Korzystanie z programu dla biura rachunkowego ma wiele zalet, które mogą znacząco poprawić efektywność i jakość pracy. Programy księgowe automatyzują wiele rutynowych zadań, takich jak księgowanie dokumentów, obliczanie podatków czy generowanie raportów finansowych. Dzięki temu można zaoszczędzić wiele godzin pracy, które można przeznaczyć na inne, bardziej złożone zadania. Możesz ten czas poświęcić również na obsługę nowych klientów.
Spis Treści
Najlepszy program
dla biur rachunkowych
Automatyczne księgowanie
Program zintegrowany z KSeF
TOP 4 najlepszych programów dla biur rachunkowych
1. Faktura.pl
Faktura.pl to jeden z najstarszych programów do fakturowania na polskim rynku. Dziś ta aplikacja postanowiła przy pomocy specjalistów pomóc biurom rachunkowym we wdrożeniu swoich rozwiązań. Jest to odpowiedź na potrzeby biur w związku ze zbliżającym się Krajowym Systemem e-Faktur.
Faktura.pl zapewnia, że od początku do końca pomoże we wdrożeniu nowych rozwiązań w Twoim biurze, będąc na każdym etapie integracji. Ponadto warto zwrócić uwagę na intuicyjny interfejs, który jest przejrzysty dla każdego z użytkowników. Program jest zgodny z obowiązującymi przepisami oraz posiada wszystkie niezbędne zabezpieczenia.
To program, który jest odpowiedzią na potrzeby małego biura rachunkowego. Należy podkreślić również, że program nie działa offline i do jego obsługi jest potrzebne łącze internetowe.
Cechy Faktura.pl:
- Oprogramowanie do odbierania dokumentów od klientów Twojego biura,
- Księgowanie i eksport dokumentów,
- Księgowanie i fakturowanie bez ingerencji Twoich pracowników (automatyzacja procesów),
- Program zintegrowany z Krajowym Systemem e-Faktur,
- Komunikację przez infolinię i mail z klientami,
- Monitorowanie limitów
- Rekomendowany dla biur preferujących proste i przejrzyste rozwiązania.
2. Comarch ERP Optima
Comarch ERP Optima to zaawansowane oprogramowanie ERP wykorzystywane przez firmy do zarządzania działalności. Jest on również wykorzystywany przez biura rachunkowe. Comarch regularnie aktualizuje swoje oprogramowanie, wprowadzając nowe funkcje i poprawki. Firma oferuje także wsparcie techniczne, co zapewnia użytkownikom pomoc w przypadku problemów. Program również zapewnia wysoki poziom bezpieczeństwa danych, co jest kluczowe dla ochrony informacji firmowych i osobowych.
Dla niektórych małych biur koszt zakupu licencji oraz utrzymania systemu może być wysoki. Istnieją również dodatkowe opłaty za moduły i wsparcie techniczne. Gdyby ten ranking dotyczył programów dla dużych biur rachunkowych, to Comarch ERP Optima zająłby pierwsze miejsce. To jednak program dla małych biur, więc warto mierzyć siły na zamiary. Trzeba również dodać, że pomimo intuicyjnego interfejsu, pełne wykorzystanie wszystkich funkcji może wymagać zaawansowanej wiedzy i dodatkowych szkoleń. System może mieć wysokie wymagania sprzętowe, co oznacza konieczność inwestycji w odpowiednią infrastrukturę IT. Proces wdrożenia systemu ERP może być czasochłonny i wymagać znacznych zasobów ludzkich oraz technicznych, co na końcu generuje dodatkowe koszty.
Cechy Comarch ERP Optima:
- Zgodny z obowiązującymi przepisami,
- Wysokie bezpieczeństwo danych,
- Intuicyjny interfejs
- Rekomendowany dla biur rachunkowych posiadających duże firmy i ponad 100 klientów.
3. Enova365
Enova365 to system ERP, który jest przyjazny dla użytkownika, co ułatwia naukę i codzienną obsługę. W księgowości bardzo przydatne są automatyzacje wielu rutynowych zadań, co zwiększa efektywność pracy i redukuje ryzyko błędów. Program łatwo integruje się z innymi systemami i warto wspomnieć, że dla księgowości istotne są integracje z takimi programami, jak Outlook i z Jednolitym Plikiem Kontrolnym. Wsparcie techniczne i obsługa klienta jest dostępna w dni robocze od godziny 8:00 do 16:30.
Przy biurze rachunkowym na początku rozwoju cena i utrzymanie programu może być za wysoka. Warto sprawdzić podstawowe moduły przez 14-dniowy okres próbny. Wówczas sam ocenisz, czy potrzebom Twojego biura potrzeba więcej. Jeżeli jednak chcesz poznać cennik usług, musisz najpierw wypełnić kwestionariusz. Chociaż integracja jest jedną z zalet, niekiedy mogą pojawić się problemy z integracją z niektórymi specyficznymi systemami lub narzędziami używanymi w firmie. System może mieć wysokie wymagania sprzętowe, co oznacza konieczność inwestycji w odpowiednią infrastrukturę IT.
Enova365 jest programem, który dobrze sprawdziłby się w dużym biurze rachunkowym, które potrzebuje dużo funkcji do zaspokojenia potrzeb swoich klientów. Przy mniejszych zasobach ten program jest również użyteczny, ale najpierw warto zapoznać się z cennikiem, który nie jest transparentny i należy najpierw wypełnić dane Twojej firmy, żeby go uzyskać.
Cechy Enova365:
- Automatyzacja procesów księgowych,
- Integracja z Outlook i JPK,
- 14-dniowy okres próbny.
4. Symfonia
Symfonia to program, który jest dedykowany m.in. biurom rachunkowym, oferujący szeroki zakres modułów, takich jak księgowość, kadry i płace, handel, magazyn, CRM, i zarządzanie produkcją, które można dostosować do specyficznych potrzeb firmy. Czy jego funkcjonalność znacznie odciąży biuro rachunkowe w jego codziennych zadaniach?
Symfonia jest dostosowana do polskiego systemu prawnego i finansowego, co jest dużym atutem dla firm działających na rynku krajowym. Producent regularnie aktualizuje oprogramowanie. Program posiada szereg automatyzacji, a generowanie plików JPK i obieg dokumentów przebiega sprawnie i nie zajmuje dużo czasu. Do zalet można też zaliczyć liczne zabezpieczenia i szyfrowanie danych, jak i bezproblemowe wdrożenie systemu w biurze.
Do wad na pewno należy zaliczyć brak okresu próbnego, przez co nie jesteśmy w stanie bezpłatnie użyć wachlarza możliwości programu. W porównaniu do bardziej zaawansowanych systemów ERP, Symfonia może mieć pewne przestarzałe rozwiązania – program wymusza dobrą znajomość systemu Windows. To może rodzić pewne utrudnienia dla pracowników, którzy będą obsługiwać ten program.
Symfonia ma rozbudowany moduł księgowy, który powinien odpowiadać potrzebom małego biura rachunkowego. Jednak nieintuicyjny interfejs powoduje, że program może być trudny w obsłudze dla Twoich pracowników.
Cechy Symfonia:
- Szeroki zakres modułów: kadry i płace, handel, magazyn, CRM, zarządzanie produkcją
- Zgodny z obowiązującymi przepisami,
- Automatyzacja procesów księgowych.
Dlaczego warto skorzystać z programu dla biura rachunkowego?
Ręczne prowadzenie księgowości zwiększa ryzyko popełnienia błędów. Programy księgowe eliminują wiele z tych błędów, zapewniając dokładniejsze obliczenia i zmniejszając ryzyko pomyłek. Programy księgowe umożliwiają przechowywanie wszystkich dokumentów w formie elektronicznej, co ułatwia ich organizację i szybkie znalezienie w razie potrzeby. Ponadto, wiele z tych programów oferuje integrację z systemami do skanowania dokumentów, co jeszcze bardziej usprawnia zarządzanie dokumentacją. Programy księgowe są na bieżąco aktualizowane, aby uwzględniać najnowsze zmiany w przepisach podatkowych i rachunkowych. Dzięki temu biuro rachunkowe może mieć pewność, że działa zgodnie z obowiązującymi przepisami, co zmniejsza ryzyko nałożenia kar.
Wiele programów księgowych oferuje funkcje, które ułatwiają komunikację z klientami, takie jak generowanie raportów finansowych, faktur czy przypomnień o terminach płatności. Dzięki temu biuro rachunkowe może lepiej służyć swoim klientom i zwiększyć ich zadowolenie. Taki program może również zwiększyć zadowolenie pracowników, którzy na urlopie często są zmuszeni do kontaktów z klientem.
Czytaj więcej: Problemy z urlopami księgowych? Jak nowoczesne narzędzia pomagają uniknąć zatorów w biurach rachunkowych
Programy księgowe oferują zaawansowane funkcje raportowania i analizy, które umożliwiają generowanie różnych raportów finansowych i analizowanie wyników finansowych. To pomaga w podejmowaniu lepszych decyzji biznesowych. Profesjonalne programy księgowe oferują zaawansowane funkcje bezpieczeństwa, takie jak szyfrowanie danych, regularne kopie zapasowe i kontrola dostępu, co pomaga chronić wrażliwe informacje finansowe przed nieautoryzowanym dostępem. Chociaż zakup i utrzymanie programu księgowego wiąże się z kosztami, to długoterminowe korzyści w postaci oszczędności czasu, poprawy dokładności i lepszego zarządzania mogą przeważyć nad początkowymi inwestycjami.
Najlepszy program dla biura rachunkowego. Jaki program wybrać? – Wrzesień 2024.
Wybór odpowiedniego programu dla małego biura rachunkowego zależy od kilku kluczowych czynników, takich jak specyfika działalności, liczba klientów, zakres świadczonych usług oraz budżet.
Kryteria wyboru, jakimi należy się kierować przy wyborze odpowiedniego programu dla małego biura rachunkowego są różne. Sprawdź zakres funkcji: Upewnij się, że program oferuje wszystkie potrzebne moduły, takie jak księgowość, kadry i płace, fakturowanie, magazyn itp. Czy program jest łatwy w obsłudze? Program powinien być intuicyjny i łatwy w obsłudze, szczególnie jeśli biuro ma niewielkie doświadczenie z zaawansowanym oprogramowaniem. Istotne jest również wsparcie techniczne. Wybierz program, który oferuje dobre wsparcie techniczne i regularne aktualizacje. Oczywiście dla małego biura rachunkowego istotne są koszty. Przeanalizuj całkowity koszt, w tym licencje, opłaty za aktualizacje i wsparcie techniczne. W dzisiejszych czasach bardzo ważna jest dostępność online. Jeśli zależy Ci na mobilności i pracy z różnych miejsc, rozważ programy dostępne w chmurze.
Przy wyborze warto również skonsultować się z innymi biurami rachunkowymi lub przeczytać rankingi takie jak ten, aby lepiej zrozumieć, które rozwiązanie najlepiej spełni Twoje potrzeby.
Jakie cechy ma dobry program dla biura rachunkowego?
Zwróć uwagę na cechy, jakie powinien mieć dobry program dla małego biura rachunkowego. One są kluczowe dla jego efektywności i jakości świadczonych usług.
Dobry program dla biur rachunkowych musi mieć intuicyjny interfejs użytkownika, czyli musi być łatwy w obsłudze. Intuicyjny interfejs pomoże pracownikom szybko i sprawnie wykonywać swoje obowiązki. Z tym związana jest również przejrzysta nawigacja. Jasna i logiczna struktura menu oraz czytelne układy ekranów ułatwiają korzystanie z programu.
Kolejną cechą jest kompleksowość funkcji. Dobrze by było, żeby program dla małego biura rachunkowego miał np. pełną księgowość. Obsługa księgi głównej, rejestrów VAT, ewidencji środków trwałych i amortyzacji. Zwróć uwagę też na funkcje pomagające obsłużyć kadry i płace. Moduły do obsługi kadr, płac, rozliczania składek ZUS, PIT i innych obowiązków pracowniczych. Najważniejszą cechą, o której nie warto zapominać to fakturowanie, czyli generowanie faktur VAT, pro forma, korekt i innych dokumentów sprzedaży. Warto zwrócić uwagę również na magazyn – zarządzanie stanami magazynowymi, przyjęciami, wydaniami i inwentaryzacją.
Dostosowanie do przepisów prawnych to kluczowa funkcja, o której możesz zapomnieć, mimo, że nie powinieneś tego robić. Zwróć uwagę na aktualizacje prawne. Program powinien być regularnie aktualizowany, aby spełniał najnowsze wymogi prawne i podatkowe. Procesy winny być zautomatyzowane zgodnie z przepisami. Tu mamy na myśli głównie automatyczne generowanie deklaracji VAT, PIT, CIT, JPK i innych dokumentów zgodnych z obowiązującymi przepisami.
Równie istotne jest również bezpieczeństwo danych. Ochrona danych to powinien być cel nadrzędny każdego biura, czyli program powinien posiadać zaawansowane funkcje zabezpieczeń, takie jak szyfrowanie danych, kopie zapasowe i ochrona przed nieautoryzowanym dostępem. Program musi być również zgodny z RODO. Funkcje muszą umożliwiać zgodność z przepisami o ochronie danych osobowych.
Zwróć uwagę również na wsparcie techniczne, które oferuje program. Pomoc techniczna, ponieważ dostęp do profesjonalnego wsparcia technicznego, które szybko pomoże rozwiązać problemy, może być przydatne w newralgicznych momentach.
Automatyzacja procesów może dodatkowo ułatwić pracę, więc sprawdź, jakie automatyzacje oferuje dany program. Czy jest automatyczne księgowanie lub fakturowanie? Automatyzacja rutynowych operacji księgowych pozwala zaoszczędzić czas i zredukować ryzyko błędów.
Małe biura rachunkowe powinny zwracać uwagę na koszty i opłacalność. Koszt programu powinien być adekwatny do jego możliwości i korzyści, jakie przynosi. Transparentność opłat też jest istotna. Brak ukrytych kosztów i przejrzysta struktura cenowa to coś co sprawi, że korzystanie z programu będzie przyjemniejsze.
Wybierając program dla małego biura rachunkowego, warto przeanalizować te cechy i dopasować je do specyficznych potrzeb i oczekiwań biura. Przed zakupem warto również skorzystać z wersji demonstracyjnych, aby dokładnie przetestować funkcjonalności i upewnić się, że program spełnia wszystkie wymagania.
Co jest konieczne do obsługi programu dla biura rachunkowego?
Aby efektywnie obsługiwać program dla małego biura rachunkowego, konieczne są pewne niezbędne elementy, które mogą ci się wydawać oczywiste, ale warto na wszelki wypadek o nich wspomnieć.
Musisz być w posiadaniu sprzętu komputerowego. Nowoczesny komputer stacjonarny lub laptop o odpowiedniej wydajności, z procesorem co najmniej Intel Core i5 lub jego odpowiednikiem, 8 GB RAM i wystarczającą ilością miejsca na dysku (preferowany SSD). Istotna również jest drukarka. Może to być drukarka laserowa lub atramentowa, które są niezbędne do drukowania faktur, raportów i innych dokumentów. Często drukarki są połączone ze skanerem, który jest przydatny do cyfryzacji dokumentów papierowych i ich integracji z systemem księgowym. I oczywiście każdy księgowy zwróci uwagę na monitor, który powinien być duży i wysokiej jakości, aby zapewnić komfort pracy i wyraźne wyświetlanie danych.
Skoro wspominaliśmy o sprzęcie, to również trzeba nadmienić o oprogramowaniu systemowym. System operacyjny powinien być aktualny (np. Windows 10/11, macOS lub Linux) kompatybilny z wybranym programem księgowym. Wcześniej zwracaliśmy uwagę na bezpieczeństwo danych, a do tego potrzebny jest antywirus. Zaufane oprogramowanie antywirusowe do ochrony przed zagrożeniami z Internetu.
I na koniec oprogramowanie biurowe, czyli pakiet biurowy, taki jak Microsoft Office lub LibreOffice, do tworzenia dokumentów, arkuszy kalkulacyjnych i prezentacji.
Przykład: Prowadzisz firmę i wystawiłeś fakturę na swojego kontrahenta z terminem płatności 30 dni. Zgłaszasz fakturę do faktoringu i pieniądze otrzymujesz tego samego dnia, w zamian za niewielki % od wartości faktury.
Połączenie internetowe również jest niezbędne. Powinno być stabilne i szybkie połączenie internetowe, które jest niezbędne do korzystania z programów w chmurze, aktualizacji oprogramowania i komunikacji z klientami oraz instytucjami. Do tego warto zwrócić uwagę na router z zabezpieczeniami, takimi jak firewall, aby chronić sieć przed atakami.
Skoro zdecydowaliśmy się na program dla małego biura rachunkowego, to trzeba również zadbać o szkolenia i wiedzę, które pomogą w jego obsłudze. Do tego potrzebny będzie przeszkolony personel. Pracownicy powinni być odpowiednio przeszkoleni z obsługi wybranego programu księgowego.
Dobrze pracuje się w uporządkowanym miejscu, więc zwróć uwagę na infrastrukturę biurową. Stwórz wygodne miejsce pracy. Zadbaj o ergonomiczne meble biurowe, odpowiednie oświetlenie i spokojne otoczenie sprzyjające koncentracji. Tak samo znajdź miejsce na archiwizację dokumentów. Skorzystaj z systemu przechowywania dokumentów papierowych i elektronicznych, zgodny z przepisami prawa.
Mając te wszystkie elementy, małe biuro rachunkowe będzie w stanie efektywnie i bezpiecznie korzystać z wybranego oprogramowania księgowego, co przełoży się na lepszą obsługę klientów i sprawniejsze zarządzanie działalnością.
