktur (KSeF) w Polsce może także wiązać się z pewnymi wadami i wyzwaniami. Oto kilka potencjalnych wad KSeF:
- Koszty implementacji: Wprowadzenie systemu e-faktur może wymagać inwestycji w odpowiednie oprogramowanie, szkolenia pracowników oraz dostosowanie procesów biznesowych, co może generować dodatkowe koszty dla przedsiębiorstw.
- Złożoność techniczna: Korzystanie z systemu e-faktur może być trudne dla niektórych przedsiębiorstw, zwłaszcza dla mniejszych firm, które mogą nie dysponować odpowiednimi zasobami technicznymi ani wiedzą, aby skutecznie obsługiwać elektroniczne faktury.
- Ryzyko cyberataków: Przechowywanie danych w formie elektronicznej w systemie KSeF niesie ze sobą ryzyko naruszenia bezpieczeństwa danych i cyberataków, co może prowadzić do kradzieży informacji oraz naruszenia prywatności i integralności danych.
- Konieczność dostosowania się: Przejście na elektroniczne faktury może wymagać czasu i wysiłku ze strony przedsiębiorstw, zwłaszcza jeśli dotychczasowe procesy fakturacji opierały się głównie na formie papierowej.
- Problemy z dostępnością internetu: W niektórych obszarach, zwłaszcza na terenach wiejskich lub w mniejszych miejscowościach, mogą występować problemy z dostępem do szybkiego i stabilnego internetu, co może utrudniać korzystanie z systemu e-faktur.
- Znaczne obciążenie dla systemów IT: Wprowadzenie KSeF może spowodować znaczne obciążenie dla systemów informatycznych przedsiębiorstw oraz organów podatkowych, zwłaszcza w okresie początkowej implementacji.
- Potencjalne bariery dla niektórych branż: W niektórych branżach, zwłaszcza tych o niższej świadomości technologicznej, przedsiębiorstwa mogą napotykać większe trudności w dostosowaniu się do elektronicznej fakturacji.
Mimo tych potencjalnych wad, większość tych wyzwań może być przezwyciężona poprzez odpowiednie przygotowanie, szkolenie pracowników oraz ścisłą współpracę pomiędzy przedsiębiorstwami a organami regulacyjnymi.
Klikając w powyższy link przeczytacie wszystkie artykuły, jakie opublikowaliśmy w związku z Krajowym Systemem e-Faktur. Jak widać, jest to temat, który śledzimy od bardzo dawna. W związku z tym postanowiliśmy sprawdzić, który z dostawców oprogramowania jest najlepiej przygotowany na KSeF. Przedstawiamy ranking programów gotowych na Krajowy System e-Faktur, uwzględniając przy tym opcje, jakie oferuje przy fakturowaniu.
Ranking programów gotowych na KSeF
1.Faktura.pl
Jest to program skrojony zarówno pod potrzeby JDG, jak i MŚP. Już od 2023 roku program jest zintegrowany z KSeF i zgodny z obowiązującymi przepisami. Same połączenie konta aplikacji z platformą Ministerstwa trwa niecałą minutę. Z instrukcją możecie się zapoznać TUTAJ. Można to zrobić na dwa sposoby: przez podpis kwalifikowany i przy użyciu Tokena. Jak możecie zauważyć w instrukcji, cała operacja to zaledwie kilka kroków, dzięki czemu cała integracja przebiega bezboleśnie. Faktura.pl ma również rozwiązanie nie tylko dla Jednoosobowej Działalności Gospodarczej, ale też i dla Biur Rachunkowych i ich klientów. Eksperci Faktura.pl proponują spotkania z każdym z biur, przygotowujące na wejście Krajowego Systemu e-Faktur. Na spotkanie można się umówić przez stronę przygotowaną specjalnie pod ten program, którą znajdziecie klikając w poniższy przycisk. Tam też znajdziecie szczegóły oferty przygotowanej dla biur.
Niewątpliwą zaletą tego programu jest to, że możemy go przetestować przez pierwszy miesiąc za darmo. Przez ten czas możemy sprawdzić takie funkcje, jak:
- Faktury cykliczne, dzięki którym nie będziesz zmuszony co miesiąc wystawiać tych samych faktur,
- Wysyłka e-mail z dokumentami i SMS z przypomnieniem do klienta,
- Generowanie plików księgowych i JPK za pomocą dosłownie kilku kliknięć,
- Możliwość integracji z KSeF, biurem księgowym oraz Allegro.
Aplikacja ma również dostępny abonament z samodzielną księgowością lub księgowością z ekspertem.
Najlepiej jednak samemu sprawdzić, czy ten program pasuje Twoim preferencjom i czy dobrze się w nim czujesz. Na szczęście, tak jak wspominaliśmy, pierwszy miesiąc jest za darmo, więc można to zrobić bez ponoszenia żadnych kosztów.
2. inFakt
Ten program jest płatny, a cena usługi uzależniona jest od miesięcznej liczby wystawianych faktur. InFakt jest zintegrowany z KSeF, zapewniając przy tym proste e-fakturowanie. Integracja z KSeF z poziomu Jednoosobowej Działalności Gospodarczej jest – tak jak w przypadku Faktura.pl – możliwa na dwa sposoby. Za pomocą sposobu podpisu kwalifikowanego i za pomocą Tokena.
Jak wyglądają inne funkcje inFakt?
Program do fakturowania inFakt jest prosty w obsłudze, w miarę intuicyjny. Kto może skorzystać z platformy? Każdy przedsiębiorca. Program obsługuje wszystkie rodzaje działalności gospodarczej, zarówno firmy jednoosobowe, jak i spółki. Pozwala wystawiać różne typy faktur, m.in. fakturę VAT oraz fakturę proformę. Rekomendujemy tę platformę na drugiej pozycji, właśnie ze względu na kompleksowe podejście i uwzględnienie potrzeb właścicieli różnych rodzajów firm.
Dodatkowym atutem programu jest to, że można w nim też zapisywać swoich kontrahentów, a także sprzedawane towary bądź świadczone usługi. Dzięki temu, w przypadku faktur cyklicznych nie trzeba za każdym razem wprowadzać tych samych danych. W przypadku przedsiębiorców zatrudniających pracowników przydatną opcją jest zaś dodawanie współpracowników.
Wadą platformy inFakt jest to, że tłumaczenie faktur możliwe jest tylko na język angielski. Większość innych programów zapewnia tłumaczenia na co najmniej kilka języków obcych.
3. FakturaXL
Rozbudowane funkcje aplikacji czynią ją idealnym rozwiązaniem zarówno dla małych, jak i większych firm. Jednocześnie program jest prosty w obsłudze, dzięki czemu nawet początkujący przedsiębiorcy świetnie poradzą sobie z samodzielnym prowadzeniem księgowości. FakturaXL zapewnia też możliwość integracji z KSeF. Można to zrobić w przeciwieństwie do powyższych aplikacji na 3 sposoby – oprócz autoryzacji własnym podpisem kwalifikowanym i tokenem autoryzacyjnym – można skorzystać z autoryzacji Profilem Zaufanym. Integracja jest podobna do tej, którą można zauważyć w aplikacjach powyżej, ale niestety jest to mniej czytelne. Przedsiębiorca może przesyłać faktury do systemu albo ręcznie, albo ustawić opcję ich automatycznego wysyłania.
FakturaXL.pl. umożliwia sprawne wystawianie faktur oraz zarządzanie magazynem. Co ważne, narzędzie to przeznaczone jest także dla zawodowych księgowych. Umieszczamy ten program na trzeciej pozycji z uwagi funkcje pozwalające zautomatyzować procesy zarządzania firmą oraz prostą obsługę.
Program wyróżnia się bogatą funkcjonalnością, jednak dla niektórych przedsiębiorców może być to nieco przytłaczające. Ponadto użytkowników może zniechęcać system rabatowy platformy. Na zniżkę w płatnościach można liczyć wyłącznie przy wykupieniu rocznego abonamentu.
4. Comarch ERP XT
Dużą zaletą programu Comarch ERP XT są jego częste aktualizacje. Dzięki temu jest dostosowany do obowiązujących regulacji prawnych. Program jest kompatybilny z innymi produktami Comarch, dzięki czemu w jednym miejscu można skompletować narzędzia, aby założyć na przykład sklep internetowy. Ponadto platforma jest zintegrowana z KSeF i zapewnia szybką wysyłkę faktur do systemu. W Comarch masz możliwość przesyłania faktur do Krajowego Systemu e-Faktur zarówno na środowisko testowe, jak i na środowisko produkcyjne. Do 31 marca była możliwość skorzystania z bezpłatnego okresu próbnego komunikacji z KSeF. Teraz niestety trzeba użyć płatnego. Sprawdzalismy integracje z Krajowym Systemie e-Faktur w aplikacji Comarch ERP Optima. Proces składa się z kilkunastu kroków i gdyby nie filmiki instruktażowe, to ciężko byłoby nam zrealizować integracje. Trzeba jednak na plus dodać, że video-poradniki spełniają swoją funkcje i dzięki temu można zrealizować integrację.
Poza tym to prosta w obsłudze i przyjazna użytkownikom aplikacja, zapewniająca kompleksowe wsparcie księgowe. Cenimy sobie proste, a jednocześnie skuteczne rozwiązania, dlatego platformę Comarch ERP XT umieściliśmy na czwartym miejscu naszego rankingu.
Narzędzie pozwala na bardzo szybkie wystawianie wszystkich rodzajów faktur w dowolnej walucie. Wygenerowany dokument można następnie przesłać drogą elektroniczną do kontrahenta lub księgowego. Dużym plusem tego programu jest też zapewnienie dostępu do magazynu. Z jego pomocą przedsiębiorca może w sposób automatyczny przeprowadzić inwentaryzację lub remanent. Może też kontrolować stany magazynowe.
Minusem jest to, że dla mikroprzedsębiorców samodzielnie prowadzących księgowość, program może wydawać się dość złożony. Wynika to z dużej ilości funkcji, które nie są przydatne dla wszystkich właścicieli firm. Co więcej, przy korzystaniu z najbardziej rozbudowanej wersji programu, trzeba liczyć się z wyższą ceną.
Cena za korzystanie z programu Comarch ERP XT uzależniona jest od rodzaju pakietu. Najprostsza wersja aplikacji umożliwiająca fakturowanie kosztuje 17 zł miesięcznie. Najdroższy jest pakiet zapewniający możliwość samodzielnego księgowania, a jego cena wynosi 115 zł.
5. Firmino
Firmino zapewnia możliwość wystawiania każdego rodzaju faktury, przy czym sumy na nich zawarte wyliczane są w sposób automatyczny. Program dodatkowo ma funkcję przypominania kontrahentom o zaległych płatnościach. Dostępna jest też opcja zmiany waluty. W sekcji zadań można zaś ustawić przypomnienia o ważnych rzeczach do zrobienia. Firmino jest zintegrowany z KSeF i zapewnia automatyczną wysyłkę dokumentów do systemu. Można to jednak zrobić tylko przez token KSeF, co nie każdemu przedsiębiorcy może odpowiadać. Widać jednak jaki jest status wysyłki do platformy stworzonej przez Ministerstwo Finansów. Tak samo przejrzyście podany jest numer KSeF, który można skopiować.
Firmino to narzędzie o dość rozbudowanej strukturze. Osoby mające odpowiednie doświadczenie mogą nawet z jego pomocą samodzielnie księgować. Doceniamy tę platformę ze względu na rozbudowaną funkcjonalność, jednak dla małych przedsiębiorców może okazać się to zbyt złożony system.
Opcja samodzielnego księgowania dla niektórych może być użyteczną funkcją, ale trzeba pamiętać, że jest to dość ryzykowne. Dlatego wadą programu jest to, korzystając z tej opcji należy zachować szczególną ostrożność i liczyć się konwencjami ewentualnej pomyłki.
Standardowy pakiet kosztuje 20,99 zł miesięcznie, a najbardziej rozbudowana wersja Pro Plus 59,99 zł. Narzędzie można bezpłatnie testować przez 30 dni.
6. Bizin
W programie Bizin można tworzyć oferty i zamówienia oraz wgrywać dokumenty kosztowe z zastosowaniem metody OCR. Ponadto jest to program, który dostarcza wielu skutecznych narzędzi ułatwiających prowadzenie działalności i procesy zarządzania firmą. Pozwala m.in. na integrację z platformą e-commerce, z bankami oraz drukarkami. Platforma jest zintegrowana z KSeF. Można z nią jedynie się połączyć przez Token, co może być niezrozumiałe dla użytkowników. Lepiej mieć dwa rozwiązania, żeby użytkownik miał do wyboru drogę, która mu bardziej odpowiada.
Poza tym aplikacja umożliwia generowanie różnych rodzajów faktur, które można następnie wydrukować lub wysłać bezpośrednio do kontrahenta drogą elektroniczną. Dokumenty można wystawiać w różnych językach.
Minusem programu jest nieco ograniczona ilość funkcji, przez co właściciele bardziej rozbudowanych działalności mogą nie być usatysfakcjonowani z korzystania z niego. Wadą Bizin jest też to, że użytkownicy nie mogą zapisywać produktów bez korzystania z funkcji magazynu.
Pakiet Standard, z większą ilością funkcji dostępny jest za 11 zł miesięcznie, a pakiet Premium, z dostępem do wszystkich opcji, kosztuje 16 zł za miesiąc.
7. Fakturownia
Fakturowania umożliwia monitorowanie zaległych płatności. Opcja ta bardzo dobrze sprawdza się w przypadku przedsiębiorców, którzy wystawiają większą ilość faktur. W programie można generować różne rodzaje faktur, w tym faktury VAT, pro forma, a także dokonywać korekt. Platforma jest zintegrowana z KSeF. Jednak w przypadku tej aplikacji proces integracji aplikacji z Krajowym Systemem e-Faktur jest bardziej uciążliwy, ponieważ polega na przesyłaniu każdej faktury pojedynczo na platformę ministerstwa po wyjściu z aplikacji. Jest to o tyle gorsze rozwiązanie, ponieważ w programach wymienionych wyżej można to zrobić z poziomu aplikacji. Tu natomiast należy wypełnić od 17 do 20 pól na fakturze. Później trzeba wszystkie faktury ściągnąć na dysk, a później z dysku wgrać je na stronę przygotowaną przez Ministerstwo Finansów.
Fakturownia to – oprócz przesyłania dokumentów do KSeF – bardzo proste w obsłudze narzędzie, ułatwiające prowadzenie księgowości. Poza samą opcją wystawiania faktur program ma też funkcję generowania raportów sprzedażowych za wskazany przez przedsiębiorcę okres. To doskonały sposób, aby dokładniej przyjrzeć się swoim finansom i nadzorować sprzedaż. Doceniliśmy tę platformę za dodatkowe funkcje, takie jak integracja z systemami płatności czy sprzedaży internetowej.
Wadą jest dość wysoka cena za najbardziej rozbudowany pakiet. Mniejszych przedsiębiorców może też zniechęcać zbyt duża ilość funkcji.
Program Fakturownia dostępny jest w następujących cenach: najprostszy pakiet kosztuje 8,99 zł miesięcznie, a ten z największą ilością udostępnianych funkcji – 59,99 zł.
8. In Taxo
Platforma jest bardzo prosta w obsłudze, a moduł magazynowy usprawnia procesy sprzedażowe i produkcyjne. Pozwala też kontrolować stany magazynowe. Udogodnieniem jest też funkcja pobierania danych z GUS, dzięki której nie trzeba ręcznie wpisywać danych kontrahentów. Program umożliwia integrację z KSeF i szybkie przesyłanie faktur do systemu, ale nie w pełni, co uzasadniono przesunięciem terminu. Zapewniono nas, że pełna integracja będzie dostępna we wskazanym przez Ministerstwo Finansów terminie.
Poza możliwością wystawiania różnych rodzajów faktur narzędzie oferuje księgowość internetową z KPiR, rejestr VAT, deklaracje PIT oraz VAT-7, a także narzędzie do zarządzania magazynem.
Minusem programu jest słabo rozbudowana funkcja magazynu. Na niekorzyść platformy przemawia również to, że choć oferuje ona dodatkowo wsparcie profesjonalnych księgowych, to ich ilość jest mocno ograniczona.
Pakiet obejmujący samo fakturowanie kosztuje 15 zł miesięcznie. Natomiast pakiet obejmujący księgowość kosztuje 35 zł miesięcznie.
9. Taxon
Aplikacja pozwala wystawić różne rodzaje faktur, które można następnie przesłać bezpośrednio do kontrahenta. Program pozwala przyśpieszyć proces fakturowania i ogranicza do minimum ilość niezbędnych do wykonania czynności. Dodatkowo można skorzystać ze wsparcia księgowego, który zadba o poprawny obieg dokumentów kosztowych i opłacanie należnych składek i podatków. Program nie jest zintegrowany z KSeF. Zapytaliśmy przedstawicieli, czy integracja jest możliwa w przyszłości i dostaliśmy taką odpowiedź:
Pracujemy nad taką integracją i wycofaliśmy opcję KSeF z racji audytów rozwiązania w Ministerstwie Finansów. Obecnie czekamy na wynik audytów i wówczas wypuścimy kolejną wersję.
Taxon zapewnia bardzo szybkie generowanie dokumentów sprzedażowych, co pozwala oszczędzić dużo czasu. Proces obsługi jest bardzo prosty, przy czym wszystkie najważniejsze dane są uzupełniane automatycznie. Platformę umieszczamy na dziewiątym miejscu z uwagi na dość ubogą funkcjonalność w porównaniu z innymi programami oraz brakiem integracji z KSeF. W przypadku mniejszych przedsiębiorców, poszukujących najprostszych rozwiązań może się to okazać jednak zaletą.
Cena za korzystanie z programu zależy od ilości wystawianych faktur. Pakiet do 40 faktur kosztuje 8 zł miesięcznie, a powyżej 40 – 18 zł. Za pakiet z pełną obsługą księgową trzeba już zapłacić 250 zł
10. Firmao
Wadą platformy jest na chwilę obecną brak informacji o integracji z KSeF. Zapytaliśmy się przedstawicieli firmy pytanie, czy program będzie dostosowany, na co uzyskaliśmy odpowiedź:
W momencie wprowadzenia obowiązku obsługi KSeF system będzie odpowiednio przygotowany. Dostęp do tej funkcji w systemie zostanie wprowadzony wcześniej, aby mogli Państwo odpowiednio przetestować jej działanie.
To jednak nie powinno uspokoić aktualnych użytkowników platformy.
Firmao to narzędzie, które dostarcza wszystkich niezbędnych funkcji, aby samodzielnie wystawiać faktury. Jedną z nich jest na przykład szybkie uzupełnianie danych, co doskonale sprawdza się w przypadku faktur cyklicznych. To właśnie rozbudowana funkcjonalność sprawia, że umieściliśmy program na ostatniej pozycji. Nie sprawdzi się ona bowiem w przypadku wszystkich przedsiębiorców.
W programie Firmao można wystawiać różne rodzaje dokumentów sprzedażowych, w tym standardowe faktury, korekty, a także faktury VAT marża. Narzędzie ma wiele dodatkowych opcji, które są pomocne w zarządzaniu firmowymi finansami. Można w nim tworzyć na przykład wykresy Gantta, ułatwiające zarządzanie projektami. Będzie to zatem dobre rozwiązanie dla przedsiębiorców, którzy poszukują kompleksowego wsparcia w obszarze księgowo-finansowym. Program zapewnia też możliwość integracji ze sklepem internetowym oraz narzędziami typu kalendarz Google.
Koszt korzystania z programu nie należy do najniższych, w porównaniu z innymi narzędziami księgowymi. Cena najprostszego pakietu Standard wynosi 49 zł miesięcznie. Za dostęp do wszystkich funkcji programu trzeba już zapłacić 199 zł miesięcznie. Przez 14 dni można go jednak przetestować bezpłatnie. Minusem programu jest wysoka cena pełnego pakietu. Ponadto Firmao tworzy dość rozbudowany system, dlatego może być nieprzyjazny dla przedsiębiorców poszukujących jedynie narzędzia do szybkiego wystawiania faktur.
KSeF – FAQ
W Polsce Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest obowiązkowy dla szerokiego zakresu podmiotów gospodarczych, w szczególności dla podatników podatku od towarów i usług (VAT). Poniżej przedstawiam główne grupy podmiotów, dla których KSeF jest obowiązkowy:
-
Podatnicy VAT: Wszyscy podatnicy VAT, którzy przekraczają określone progi obrotu (zgodnie z przepisami prawa), są zobowiązani do elektronicznego wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur za pośrednictwem KSeF.
-
Inne podmioty: Oprócz podatników VAT, KSeF może być obowiązkowy również dla innych podmiotów, np. jednostek sektora publicznego, instytucji finansowych, dostawców usług telekomunikacyjnych itp., w zależności od określonych wymagań ustawowych lub decyzji organów regulacyjnych.
-
Podmioty korzystające z KSeF dobrowolnie: Nawet jeśli nie jest to dla nich obowiązkowe, wiele firm i przedsiębiorstw decyduje się korzystać z KSeF dobrowolnie ze względu na liczne korzyści związane z elektroniczną fakturacją.
-
Kontrahenci instytucji publicznych: W niektórych przypadkach instytucje publiczne mogą wymagać od swoich kontrahentów korzystania z KSeF do wystawiania faktur w celu ułatwienia procesów księgowych i administracyjnych.
Warto zauważyć, że obowiązek korzystania z KSeF może być uzależniony od wielu czynników, takich jak rodzaj działalności, wielkość przedsiębiorstwa, status podatkowy itp. Dlatego ważne jest, aby przedsiębiorcy regularnie sprawdzali obowiązujące przepisy podatkowe i zgodnie z nimi dostosowywali swoje procedury fakturowania.
Krajowy System e-Faktur (KSeF) w Polsce zostanie zaprojektowany i wdrożony z myślą o zapewnieniu odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa danych elektronicznych, w tym faktur. Obejmie on szereg środków bezpieczeństwa, mających na celu ochronę poufności, integralności i dostępności danych. Oto kilka kluczowych aspektów, które wpływają na bezpieczeństwo KSeF:
-
Szyfrowanie danych: Wszystkie dane przesyłane i przechowywane w KSeF są zabezpieczone za pomocą zaawansowanych mechanizmów szyfrowania, co zapewnia poufność informacji i chroni je przed nieautoryzowanym dostępem.
-
Autentykacja użytkowników: System KSeF wymaga autentykacji użytkowników przed uzyskaniem dostępu do danych, co ogranicza ryzyko nieuprawnionego dostępu.
-
Certyfikaty bezpieczeństwa: Podmioty korzystające z KSeF są zobowiązane do korzystania z certyfikatów bezpieczeństwa, które potwierdzają ich tożsamość i autentyczność, co dodatkowo zwiększa bezpieczeństwo systemu.
-
Audyty i kontrole dostępu: System KSeF zawiera mechanizmy audytowe, które rejestrują działania użytkowników, a także kontrolują i monitorują dostęp do danych, co umożliwia szybkie wykrycie i reakcję na ewentualne zagrożenia.
-
Zabezpieczenia przed atakami cybernetycznymi: KSeF stosuje środki bezpieczeństwa, takie jak zapory ogniowe, systemy wykrywania intruzów i ochrona przed złośliwym oprogramowaniem, aby chronić system przed atakami cybernetycznymi.
-
Zgodność z przepisami prawa: System KSeF jest zgodny z obowiązującymi przepisami prawa dotyczącymi ochrony danych osobowych i bezpieczeństwa informacji, co dodatkowo zwiększa zaufanie do jego bezpieczeństwa.
Należy jednak pamiętać, że żaden system nie jest całkowicie odporny na ryzyko, dlatego ważne jest, aby podmioty korzystające z KSeF przestrzegały najlepszych praktyk bezpieczeństwa, regularnie aktualizowały swoje oprogramowanie i podejmowały środki ostrożności w celu minimalizacji ryzyka wystąpienia incydentów bezpieczeństwa.
Krajowy System e-Faktur (KSeF) w Polsce narzuca określone wymagania techniczne, które muszą zostać spełnione przez podmioty korzystające z systemu. Poniżej przedstawiamy podstawowe wymagania techniczne w KSeF:
-
Bezpieczne łącze internetowe: Aby korzystać z KSeF, podmioty muszą mieć dostęp do stabilnego i bezpiecznego łącza internetowego, które umożliwi bezpieczną wymianę danych z systemem.
-
Certyfikat bezpieczeństwa: Wszystkie podmioty korzystające z KSeF muszą posiadać ważny certyfikat bezpieczeństwa, który potwierdza ich tożsamość i autentyczność w systemie.
-
Oprogramowanie zgodne z KSeF: Podmioty muszą korzystać z oprogramowania, które jest zgodne z wymaganiami technicznymi KSeF, co obejmuje standardy formatu elektronicznych faktur oraz protokoły komunikacyjne.
-
Ochrona danych osobowych: Podmioty korzystające z KSeF muszą zapewnić odpowiednią ochronę danych osobowych, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa dotyczącymi ochrony danych osobowych, w tym RODO (Rozporządzenie Ogólne o Ochronie Danych Osobowych).
-
Zapewnienie ciągłości działania: Konieczne jest zapewnienie odpowiednich środków bezpieczeństwa, aby zapewnić ciągłość działania systemu KSeF oraz ochronę przed awariami i utratą danych.
Spełnienie tych wymagań technicznych jest kluczowe dla skutecznego korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur oraz zapewnienia bezpieczeństwa i zgodności z obowiązującymi przepisami prawa.
W przypadku naruszenia obowiązków związanych z korzystaniem z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) mogą być stosowane sankcje, które będą określone w przepisach prawa podatkowego. Organ nadzoru podatkowego może nałożyć karę finansową na podmioty, które naruszają obowiązki związane z KSeF, w zależności od rodzaju naruszenia i jego skutków.
Warto zauważyć, że skutki naruszeń związanych z KSeF mogą być różne w zależności od charakteru i skali naruszenia, a także od decyzji organu podatkowego lub sądu administracyjnego. Dlatego ważne jest, aby podmioty korzystające z KSeF przestrzegały obowiązujących przepisów i procedur, aby uniknąć ewentualnych sankcji.
W przypadku Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) w Polsce, obce waluty również mogą być stosowane w fakturach elektronicznych, jednak istnieją określone wymagania i procedury związane z ich obsługą. Oto kilka kluczowych informacji na temat obsługi obcych walut w KSeF:
-
Wymóg przeliczenia na PLN: Zgodnie z polskimi przepisami podatkowymi, wszystkie transakcje podlegające podatku VAT muszą być wyrażone w polskiej walucie (PLN). Dlatego też, jeśli faktura jest wystawiana w obcej walucie, wymagane jest przeliczenie kwoty na PLN według kursu walutowego ustalonego przez NBP (Narodowy Bank Polski) na dzień wystawienia faktury lub innego ustalonego przez ustawodawcę.
-
Informacje dotyczące waluty: Faktura wystawiona w obcej walucie musi zawierać informacje dotyczące użytej waluty, kursu wymiany oraz kwoty przeliczonej na PLN. Wszystkie te informacje muszą być zgodne z obowiązującymi przepisami i standardami formatu faktur elektronicznych.
-
Dostosowanie oprogramowania: Podmioty korzystające z KSeF muszą mieć odpowiednie oprogramowanie, które umożliwia obsługę obcych walut i prawidłowe przeliczanie kwot na PLN zgodnie z ustalonymi kursami walutowymi.
-
Zgodność z wymaganiami prawnymi: Wszelkie transakcje i dokumentacja, w tym faktury w obcych walutach, muszą być zgodne z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego oraz standardami KSeF.
-
Raportowanie i deklaracje podatkowe: Kwoty podatkowe muszą być raportowane i deklarowane w polskiej walucie (PLN), dlatego też podmioty korzystające z KSeF muszą zapewnić, że ich systemy księgowe są zdolne do prawidłowego przeliczania i raportowania podatków z transakcji w obcych walutach.
