W erze cyfryzacji, gdy większość działań operacyjnych i administracyjnych odbywa się online, przedsiębiorcy przetwarzający dane wrażliwe, w tym prowadzący biura rachunkowe stają się jednym z kluczowych celów ataków cyberprzestępców. Świadczą oni zazwyczaj usługi dla szerokiego grona klientów z różnych branż, więc przetwarzają ogromne ilości danych poufnych. Informacje o dochodach, deklaracje podatkowe, baza kontrahentów, ceny transakcyjne czy dane osobowe właścicieli firm i pracowników to tylko przysłowiowy wierzchołek góry lodowej. W przypadku wycieku danych, przyczyny są zazwyczaj bardzo złożone, a konsekwencje mogą być druzgocące zarówno dla klientów, jak i samego biura rachunkowego. Sprawdź, jak się zabezpieczyć!
Dlaczego dochodzi do wycieku danych?
Do głównych przyczyn incydentów naruszenia ochrony danych w biurach rachunkowych zalicza się:
- cyberataki – często ukierunkowane na firmy przetwarzające duże ilości danych i prowadzone przez „wykwalifikowanych przestępców”. Ransomware, phishing czy skomplikowane ataki typu „man-in-the-middle” umożliwiają osobom trzecim uzyskanie dostępu do baz danych i przechowywanych informacji. Atakujący wykorzystują zazwyczaj słabe punkty w systemach ochrony;
- czynnik ludzki – błędy popełniane przez pracowników i samego przedsiębiorcę. Niewłaściwe zarządzanie dokumentacją, przesyłanie klientom niezabezpieczonych danych lub korzystanie z niechronionych kanałów komunikacji np. prywatnych adresów e-mail, czy otwieranie linków i załączników pochodzących z nieznanego źródła lub brak świadomości na temat zasad ochrony danych to tylko przykłady zachowań prowadzących do wycieku wrażliwych danych. Przypadkowe ujawnienie danych klientów może wynikać również z braku odpowiedniego przeszkolenia pracowników w zakresie bezpieczeństwa informacji lub niestosowania się do procedur wewnętrznych;
- brak odpowiednich zabezpieczeń technicznych – zdarza się, że systemy zabezpieczeń wdrażane przez małych przedsiębiorców, w tym w biurach rachunkowych, są niewystarczające lub zbyt rzadko aktualizowane. Brak szyfrowania danych, przestarzałe oprogramowanie antywirusowe oraz brak regularnych audytów bezpieczeństwa prowadzi do sytuacji, w której wyciek danych to tylko kwestia czasu.
- brak kontroli dostępu do danych – w przypadku wielu biur rachunkowych, szczególnie małych, uprawnienia do przeglądania i edytowania danych nie są objęte szczególnymi procedurami. W praktyce oznacza to, że większość pracowników ma nieograniczony dostęp do baz danych klientów przez co wzrasta ryzyko, że ktoś nieuprawniony uzyska dostęp do informacji;
- outsourcing i współpraca z zewnętrznymi firmami – korzystanie z usług firm zewnętrznych, np. specjalistów IT, dostawców usług chmurowych lub firm zajmujących się archiwizacją, które jest w dzisiejszych czasach standardem, może być również przyczyną wycieku danych . Każdy dodatkowy podmiot, który ma dostęp do wrażliwych informacji, nawet profesjonalny, może wbrew pozorom może zwiększać ryzyko ujawnienia danych klientów biura rachunkowego;
- ataki wewnętrzne – nie tylko zewnętrzni przestępcy stanowią zagrożenie dla poufności danych. Ataki wewnętrzne, czyli działania ze strony pracowników lub współpracowników, którzy celowo wykorzystują lub sprzedają dane klientów, to również ryzyko, z którym musi się liczyć właściciel każdego biura rachunkowego. Najczęstszą motywacją do takich działań są osobiste korzyści finansowe lub osobistymi konfliktami z firmą.
Konsekwencje wycieku danych klienta
Konsekwencje wycieku danych klienta są często opłakane w skutkach dla przedsiębiorcy prowadzącego biuro rachunkowe. Najczęstszymi konsekwencjami naruszenia ochrony danych klientów są:
Podobne artykuły
- straty finansowe klientów – wrażliwe informacje dotyczące przedsiębiorców mogą być użyte do oszustw finansowych, kradzieży tożsamości, czy wyłudzeń. Klienci biura rachunkowego mogą zmagać się z nieuprawnionymi transakcjami, fałszywymi zobowiązaniami finansowymi a nawet próbami zakładania działalności gospodarczych na ich nazwiska. Może to prowadzić do poważnych strat finansowych lub problemów prawnych;
- utrata zaufania do biura rachunkowego i problemy reputacyjne – wzajemne zaufanie jest podstawą relacji między biurem rachunkowym a jego klientami. W przypadku wycieku danych, klienci mogą zacząć wątpić w profesjonalizm podmiotu, któremu zlecają opiekę nad finansami. Może to prowadzić do zerwania współpracy i przejścia do konkurencji. Odzyskanie zaufania po takim incydencie może być niezwykle trudne i czasochłonne, a w przypadku małych biur rachunkowych, często niemożliwe. W dalszym ciągu, jednym z podstawowych sposobów pozyskiwania klientów w tej branży jest tzw. marketing szeptany. Nie bez kozery powstaje tyle memów o księgowych kolegi – zadowolony klient sprowadza kolejnych usługobiorców. Utrata dobrej reputacji, szczególnie dla najmniejszych biur rachunkowych, może oznaczać nie tylko odpływ klientów, którym kolega „doniósł” o wycieku danych, ale także koniec biznesu;
- kary finansowe za naruszenie przepisów RODO – dane osobowe są objęte ochroną przez Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych (RODO). W przypadku wycieku danych biuro rachunkowe może zostać ukarane finansowo przez odpowiednie organy nadzoru. Kary mogą sięgać nawet 20 milionów euro lub 4% rocznego obrotu firmy. Dodatkowo, biuro musi wykazać, jakie środki podjęło, aby zminimalizować ryzyko kolejnych naruszeń;
- problemy prawne i procesy sądowe – poszkodowani klienci mogą zdecydować o wejściu na drogę sądową, domagając się odszkodowania za straty poniesione w wyniku wycieku danych. Spory sądowe to długotrwałe obciążenie finansowe i psychiczne, które odwracają uwagę od podstawowej działalności biura i narażają je na dodatkowe koszty.
W Faktura.pl dane Twoich klientów są bezpieczne.
Nie pozwól na wyciek danych.
Najważniejsze funkcje Faktura.pl dla biur rachunkowych:
➔ Koszyk dokumentów stałych – dzięki niemu klient nie zapomni dosłać dokumentów
➔ Automatyczny licznik VAT
➔ Wystawianie faktur za usługi biura w kilka sekund
➔ Dostęp do korespondencji z klientem w jednym miejscu
Jak zminimalizować ryzyko wycieku danych w biurze rachunkowym?
Podstawowym przeciwdziałaniem naruszeniom ochrony danych w biurze rachunkowym jest edukacja. Zarówno pracowników, jak i samego przedsiębiorcy. Świadomość zagrożeń jest kluczowa do zapobiegania wyciekom danych. Przedsiębiorcy prowadzący biura rachunkowe powinni zadbać o szkolenia z zakresu bezpieczeństwa, ochrony danych i cyberbezpieczeństwa. Niezmiernie istotna jest również inwestycja w nowoczesne systemy zabezpieczeń i regularne audyty bezpieczeństwa. Wykorzystywanie technologii takich, jak szyfrowanie, firewall, programy antywirusowe oraz zaawansowane systemy detekcji włamań są niezbędne, by skutecznie chronić dane klientów. Regularnie przeprowadzane audyty bezpieczeństwa pozwalają zidentyfikować potencjalne słabości systemów ochrony danych, szybko wdrożyć działania korygujące i zwiększyć świadomość zagrożeń. Pomocne może okazać się także wdrożenie polityki minimalizacji dostępu do danych i systemu monitoringu. Dostęp do danych wrażliwych powinien być ograniczony wyłącznie do osób, którym są one niezbędne do wykonywania swoich obowiązków. Jasne procedury dostępu oraz ich ścisła kontrola zmniejszają ryzyko nieuprawnionego dostępu do danych. Systemy monitoringu aktywności mogą pomóc w wykrywaniu nietypowych działań i potencjalnych zagrożeń w czasie rzeczywistym. Monitoring umożliwia szybkie reagowanie na podejrzane zachowania i ograniczenie skali wycieku danych.
Jeżeli Twoje biuro nie jest w stanie zaopiekować, tak dużo tematów warto zwrócić się do specjalistów w tym zakresie. Przykładem takiej firmy jest Faktura.pl, która oferuje program księgowy dbający o bezpieczeństwo danych.
Księgowo, nie daj się okraść z danych i klientów!
Wyciek danych w biurze rachunkowym to zdarzenie, które może mieć dalekosiężne konsekwencje, od bezpośrednich strat finansowych i prawnych, przez utratę zaufania klientów, aż po konieczność przebudowy struktury bezpieczeństwa firmy. Skutki takiego zdarzenia mogą ciągnąć się przez lata, a ich złagodzenie wymaga podjęcia wieloaspektowych działań naprawczych, które wiążą się zarówno z kosztami, jak i koniecznością przebudowy procedur wewnętrznych. W obecnych czasach cyberbezpieczeństwo i ochrona danych osobowych stają się priorytetem, a biura rachunkowe powinny traktować je z najwyższą starannością, aby zapobiec tragicznym skutkom wycieków danych.
Zainteresował Cię ten artykuł? Czytaj więcej takich treści w ramach cyklu „Poradnik przedsiębiorcy”
