Błędy i nieefektywność pracowników biur rachunkowych mogą prowadzić do strat finansowych, problemów prawnych oraz pogorszenia wizerunku. W niniejszym artykule przyjrzymy się najbardziej znaczącym błędom popełnianym przez pracowników biur rachunkowych, skutkującym stratą czasu pracowników i klientów i postaramy się podpowiedzieć, jak można ich uniknąć.
Krajobraz rynku księgowości w 2024 roku
2024 rok sygnowany jest kolejnymi wyzwaniami, jakim sprostać będzie musiała branża księgowa. Jak wynika z raportu Grant Thornton, do najważniejszych zmian należą obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) oraz nowe zasady raportowania podatkowego, które wejdą w życie 1 lutego 2026 r. (w odniesieniu do przedsiębiorców, których wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku przekroczyła w 2025 r. 200 mln zł) i 1 kwietnia 2026 r. w przypadku pozostałych przedsiębiorców.
Co na to księgowi? Z danych wynika, że w odpowiedzi na te wyzwanie aż 65% biur rachunkowych planuje w najbliższych latach inwestycje w technologie cyfrowe i cyberbezpieczeństwo. Zgodnie z wynikami badania Sage 58% księgowych stwierdziło, że aktualizacja technologii poprawiła wydajność i produktywność, co niezbędne do stworzenia przestrzeni na dodanie do oferty innych usług, których oczekują klienci, podczas gdy 91% stwierdziło, że technologia pozwala im skupić się na klientach lub po prostu być bardziej produktywnymi.
Jednak na razie wciąż istnieją firmy średniej wielkości w Polsce, które polegają na tradycyjnych, papierowych systemach księgowych i pracy stacjonarnej. Niemniej członkowie Stowarzyszenia Księgowych w Polsce w najbliższych latach wróżą prawdziwą rewolucję w tym zakresie:
Ogromna zmiana, jaką można obecnie zaobserwować na rynku księgowości, stała się możliwa między innymi dzięki udostępnieniu księgowym i biurom rachunkowym możliwości korzystania z programów księgowych na dowolnym urządzeniu z dostępem do Internetu. Wcześniej było to możliwe tylko na komputerze stacjonarnie zainstalowanym w biurze, a zatem wykonywanie obowiązków poza biurem księgowym stawało się niemożliwe. Dziś wszystko wygląda o wiele prościej. Przedsiębiorca przesyła swojemu księgowemu dokumenty do rozliczenia w formie elektronicznej, a ten w dowolnym miejscu z dostępem do sieci może odpowiednio je opracować.
Sprawdź ranking programów księgowych
Siedem grzechów głównych, popełnianych w biurach rachunkowych w 2024 roku
Poznaj największe przewiny specjalistów z zakresu księgowości, które mogą odbić się na kondycji Twojej firmy.
Nieodpowiednie delegowanie zadań
Niewłaściwe zarządzanie zadaniami jest częstym problemem w biurach rachunkowych. Główni księgowi, obciążeni zbyt wieloma zadaniami, co prowadzi do opóźnień i zwiększonego ryzyka błędów. Jak wynika z badań przeprowadzonych przez American Express, aż 30% pracowników biur rachunkowych przyznaje, że nadmiar obowiązków jest głównym powodem ich frustracji i obniżonej wydajności
Niechęć do automatyzacji
Pomimo fali cyfryzacji wiele biur rachunkowych nadal korzysta z papierowych dokumentów i niezsynchronizowanych systemów IT. To z kolei wprowadza chaos organizacyjny, prowadząc do powielania pracy. Automatyzacja procesów księgowych mogłaby znacznie zmniejszyć czas poświęcany na powtarzalne zadania, jednak brak odpowiednich inwestycji technologicznych sprawia, że wiele firm wciąż traci cenne godziny pracy.
Potwierdza to badanie The Total Economic Impact™ przeprowadzone przez Forrester Consulting na zlecenie spółki WEBCON. Analitycy przeprowadzili badanie w firmie z branży usług finansowych, spółce-córce globalnej korporacji zatrudniającej ponad 300 000 osób na całym świecie i porównali okres przed i po wdrożeniu w firmie platformy do automatyzowania procesów biznesowych WEBCON BPS. Badanie wykazało, że w przeciągu 3 lat automatyzacja procesów biznesowych spowodowała przyspieszenie ich realizacji aż do 87%. Co więcej, usprawnienie procesów i zadań sprawiło, że pracownicy zaoszczędzili ponad 21 000 godzin, które mogli przeznaczyć na inne działania, co przełożyło się to na lepszą wydajność i znacząco podniosło poziom satysfakcji na poziomie Employee Experience. Jakby tego było mało, w ciągu 3 lat badana organizacja miała zaoszczędzić 605 230 USD (2 265 473 zł) w wyniku skrócenia czasu obsługi procesów, a inwestycja w cyfryzację zwróciła się z nawiązką – przy czym wskaźnik ROI wyniósł 113%.
Praca manualna
Tradycyjna księgowość często koncentruje się na analizie przeszłych wyników finansowych, zamiast prognozowania przyszłych trendów. Nowoczesne biura rachunkowe powinny wdrażać narzędzia analityczne i predykcyjne, które pomogą w lepszym planowaniu strategicznym. Zgodnie z badaniami, tylko 25% biur rachunkowych aktywnie korzysta z narzędzi analitycznych do prognozowania, co wskazuje na ogromny potencjał do poprawy w tym obszarze. Ręczne wprowadzanie danych i skomplikowane procedury weryfikacyjne to kolejny problem, z którym boryka się wiele biur rachunkowych – zgodnie z wynikami badania „2022 State of Workflow Automation” przeprowadzonego wśród amerykańskich biur rachunkowych, wynika, że największą bolączką księgowych w 2022 r. była konieczność manualnego wprowadzania danych.
Złe zarządzanie czasem
Brak automatyzacji prostych zadań, takich jak ręczne przetwarzanie faktur, zdaje się być motywem przewodnim tego artykułu i głównym powodem strat czasu w biurach rachunkowych – pracownicy przyznają, że spędzają codziennie co najmniej dwie godziny na zadaniach, które mogłyby zostać zautomatyzowane. Wdrożenie odpowiednich narzędzi mogłoby znacząco skrócić czas potrzebny na realizację tych zadań
Cyber(nie)bezpieczeństwo
Bezpieczeństwo danych finansowych klientów powinno być priorytetem. Badania wskazują, że wiele biur rachunkowych w Polsce nie posiada odpowiednich zabezpieczeń IT, co naraża je na ryzyko cyberataków i utraty danych. To twierdzenie znajduje odzwierciedlenie w najnowszych analizach PMR. Otóż okazuje się, że całkowita wartość rynku chmury obliczeniowej w Polsce w 2023 r. wyniosła 3,9 mld zł (o oznacza wzrost o 34% rok do roku), a wydatki na chmurę w 2023 r. w Polsce ponownie osiągnęły rekordowy poziom, rosnąc z roku na rok nominalnie o 1 mld zł. Co więcej, potencjał dalszego wzrostu w kolejnych latach jest ogromny – zgodnie z prognozami PMR na 2024 r. rynek technologii opartych na chmurach ma rosnąć do 4,8 mld zł w 2024 r., a w 2029 r. osiągnąć pułap nawet 13 mld zł. Wdrożenie systemów opartych na chmurze, takich jak Microsoft Azure czy Google Cloud, może znacznie poprawić bezpieczeństwo i dostępność danych i stanowi niezbędne działanie w nowoczesnych biurach rachunkowych.
Kiepska komunikacja
Niewłaściwa komunikacja z klientem jest jednym z najczęstszych powodów zmiany biura rachunkowego. Przedsiębiorcy uważają, że brak regularnych i jasnych informacji o stanie finansów firmy oraz zmianach prawnych to czynniki zniechęcające do współpracy – aby temu zapobiec, biura rachunkowe powinny inwestować w systemy CRM oraz prowadzić regularne spotkania i konsultacje z klientami.
Niewłaściwa wycena usług
Złożone i niezrozumiałe modele wyceny usług księgowych są częstym powodem nieporozumień i niezadowolenia klientów. Jak wynika z badań, wielu przedsiębiorców nie jest zadowolonych z obecnych modeli wyceny usług księgowych. Przejrzyste zasady wyceny i jasne umowy mogą znacząco poprawić relacje z klientami.
Strata czasu pracowników i klientów – kardynalny błąd w biurach rachunkowych
Strata czasu jest jednym z najpoważniejszych problemów, które dotykają klientów biur rachunkowych. Według raportu Sage Practice of Now 2020 87% respondentów twierdzi, że klienci oczekują od księgowych większej elastyczności i lepszego poziomu usług, bez wzrostu stawek, z kolei AccountingDepartment.com donosi, że przedsiębiorcy uważają, że biura rachunkowe marnują ich czas poprzez nieefektywne procesy i opóźnienia w dostarczaniu raportów.
Czy Twoje biuro jest gotowe na nowe rozwiązania?
Spotkajmy się. Na spotkaniu wysłuchamy wyzwań, które stoją przed Twoim biurem odnośnie wdrożenia KSeF i innych nowych rozwiązań opartych na automatyzacji. Jako doświadczeni specjaliści, pomożemy Ci je pogrupować i finalnie rozwiązać. Co istotne, większość problemów da się rozwiązać już podczas pierwszego spotkania, tak wynika z naszej praktyki. Co poza tym możemy zrobić dla Twojego biura?
✅ Otrzymasz wsparcie techniczne
✅ Otrzymasz wsparcie merytoryczne
✅ Będziemy infolinią KSeF dla Twoich klientów
✅ Pokażemy Ci narzędzie dla klientów zintegrowane z KSeF
Jak uchronić się przed nieprofesjonalnymi biurami rachunkowymi?
Jeśli chcesz uniknąć problemów związanych ze stratą czasu, zadbaj o to, aby biura rachunkowe, które zajmują się Twoją firmą, miały na uwadze następujące działania:
- Automatyzacja procesów – wdrożenie nowoczesnych systemów, takich jak oprogramowanie do fakturowania, księgowania itp. pozwala na automatyzację powtarzalnych zadań, redukcję błędów i oszczędność czasu. Nowoczesne systemy księgowe pozwalają na integrację danych i automatyczne generowanie raportów, co eliminuje konieczność ręcznego wprowadzania danych.
- Edukacja – rzetelne biuro rachunkowe powinno informować oraz udostępniać materiały edukacyjne na temat zmian w przepisach podatkowych i rachunkowych.
- Dbałość o bezpieczeństwo danych – wprowadzenie systemów zarządzania danymi w chmurze oraz polityki bezpieczeństwa IT mogą znacznie zmniejszyć ryzyko naruszenia bezpieczeństwa danych klientów, co niezmiernie ważne z punktu widzenia każdego biznesmena.
- Komunikacja – dobry księgowy regularnie kontaktuje się z klientami, wykorzystuje narzędzia do komunikacji online i tworzy zrozumiałe raporty.
- Optymalizacja procesów wewnętrznych – zidentyfikowanie najbardziej czasochłonnych i problematycznych obszarów, oraz automatyzacja powtarzalnych zadań, takich jak wprowadzanie danych i generowanie raportów poprawia efektywność pracy księgowych, co może przełożyć się na oszczędności w Twojej firmie.
- Szkolenia pracowników – inwestowanie w szkolenia i rozwój kompetencji pracowników, zwłaszcza w zakresie nowych technologii i przepisów prawnych, jest kluczowe dla utrzymania wysokiej jakości usług.
- Audyty wewnętrzne – regularne audyty wewnętrzne pozwalają na szybkie wykrywanie i eliminowanie błędów oraz identyfikowanie obszarów wymagających poprawy. Audyty powinny obejmować zarówno przegląd procesów księgowych, jak i ocenę przestrzegania zasad bezpieczeństwa danych.
Być gotowym na zmiany
Strata czasu wynikająca z nieefektywnych praktyk biur rachunkowych to problem, który może odbić się na kondycji finansowej i reputacji Twojej firmy. Wprowadzenie nowoczesnych technologii, automatyzacja procesów, poprawa komunikacji z klientami oraz inwestowanie w rozwój pracowników to markery rzetelnych firm księgowych, które w erze cyfryzacji i dynamicznych zmian regulacyjnych powinny stanowić główne kryteria wyboru tej czy innej firmy przez przedsiębiorców.
Zainteresował Cię ten artykuł? Czytaj więcej takich treści w ramach cyklu „Poradnik przedsiębiorcy”
