Koniec z wystawianiem faktur w Wordzie, Excelu, czy na papierowych szablonach – to oficjalne. Przedsiębiorców czeka prawdziwa rewolucja. Już niebawem wszystkie faktury będą musiały mieć formę elektroniczną i być wystawione za pośrednictwem oprogramowania akredytowanego przez Krajowy System E-Faktur (KSeF). Chcesz dowiedzieć się, co, kiedy i dlaczego? W tym artykule omawiamy najważniejsze zmiany dotyczące fakturowania w Polsce.
Obowiązkowe faktury elektroniczne – podstawowe informacje
Obowiązek e-fakturowania wprowadzono na mocy ustawy z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług, która została podpisana przez prezydenta Andrzeja Dudę 4 sierpnia 2023 roku. W myśl tej ustawy przedsiębiorcy zmuszeni są do zmiany dotychczasowego prowadzenia swoich działalności i zaprzestania wystawiania faktur tradycyjnych. Nowelizacja zakłada bowiem wprowadzenie obowiązku e-fakturowania. Co więcej, e-faktur nie można wystawiać za pośrednictwem dowolnego oprogramowania. Do wystawiania faktur wykorzystać można wyłącznie programy i aplikacje akredytowane przez Krajowy System e-Faktur (KSeF).
Zgodnie z postanowieniami aktualnej nowelizacji płatnik podatku VAT jest zobowiązany do wystawiania faktury ustrukturyzowanej, wykorzystując KSeF, z wyłączeniem następujących:
Podobne artykuły
- Nabycie towarów lub usług przez osobę fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej,
- Wystawienie faktur przez podatników nieposiadających siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski.
Zmiany zakładają także, że faktury VAT RR oraz VAT RR KOREKTA będą mogły być wystawiane poprzez KSeF wyłącznie za zgodą rolnika ryczałtowego, oraz skrócenie z 60 do 40 dni podstawowego terminu na zwrot podatnikowi VAT nadwyżki podatku naliczonego nad podatkiem należnym.
Na tym zmiany jednak się nie kończą, bo ustawa przewiduje także wprowadzenie wyłącznie elektronicznej obsługi:
- wiążących informacji taryfowych (WIT),
- wiążących informacji o pochodzeniu (WIP),
- wiążących informacji akcyzowych (WIA),
- wiążących informacji stawkowych (WIS)
Ma mieć to miejsce za sprawą rozbudowy i dostosowanie funkcjonujących już systemów informatycznych KAS, takich jak e-Urząd Skarbowy oraz Platforma Usług Elektronicznych Skarbowo-Celnych (PUESC).
Obowiązkowe faktury elektroniczne – najważniejsze założenia ustawy
Oto główne założenia ustawy oraz wyzwania, które stoją przed polskimi przedsiębiorcami:
- Wydłużenie o dodatkowe pół roku terminu na wdrożenie KSeF przez podatników zwolnionych podmiotowo oraz przedmiotowo z VAT – KSeF będzie dla nich obowiązkowy od 1 stycznia 2025 r.
- Faktury z kas rejestrujących będą mogły być wystawiane w dotychczasowej formie do 31 grudnia 2024 r.
- Paragon fiskalny z NIP będzie uznawany jak faktura uproszczona do 31 grudnia 2024 r.
- Faktury konsumenckie (B2C) nie będą objęte KSeF.
- Bilety spełniające funkcję faktury (w tym paragony na autostradach płatnych) zostają wyłączone z KSeF.
- Wyłączone z KSeF będą również faktury wystawiane w procedurach OSS i IOSS.
- Kurs waluty obcej stosowany do przeliczenia na PLN zostanie utrzymany z dnia poprzedzającego datę wskazaną w polu P_1 faktury ustrukturyzowanej przez jeden dodatkowy dzień do przesłania jej do KSeF.
- W przypadku awarii po stronie podatnika przewidziano możliwość wystawiania faktur w trybie offline poza KSeF i dostarczenia faktury do KSeF następnego dnia roboczego po wystawieniu offline.
- Doprecyzowanie daty wystawienia oraz innych kwestii ważnych dla procesu wystawiania faktur podczas awarii oraz w trybie offline.
- W okresie awarii i w trybie offline dopuszczone będzie wystawianie faktur korygujących.
- Liberalizacja sankcji i ich stosowanie dopiero od 1 stycznia 2025 r.
- Likwidacja not korygujących w KSeF i poza KSeF.
Obowiązkowe faktury elektroniczne – kogo dotyczą zmiany
Obowiązkowi e-fakturowania podlegają:
- Przedsiębiorcy zarejestrowani jako czynni płatnicy podatku VAT,
- Przedsiębiorcy zwolnieni z podatku VAT
- Podatnicy zidentyfikowani w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, posiadający polski identyfikator podatkowy NIP.
E-faktury – od kiedy ustawa wchodzi w życie?
Postanowienia ustawy z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw w większości przypadków, wejdą w życie 1 lipca 2024 roku, natomiast w odniesieniu do małych i średnich firm zwolnionych z podatku VAT, jako za datę graniczną uznano 1 stycznia 2025 roku.
E-faktury – jakie wyzwania stoją przed przedsiębiorcami?
Pierwszego lipca 2024 roku świat niejednego przedsiębiorcy wywróci się do góry nogami, zwłaszcza tych starej daty, a takich w Polsce jest najwięcej – zgodnie z ostatnimi szacunkami przeprowadzonymi przez Główny Urząd Statystyczny w 2016 roku, średni wiek polskich przedsiębiorców to 44,6 lat. Nowe prawo utrudni doświadczonym przedsiębiorcom pracę i zmusi ich do zdobycia wiedzy z zakresu najnowszych technologii.
Biznesmeni nie będą mogli ograniczyć się do wystawiania faktur w programach typu Word, Excel, czy w papierowych szablonach. Zamiast tego przyjdzie im wykupić subskrypcje zewnętrznych platform i opanować ich działanie.
Jak wystawiać e-faktury?
E-faktury można wystawić wyłącznie za pośrednictwem Krajowego Systemu E-Faktur lub platform przez niego akredytowanych, takich jak Faktura.pl. Ta platforma umożliwia Ci łatwe i szybkie wystawianie faktur, a także bezproblemowe zarządzanie wszelkimi kwestiami księgowymi. Poza tym platforma oferuje bezpłatny okres próbny i dostęp do wszystkich funkcji w ciągu 30 dni od rejestracji.
E-faktury – z czego wynika ta zmiana?
Zgodnie z komunikatem opublikowanym na oficjalnej stronie kancelarii prezydenckiej, ustawa miała na celu:
Zasadniczym celem przedłożonej ustawy jest wprowadzenie obowiązkowego fakturowania elektronicznego, które zdaniem Rady Ministrów ma przyczynić się do lepszego zwalczania oszustw związanych z podatkiem VAT i uchylania się od VAT.
Natomiast Ministerstwo Finansów twierdzi, że:
Wdrożenie KSeF zoptymalizuje fakturowanie, obieg dokumentów i wykorzystywane przez przedsiębiorców systemy fakturowe. Jednolity standard e-faktury uprości dokumentowanie transakcji, przyspieszy i zautomatyzuje wystawianie, przetwarzanie oraz archiwizację tych dokumentów. Szybsze procesowanie dokumentu to niższe koszty. Podatnicy będą dysponować na bieżąco (w czasie rzeczywistym) informacjami z faktur dla potrzeb zarządczych – w tym analityki, ale także w innych obszarach prowadzonej przez nich działalności
Podsumowanie
W przyszłym roku przedsiębiorców czekają poważne zmiany, do których warto przygotować się już teraz. Nawet, jeśli posiadasz konto w programie, który umożliwia e-fakturowanie, to sprawdź, czy ta platforma jest zintegrowana z KSeF i czy jest zgodna z obowiązującymi przepisami prawa.
