Negocjacje to proces interakcji, podczas której co najmniej dwie strony dążą do rozstrzygnięcia swoich sprzecznych interesów w sposób, w miarę możliwości, korzystny dla wszystkich. To nieodłączny element prowadzenia firmy, z którym prędzej, czy później każdy przedsiębiorca będzie musiał się zmierzyć, dlatego najlepiej zawczasu wyposażyć się w wiedzę na ten temat. Jak prowadzić negocjacje biznesowe?
Jak przygotować się do negocjacji biznesowych?
Przygotowanie do negocjacji biznesowych powinno obejmować cztery zasadnicze działania. Najpierw należy poznać kontr negocjatora, jego firmę, cel i sposób działania. Potem czas na analizę własnych celów, motywacji oraz granic ustępstw i kompromisu. Trzecia faza polega na obraniu konkretnej strategii negocjacyjnej, natomiast podczas czwartej powinno się sformułować argumentację i zidentyfikować możliwe do zastosowania taktyki negocjacyjne oraz wytypować osobę do przeprowadzania tego procesu.
Analiza oponenta
Poznanie przeciwnika, jego celów i sposobu działania jest podstawowym krokiem do przeprowadzenia udanych negocjacji. Jak poznać swojego oponenta? Oto kilka działań, które przybliżą Cię do prześwietlenia konkurenta:
- Zapoznaj się z osobą, z którą negocjujesz – przejrzyj wszelkie informacje dostępne na stronie firmy, na profilach w mediach społecznościowych (np. LinkedIn), referencje i opinie dotyczące współpracy.
- Zapoznaj się z firmą – dokładnie zapoznaj się z charakterystyką firmy i postaraj się zrozumieć misję oraz cele drugiej strony. Zajrzyj na stronę internetową, przejrzyj jej komunikaty prasowe, artykuły napisane o jej firmie itd.
- Zapoznaj się z warunkami współpracy – sprawdź, jakie podobne transakcje zostały zawarte przez drugą stronę i jakie były ich warunki.
- Zapoznaj się z ofertami i cenami konkurencji strony, z którą negocjujesz – możesz poszukać ogólnodostępnych informacji opublikowanych lub zwrócić się bezpośrednio do innych kontrahentów oponenta.
Sformułowanie BATNA, WATNA i ZOPA
Negocjacje biznesowe muszą opierać się na jasno sformułowanych założeniach, celach oraz przestrzeni dla kompromisów.
BATNA – najlepszy wariant wydarzeń
BATNA to skrót od angielskiego wyrażenia Best Alternative To a Negotiated Agrement oznaczający Najlepszą Alternatywę dla Negocjowanego Porozumienia. Jest to najbardziej opłacalny wariant wydarzeń, jeśli negocjacje nie zakończą się sukcesem, a strony nie dojdą do porozumienia. Chodzi tu o określenie najlepszego sposobu działania, jaki może zastosować strona w przypadku, gdy negocjacje nie doprowadzą do porozumienia.
Harvard Law School proponuje następujący algorytm wyznaczania najlepszej alternatywy tj. BATNA:
- Wyznacz wszystkie dostępne alternatywy dla obecnych negocjacji. Innymi słowy, co byś zrobił w przypadku nieudanych negocjacji?
- Następnie oceń wartość każdej opcji alternatywnej, czyli ile będzie kosztować Ciebie każda alternatywa (nie tylko w ekwiwalencie pieniężnym).
- Następnie zatrzymaj się przy alternatywie, która jest dla Ciebie najbardziej wartościowa (jest to Twój optymalny rezultat negocjacji).
- Po zdefiniowaniu własnej BATNA należy wyliczyć minimalną ofertę, którą jesteś gotów zaakceptować w ramach bieżących negocjacji.
WATNA – najgorszy wariant wydarzeń
Gdy określiłeś już najlepszy wariant wydarzeń, to pora przejść do kwestii przeciwnej, czyli najgorszej możliwości. WATNA (Worst Alternative To Negotiated Agreement), czyli najgorsza z alternatyw negocjowanego porozumienia. Pozwala ona na bardziej świadome podejmowanie decyzji podczas przygotowania do negocjacji. WATNA odsłania wszystkie karty oponenta. Dzięki określeniu WATNA oponenta możesz lepiej dostosować swoje propozycje, przewyższając najgorszy wariant dla drugiej strony. WATNA odsłania wszystkie karty oponenta.
ZOPA – przestrzeń do kompromisu
Na koniec musisz pomyśleć o zidentyfikowaniu przestrzeni dla kompromisu. ZOPA opisuje zakres możliwości dostępnych dla stron zaangażowanych w negocjacje, gdzie pokrywają się odpowiednie minimalne cele stron. Określenie ZOPA pozwala na racjonalne porozumienie w jakimś stopniu korzystne dla obu stron. Alternatywą dla ZOPA jest NOPA, czyli działanie polegające na określeniu punktów, gdzie bezwarunkowo nie ma możliwości pójścia na kompromis.
Trzy negatywne style prowadzenia negocjacji
Naukowcy z Harvard Law School wyróżnili trzy najpopularniejsze negatywne postawy w negocjacjach i przedstawili sposoby radzenia sobie z każdą z nich. Oto krótka charakterystyka każdej z nich:
Negocjator agresywny
Taktyka agresywnych negocjacji polega na przedstawianiu ekstremalnych żądań, po których następują małe, powolne ustępstwa. To prawdopodobnie najbardziej popularna ze wszystkich taktyk twardego negocjowania. Takie podejście chroni negocjatorów przed zbyt pochopnym pójściem na ustępstwa. Może ona jednak powstrzymać strony od zawarcia umowy i niepotrzebnie przeciągać negocjacje biznesowe. Jeśli chcesz ustrzec się przed tą taktyką, musisz mieć jasne wyobrażenie na temat własnych celów, najlepszej alternatywy dla wynegocjowanego porozumienia (BATNA) oraz wyniku końcowego.
Negocjator prowokujący
Czasami może się okazać, że twój przeciwnik stawia coraz większe wymagania, czekając, aż osiągniesz punkt krytyczny i się poddasz. Dla osób obierających taką taktykę bardziej, niż potencjale stosunki biznesowe liczy się szybki zysk. Jak wyjść z tej sytuacji obronną ręką? To proste, powiedz oponentowi, że dokładnie wiesz, co robi i wyjaśnij, że będziesz angażował się tylko we wymianę ofert, a nie prowokacje.
Negocjator kłamliwy
Wyolbrzymianie i przeinaczanie faktów może cię zaskoczyć jednak takie podejście nie jest rzadkością w świecie biznesu. Jak poradzić sobie w takim stylu negocjacji? Nie podejmuj pochopnych decyzji. Podchodź sceptycznie do twierdzeń, które wydają się zbyt piękne, aby mogły być prawdziwe i dokładnie je analizuj, a wtedy ustrzeżesz się przed negatywnymi rezultatami takich rozmów.
Trzy pozytywne style prowadzenia negocjacji
Poniżej znajdziesz trzy style prowadzenia negocjacji, które są ukierunkowane na obopólnie korzystne rezultaty i długofalowe relacje biznesowe.
Negocjator przyjazny
Negocjatorzy posługujący się tym stylem skupiają się na utrzymaniu pozytywnych relacji z drugą stroną. Starają się łagodzić napięcia, minimalizować różnice, a najbardziej zależy im na utrzymaniu dobrego kontaktu i zaspokojeniu potrzeb drugiej strony. Tacy negocjatorzy traktują stosunki międzyludzkie jako ważniejsze niż treść porozumienia.
Negocjator współpracujący
Negocjatorzy reprezentujący ten styl są zazwyczaj szczerzy i komunikatywni. Skupiają się na poszukiwaniu nowatorskich i kreatywnych rozwiązań, które w pełni zaspokajają obawy wszystkich stron i proponują wiele pomysłów do rozważenia przed podjęciem decyzji. Ten styl charakteryzuje się asertywnością i chęcią współpracy, przy czym sprzyja zarówno budowaniu relacji, jak i osiąganiu porozumienia. Tacy negocjatorzy zazwyczaj przedkładają poświęcenie czasu na stworzenie optymalnych, długoterminowych rezultatów nad szybkie zamknięcie sprawy.
Negocjator ugodowy
Dla ugodowego negocjatora najbardziej liczy się czas. Negocjatorzy prezentujący ten styl często dzielą się wiedzą, ustępują i szukają szybkiego rozwiązania pośredniego, które zwykle kończy się umiarkowanym zaspokojeniem potrzeb obu stron. Ten styl charakteryzuje się średnim poziomem asertywności i skłonnością do współpracy. W stylu ugodowym negocjator jest bardziej skoncentrowany na opracowaniu obopólnie korzystnego porozumienia stosunkowo sprawnie, przy jednoczesnym zachowaniu pewnych relacji.
Negocjacje biznesowe – podsumowanie
Wynik negocjacji biznesowych zależy od wielu czynników, takich jak charakter negocjowanych kwestii, skłonności uczestników do kompromisu, poziom zaufania między stronami negocjacji, jednak najważniejszym z nich jest odpowiednie przygotowanie do całego procesu. Po dzisiejszej lekturze powinieneś mieć już niejakie wyobrażenie na temat tego, co może cię czekać i jak przygotować się do negocjowania. Teraz pozostało Ci tylko wcielić to w życie. Powodzenia!
