Krajowy System e-Faktur już niedługo stanie się obowiązkową metodą dokumentowania sprzedaży przez firmy. Wprowadzenie systemu przez Ministerstwo Finansów ma na celu uproszczenie i zautomatyzowanie procesu fakturowania, ale nie tylko. Przy okazji zwiększa się transparentność finansowa firm, które dodatkowo będą podlegać kontroli podatkowej. System podatkowy ma być uszczelniony. Choć w teorii plany brzmią zachęcająco, to wielu przedsiębiorców sceptycznie patrzy na KSeF. Z każdym miesiącem pojawiają się nowe pytania i wątpliwości, które wymagają pochylenia się nad nimi i szczegółowego omówienia
Przesunięcia z powodu udoskonalenia systemu
Już 1 lutego 2026 r. przedsiębiorcy będą zobligowani do korzystania z KSeF. Do tego momentu mogą, ale nie muszą wystawiać dokumenty poprzez państwowy system faktur ustrukturyzowanych. Plany Ministerstwa Finansów były nieco inne – obowiązkowe korzystanie z KSeF miało być stopniowo wprowadzane dla poszczególnych branż, by zacząć w pełni korzystać z systemu już w roku 2024. Etap wdrażania systemu ukazał jego wady, nad którymi trzeba jeszcze popracować, a termin wprowadzenia obligatoryjnego KSeF kilkakrotnie przesuwano. Według najnowszych ustaleń Ministerstwa Finansów, dla firm, których roczne przychody są większe niż 200 mln zł, obowiązek ten będzie już wiążący od 1 lutego 2026 r., z kolei inne firmy mają więcej czasu na wdrożenie KSeF, bo będzie obowiązkowy od 1 kwietnia 2026 r.
Dane w KSeF a tajemnica przedsiębiorstwa
Na początku zastanówmy się, co powinna zawierać faktura. Na podstawie art. 106e ustawy o podatku od towarów i usług, faktura powinna zawierać następujące dane:
- datę wystawienia,
- imię i nazwisko,
- nazwę podatnika i nabywcy towaru/usługi,
- ich adresy,
- datę dostawy,
- nazwę towaru/usługi,
- ilość,
- cenę jednostkową,
- ewentualne kwoty rabatów,
- inne dane w zależności od przypadku.
To dużo informacji w jednym miejscu, a dostęp do nich będą mieć różne osoby i organy. Wśród nich są komornicy, organy egzekucyjne i inne organy państwowe (które mają do tego uprawnienia na mocy art. 35 ust. 3 pkt. 1 lit. f) ustawy o Krajowej Administracji Skarbowej.
Tajemnica przedsiębiorstwa, w rozumieniu art. 11 ust. 2 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, to informacje organizacyjne przedsiębiorstwa, które nie są powszechnie znane. Za ujawnienie tych informacji, czyli za czyn nieuczciwej konkurencji, grozi kara grzywny, a nawet ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do lat 2. Właśnie w obawie o zachowanie tej tajemnicy, nazywanej często tajemnicą handlową, pojawiły się wątpliwości przedsiębiorców do KSeF, a do Rzecznika Praw Obywatelskich zaczęto wysyłać skargi. Wśród nich pojawiały się obawy o to, że do systemu mają być wysyłane informacje o tym, co, komu i w jakiej cenie jest sprzedawane. Te dane stanowią ściśle tajną tajemnicę handlową. Zakres danych gromadzonych i udostępnianych przez KSeF jest szeroki. Dla wielu przedsiębiorców zbyt szeroki.
Co na te obawy Rzecznik Praw Obywatelskich? Przyznał przedsiębiorcom rację. W połowie maja 2024 biuro RPO musiało zainterweniować w tej sprawie bezpośrednio do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Audyt przeprowadzony wobec KSeF wykazał pewne nieprawidłowości, które dotyczyły chociażby złego projektu architektury IT, co z kolei przekłada się na awaryjność systemu i jego wątpliwe bezpieczeństwo. Poza tym, w opinii RPO przedsiębiorcy mają prawo do prywatności i ochrony danych osobowych. Prawa te są gwarantowane przez Konstytucję.
Głos przedsiębiorców
Dla przedsiębiorców nie bez znaczenia jest kwestia finansowa całego wdrożenia KSeF. To, że ciężar ten spadnie właśnie na nich, Związek Przedsiębiorstw i Pracodawców przedstawił już w komunikacie z 23 grudnia 2022 r. Koszty związane z KSeF to nie lada wyzwanie, w szczególności dla mikro, małych oraz średnich przedsiębiorstw.
Przedsiębiorcy wyrażają też obawy co do ewentualnych awarii systemu. Co stanie się z polskimi firmami, gdy najbardziej obciążony system informatyczny w kraju odmówi posłuszeństwa? Niesie to ryzyko negatywnych skutków dla firm. Związek Przedsiębiorstw i Pracodawców wskazał także na pojawiające się zastrzeżenia związane z nakładaniem kar na tych przedsiębiorców, którzy np. nie wdrożyli KSeF.
Definicja informacji handlowej
Definicję informacji handlowej znamy z wyroku z 2 października 2000 r., wydanego przez Sąd Najwyższy. Zatem definicja informacji handlowej, która ma możliwość korzystania z ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa, obejmuje całokształt wiadomości przydatnych do prowadzenia przedsiębiorstwa. Nie muszą to być wiadomości bezpośrednio związane z cyklem produkcyjnym (sygn. I CKN 304/00). Za taką informację można uznać np. cenę, czy wykaz kontrahentów. Wiele z takich informacji ma gromadzić KSeF.
Obawy techniczne
Wątpliwości przedsiębiorców do KSeF w ostatnim czasie dotyczą bezpieczeństwa danych i kwestii zachowania tajemnicy przedsiębiorstwa, ale nie tylko. Nieustannie obawy dotyczą także funkcjonowania systemu. Czy będzie działał bez zarzutu? Co się wydarzy, jeśli KSeF z jakiegoś powodu będzie miał przerwy w działaniu? Brak możliwości wystawiania faktur to skazanie działalności gospodarczej na czasowy paraliż.
Koszty wdrożenia i utrzymania systemu
Wprowadzenie KSeF do firmy oznacza konieczność poniesienia kosztów, jak już zostało wspomniane, dla mniejszych firm dość niekorzystnych. Firmy, które jeszcze nie pokusiły się o wdrażanie KSeF, być może wstrzymują się ze względu na koszty. W końcu zainwestować trzeba nie tylko w nowy program do KSeF, ale też szkolenia dla pracowników. Dla niektórych stresujący jest brak wystarczającego czasu, żeby w pełni wdrożyć się w zakamarki nowego systemu. Nowe zasady, nowe zależności, nowości, które budzą setki pytań. Nie na wszystkie z nich na rządowej stronie odpowiedzi są wyczerpujące. Przesunięty termin obligatoryjnego wdrożenia KSeF powinien być korzystny dla przedsiębiorców. Zyskali nieco więcej czasu na zapoznanie z systemem. Nie warto jednak czekać na ostatnią chwilę, lepiej zacząć wykorzystywać jak najlepiej dodatkowe miesiące, by łagodnie i z pełną świadomością wejść w 2026 r. w pracę z nowym systemem. Dla przedsiębiorców, którzy mają wątpliwości do KSeF, skierowana jest bogata oferta kursów i szkoleń. Lekcje dostępne są online i stacjonarnie. Warto zadbać o edukację swoją i pracowników, żeby pozbyć się obaw i jak najlepiej przygotować na codzienne działanie z KSeF.
Podobne artykuły
Czy jesteś gotowy na Krajowy System e-Faktur?
Faktura.pl, jako jeden z nielicznych programów ma system zintegrowany z KSeF. W aplikacji dodanie kontrahenta, sprawdzenie go na białej liście podatników VAT i wystawienie faktury zajmie mniej niż 30 sekund. Jeżeli to nadal za długo, możemy obiecać, że w tym czasie wyślemy fakturę e-mailem do Twojego kontrahenta. Oprócz tego w faktura.pl masz:
✅ Pierwsze 30 dni darmowego korzystania z aplikacji
✅ Opcję wirtualnej księgowości
✅ Centrum dowodzenia firmą
✅ Możliwość finansowania faktur
✅ Dedykowany e-mail do celów firmowych
Wyzwanie Ministerstwa Finansów
Mamy 2024 rok, do wprowadzenia KSeF dla wszystkich pozostały niecałe dwa lata. System wciąż wzbudza liczne wątpliwości związane z jego funkcjonowaniem. Pojawiają się również obawy dotyczące bezpieczeństwa danych i zachowania tajemnicy przedsiębiorstwa. Ponadto przedsiębiorcy wyrażają wątpliwości związane z prawidłowością funkcjonowania systemu, właściwego przygotowania pracowników, nadążanie za zmiennymi regulacjami i co do finansów – niektórych właścicieli małych firm przerażają koszty związane z procesem wdrożenia KSeF. Ministerstwo Finansów ma przed sobą spore wzywanie – poprawić funkcjonowanie systemu i rozwiać wątpliwości przedsiębiorców.
Sprawdź KSeF pytania i odpowiedzi
