Prowadzenie biura rachunkowego nie należy do łatwych zadań. Przed ekipą kierowniczą stoi szereg zadań i to nie tylko tych związanych ze znajomością prawa podatkowego. Wyzwaniem, o którym niewiele się mówi jest zarządzanie zespołem. W biurach rachunkowych szczególnie ważne jest to, by pracownicy byli zmotywowani do pracy, mieli chęć do nieustannego poszerzania swojej wiedzy i wspólnie działali na korzyść firmy. Jak to zrobić? Jak zbudować zespół, który będzie efektywny? W tym artykule dowiesz się, na co zwrócić uwagę, żeby twój zespół w biurze rachunkowym osiągał sukcesy.
Wyzwania w zarządzaniu zespołem w biurze rachunkowym
Po czyjej stronie jest więcej wyzwań – właściciela biura rachunkowego czy pracowników? Biorąc pod uwagę odpowiedzialność, konieczność rozwoju i wprowadzania coraz to nowszych rozwiązań technologicznych, odpowiedź nasuwa się sama. Z większymi wyzwaniami mierzy się właściciel. Aby jakość usług biura na tym nie ucierpiała, ważne jest właściwe radzenie sobie z nimi.
Wśród wyzwań w zarządzaniu zespołem w biurze rachunkowym wyróżnia się:
Podobne artykuły
- motywowanie pracowników biura,
- budowanie efektywnego zespołu,
- zarządzanie konfliktem w miejscu pracy,
- rozwój kompetencji pracowników,
- właściwa komunikacja,
- korzystanie z nowoczesnych technologii.
Jak zrealizować powyższe wyzwania? Spróbujmy się temu przyjrzeć z bliska.
Sprawdź ranking programów księgowych
Motywowanie pracowników biura rachunkowego
Pracownicy biura rachunkowego mają wysokie kwalifikacje, są skrupulatne w działaniu, wiedzą, jak ważna w tym zawodzie jest terminowość. O takich pracowników trzeba szczególnie dbać i motywować ich do właściwej pracy bez słabszych momentów.
Po pierwsze, warto zadbać o dobrą, przyjazną atmosferę w pracy. Wszyscy wiemy, że w komfortowych warunkach dużo lepiej się pracuje. Pracownicy doceniają również autonomię na swoich stanowiskach. Poczucie odpowiedzialność za coś rozbudza kolejne pokłady motywacji do doprowadzania zadań do końca na jak najlepszym poziomie.
Jednym ze sposobów na motywację pracowników biura rachunkowego jest klarowny i przede wszystkim atrakcyjny system wynagrodzeń. Pracownicy, którzy są wymierni doceniani za swoją pracę i doświadczenie, będą działać efektywniej.
Poza tym dobrym pomysłem jest wprowadzenie premii, np. za osiągnięte cele. Nagrody i premie wpływają na zaangażowanie. Dla pracownika biura rachunkowego ważny jest rozwój. Motywacją do pracy może być uczestniczenie w szkoleniach i kursach branżowych zapewniona przez pracodawcę.
Budowanie efektywnego zespołu
Tworzenie efektywnego zespołu może się zacząć już na etapie rekrutacji, wybierając kandydatów nie tylko przez pryzmat ich kompetencji, ale też osoby o podobnym podejściu do pracy. Na późniejszych etapach pracy z wybranymi ludźmi ważna jest dobra komunikacja i integrowanie pracowników.
Nie można zapomnieć o jednej ważnej kwestii – jasnym podziale ról i zakresu obowiązków każdego z pracowników. Pozwala to uniknąć konfliktów, a praca biura rachunkowego przebiega dużo sprawniej, gdy każdy wie, za co jest odpowiedzialny.
Zarządzanie konfliktem w miejscu pracy
Mimo wielu starań, w grupach mogą pojawiać się konflikty. To nieodłączny element wielu miejsc pracy. Nie inaczej jest w przypadku biur rachunkowych. Wszędzie tam, gdzie pojawia się stres, presja i goniące terminy ludzie mogą nie wytrzymywać napięcia. Co zrobić w sytuacji, gdy pomiędzy pracownikami zapanuje niezdrowa atmosfera?
Aby zarządzanie konfliktem mogło mieć miejsce, niezbędna jest znajomość zaistniałej sytuacji. Ważna jest przyczyna, a te mogą być naprawdę różne. Najczęściej są to: zbyt nerwowa atmosfera, osobiste przekonania pracowników, poczucie niesprawiedliwości albo brak docenienia. Znając przyczynę konfliktu, możesz zadziałać długoterminowo, może uda ci się dzięki temu uniknąć podobnych problemów w przyszłości.
Czego unikać, gdy pojawi się konflikt? Unikania. Gdy zauważyć problem, zareaguj. Rozmowa, konfrontacja, kompromis, a może zaangażowanie osoby trzeciej? Metodę działania dopasuj do sytuacji. Słuchaj, co twoi pracownicy chcą przekazać i postaraj się znaleźć rozwiązanie satysfakcjonujące dla wszystkich stron.
Rozwój kompetencji pracowników – szansa czy wyzwanie?
Zarządzanie zespołem w biurze rachunkowym to także zarządzanie kompetencjami każdego z pracowników. Oni nie zawsze samodzielnie dążą do rozwoju swoich kompetencji. Szczególnie dziś, gdy biura rachunkowe są nowoczesnymi firmami, które oprócz dbania o jakość usług, muszą dbać także o ich digitalizację. Szczególnie obecnie, gdy wielkimi krokami zbliża się Krajowy System e-Faktur.
Warto regularnie sprawdzać, w jakie umiejętności zainwestować. To po stronie osoby zarządzającej zespołem jest ocena sytuacji i zapotrzebowania na rozwój konkretnych umiejętności pracowników. Dobrym pomysłem jest organizacja szkoleń wewnętrznych dla wszystkich pracowników. Dla wybranych poleca się szkolenia zewnętrzne, kursy (stacjonarne lub online), spotkania warsztatowe. Inwestowanie w rozwój kompetencji to nie wyzwanie, ale konieczność i szansa na sukces biura. Z czego można zrobić szkolenia? Można np. przeszkolić pracowników z programów zintegrowanych ze wspomnianym Krajowym Systemem e-Faktur.
Czy Twoje biuro jest gotowe na nowe rozwiązania?
Spotkajmy się. Na spotkaniu wysłuchamy wyzwań, które stoją przed Twoim biurem odnośnie wdrożenia KSeF i innych nowych rozwiązań. Jako doświadczeni specjaliści, pomożemy Ci je pogrupować i finalnie rozwiązać. Co istotne, większość problemów da się rozwiązać już podczas pierwszego spotkania, tak wynika z naszej praktyki. Co poza tym możemy zrobić dla Twojego biura?
✅ Otrzymasz wsparcie techniczne
✅ Otrzymasz wsparcie merytoryczne
✅ Będziemy infolinią KSeF dla Twoich klientów
✅ Pokażemy Ci narzędzie dla klientów zintegrowane z KSeF
Właściwa komunikacja
W biurze rachunkowym komunikacja odkrywa ważną rolę. Tutaj liczy się precyzja, ważne są terminy i przepływ informacji ma znaczenie. Dbanie o właściwy sposób porozumiewania się, wprowadzenie systemów usprawniających komunikację online to zadania, jakie musi wykonać osoba odpowiedzialna za zarządzanie zespołem w biurze rachunkowym. Narzędziami, które wspierają komunikację są m.in.:
- Chatboty,
- wewnętrzne newslettery,
- Slack, Jira, Asana i inne programy do zarządzania projektami.
Korzystanie z nowoczesnych technologii
Żyjąc w dobie cyfryzacji, zarządzanie zespołem w biurze rachunkowym może być wsparte korzystaniem z nowoczesnych technologii. Korzystanie z odpowiednich narzędzi, może usprawnić, a nawet i zautomatyzować kilka procesów. To duże ułatwienie w codziennej pracy. Jak wiadomo, w biurze rachunkowym pracownicy każdego dnia korzystają z oprogramowania księgowego. Ale czy na tym koniec z technologiami? Oczywiście, że nie. Zarządzanie zespołem i projektami, a także szybka komunikacja między pracownikami może być wsparta dedykowanymi temu aplikacjami (np. Jira, Asana). Dzięki nim porozumiewanie się i zarządzanie może wejść na zupełnie inny, korzystny dla wszystkich poziom.
Zarządzanie zespołem nie jest łatwe. Wymaga od osoby na tym stanowisku posiadania różnych umiejętności, m.in. sprawnej pracy z technologiami, kompetencji miękkich, czy radzenia sobie w kryzysowych sytuacjach. Poprzez umiejętne motywowanie pracowników, gaszenie konfliktowych pożarów, dbanie o podnoszenie kwalifikacji pracowników i nieustanną pracę nad budowaniem i usprawnianiem efektywnego zespołu, można osiągnąć sukces, który przełoży się na finanse biura.
Zainteresował Cię ten artykuł? Czytaj więcej takich treści w ramach cyklu „Poradnik przedsiębiorcy”
