Duplikat faktury jest dobrze znany przedsiębiorcom. Należy wystawić go wówczas, gdy oryginał dokumentu sprzedażowego zaginie lub ulegnie zniszczeniu. Takie sytuacje wcale nie są rzadkością. Samo przygotowanie takiej faktury nie wydaje się niczym skomplikowanym. Jednak sposób rozliczenia należnego podatku dochodowego i VAT nie jest już taki oczywisty.
Duplikat faktury – dlaczego i jak możemy go wystawić?
Zacznijmy od objaśnienia, czym z prawnego punktu widzenia jest duplikat faktury. Jest to dokument sprzedażowy, który wystawia się w sytuacji zagubienia, kradzieży lub zniszczenia oryginału faktury. Oznacza to, że nabywca może wystosować do sprzedawcy prośbę o wystawienie duplikatu, jeżeli oryginał został zgubiony lub z różnych powodów do niego nie dotarł. Warto dodać, że taka prośba nie wymaga składania konkretnego wniosku. Ustawodawca nie określił bowiem dla niego żadnego wzoru.
Innymi słowy, duplikatem faktury jest dokument będący kopią oryginalnego dokumentu sprzedażowego. Niekiedy określa się go też mianem dokumentu odtwarzającego. Jego moc prawna odpowiada mocy prawnej faktury oryginalnej. Warto dodać, że duplikat może być wystawiony zarówno dla pierwotnej faktury, jak i faktury korygującej.
Podobne artykuły
Zasady wystawiania duplikatu faktury określono w art. 106I ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. Bardzo ważne jest, aby na duplikacie faktury umieszczono adnotację „DUPLIKAT” oraz ujęto datę wystawienia. Reszta danych na tego typu dokumencie musi pokrywać się z danymi uwzględnionymi w fakturze pierwotnej.
Choć przepisy prawa nie określają jednoznacznie, w jakim terminie należy wystawić duplikat, to wskazane jest, aby czynność tę wykonać jak najszybciej.
Podatkowe rozliczenie transakcji zawartej na duplikacie faktury
O ile samo wystawienie duplikatu faktury nie jest niczym skomplikowanym, tak jej rozliczenie podatkowe może budzić pewne wątpliwości. Na tym polu kluczowe znaczenie ma to, czy faktura została zagubiona lub zniszczona, czy też nigdy ona do odbiorcy nie dotarła. W pierwszym przypadku wszystkie rozliczenia podatkowe należy przeprowadzić, bazując na pierwotnie wystawionej fakturze. Duplikat powinien zaś zająć miejsce zagubionego dokumentu, który został już rozliczony w podatku dochodowym oraz podatku od towarów i usług.
Można więc uznać, że mamy tu do czynienia z sytuacją, w której duplikat faktury pełni funkcję jedynie potwierdzenia zaksięgowanej już transakcji. Należy go przechowywać razem z całą dokumentacją księgową, przy czym tego typu dokument nie może ponownie znaleźć się w rejestrze VAT. Otrzymanie duplikatu od sprzedawcy nie powoduje ponownego prawa do odliczenia VAT.
Jeżeli natomiast faktura w ogóle do podatnika nie dotarła, wówczas wystawiony duplikat trzeba traktować na równi z pozostałymi dokumentami sprzedażowymi. To on stanowi wówczas podstawę do odliczenia podatku. Oznacza to, że rozliczenie podatkowe powinno zostać przeprowadzone zgodnie z datą otrzymania dokumentu. Trzeba mieć na uwadze, że duplikat zawsze ma inną datę wystawienia niż oryginał faktury.
Jak wynika z zapisu art. 22 ust. 5d ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, a także z art. 15 ust. 4e ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, dniem poniesienia kosztu uzyskania przychodu uznaje się dzień ujęcia kosztu w księgach rachunkowych. Musi więc dojść do zaksięgowania kosztu, którego podstawą jest wystawiona faktura bądź rachunek. Datą poniesienia kosztu może być też dzień ujęcia kosztu w oparciu o inny dowód transakcji, jeżeli brak jest faktury bądź rachunku. Wyjątek stanowią tu jedynie koszty rezerw oraz bierne rozliczenia międzyokresowych kosztów.
Podatnicy prowadzący księgi przychodów i rozchodów, zgodnie z art. 22 ust. 6b ustawy o PIT, jako datę poniesienia kosztu uzyskania przychodu, uznać muszą dzień wystawienia faktury bądź innego dokumentu, na którego podstawie można zaksięgować dany koszt. Jest to jednoznaczne z tym, że koszt powinien zostać zaksięgowany zgodnie z datą wystawienia duplikatu faktury.
Co się zaś tyczy podatku od towarów i usług, to z zapisu art. 86 ust. 1 ustawy o VAT jasno wynika, że podatnik może obniżyć kwotę podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, ujętego na fakturach potwierdzających zakup towarów bądź usług. Art. 86 ust. 10 tejże ustawy stanowi, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego dotyczy rozliczenia za czas, kiedy w związku z zakupionymi bądź importowanymi przez podatnika towarami i usługami powstał obowiązek podatkowy. Nie może być to jednak wcześniej niż w rozliczeniu za okres, za który została wystawiona faktura.
Kliknij, aby poznać funkcje polecanego programu do faktur
Co to oznacza w praktyce? Nic innego, jak to, że jeżeli podatnik nie otrzymał faktury, formalnie nie przysługuje mu prawo do skorzystania z odliczenia. Oczywiście w takiej sytuacji występuje się z reguły o duplikat dokumentu sprzedażowego. Wówczas jednak możliwość odliczenia podatku naliczonego przysługuje dopiero za okres, gdy tenże duplikat został dostarczony lub za jeden z trzech kolejnych okresów rozliczeniowych. W przypadku małych podatników rozliczających się kwartalnie oraz podatników korzystających z tzw. estońskiego CIT będą to natomiast nie trzy, a dwa kolejno następujące po sobie okresy rozliczeniowe.
Czy fakturowanie to dla Ciebie strata czasu?
Program Faktura.pl sprawi, że fakturowanie zajmie Ci mniej, niż 30 sekund. Przez pierwszy miesiąc darmowego korzystania z aplikacji zobaczysz, jak jej funkcje uproszczą Ci życie. Oto zalety korzystania z Faktura.pl:
✅ Automatyczne wystawianie faktur cyklicznych
✅ Wysyłka dokumentów z poziomu aplikacji
✅ Program zintegrowany z Krajowym Systemem e-Faktur
✅ Możliwość księgowania swoich kosztów za pomocą kilku kliknięć
✅ Natychmiastowa płatność przy pomocy przycisku „Kliknij, aby opłacić fakturę” umieszczonego na dokumencie
✅ Funkcja magazynu z możliwością zintegrowania z Allegro
W kontekście planowanego wdrożenia obowiązkowego KSeF z pewnością nasuwają się wątpliwości dotyczące wystawiania duplikatów faktur w tym systemie. Trzeba tu wyjaśnić, że w przypadku faktur ustrukturyzowanych, które będą wystawiane i wysyłane w KSeF, nie będą miały zastosowania wspomniane powyżej przepisy ustawy o VAT. Dlaczego? Z prostego powodu. Zagubienie lub zniszczenie faktury ustrukturyzowanej w systemie nie będzie możliwe. Co więcej, wszystkie dokumenty sprzedażowe będą przechowywane przez okres 10 lat.
Nie oznacza to jednak, że wprowadzenie KSeF zniesie możliwość wystawiania duplikatów faktur. W przypadku, gdy dokument sprzedażowy zostanie przekazany nabywcy poza systemem i zdarzy się, że zaginie lub zostanie zniszczony, wówczas wciąż będzie można wystawić duplikat.
Sprawdź KSeF pytania i odpowiedzi
Zainteresował Cię ten artykuł? Czytaj więcej takich treści w ramach cyklu „Alarm podatkowy”
